Estructura de Desglose de Riesgos (EDR) para Startups: Guía Completa

La Estructura de Desglose de Riesgos (EDR) es una herramienta de gestión crucial que descompone los posibles riesgos de un proyecto en componentes más pequeños y manejables. Similar a la Work Breakdown Structure (WBS), la EDR identifica y organiza los riesgos en una jerarquía, desde los más generales hasta los más específicos.

Cada riesgo se desglosa en sus causas, consecuencias, probabilidad e impacto, facilitando su comprensión y tratamiento. Esta estructura permite una gestión proactiva de los riesgos al identificarlos, evaluarlos y desarrollar estrategias de mitigación para minimizar su impacto en el proyecto y aumentar la probabilidad de éxito.

En este artículo, exploraremos en detalle la EDR, sus componentes clave, tipos, beneficios y cómo crear una para asegurar el éxito de tu startup.

¿Qué es la Estructura de Desglose de Riesgos (EDR)?

La Estructura de Desglose de Riesgos (EDR) es una descomposición jerárquica de los riesgos de un proyecto. Su principal propósito es desglosar los posibles riesgos que podrían afectar los entregables del proyecto, proporcionando una base sólida para crear el cronograma del proyecto y la mejor manera de alcanzar los objetivos del mismo.

Una EDR cuidadosamente organizada puede ayudar al gerente del proyecto a supervisar más eficientemente la conclusión de tareas complicadas dentro de un proyecto. Esta herramienta de gestión de proyectos define y gestiona los entregables de un proyecto, centrándose en los resultados previstos. Al dividir los proyectos en componentes más pequeños y manejables, facilita la visualización de todos los elementos del proyecto y ayuda a los gestores a encontrar la manera más eficiente de completarlo.

Aunque existen varias formas de representar la estructura de desglose del trabajo de un proyecto, sin duda alguna, la forma más fácil es usando un software de gestión de proyectos profesional.

Importancia de la EDR en la Gestión de Proyectos

La EDR es fundamental en la gestión de proyectos, especialmente para startups que a menudo operan en entornos inciertos y con recursos limitados. A continuación, se detallan algunas razones clave de su importancia:

• Ayuda a gestionar trabajos complejos: Puede ser difícil seguir todas las tareas y actividades en un proyecto complejo. Una EDR permite desglosar un proyecto complejo de manera sencilla, facilitando la visualización de todas las tareas involucradas y cómo contribuyen a los entregables del proyecto.
• Mejora la colaboración entre funciones: Al describir todas las tareas del proyecto en un solo lugar, la EDR permite que todos los miembros del equipo visualicen el proyecto, las responsabilidades y los plazos. Esto potencia la colaboración entre equipos multifuncionales.
• Mejora la asignación de recursos: Con una EDR, se puede asignar eficientemente los recursos al tener claridad total del trabajo del proyecto. Permite estimar costes, crear líneas de tiempo y revisar la capacidad en un solo lugar, lo que da una mejor oportunidad de éxito en el proyecto.
• Mitiga y gestiona los riesgos desde el principio: La estructura de desglose del trabajo (WBS) divide el proyecto en componentes más pequeños, lo que facilita la asignación de recursos y una estimación precisa de costos. Ayuda a identificar diferentes tipos de dependencias de tareas, cruciales para la programación de recursos y la gestión presupuestaria.

Componentes Clave de una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

Una estructura de desglose del trabajo típica está compuesta por varios componentes clave, cada uno con una finalidad diferente, roles y niveles de detalle específicos. El nivel más alto representa la meta final y el más bajo define detalles esenciales.

• Niveles EDT: Determinan la jerarquía de cada elemento. Los niveles superiores suelen reflejar las principales áreas de trabajo del proyecto, mientras que los niveles inferiores proporcionan detalles y enfoque para el proyecto.
• Cuentas de Control: Se utilizan para agrupar paquetes de trabajo y medir su estado, controlando áreas del alcance del proyecto.
• Paquetes de Trabajo: Según el Project Management Institute (PMI) en su guía PMBOK, un paquete de trabajo es el “nivel más bajo de la EDT”. Es un grupo de tareas relacionadas lo suficientemente pequeñas como para ser asignadas a un miembro del equipo o departamento.
• Tareas: Las acciones o pasos específicos que se emprenden durante un proyecto. Conforman los paquetes de trabajo y, por tanto, el alcance del proyecto.
• Subtareas: Las tareas deben dividirse a su vez en otras actividades para llevar a cabo una planificación y ejecución más precisas.
• Entregas: Los productos tangibles que derivan de esas tareas o los resultados tangibles o intangibles que se obtienen tras la finalización de las tareas.
• Subentregas: Resultados más pequeños que contribuyen a completar las entregas más grandes del proyecto.
• Dependencias: Las relaciones entre las tareas que ayudan a identificar las que hay que completar antes de empezar otras.
• Estimaciones: Los recursos, el tiempo y los costes aproximados necesarios para completar un proyecto.
• Hitos: Marcan la finalización de las fases clave, las entregas u otros objetivos del proyecto importantes.
• Diccionario EDT: Un documento que define los distintos elementos de la EDT.

