Estructura de Costos para Emprendedores: Ejemplos y Optimización

Contar con una estrategia clara y efectiva es fundamental para garantizar el éxito de cualquier empresa. Principalmente, saber cuánto te cuesta mantener tu empresa viva cada mes es tan importante como saber cuánto vendes. Por lo que, esta TIP te ayudará a comprender qué tipos de costes existen, cómo clasificarlos y, sobre todo, cómo reducirlos sin comprometer tu propuesta de valor. En este artículo, te mostraremos cómo diseñar una estructura de costos efectiva, cómo aprovecharla para la toma de decisiones estratégicas y, además, podrás descargar una plantilla gratuita de HubSpot para gestionar presupuestos de manera más sencilla y precisa.

“Quien no mide, no mejora” - una máxima que todo emprendedor debe aplicar desde el primer día.

La estructura de costos permite entender cómo se distribuyen los gastos y optimizar recursos. Si estás por abrir un negocio y te interesa el mundo organizacional, es ideal que comprendas todo sobre las estructuras de costes.

¿Qué es la Estructura de Costos?

La estructura de costes es uno de los bloques clave del modelo de negocio, especialmente en el lienzo Business Model Canvas. La estructura de costos de una empresa se refiere a la composición detallada de todos los gastos asociados con la operación del negocio. Representa todos los gastos necesarios para que tu empresa funcione: desde la creación de productos o servicios, hasta la entrega del valor a tus clientes. Es, en esencia, el mapa que te permite visualizar cuánto cuesta operar tu negocio y cómo esos costes están distribuidos.

Entender bien tu estructura de costes es vital para mantener la rentabilidad y asegurar que cada euro invertido tenga un retorno justificado. Una estructura de costos bien gestionada ayuda a garantizar que los ingresos generados por las operaciones de la empresa sean suficientes para cubrir los costos asociados y generar un beneficio neto.

La estructura de costos de una empresa es aquella en donde se distribuyen o clasifican los gastos para operar el negocio. En ese sentido, con esta estructura se pueden identificar hacia qué lugares va el dinero, y las mejores formas de optimizarlo.

La estructura de costos considera las economías a escala, los costos constantes, las variables y las ganancias. Una comprensión clara de la estructura de costos proporciona a los líderes empresariales la información necesaria para tomar decisiones informadas en todas las áreas del negocio.

El modelo de negocio Canvas es una herramienta visual que permite describir, diseñar y analizar modelos de negocio de manera sencilla y estructurada. El modelo de negocio Canvas tiene múltiples aplicaciones que benefician tanto a empresas emergentes como a organizaciones consolidadas.

Hay dos tipos de estructuras de costes, las que están basadas en los costes como tal y las que están basadas en el valor.

Estructura basada en costes: Este tipo de estructura se hace clasificando y analizando cada detalle sobre los gastos en que incurre una empresa. Suele ser recomendada para empresas que buscan optimizar las operaciones y tener mayor margen de beneficio.

Estructura basada en el valor: En el caso de la estructura basada en el valor, se trata de aquella que relaciona los costes con el valor que aporta al producto o servicio final. Si tratamos de añadir valor, las empresas pueden hacerse más competitivas y generar mayor satisfacción en el cliente.

No puedes entender una estructura de costes sin conocer los elementos que tiene:

• Costes fijos: Son los gastos que permanecen constantes independientemente del nivel de producción o ventas.
• Costes variables: Son gastos que varían directamente con el nivel de producción. Aumentan de forma proporcional con el volumen de producción. Son imprescindibles para la creación del producto o servicio.
• Costes ocultos o indirectos: aquellos que muchas veces se pasan por alto, como el tiempo improductivo, errores de comunicación interna o procesos ineficientes.

Un buen control de los costes fijos ayuda a mantener la estabilidad. Y un buen diseño de los costes variables te permite escalar sin asfixiar tu flujo de caja.

Los costes deben estar divididos de acuerdo al área a la que pertenecen. Determina si los costes pertenecen al departamento de la administración, la producción o la distribución. Permite detectar las áreas que necesitan una mayor inversión en la empresa.

