Las Etapas Clave del Mentoring: Un Camino Hacia el Desarrollo Profesional y Personal

Cuando se inicia un proceso de mentoría hay que tener muy claras las fases de mentoring, también llamado proceso de mentoría. Una mentoría tiene beneficios para todo tipo de personas, ya que los procesos de mentoring son procesos de gestión del cambio en las personas, facilitando “acortar” la brecha existente entre una situación de partida o inicial y una situación ideal del mentee, es decir, un objetivo.

El mentoring es una relación profesional en la que una persona con experiencia guía a otra en su desarrollo dentro de la empresa. Se trata de un proceso de acompañamiento profesional en el que una persona con más experiencia (el mentor) orienta, asesora y comparte conocimientos con otra persona menos experimentada (el mentee) para impulsar su crecimiento dentro de la organización. Estos objetivos pueden ser personales o profesionales. A diferencia de una formación puntual, el mentoring se basa en una relación continuada que evoluciona con el tiempo. El mentor no da instrucciones ni toma decisiones por el mentee, sino que le ayuda a reflexionar, identificar oportunidades y superar obstáculos en su carrera profesional. Esta dinámica fomenta la autonomía y la confianza del profesional que recibe la orientación. La relación entre mentor y mentee se construye sobre la confianza y el compromiso mutuo, donde el mentor aporta perspectiva, experiencia y contactos, mientras que el mentee trae energía, preguntas nuevas y la motivación de crecer.

Fases Generales del Proceso de Mentoring

Un proceso de mentoring efectivo sigue una serie de fases naturales que guían la relación desde su inicio hasta su finalización.

1. Establecimiento y Afianzamiento de la Relación

Esta es la fase inicial donde mentor y mentee se conocen y establecen las bases de la relación para crear un clima de confianza y respeto mutuo que será necesario a lo largo de todo el proceso. En esta primera etapa, las dos partes se conocen y afianzan la confianza. En esta primera reunión, mentor y mentee, hablan sobre ellos, sus experiencias, antecedentes, intereses y metas. Se acuerda una alianza de trabajo en la que se ponen en común las expectativas en relación al proceso y la parte logística de las reuniones, como la frecuencia y duración.

Una vez realizada la primera sesión de descubrimiento, se fijan los objetivos generales y las pautas mínimas de colaboración.

2. Desarrollo y Seguimiento del Proceso

Esta es la etapa más larga del mentoring, pero la más interesante. Durante esta fase, el mentor y el mentee mantienen conversaciones con las que marcan objetivos a corto plazo, exploran los desafíos del mentee e identifican y trabajan en las habilidades que necesita desarrollar. Para que la relación sea productiva, es importante establecer metas claras y realistas desde el principio. Durante el proceso será importante medir, ya que donde hay objetivos debe haber resultados y no puede faltar medición. Así que el mentor y el mentee se reunirán, como mínimo 1 vez al mes, para evaluar el desarrollo del programa de mentorización y ver si se están cumpliendo con los objetivos establecidos. En esta fase, el uso de cuadros de mando para medir avances es necesario, ya que los cuadros de mando son fundamentales para mantener reuniones periódicas productivas. En caso de que sea necesario, se reorientará el programa para adaptarse a las necesidades del mentee.

3. Cierre y Planificación de Próximos Pasos

A medida que el mentee comienza a aplicar lo aprendido y a ganar confianza, el papel del mentor se vuelve cada vez menos intenso, comenzando a fomentar la autonomía del mentee. El enfoque del mentor está puesto más en que el mentee aplique lo aprendido de manera independiente y confíe en sus propias habilidades, ofreciéndole herramientas y el apoyo necesario para que avance en su carrera sin depender constantemente de su orientación. Finalmente, la relación de mentoring llega a su fin. Llegados al final de la mentoría, el mentor y el mentee se reunirán para evaluar el cumplimiento de objetivos del programa. En esta fase, ambas partes deben reflexionar sobre los logros alcanzados y estar abiertos a darse y recibir feedback de manera mutua. Después de esta evaluación, es el momento de crear un mapa de los próximos pasos a seguir por el mentee.

Etapas Fundamentales de una Sesión de Mentoring

En cada sesión es fundamental tener claros cuáles son los primeros pasos a cubrir para crear una relación adecuada que facilite el desarrollo del proceso. La estructura de la segunda y sucesivas sesiones es siempre la misma, basada en cinco pasos clave que guían la interacción entre mentor y mentee. Aplicaremos estos pasos teniendo en cuenta que estamos acompañando/ayudando a personas, es por ello, que como buenos profesionales debemos ser flexibles e ir adaptándonos al ritmo del mentee sin olvidarnos de los objetivos que se deben ir alcanzando. El fin último de la mayoría de las metodologías aplicadas, es aumentar la conciencia y responsabilidad personal del mentee; así como ponerlo en acción.