Tipos de Estructuras de Descomposición del Trabajo

Existen dos tipos principales de estructuras de descomposición del trabajo que se emplean habitualmente en la gestión de proyectos:

1. EDT orientada a entregables (o basada en entregables):

   Define un proyecto en términos de los componentes entregables tangibles. Se centra en los resultados del proyecto y divide el proyecto en entregas principales en lugar de en fases. Es especialmente útil para permitir que los gerentes de proyectos vean el alcance total de un proyecto y cómo se relacionan los entregables entre sí.

   Este tipo es más útil para proyectos en los que el producto final o el resultado son claros y distintos.

2. EDT orientada a procesos (o basada en fases):

   Define un proyecto en términos de pasos, fases del trabajo o funciones. A diferencia de una EDT orientada a la entrega, una EDT basada en fases divide el proyecto según sus fases o etapas. El beneficio de usar una EDT orientada a procesos en combinación con tu EDT orientada a entregables es que brinda un análisis detallado del trabajo desde una perspectiva funcional, creando un alcance del proyecto más coherente.

   Cada fase representa una sección importante del cronograma del proyecto, en el que todas las fases se dividen en tareas y actividades adicionales. Este tipo es ideal para proyectos con etapas bien definidas, como la construcción o el desarrollo de software.

Cómo Crear una Estructura de Análisis de Trabajo (EDT)

Crear una EDT requiere varios pasos para garantizar un proyecto bien organizado. No te apresures en el proceso de toma de decisiones, una estructura cuidadosamente diseñada resulta fundamental para el éxito de tu proyecto.

1. Comienza con el título del proyecto:

   Necesitas agregar el título de tu proyecto a la estructura de desglose de trabajo. Este no es una tarea difícil o que consuma mucho tiempo, pero es un elemento importante de la WBS. Muestra a tu equipo de proyecto de qué se trata el proyecto y qué esperas lograr. También puedes agregar información de apoyo para proporcionar contexto al diagrama, como el objetivo del proyecto, el entregable final, las expectativas del cliente y así sucesivamente.

2. Define el alcance del proyecto e identifica las entregas:

   Define claramente el alcance general del proyecto y los objetivos específicos. Entiende las metas, las restricciones y los requisitos. Un alcance claro constituye la base de toda la EDT. Cuanto más sólida sea la base, mayores serán las probabilidades de éxito. Luego, identifica los principales resultados o entregas del proyecto. Enumera los objetivos y resultados clave (OKR) que el proyecto pretende lograr.

3. Agrega tus entregables:

   Una WBS siempre trabaja en retrospectiva desde tus entregables. Defines lo que quieres lograr y luego utilizas la WBS para identificar las tareas, actividades y recursos que necesitas para llegar allí. Esto significa que necesitas crear entregables del proyecto claramente definidos, respondiendo preguntas sobre cómo se alinea el proyecto con los KPIs de la empresa. Después de responder estas preguntas, deberías tener una idea clara de cuáles deberían ser tus entregables del proyecto. Luego puedes agregar estos entregables a la WBS, donde se ubicarán debajo del título como el siguiente paso en la jerarquía.

4. Desglosa tus entregables en componentes separados:

   Ahora que tienes tus entregables clave en su lugar, es hora de categorizarlos en áreas de trabajo separadas. Estas áreas ayudan a organizar el proyecto y facilitan la identificación de las tareas específicas requeridas para completarlo. Por ejemplo, si tu entregable del proyecto implica crear un nuevo producto, los componentes de nivel superior podrían ser "Investigación de mercado", "Diseño de producto" y "Prototipado del producto".

5. Identifica tareas dentro de cada componente clave:

   Cada avenida de una WBS tiene una serie de tareas que te ayudan a lograr los entregables del proyecto. Estas tareas se encuentran dentro de cada área de trabajo, lo que te permite categorizar continuamente tu trabajo y organizar mejor tu proyecto. Por ejemplo, si una de tus áreas de trabajo es "investigación de mercado", las tareas podrían ser "Identificar cómo los datos pueden informar el desarrollo del producto" o "Realizar encuestas a clientes".

6. Identifica las dependencias:

   Las dependencias describen las relaciones entre las tareas. La estructura de una WBS te permite mirar todo a la vez, facilitando la identificación de las tareas que dependen entre sí. Para encontrar dependencias, necesitas entender los cuatro tipos diferentes: Finalizar para comenzar, Finalizar para finalizar, Comenzar para comenzar y Comenzar para finalizar. Por ejemplo, la tarea de diseñar un producto no puede comenzar hasta que la investigación de mercado esté completa (Finalizar para comenzar).

   La plantilla de diagrama PERT de Miro puede guiarte en este proceso, permitiéndote visualizar todas las dependencias de tu proyecto y detectar posibles cuellos de botella con anticipación.

7. Prioriza las dependencias y asigna los paquetes de trabajo:

   Después de identificar claramente las dependencias, mapea cada uno de tus paquetes de trabajo según su prioridad. Asigna las tareas a los participantes del proyecto, considerando la capacidad del equipo. Si los equipos no tienen la capacidad para completar el trabajo, es posible que debas reorganizar las tareas o asignar recursos adicionales.

