Guía Completa para el Estudio de Viabilidad en PYMES: Asegura el Éxito de Tu Negocio

A la hora de montar un negocio, no basta con lanzarse sin una preparación adecuada. Antes de alquilar un local, contratar personal o solicitar un préstamo bancario, necesitas una herramienta que te indique si el camino a seguir es claro o si es mejor reconsiderar. Un plan de viabilidad es ese documento esencial que pone a prueba tu idea de negocio para verificar si realmente puede prosperar en el mercado. Este plan es fundamental para medir las probabilidades de éxito de tu proyecto antes de invertir tiempo y dinero, y es una guía de planificación empresarial y un instrumento para el desarrollo de nuevas estrategias y actividades.

Vivimos en una situación de cambio constante y, por mucho que queramos aferrarnos a nuestra situación actual, el entorno evolucionará, obligándonos a adaptarnos. Aunque estamos acostumbrados a hablar de planes de viabilidad cuando una empresa se está gestando o planea crecer, no es tan común elaborarlos en situaciones menos deseables como una crisis, incertidumbre económica, una guerra de precios, obsolescencia de productos o servicios, o un aumento de la competencia. No importa si tu proyecto es grande o pequeño, un plan de viabilidad puede marcar la diferencia entre un negocio que prospera y uno que fracasa.

¿Qué es la Viabilidad Empresarial?

La viabilidad empresarial se define como el análisis que debe realizarse para conocer la probabilidad de que una empresa garantice su continuidad en el tiempo, especialmente en momentos complejos. Sin embargo, para nosotros, la viabilidad empresarial comienza en el momento en que se identifican todas las problemáticas y situaciones adversas que pueden surgir en una empresa y que, por tanto, pueden ser los detonantes que minen su continuidad. Esto implica ser proactivo, anticipándose a las circunstancias futuras, en lugar de simplemente ser reactivo.

El principal objetivo de toda empresa es maximizar sus beneficios, por lo que este debe ser el primer hito a cumplir de nuestro plan de viabilidad. Si tras las proyecciones el resultado esperado es positivo y mejora notablemente el actual, seguiremos adelante con el estudio. Si las proyecciones arrojaran pérdidas, deberíamos replantear las hipótesis iniciales e incluso considerar un cambio de escenario futuro planeado. El segundo hito que debe cumplir nuestro plan es que sea financieramente viable, es decir, que genere entradas de flujos de tesorería en un plazo razonable.

El análisis de viabilidad de un proyecto consiste en un grupo de informes que se realizan antes de ponerse manos a la obra. Estos informes ofrecen las diferentes claves para iniciar y llevar a cabo el proyecto, y su objetivo final es determinar si se va a obtener la rentabilidad deseada, decidiendo así si el proyecto se realizará o no. Estos análisis proporcionan a la empresa un mecanismo para evitar proyectos que no funcionarán, sirviendo como una herramienta para prevenir la dedicación de recursos a iniciativas que no generarán la rentabilidad esperada.

¿A quién va dirigido el Estudio de Viabilidad?

• Promotores de proyectos empresariales, sea cual fuere su experiencia profesional y la dimensión del proyecto.

¿Qué resultado ofrece?

• Una guía de planificación empresarial y un instrumento para el desarrollo de nuevas estrategias y actividades.

Fases Clave del Análisis de Viabilidad

Para realizar el análisis de viabilidad de un proyecto, existen diferentes áreas a considerar:

1. Viabilidad Técnica: Establece los recursos necesarios para la realización de un proyecto y estudia si se dispone de ellos. Aquí el foco se pone en ver si se pueden optimizar los recursos de la compañía para realizar el proyecto hasta su finalización. Por ejemplo, si el planteamiento es abrir una nueva sucursal, tendremos que estudiar si disponemos de los recursos propios necesarios para acometer dicha inversión o, por el contrario, deberemos acudir a financiación ajena. El personal es de los activos más valiosos de una empresa y, en el caso de una empresa de servicios, el que más, ya que sin personal no se produce y, por tanto, no se vende. Habrá que evaluar si con el personal actual podemos llegar a donde queremos o bien si es necesario ampliar la plantilla.
2. Viabilidad de Mercado: Examina el nivel de demanda dentro del mercado y si el producto o servicio que ofrece la empresa va a tener cabida en él. La tarea de verificar si para nuestra organización son posibles o no los cambios no es suficiente, también debemos comprobar que éstos tienen cabida en el mercado en el que actuamos.
3. Viabilidad Financiera: Indica si existe viabilidad financiera, es decir, si el proyecto generará flujos de tesorería positivos. La rentabilidad que nos ofrecerá el modelo nos ayudará en la toma de decisiones.
4. Viabilidad Legal: Establece si el proyecto es factible según la normativa existente dentro de un país.

