Guía Completa sobre Etiquetas de Envío Empresariales
La etiqueta de envío es un aspecto importante de la logística del comercio electrónico, aunque no siempre son tan sencillas como parecen. Tanto si estás empezando a distribuir tus primeros productos y necesitas algunos consejos, como si llevas tiempo entregando paquetes, esta guía sobre las etiquetas de envío cubre todo lo que necesitas saber. Equivocarse en la etiqueta de envío puede incrementar los costes, retrasar la llegada a su destino o peor, que nunca llegue a entregarse. Si cometes un error con tus etiquetas de envío, puede resultar rápidamente costoso, ineficaz e incluso prohibir la entrega de artículos, independientemente del tamaño de tu empresa.
¿Qué es una Etiqueta de Envío?
Una etiqueta de envío es una identificación que ayuda a describir e identificar el contenido de un contenedor o envío. En estas etiquetas se incluyen direcciones, nombres, pesos y códigos de barras de seguimiento. En una etiqueta de envío moderna se suele incluir información esencial como las direcciones de origen (A) y destino (B) del paquete, el peso del paquete, información interna del envío, un código de barras para el seguimiento y la prioridad del pedido. La mayoría de la información que incluye la etiqueta de envío la genera automáticamente el transportista.
La Importancia de las Etiquetas de Envío en la Logística Empresarial
Aunque las etiquetas de envío pueden parecer un componente menor del rompecabezas del comercio electrónico, son cruciales para la logística de entrada y salida, así como para el éxito, el alcance y la satisfacción de los clientes de tu tienda en línea. Las etiquetas de envío son importantes durante cualquier inspección en el proceso de gestión de la cadena de suministro, ya que incluyen información crítica sobre los pedidos. Los días en los que se daban instrucciones humanas sobre dónde enviar los pedidos y cómo procesarlos han terminado gracias a la tecnología y la automatización más recientes. Para transportar tu producto hasta tus consumidores, debes utilizar etiquetas impresas automatizadas.
Una etiqueta de envío es esencial porque transmite voluntariamente información crítica con la cadena de suministro, la tecnología utilizada y las personas involucradas, permitiéndoles tener una comprensión clara o completa de los orígenes y destinos del paquete. Cualquier empresa debe buscar continuamente métodos para ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero, y una de las formas más sencillas de hacerlo es imprimir etiquetas de envío, ya que ahorrar unos segundos y unos céntimos en cada paquete aumenta la eficacia total de la empresa.
El propósito de hacer una etiqueta de envío se puede resumir en los siguientes puntos clave:
- Mejor seguimiento: Cuando se trata de productos sensibles al tiempo, como las verduras, el seguimiento de los envíos es fundamental para garantizar la calidad. Por otra parte, puedes imprimir etiquetas de envío que pueden ser utilizadas por los mensajeros, así como etiquetas de devolución. El número de seguimiento permite al cliente rastrear el estado de su envío en cualquier momento, brindando mayor confianza.
- Facilidad en la gestión del inventario: El uso de códigos de barras de envío es el primer paso para automatizar el control de inventario. Permiten el seguimiento automático de las SKU, el recuento de existencias y la comprobación del nivel de inventario, eliminando la necesidad de introducción manual de datos o trabajo en hojas de cálculo.
- Reducen las discrepancias y los errores: Ayudan a tus empleados y a los almacenes/expedidores 3PL a clasificar y enviar rápidamente las mercancías para tu envío. Como facilitan el recuento y la gestión informatizada, hay menos posibilidades de que se produzcan errores y discrepancias. También hacen que la comunicación entre empresas y las transferencias de existencias estén casi libres de errores.
- Ayudan a redactar informes: Las etiquetas de envío contienen una gran cantidad de información que puede utilizarse para generar informes en los sistemas de gestión de pedidos y el software ERP. Estos datos se utilizan para diversas funciones, como la evaluación del nivel de existencias, el reordenamiento y el cálculo de las existencias de salida.