Determinar la estructura de costos de una empresa generalmente implica analizar detalladamente todos los gastos asociados con la operación del negocio. Esto puede implicar revisar registros financieros, como estados de resultados y balances generales, para identificar y categorizar todos los costos fijos y variables.

La optimización de recursos es esencial para maximizar la eficiencia operativa y reducir el desperdicio. Al comprender cómo se asignan los recursos financieros, humanos y materiales en la empresa, los líderes pueden identificar áreas donde se están utilizando de manera ineficiente y tomar medidas para mejorar la eficiencia.

Modelo Canvas

¿Por Qué es Clave Definir la Estructura de Costos en Tu Modelo de Negocio?

Comprender y definir tu estructura de costes te permite tomar mejores decisiones estratégicas, como:

• Establecer precios de venta competitivos sin comprometer el margen.
• Evaluar si un nuevo producto o servicio es viable económicamente.
• Negociar con proveedores con una base sólida.
• Detectar posibles ineficiencias o áreas donde puedes reducir gastos sin perder valor.

Además, es esencial para calcular el punto de equilibrio: ese momento en el que tus ingresos igualan a tus gastos, y a partir del cual empiezas a generar beneficios.

Pasos Prácticos para Construir Tu Estructura de Costes

1. Identifica las actividades clave de tu negocio. Revisa tu Modelo Canvas y haz una lista de lo que implica entregar tu propuesta de valor.
2. Relaciona cada actividad con los recursos que utiliza. Piensa en materiales, herramientas, personal, tecnología, etc.
3. Asigna un coste estimado a cada recurso o actividad. Puedes empezar con datos aproximados y luego ir afinando con métricas reales.
4. Clasifica los costes en fijos, variables o mixtos (una parte fija y otra variable, como los sueldos con comisiones).
5. Usa una plantilla o software para visualizar y calcular el total mensual y anual. Excel, Google Sheets o herramientas como Holded o Factorial pueden ayudarte.

Consejo: Compara con empresas similares. Puedes encontrar referencias en informes del sector, asociaciones o incluso preguntar a mentores de confianza.

Errores Comunes que Debes Evitar en la Estructura de Costes

Por lo que, aquí mencionamos los errores comunes a evitar:

• Ignorar los costes ocultos (como el tiempo perdido en tareas improductivas).
• Subestimar costes variables que crecen con tus ventas.
• No actualizar tu estructura de costes cuando cambias de estrategia.
• No incluir tu propio salario como fundador/a. ¡Tu tiempo también cuesta!

Reflexiona Antes de Decidir Recortes

Antes de cortar un coste, pregúntate:

• ¿Este coste aporta valor directo al cliente?
• ¿Qué impacto tendría si lo elimino?
• ¿Puedo sustituirlo por una alternativa más económica o automatizada?
• ¿Estoy priorizando el ahorro a corto plazo por encima de la sostenibilidad del negocio?

Tomar decisiones de recorte sin una reflexión puede dañar tu reputación, calidad o incluso la motivación de tu equipo.

Cómo Planificar Tu Ejecución Sin Agobiarte

Por lo tanto, vemos cómo planificar la ejecución sin agobios:

No intentes analizar todos los costes de una vez. Giovanna, fundadora de una tienda online de productos eco, se dio cuenta en el programa de aceleración de mentorDay de que sus costes logísticos estaban afectando gravemente su margen. Se recomienza rellenar el bloque de la estructura de costes antes de establecer el precio de la propuesta de valor. Si eres organizado en el bloque del costo, podrás reducir los riegos financieros de la empresa y optimizar su rentabilidad.

Ejemplos de Estructura de Costos Aplicada

A continuación, exploramos cómo diferentes tipos de empresas pueden utilizar esta herramienta de manera efectiva.

Startups y Empresas Tecnológicas

Para startups y empresas tecnológicas, la rapidez en la toma de decisiones es clave. Usar el modelo de negocio Canvas les permite validar su idea de negocio, definir su mercado objetivo y ajustar su propuesta de valor en función de la retroalimentación del mercado.

Sugerencia: Implementa ciclos de prueba y error (método Lean Startup) para mejorar la propuesta de valor y adaptarte a las necesidades del cliente.