Los 5 pasos que se deben tener claros en cada sesión de mentoring son:

1. Construir sintonía, rapport, confianza.
2. Ampliar la información sobre el mentee.
3. Conocer más detalladamente el objetivo del proceso; ¿Qué quiere conseguir?
4. Testear el compromiso del mentee con el proceso que va a iniciar.
5. Cierre y valoración.

Detalle de los Pasos en Cada Sesión

PASO 1: CONSTRUIR SINTONÍA, RAPPORT Y CONFIANZA

Este primer paso es algo transversal con el que debemos de iniciar todas las sesiones de mentoring y que debe acompañar a todo el proceso de mentoring. Tanto en coaching como en mentoring nuestro primer paso es hacer que la persona se sienta cómoda dándonos información. Solo así, podremos garantizar su adherencia al proceso y el éxito del mismo. Una de las premisas fundamentales para lograr este objetivo es respetar las creencias y valores del mentee.

Empieza por la generación de contexto para crear un clima de confianza y dar tiempo a los mentees a descomprimir de su día a día; es mejor romper el hielo con preguntas que muestren interés en ellos como personas, del tipo: ¿cómo te ha ido este mes? Puedes crear el clima adecuado para que el mentee se sienta cómodo y fluya la confianza, bajando la velocidad y aparcando el estrés antes de la sesión. Crear un clima de confianza implica centrarse en la relación profesional sin olvidarse de la relación personal con el equipo mentee, que es también muy importante. Si quieres ver crecer a tus mentees, crea un vínculo emocional durante el tiempo que dure la mentoría y ayúdales a alcanzar todo su potencial en la vida profesional.

Además, para construir sintonía, es importante alinear el lenguaje verbal y no verbal. Los sistemas representacionales en PNL (Programación Neurolingüística) son los canales a través de los que se percibe el mundo, la realidad, y cómo se aprende, canalizando toda la información a través de los cinco sentidos: vista, oído, tacto, gusto y olfato. Es de suma importancia poder detectar el canal preferente de comunicación del mentee, ya que, en función del mismo se establecerá una estrategia de comunicación u otra. Acceder al mentee por su canal de comunicación preferente es aumentar el efecto de las preguntas, potenciar las dinámicas y tener una mayor seguridad de que la información la está procesando de la forma más óptima (nivel inconsciente).

PASO 2: AMPLIAR LA INFORMACIÓN DEL MENTEE

¡Utiliza las preguntas! En este paso es crucial solicitar feedback de la sesión anterior, lo que permite la conexión con la metodología de las sesiones y genera confianza y cercanía. Preguntas como: ¿Qué conclusiones sacaste de la anterior sesión? ¿Qué has pensado en relación a ello? ¿Qué aprendiste? ¿Cómo te sentiste? son fundamentales.

Otro aspecto vital es la revisión del plan de acción o de resultados, ya que puede suceder que el plan de acción no se haya realizado, se haya realizado parcialmente o se haya realizado en su totalidad:

• PLAN DE ACCIÓN NO REALIZADO: Comprobar el compromiso del mentee hacia su objetivo y su proceso, prestarle apoyo e invitarle a que lo haga la próxima vez. Nunca reñir ni hacer sentir al mentee como un fracasado. Pregunta: ¿Qué ocurrió? ¿Qué aprendizaje te reporta?
• PLAN DE ACCIÓN REALIZADO PARCIALMENTE: Es decir, o bien no se ha hecho en su totalidad, o el resultado ha sido insatisfactorio. Se le acompaña a diseñar nuevamente el plan de acción o elegir uno distinto e invitarle a que lo lleve a cabo la próxima vez. Pregunta: ¿Qué parte o aspecto impidió el resultado satisfactorio al 100%? ¿Qué has aprendido? ¿Cómo te sientes?
• PLAN DE ACCIÓN REALIZADO SATISFACTORIAMENTE: El mentor reconocerá y felicitará el trabajo realizado, reforzando su actitud, acción y destacando su grado de integridad hacia el compromiso manifestado con el proceso de mentoring y de cambio personal. Pregunta: ¿Qué has aprendido? ¿Cómo te sientes? ¿Qué dice esto de ti?

En el caso de que se repita que el plan de acción no se realice por olvidos, por falta de tiempo o por cualquier otro motivo, el mentor no deberá culpar al mentee pero sí ponérselo de manifiesto y provocarle la toma de conciencia.

PASO 3: CONOCER MÁS DETALLADAMENTE EL OBJETIVO DEL PROCESO; ¿QUÉ QUIERE CONSEGUIR?