Realizar el análisis de viabilidad de un proyecto requiere una inversión de recursos importante por parte de la empresa. Por tanto, en primer lugar, hay que ver si esta inversión es viable. Estos análisis de viabilidad de proyectos se pueden llevar a cabo usando software como servicio, que dan la posibilidad de realizar diferentes tipos de estudios involucrando a las distintas partes de la empresa. Si quieres realizar este tipo de estudio, puedes apoyarte en un software como Ekon Finanzas.

¿Cómo Construir un Plan de Viabilidad Empresarial?

Para construir un Plan de Viabilidad, una vez identificadas las causas que ponen en riesgo la continuidad, se debe definir un plan de acción. No obstante, ese plan de acción debe dividirse en dos partes: acciones a muy corto plazo y acciones a corto y medio plazo.

1. Reconocimiento de la Necesidad de Ayuda

Una de las grandes dificultades a las que nos enfrentamos los profesionales de la consultoría es conseguir que un cliente asuma y comprenda que la situación de su empresa es mejorable y que, por tanto, necesita ayuda. Algunas barreras comunes son:

• La empresa se ha creado a imagen y semejanza del empresario, por lo tanto, goza de sus virtudes, pero también de sus vicios.
• "Nadie sabe de mi empresa más que yo" es una frase típica a la que debemos hacer frente. Si bien el empresario conoce o cree conocer lo que sucede, nuestra función reside en hacerle ver que hay cosas que se pueden hacer de forma distinta y que generan mayores beneficios.
• "Si yo estoy mal, mi competencia también". Este tipo de afirmaciones son comunes, pero cuando se extraen los datos de la competencia y el propio empresario se compara, es cuando empieza a cuestionar que esos datos sean válidos.

Es fundamental que el empresario reconozca que su empresa tiene margen de mejora y que necesita ayuda profesional si desea garantizar la continuidad. Hasta que este hecho no se dé, cualquier intento o iniciativa tiene grandes dosis de fracaso. El convencimiento y la paciencia serán los únicos aliados del profesional de la consultoría.

2. Definición de la Situación e Identificación de los Motivos (Análisis DAFO)

Una vez el empresario asume la necesidad de ayuda, será el momento de definir la situación real e identificar los motivos que han provocado la situación descrita. Esta parte requiere de mucho tacto por parte de los profesionales externos y de mucha sinceridad por parte del empresario. Es la primera toma de contacto directa con el problema.

Este tipo de análisis, conocido como DAFO, trata de identificar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de la organización. Habitualmente, se plantea para trabajar sobre ejes estratégicos a medio y largo plazo. No obstante, esta metodología también se puede utilizar en un Plan de Viabilidad, centrándose en los ejes más operativos y tácticos de la organización. En este caso, las debilidades toman un papel relevante, ya que es sobre éstas sobre las que deberá trabajarse con mayor celeridad dada la situación de la empresa.

Será importante clasificar cada debilidad según:

• Falta de control y/o seguimiento: Máxima prioridad de acción.
• Falta de planificación: Requiere acciones a medio plazo.

Esta clasificación previa nos ayudará a determinar por dónde empezar a definir nuestras acciones y su puesta en marcha.

3. Estrategias CAME y Definición de Acciones

Esta fase es la continuación del análisis DAFO, en la que se trabajará en un plan de acción segmentado en dos partes:

Plan Contundente

Este plan se focalizará en aquellas debilidades consecuencia de la falta de control y/o seguimiento. Las estrategias y acciones definidas en este apartado buscarán, entre otras cosas:

• Frenar la posible sangría en ventas con poco margen.
• Convertir el stock en liquidez inmediata.
• Empezar a controlar aquellos aspectos de la organización que sangran a la empresa sin que sea evidente y claro.
• Realizar acciones de seguimiento que permitan disponer de información de mejor calidad sobre lo que "pasará mañana".
• Mantener reuniones con todos los socios necesarios para exponer la situación y hablar con claridad de las acciones definidas e implantadas, para que vean que ya se está trabajando sobre "el problema". Esta transparencia transmite confianza y busca su apoyo.

Plan Analítico y Racional

Esta parte del plan se focalizará en aquellas debilidades consecuencia de la mala planificación. Las acciones y estrategias a plantear en este apartado se definen a medio plazo y buscan trabajar en el futuro inmediato, una vez ejecutado el "plan contundente". El objetivo será trabajar para evitar que la situación que está viviendo la empresa no se repita en el futuro.