Negocios Tradicionales

Las empresas con modelos más tradicionales, como el comercio minorista o la manufactura, pueden utilizar el modelo de negocio Canvas para analizar su estructura de costos, mejorar la eficiencia de sus canales de distribución y fortalecer la relación con sus clientes.

Sugerencia: Evalúa los costos operativos y busca estrategias para optimizar procesos mediante la automatización o la tercerización de servicios.

Empresas de Servicios y Coworking

Las empresas de servicios, como los espacios de coworking y oficinas equipadas flexibles, pueden beneficiarse enormemente del modelo de negocio Canvas al mejorar su propuesta de valor y ampliar su red de socios estratégicos.

Sugerencia: Analiza las necesidades de las empresas que alquilan espacios y adapta los servicios para brindarles un mayor valor agregado, como salas de reuniones equipadas, coffee breaks y networking.

Espacio de Coworking

Ibercenter: Un Aliado Estratégico para la Optimización Empresarial

Para cualquier empresa, contar con un entorno de trabajo adecuado y flexible puede marcar la diferencia en términos de productividad y crecimiento. Ibercenter ofrece soluciones innovadoras para empresas que buscan optimizar sus recursos mediante el alquiler de oficinas equipadas flexibles, coworking, alquiler de salas de reuniones, formaciones y eventos, y servicios adicionales como catering y coffee break.

¿Cómo Puede Ibercenter Potenciar Tu Negocio?

• Optimización de costes: Alquilar un espacio flexible en Ibercenter permite reducir costes operativos sin sacrificar la profesionalidad.
• Ubicaciones estratégicas: Ibercenter ofrece oficinas en zonas céntricas y bien comunicadas, ubicadas en Azca, Gran Vía y Velázquez, ideales para reuniones y eventos empresariales.
• Servicios personalizados: Desde salas de reunión y formación hasta espacios para eventos, Ibercenter adapta sus soluciones a las necesidades de cada empresa.
• Ambiente profesional y networking: Los espacios de coworking fomentan la colaboración y generación de oportunidades de negocio.

Costes Iniciales de una Startup

Iniciar una empresa requiere tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero. A menudo, el gasto inicial de una startup puede ser abrumador, especialmente para los nuevos emprendedores. Es importante calcular el gasto inicial de tu startup para que puedas planificar y presupuestar adecuadamente.

¿Por qué es Importante Calcular el Presupuesto Inicial?

Los costes iniciales (también llamados costes de lanzamiento o costes de puesta en marcha) son las inversiones y gastos iniciales que debe realizar una nueva empresa antes de que pueda comenzar a operar. Estos costes tienen un gran impacto en la salud financiera inicial de una startup. La estabilidad financiera es especialmente importante en las primeras etapas de una empresa, cuando los ingresos pueden ser bajos o inconsistentes: una encuesta de 2023 reveló que el 38 % de las startups fracasan porque se quedan sin dinero.

¿Cómo Calculo el Presupuesto Inicial de Mi Empresa?

1. Establece tus objetivos y necesidades: Antes de empezar a hacer cálculos, es importante que sepas qué necesidades específicas tiene tu startup y qué objetivos quieres lograr. Tener objetivos claros te ayudará a determinar qué gastos son esenciales y cuáles no lo son.
2. Haz una lista de gastos y costos: Una vez que hayas establecido tus objetivos y necesidades, es hora de hacer una lista detallada de los gastos y costos asociados con tu startup. Asegúrate de incluir todos los gastos que puedas anticipar.
3. Calcula tus ingresos: Para calcular tu presupuesto inicial, es importante que también calcules tus ingresos proyectados. Para calcular tus ingresos, necesitas tener una comprensión clara de tu modelo de negocio y cómo planeas ganar dinero.
4. Haz un análisis FODA: Un análisis FODA te ayuda a evaluar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Una vez que hayas realizado un análisis FODA, debes ajustar tu presupuesto en consecuencia.
5. Ajusta tu presupuesto: Una vez que hayas completado los pasos anteriores, es hora de ajustar tu presupuesto según tus necesidades. Es posible que debas hacer ajustes para asegurarte de que estás financiando adecuadamente todas las áreas importantes de tu startup.