¡Utiliza las preguntas! Es vital identificar un objetivo con claridad. Para estar seguros de que hemos entendido bien qué aspecto quiere mejorar el mentee, debemos indagar haciendo preguntas. Antes de dar por fijado el objetivo de la sesión, pregunta para estar seguro de que el objetivo supone un reto alcanzable para el equipo. Por ejemplo, puedes sugerir que sería deseable primero identificar la ventaja competitiva antes de lanzarse a invertir en crecer. Un objetivo debe ser Smart (específico, medible, realizable, realista y con fecha), Pure (positivo, bien comprendido, relevante y ético) y Clear (desafiante, legal, ecológico). Además, es útil preguntar: ¿Cómo afectaría ese objetivo a largo plazo? y estudiar e identificar cuáles son sus valores fundamentales. Se debe definir una meta final y una meta de desempeño que sean específicas, medibles, realizables y realistas.

Para establecer un plan de acción efectivo, las fases clave son: Objetivos, Realidad, Generación de opciones y Establecimiento de Plan de Acción. El mentor debe explorar la realidad de dónde se encuentra el mentee, saber si ha tenido intentos fallidos y comprender el qué, dónde, cuándo, cuánto y quién de la situación actual. Preguntas como: ¿Qué has hecho y cómo ha funcionado? son clave para que el mentee sugiera acciones que le acerquen al objetivo.

PASO 4: TESTEAR EL GRADO DE COMPROMISO DEL MENTEE CON EL PROCESO QUE VA A INICIAR

Es importante conocer y tomar conciencia del nivel de compromiso que presenta el mentee con respecto al proceso. Durante el desarrollo del mismo, se requerirá que invierta tiempo, que ponga foco y que otorgue a este proceso un “papel protagonista” en su vida. Es vital hablar con el mentee y explorar su compromiso real, así como plantear y clarificar posibles interferencias que puedan aparecer. Evalúa en una escala o escalera el grado de compromiso que tiene el mentee para alcanzar el objetivo identificado. Para ello, puedes preguntarles cuál es la situación actual del equipo respecto del objetivo fijado, con preguntas del tipo: ¿En una escala de 1 a 10 en qué peldaño te situarías hoy? ¿Por qué no puedes llegar a cumplir ese objetivo al 100%? ¿Qué os faltaría para llegar a alcanzarlo? Cuidado con las excusas: ayuda a tu mentee a identificarlas. Implícate: la cercanía y “querer” el bien de nuestro mentee es bueno. Puedes transmitirles que, cuanto más los conoces, más los quieres y más deseas que mejoren sus resultados. Gestionar los silencios con calma para darle tiempo a tus mentees a reflexionar.

PASO 5: CIERRE DE LA SESIÓN. VALORACIÓN.

Deja tiempo para el cierre de la sesión. Tras una buena sesión siempre tiene que quedar fijado un plan de acción realista. También, puedes poner deberes, pero no demasiado largos para evitar la desmotivación. Anima a tu mentee a dar un pequeño paso para transformar su idea de que el “cambio es algo difícil”. Puedes proponerles algo sencillo y que puedan conseguir sin esfuerzo, como la lectura de un artículo o ayudarles a entrenar la consecución de objetivos a través de dar pequeños pasos, como con el método Kaizen. Al final de cada sesión, es muy útil y revelador lanzar las siguientes preguntas de reflexión al mentee: ¿Cómo te has sentido en esta sesión? ¿Qué has aprendido? ¿Qué te llevas de la sesión de hoy? ¿Qué te ha aportado? Es importante que tengas feedback de los mentees, y si les preguntas ¿qué es lo que más te ha gustado?, te pueden orientar sobre cómo llevar a cabo la próxima mentoría. Conclusión: el mentor lleva la sesión hacia una conclusión pidiendo al mentee que valore los puntos clave tratados y decida los próximos pasos en base a la solución acordada. El papel del mentor es apoyar y desafiar al mentee a llevar a cabo las acciones acordadas, de las cuales se tiene que sentir capaz. Es recomendable llevar un cuaderno de bitácora donde recoger lo aprendido, el tiempo dedicado y las impresiones sobre la sesión.

Cualidades de Sesiones y del Mentor

En general, las sesiones de mentoring tienen que ser: Professional (Profesional), Relaxed (Relajada), Open (Abierta) y Purposeful (Con propósito, con objetivos). Es mejor hacerla siempre el mismo día del mes y hora y tratar de no cambiarla. El mentee debe anticipar a su mentor el principal problema que quiere resolver en su sesión. La sesión tiene que tener un propósito, es decir, una o varias metas (objetivos, problemas, bloqueos…). Siempre que sea posible, el mentor debe alentar al mentee a desarrollar su propia solución al problema. Si el mentor tiene “ideas” este es el momento para compartirlas. El mentor debe equilibrar el acercamiento “tira-afloja”; en caso de duda, lo mejor es siempre “afloja” que alienta al mentee a asumir la responsabilidad de la solución.