Las estrategias CAME son aquellas definidas por su acrónimo de Corregir, Afrontar, Mantener y Explotar. Las dos primeras nos ayudarán a definir el "plan contundente", mientras que las dos últimas, el "plan analítico y racional". Es necesario trabajarlas todas. Una vez definidas, se deberá ver el impacto que tienen sobre la organización. La mejor forma de analizarlo se reflejará siempre en la parte numérica y cómo afecta al resultado.

4. Elaboración de Proyecciones y Cálculo del Punto de Equilibrio

Esta fase es la que presenta más dificultad, ya que busca cuantificar el impacto monetario de una decisión o estrategia definida. Por este motivo, es muy necesario que en este punto se cuantifiquen hechos reales. Dada la dificultad, suele trabajarse con escenarios, planteando uno optimista, uno realista y otro pesimista. La diferencia entre ellos vendrá definida por la posibilidad real de que cada acción pueda ser ejecutada de forma correcta, muy correcta o menos correcta.

Una vez cuantificados, llevaremos estos números a los estados financieros "futuros", con la finalidad de observar si permitirían la continuidad de la actividad. A partir de aquí, se realizarán los ajustes correspondientes sobre las acciones definidas, restringiendo más unas y flexibilizando más otras. Este reajuste deberá contemplar cómo cada una de estas acciones afectará a la motivación del capital humano que conforma la organización, ya que este aspecto es difícilmente cuantificable, pero puede dar "un plus" a la consecución de los objetivos establecidos.

Una vez definidas estas proyecciones, será muy importante calcular el denominado punto de equilibrio (break-even), que no es otro dato que conocer cuál es el mínimo que la empresa debe conseguir (es decir, "cuánto cuesta abrir la persiana del negocio cada mes"). Según el tipo de actividad y el perfil del empresario, este punto se puede calcular en términos económicos, en términos de unidades vendidas o en términos del momento del mes en que se cubrirán las necesidades. Aunque el cálculo del Punto de Equilibrio es una fórmula por todos conocida, donde al final los costes totales igualan a los ingresos totales, se pueden plantear revisiones conceptuales del mismo si, dentro de nuestros compromisos, además de igualar el coste de la empresa, queremos compensar también parte de los pagos retrasados. No obstante, este tipo de ajustes ya son más propios de cada negocio y dependerán de cómo estos se crucen con los conceptos que ayudan al cálculo del Cashflow.

Estructura Detallada de un Plan de Viabilidad

Un buen plan de viabilidad debe estar bien estructurado y cubrir todas las áreas clave de tu negocio. A continuación, se detalla una estructura paso a paso:

1. Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es la carta de presentación de tu plan de viabilidad. Es un documento donde se resume el plan de viabilidad, destacando los puntos más importantes del mismo. Una de las ventajas de este punto es tener una idea general del plan para uso interno o cuando se presente a terceros. Nuestra metodología del plan de viabilidad, así como saber transmitir las oportunidades de negocio para nuestros inversores, son el objetivo principal en este punto.

Ejemplo: "Sabor y Aroma" será una cafetería artesanal ubicada en el centro de una ciudad mediana, especializada en café de origen y repostería casera. Se estima una inversión inicial de 25.000 € y se prevé alcanzar el punto de equilibrio en el primer año, con ingresos anuales aproximados de 80.000 € y un margen de beneficio del 15%.

2. Descripción del Proyecto

En este apartado, se baja la idea a tierra y se explica con detalle en qué consiste el negocio. La descripción del proyecto suele ser más extensa que el resumen ejecutivo, porque aquí ya se entra en materia.

• Qué problema resuelve o necesidad cubre: Todo negocio surge porque hay un cliente con una necesidad insatisfecha.
• Público objetivo: Perfil del cliente ideal (edad, ubicación, hábitos de consumo, poder adquisitivo, intereses).
• Propuesta de valor: ¿Por qué te van a elegir a ti y no a otro? Este apartado es clave porque define la esencia de tu empresa.

3. Análisis de Mercado

Este es uno de los apartados más importantes del plan de viabilidad, porque de nada sirve tener un producto excelente si no existe un mercado que lo demande o si la competencia ya tiene copado el terreno.

• Situación del sector: Describe cómo está el mercado en el que vas a operar. ¿Es un sector en crecimiento, estable o en declive?
• Demanda potencial: Estima el tamaño del mercado y, dentro de él, la parte que podrías captar.
• Perfil del cliente ideal: Define claramente a tu target: edad, género, nivel de ingresos, ubicación, intereses y hábitos de consumo.
• Competencia directa e indirecta: Identifica quiénes ofrecen lo mismo (competencia directa) y quiénes cubren la misma necesidad de forma distinta (competencia indirecta).
• Ventaja competitiva: Explica cuál es tu diferencial frente a la competencia. Entendiendo que se es nuevo en el mercado, hay que invertir en las mejores estrategias para convencer a los consumidores de que nos compren a nosotros y no a la competencia.