Ejemplo de Estructura de Costos con Modelo Canvas

Con el mismo ejemplo de la pastelería, te presento la forma en que se vería su estructura de costos con el modelo Canvas. La ventaja de esta estructura es que puedes aplicarla en cualquier sector o tipo de negocio.

La estructura de costos es uno de los nueve elementos que conforma al modelo Canvas.

La estructura de costos también puede aplicarse a un departamento específico en tu empresa.

En este ejemplo sobre una empresa que vende bolsos, puedes ver una estructura esquematizada que ayuda mucho a la visibilidad de lo que está pasando en la organización. Cada concepto muestra la cantidad, la unidad de medida, el costo unitario y el costo mensual asociado.

Esta tabla de costos organiza la estructura de costos de un estudio de fotografía en las categorías de costos fijos, costos variables, costos totales y gastos generales. Aquí verás que considera como costos fijos los alquileres, los equipos, los costos de internet y teléfono, la publicidad, la compra de seguros, mantenimientos y gastos de oficina, entre otros ítems. Asimismo, los costos variables le ayudan a entender a fondo la estructura de recursos necesarios para cada proyecto.

Cómo Mejorar Tu Estructura de Costos

Una empresa puede mejorar su estructura de costos de varias maneras.

• Automatización: En nuestra era digital, el uso de la tecnología lo tenemos intrínsecamente adherido a nuestra cotidianidad. Y no es de esperar que empresas todavía no modernicen sus sistemas, automatizando tareas que les permita evitar errores, esfuerzos duplicados y reprocesos. En este caso, una correcta automatización haría que esos procesos se realizarán rápida y de manera precisa. Esto podría liberar a empleados para que puedan concentrarse en tareas más estratégicas. Con esto queremos decir que no adoptar una tecnología idónea podría convertirse en gastos adicionales tanto de tiempo como de recursos económicos, afectando en últimas elementos como la eficiencia.
• Gestión Eficiente: La gestión eficiente de la empresa es un factor que puede asegurar la disminución de los costos. Pensemos, si una dirección no es profesional y no dispone de un plan estratégico, ¿qué podría pasar?, lo mínimo es que las decisiones que se tomen sean erróneas y que ello pueda concluir en un mal gasto de los recursos. Cuando un líder se basa en datos para diseñar un plan estratégico podrá optimizar los recursos.
• Procesos Internos: Un proceso interno es vital para el correcto funcionamiento de un negocio, y al volverse obsoleto la empresa podría verse envuelta en una mayor cuenta de gastos. Estos procesos pueden hacer lentas las operaciones y, por supuesto, aumentar el índice de errores, lo que puede provocar reprocesos y una pérdida de tiempo valioso. Por otro lado, una buena gestión de la comunicación podría hacerle frente a esos problemas, pues mejora la coordinación entre áreas o equipos.

Beneficios de una Estructura de Costos Bien Definida

Definir la estructura de costos de una empresa es fundamental por varias razones clave que afectan directamente su viabilidad y éxito a largo plazo.

• Optimización de recursos: Al comprender cómo se asignan los recursos financieros, humanos y materiales en la empresa, los líderes pueden identificar áreas donde se están utilizando de manera ineficiente y tomar medidas para mejorar la eficiencia.
• Toma de decisiones informadas: Una comprensión clara de la estructura de costos proporciona a los líderes empresariales la información necesaria para tomar decisiones informadas en todas las áreas del negocio.
• Rentabilidad sostenible: Mantener una rentabilidad sostenible es fundamental para la supervivencia a largo plazo de cualquier empresa.
• Competitividad en el mercado: En un mercado competitivo, los clientes tienen muchas opciones entre las que elegir, por lo que las empresas deben ser capaces de ofrecer productos y servicios de alta calidad a precios competitivos.
• Evaluación del rendimiento financiero: La estructura de costos proporciona una base para evaluar el rendimiento financiero de la empresa en comparación con sus objetivos y expectativas.

Ahora que sabes qué es la estructura de costos, tienes información que te será útil para crear tu propia estructura y mantener las finanzas de tu empresa saludables. Recuerda que los resultados variarán con base en los elementos que tengas que agregar a tu estructura de costos.