Para ser un mentor efectivo, es fundamental desarrollar una serie de competencias y habilidades que permitan crear una relación de confianza y respeto con el mentee, además de acompañarle para que desarrolle todo su potencial. La capacidad de escuchar es fundamental en el mentoring; la escucha activa implica prestar atención completa a lo que el mentee está diciendo, sin interrumpir, para comprender profundamente sus necesidades, preocupaciones y aspiraciones. Un mentor debe ser capaz de ponerse en los zapatos del mentee y comprender sus emociones y desafíos desde su perspectiva. El mentor debe ser capaz de ofrecer retroalimentación honesta y útil, basada en observaciones concretas y presentada de manera constructiva, para que el mentee la utilice como una herramienta de aprendizaje y mejora. Finalmente, el mentor debe ser una fuente de inspiración para el mentee, ayudándolo a mantener la motivación a lo largo del tiempo.

Tipos de Mentoring Empresarial

Existen varios tipos de mentoring empresarial, y cada uno responde a necesidades distintas. Los más habituales son:

• Mentoring individual (one-on-one): Es el formato más tradicional: un mentor trabaja directamente con un mentee en sesiones periódicas. Esta modalidad permite personalizar los objetivos y abordar retos específicos del profesional. Resulta especialmente útil para el desarrollo de habilidades de liderazgo o la preparación ante nuevas responsabilidades.
• Mentoring grupal: Un mentor guía a un grupo reducido de mentees al mismo tiempo. Esta modalidad permite compartir perspectivas diversas dentro de un marco común y es eficaz cuando varios profesionales comparten objetivos de desarrollo similares. Además, fomenta el aprendizaje colaborativo entre los propios participantes.
• Reverse mentoring: En el reverse mentoring, los papeles se invierten: un profesional más joven o con menos antigüedad asesora a un directivo senior. Este modelo es muy valioso para que los líderes se mantengan actualizados en temas como tecnología, tendencias digitales o nuevas formas de trabajo. Este formato genera una relación más horizontal y abierta, en la que ambas partes pueden aprender y aportar.
• E-mentoring o mentoring digital: El mentoring digital se desarrolla a través de herramientas virtuales como videollamadas, plataformas de mensajería o software de gestión de proyectos. Es una opción ideal para empresas con equipos distribuidos o en modalidad de trabajo remoto.
• Mentoring cruzado: Este enfoque amplía la visión del negocio y ayuda a romper los silos organizativos, fomentando la colaboración entre diferentes departamentos o áreas.

Mentoring vs. Coaching: Diferencias Clave

Aunque mentoring y coaching comparten el objetivo de desarrollar el potencial de las personas, son enfoques distintos. El coaching suele ser un proceso más estructurado y acotado en el tiempo, mientras que el mentoring se basa en una relación a largo plazo centrada en la experiencia. A continuación, te presentamos las diferencias clave:

Beneficios del Mentoring

El mentoring empresarial ofrece beneficios significativos en tres niveles: para el mentee, para el mentor y para la organización en su conjunto.

Beneficios para los Mentees

• Aceleran su desarrollo profesional: Adquieren habilidades y conocimientos que de otro modo tardarían años en desarrollar.
• Ganan confianza para tomar decisiones: La orientación del mentor les permite afrontar retos con mayor seguridad y autonomía.
• Amplían su red de contactos: El mentor facilita conexiones con otros profesionales.
• Mejoran su capacidad para gestionar situaciones complejas: Aprenden a analizar problemas desde distintas perspectivas y a encontrar soluciones prácticas.

Beneficios para los Mentores

• Desarrollan habilidades de liderazgo: Guiar a otros profesionales les obliga a escuchar, comunicar y adaptarse, competencias fundamentales para cualquier directivo.
• Obtienen nuevas perspectivas: La relación con el mentee les permite conocer ideas frescas, tendencias actuales y formas distintas de abordar el trabajo.
• Refuerzan su conocimiento: Explicar conceptos y compartir experiencias consolida su propia comprensión del negocio y de su especialidad.
• Aumentan su satisfacción profesional: Contribuir al crecimiento de otra persona genera un sentido de propósito.

Beneficios para las Empresas

• Mejoran la retención de talento: Los profesionales que participan en programas de mentoring se sienten más valorados y tienen menos probabilidades de abandonar la empresa.
• Aumentan la productividad de los equipos: Los profesionales con formación estructurada reportan mejoras de productividad.
• Facilitan la transferencia de conocimiento: El mentoring asegura que la experiencia acumulada no se pierde cuando un profesional cambia de puesto o se jubila.
• Fortalecen la cultura organizativa: Un programa de mentoring bien diseñado promueve valores como la colaboración, el aprendizaje continuo y el compromiso con el desarrollo de las personas.