4. Estrategia de Marketing y Ventas

Una vez que sabes qué vas a vender, a quién y contra quién competirás, llega la pregunta: ¿cómo vas a conseguir clientes?

• Propuesta de valor y posicionamiento: Cómo quieres que te perciban los clientes. ¿Quieres ser la opción más barata, la más exclusiva, la más rápida, la más cercana?
• Estrategia de precios: No basta con poner un precio "a ojo".
• Canales de venta: ¿Venderás online, en tienda física, por distribución a terceros, con un modelo mixto?
• Estrategia de comunicación: Cómo vas a dar a conocer tu negocio.
• Calendario y presupuesto de marketing: Especifica qué acciones harás y cuánto dinero destinarás a cada una.

5. Plan de Operaciones

Ahora que sabes qué vas a vender y cómo atraer a tus clientes, es momento de planificar cómo funcionará tu negocio día a día. Se trata de hacer una hoja de ruta donde se pongan de manifiesto cada hito a alcanzar y se cuantifique cada uno de ellos monetariamente. El nivel de detalle en este punto es el máximo posible; si hay que comprar nuevos ordenadores, se indicará el número de equipos necesarios, los modelos y el precio unitario.

• Recursos humanos: Cuántas personas necesitas, qué funciones tendrá cada una y si vas a contratar personal externo o trabajarás con autónomos.
• Instalaciones y equipamiento: Describe el local, oficina o taller que usarás, y los equipos o herramientas necesarias para operar.
• Procesos operativos: Explica cómo se desarrollarán las actividades clave del negocio. Por ejemplo, producción, almacenamiento, atención al cliente o entrega de servicios.

El objetivo de este apartado es demostrar que tu negocio es ejecutable y sostenible.

6. Plan Financiero

El plan financiero es, sin duda, el corazón del plan de viabilidad.

• Previsión de ingresos: Estima las ventas que esperas generar en un periodo determinado (normalmente 1 a 3 años).
• Cuenta de resultados previsional: Combina ingresos y gastos para ver si tu negocio generará beneficios y en qué momento.
• Flujo de caja (cash flow): Planifica la entrada y salida de dinero mes a mes.

Este apartado es fundamental no solo para conocer la viabilidad económica de tu proyecto, sino también para convencer a bancos e inversores de que tu idea tiene números sólidos detrás. Una excelente herramienta para este paso es la elaboración de presupuestos, donde, primeramente, se proyecten a futuro todos aquellos aspectos que se pretenden alcanzar y, a posteriori, se compare lo que ha sucedido realmente con lo que habíamos planeado.

Tabla de Previsión Financiera (Ejemplo Simplificado)

Esta tabla muestra un ejemplo de previsión financiera anual para "Sabor y Aroma".

7. Conclusiones y Recomendaciones

El último apartado del plan de viabilidad es donde se cierra todo el análisis y se responde a la pregunta clave: "¿Vale la pena poner en marcha este negocio?". Nadie sabe con certeza qué va a pasar en el futuro de un negocio. Cuando se lanza un nuevo proyecto, conviene tener la certeza de que es viable y, para ello, es necesario hacer un análisis adecuado.

• Resumen de los hallazgos principales: Sintetiza la información más relevante del análisis de mercado, competencia, operaciones y finanzas.
• Fortalezas y debilidades: Identifica los puntos fuertes de tu proyecto y los riesgos o dificultades que podrías enfrentar.
• Recomendaciones y decisiones: Indica si el proyecto es viable tal y como está, si necesita ajustes o si conviene replantearlo.
• Valoración final: Un párrafo claro y contundente que deje claro si la idea es factible, sostenible y rentable, y bajo qué condiciones.

Ejemplo: El proyecto "Sabor y Aroma" es viable y rentable, con un mercado potencial suficiente y una ventaja competitiva clara. La inversión inicial es moderada y el flujo de caja proyectado garantiza la sostenibilidad del negocio.

Coste y Valor de un Plan de Viabilidad

El coste de un plan de viabilidad puede variar mucho, porque depende de la complejidad del proyecto, el nivel de detalle que necesites y quién lo elabore.

• Hacerlo tú mismo: Si tienes conocimientos básicos de gestión y finanzas, puedes preparar tu plan usando plantillas o guías paso a paso. Aquí el coste es prácticamente cero, solo tu tiempo y esfuerzo.
• Contratar un profesional o consultoría: Si quieres que el plan sea más completo, fiable y persuasivo para bancos o inversores, un consultor o una asesoría especializada puede elaborarlo.

Lo importante es tener claro que no se trata de un gasto, sino de una inversión. Si te surgen más dudas, acude a asesores profesionales como los de Ayuda T Pymes.