- Son asequibles y ahorran tiempo: La integración de tu software de cumplimiento con tus etiquetas de embalaje proporciona beneficios tanto estratégicos como funcionales a un bajo costo. Las etiquetas de envío garantizan que tus productos lleguen a tiempo y en buen estado. Sirven para varios propósitos y mejoran la capacidad de entrega a pasos agigantados si se compara con su precio.
- Cumplimiento aduanero: Para los envíos internacionales, las etiquetas también pueden incluir información adicional que garantice el cumplimiento de las normativas aduaneras y regulatorias.
Si haces un seguimiento y control de tus pedidos, puedes proporcionar una experiencia positiva al cliente, mejorar la fidelidad a la marca y la retención de clientes y, en última instancia, aumentar la rentabilidad.
Anatomía y Contenido de una Etiqueta de Envío
La siguiente es la información más importante que necesitarás para hacer una etiqueta de envío, la cual también se refleja en su anatomía:
Cada etiqueta es única, y las etiquetas obsoletas no pueden reutilizarse. Cada entrega requiere la creación de una nueva etiqueta.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Nombre y dirección del Remitente (A) | Identifica el origen del paquete. |
| Nombre y dirección del Destinatario (B) | Indica el destino final del envío. |
| MaxiCode | Código legible por máquina que puede leerse en cualquier dirección, esencial para el escaneo rápido y preciso. |
| Código de Enrutamiento | Especifica cómo debe ser enrutado el paquete dentro de la sección de clasificación. |
| Código de Barras Postal | El código postal de destino, facilita la clasificación automática. |
| Número de Seguimiento | Número único que se le da al consumidor para seguir su artículo a lo largo de su tránsito. |
| Nivel de Servicio | La forma de comunicación preferida por el transportista (por ejemplo, Express, Standard, etc.). |
| Peso del Paquete | Información crucial para el cálculo de tarifas y manejo. |
| Información Interna del Envío | Datos adicionales para la gestión interna del transportista o remitente. |
Es importante entender que las etiquetas de envío suelen tener un tamaño de 4 x 6 pulgadas (10 x 15 cm). Si esto no se ajusta a tu paquete, los tamaños disponibles incluyen 6 x 3 pulgadas (15 x 7 cm) y 4 x 4 pulgadas (10 x 10 cm).
¿Cómo Funcionan las Etiquetas de Envío?
Para confeccionar una etiqueta de envío, la información indicada anteriormente es crucial para que tus pedidos lleguen a su destino lo antes posible. Esto es especialmente crítico si tu empresa en línea ofrece múltiples opciones de envío, ya que los compradores quieren recibir exactamente lo que han pagado y esperado.
Los pedidos pueden retrasarse en el tránsito, entregarse en una dirección equivocada o extraviarse totalmente si no tienen una etiqueta de envío adecuada. Cualquiera de estos escenarios resulta en una pérdida financiera o una pérdida de confianza del cliente, lo que enfatiza la importancia de una etiqueta de envío clara. Es importante que los elementos de la etiqueta estén organizados de manera que se faciliten las tareas logísticas.
Tipos de Etiquetas de Envío Según el Servicio
Las etiquetas de envío no solo varían en el tiempo de entrega, sino que también ofrecen varios servicios adicionales que brindan mayor seguridad y control durante el proceso de envío. La opción más económica es la etiqueta de envío estándar, también conocida como entrega lenta, ideal cuando el tiempo no es un factor crítico. Los paquetes enviados con esta etiqueta pueden tardar entre 7 y 10 días en llegar a su destino. Si necesitas que el paquete llegue más rápido, puedes optar por la etiqueta de envío acelerada, el cual ofrece tiempos de entrega más rápidos que la opción estándar, generalmente dentro de 3 a 5 días.
Para situaciones de máxima urgencia, existe la etiqueta de envío al día siguiente. Este servicio garantiza que el paquete será entregado al día siguiente de ser enviado, perfecto cuando se requiere una entrega urgente, como en el caso de productos perecederos o materiales que deben llegar de inmediato. Las opciones más rápidas, como la entrega al día siguiente, suelen ser más costosas debido a la urgencia del servicio.