8. Visualiza la estructura de desglose del trabajo:

   Puedes usar aplicaciones como WBS Gantt-Chart for Jira, Structure for Jira o BigPicture para mejorar la visualización y la gestión. Estas herramientas proporcionan vistas específicas de diagramas de Gantt y EDT. Identifica y describe las actividades necesarias para completar cada paquete de trabajo, listando todas las tareas, recursos y dependencias de gestión.

9. Vincula y realiza un seguimiento de las dependencias:

   Usa las funciones de vinculación de Jira para mostrar las dependencias entre las tareas y las entregas, e identificar las rutas críticas y los posibles cuellos de botella. Divide fácilmente las tareas grandes en partes más pequeñas para que sean más manejables y fáciles de lograr.

10. Comparte la WBS con las partes interesadas relevantes:

    Cuando todas las tareas, actividades y entregables estén en la WBS, puedes compartirla con cualquier parte interesada relevante, como la alta dirección o partes interesadas externas que necesiten aprobarla. También puedes compartirla con el equipo del proyecto para que puedan ver en qué consiste el proyecto y la parte que juegan en él. Cuando todos estén satisfechos con la WBS, puedes usarla como base para otros elementos importantes del proyecto, como crear el cronograma del proyecto, realizar una evaluación de riesgos, esbozar el presupuesto del proyecto y asignar recursos.

Herramientas de Planificación de Proyectos que Complementan una EDR

Si bien no son estructuras de desglose del trabajo en sí, las siguientes herramientas funcionan bien junto con una EDT para visualizar los cronogramas, los flujos de trabajo y la planificación.

• Diagrama de Gantt: Una representación visual del ciclo de vida del proyecto. Enumera las tareas en un cronograma y muestra los plazos, las dependencias y el progreso. Esta herramienta resulta muy eficaz para los equipos que precisan de instrucciones claras sobre la planificación del proyecto.
• Kanban: Un método visual para gestionar el trabajo de un proyecto a medida que avanza en el marco de un proceso. Utiliza tarjetas en los tableros de kanban para representar las tareas y columnas e indicar las distintas etapas del flujo de trabajo.
• Calendarios: Los calendarios en la gestión de proyectos proporcionan una estructura basada en el tiempo para la EDT. Garantizan que las tareas finalicen según lo programado y realizan un seguimiento de los plazos, los hitos y la disponibilidad de los recursos. El método de calendario es ideal para proyectos con plazos estrictos o fijos, lo que puede ser excelente para procesos de marketing como la gestión de contenido.

Principios y Buenas Prácticas al Trabajar con EDT

Al trabajar en tu EDT, es útil seguir algunas buenas prácticas para asegurar su efectividad:

• Regla del 100 %: Consiste en incluir el 100 % del trabajo definido por el alcance del proyecto, dividido en niveles de EDT que contienen cuentas de control, entregables del proyecto, paquetes de trabajo y tareas.
• Usa Sustantivos: La EDT trata sobre entregables y las tareas que conducen a tu entregable final. Por lo tanto, se enfoca más en el qué que en el cómo.
• Sé Minucioso: Para que una EDT cumpla su función, no debe haber vacíos. Todo es importante si forma parte del camino hacia tu entregable final.
• Mantén Las Tareas Mutuamente Exclusivas: Esto significa que no debes desglosar tareas individuales si ya están cubiertas dentro de otra.
• Llega Solo Al Nivel Necesario: Puedes complicarte con subtareas en tu EDT. Esta debe ser detallada, pero no tanto como para volverse confusa.

La preparación de una estructura de descomposición del trabajo es una convención que tiene varios beneficios prácticos, como la claridad sobre el alcance de las tareas, mayor eficiencia, función de orientación, base para la comunicación y base para una planificación adicional.

El enfoque de arriba a abajo divide el proyecto general en subproyectos cada vez más específicos, que a su vez se dividen en unidades de trabajo. El enfoque de abajo a arriba toma una dirección de planificación inversa y comienza en el nivel más bajo. El enfoque yoyó es una combinación de las dos técnicas anteriores, permitiendo trabajar en ambas direcciones y disfrutar de las ventajas de ambos métodos.

Para proyectos medianos y grandes, se recomienda utilizar un software especial de gestión de proyectos para crear la EDT. ProjectManager es un software de gestión de trabajo en línea con herramientas líderes en gestión de proyectos como diagramas de Gantt, tableros kanban, hojas y más. Con ProjectManager, puedes planificar usando niveles de EDT en su herramienta y luego ejecutar con tu equipo mediante tableros kanban y listas de tareas fáciles de usar.

Esta estructura de desglose de trabajo (EDT) representa un proyecto típico de construcción de un edificio comercial. Divide el proyecto en cinco fases principales: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Cada fase contiene entregables clave y paquetes de trabajo que permiten organizar, asignar y controlar las tareas necesarias para completar el proyecto. Cada elemento está numerado jerárquicamente (por ejemplo, 1, 1.1, 1.1.1) para reflejar su nivel dentro del proyecto.