Además, se pueden agregar servicios adicionales para mejorar la experiencia de envío:
- Número de seguimiento: Para rastrear el paquete a lo largo de su tránsito. Es común en las opciones de envío más rápidas, pero también se puede agregar a servicios más lentos por un costo adicional.
- Confirmación de firma: Para que el paquete se entregue únicamente al destinatario correcto al requerir una firma al momento de la entrega.
Creación de Etiquetas de Envío Empresariales
Genera etiquetas de envío en automático y olvídate del proceso manual
Existen diferentes opciones para crear etiquetas de envío de paquetes. En la mayoría de los casos, las etiquetas de envío se generan como parte del procedimiento de procesamiento de pedidos. Para sus etiquetas de envío, los transportistas tienen varios estándares. No es factible hacer tu propia plantilla o rellenar manualmente una etiqueta; debes respetar las normas del transportista al crear una etiqueta de envío.
Tienes la opción de comprar una etiqueta de envío en Correos, pero también de crearla tú mismo a través de diversos métodos.
Pagar una etiqueta en la oficina de correos
Puedes pagar una etiqueta en tu oficina de correos local. Sin embargo, cuando compras etiquetas de envío en la oficina de correos, en realidad estás comprando franqueo al por menor, que es el nivel de precios más caro para las etiquetas de envío.
Crear la etiqueta por tu cuenta
Hacer una etiqueta de envío por tu cuenta tiene una serie de ventajas, como unos costes de envío más bajos y la posibilidad de programar la recogida del paquete. Incluso hay formas de automatizar el proceso para eliminar la mayor cantidad posible de entradas manuales. Antes de crear la etiqueta, es esencial contar con toda la información relevante, incluyendo los detalles del paquete como el peso y las dimensiones.
Aprende a hacer etiquetas de envío utilizando las tres formas que se enumeran a continuación:
- Haz tus etiquetas en línea: Utilizando las instalaciones web del transportista, puedes hacer una etiqueta de envío. Cada transportista tendrá su propia herramienta en línea para crear etiquetas de envío que cumplan con sus especificaciones concretas. Visita su página web, rellena la plantilla de la etiqueta y guarda el archivo en tu ordenador para imprimirlo. Herramientas en línea de empresas de mensajería como FedEx, DHL, UPS o Correos ofrecen estas facilidades. Tendrás que visitar el sitio e introducir manualmente la información de cada pedido.
- Utiliza un software de etiquetado para envíos: Puedes utilizar esta opción para descargar la plantilla de etiquetas de envío de un transportista y rellenarla en tu ordenador. Esto también te permitirá modificar el procedimiento, incluyendo la opción de automatizarlo y trabajar sin conexión.
- Utiliza una herramienta de envío para automatizar completamente el proceso: Con una herramienta de envío, se recoge automáticamente la información del pedido desde numerosas plataformas y transportistas para rellenar los formularios de forma rápida y eficaz. Una herramienta de envío decente se vincularía directamente con tu tienda, obtendrá la información del pedido necesaria para la etiqueta de envío y te ayudará a crear la etiqueta en la plantilla adecuada de forma automática. Sin duda, es la opción más rápida y precisa de todas.
Una herramienta de envío puede ahorrarte tiempo y esfuerzo al eliminar la necesidad de rellenar manualmente las etiquetas si tienes un gran número de pedidos. Ten en cuenta lo siguiente al elegir una herramienta de envío:
- ¿Cuántos envíos realizas al mes?
- ¿A qué lugares realizas envíos?
- ¿Necesitas realizar envíos internacionales?
Un ejemplo de solución de etiquetas de envío integrada es la que permite imprimir las etiquetas de envío inmediatamente desde la fecha del pedido, sin necesidad de escribir o introducir manualmente los detalles. Permite crear recibos, etiquetas de paquete o incluso documentos de etiquetas de envío con esta herramienta.
Consejos Clave para la Aplicación de Etiquetas
Una vez que hayas creado la etiqueta, es hora de imprimirla y aplicarla al paquete. Utiliza una impresora de alta calidad para evitar que los textos se borren o se vuelvan ilegibles. Colócala en el paquete evitando esquinas y cintas adhesivas.