Espacios para Eventos con Espíritu Emprendedor: Impulsando el Éxito y la Colaboración

En el dinámico mundo empresarial, adaptarse a las estrategias emergentes es esencial para seguir creciendo en el sector. La organización de eventos corporativos es una de las estrategias más efectivas para dar a conocer tu empresa y posicionarte respecto a la competencia. El espacio donde se lleva a cabo el evento puede ser decisivo para su evolución y dinámica, además de influir en las sensaciones generadas.

La Importancia del Espacio en Eventos Corporativos

Los eventos empresariales no solo aportan beneficios para tu empresa a nivel interno, también son una estrategia ideal para ganar visibilidad y fortalecer relaciones externas.

Beneficios Clave de los Eventos Corporativos:

• Atraer talento: La organización de eventos corporativos atractivos permite que la empresa sea percibida como un lugar deseable para trabajar.
• Llegar al público objetivo de tu marca: Los eventos corporativos externos están pensados para atraer potenciales clientes, socios y proveedores.
• Ganar visibilidad: El evento corporativo es la estrategia idónea para darse a conocer.

Los espacios de Kudos están pensados y diseñados para explotar todos los potenciales beneficios que aportan estos eventos a nuestros inquilinos. En Kudos explotamos el potencial de los espacios de la forma más innovadora e inspiradora para dirigir tu empresa al éxito.

Emprendimiento en el Sector de Eventos: Consejos Clave

Emprender no es fácil, y para conseguir el éxito real en las ventas y en el banco, hay que trabajar y aprender mucho. Aquí te presentamos algunos consejos esenciales para emprendedores en eventos:

• Cree en lo que vendes.
• No te creas inferior a nadie, lucha por ser la mejor y empoderate.
• Sé consciente del trabajazo que hay hasta conseguir vivir del negocio (trabajo de mesa, gestión, planificación y aprender de los expertos en las diferentes áreas) que conlleva montar y gestionar una empresa, ya llegará el «medio relax».
• Estar dispuesta a hacer buenas inversiones para avanzar con seguridad y conseguir posicionamiento y ventas.
• Aprende a enfrentar desafíos y fracasos con determinación.
• Nunca dejes de aprender y adaptarte.
• Entiende que el éxito no llega de la noche a la mañana.
• Mantén una actitud positiva incluso en momentos difíciles.
• Construye relaciones sólidas con otros emprendedores y mentores.
• No temas tomar decisiones incluso cuando no tienes toda la información.
• Ve los errores como oportunidades de aprendizaje.
• Reconoce tus éxitos, incluso los pequeños.

¡Estos son 10 consejos para emprendedoras en eventos! En el siguiente artículo lo sabrás.

El Modelo de Impact Hub: Mucho Más que un Espacio

Cuando alguien cruza la puerta de un espacio Impact Hub, lo primero que se encuentra es un host que le da la bienvenida. Son emprendedores, profesionales freelance o estudiantes que buscan un espacio para hacer crecer sus proyectos y, a cambio de espacio de coworking, dedican unas horas a atender a la comunidad de Impact Hub. Al mismo tiempo, como miembros de la comunidad, conocen las necesidades que puede tener el que llega nuevo y saben acogerlo.

¿Por qué Impact Hub tiene hosts o anfitriones y no un servicio de recepción al uso?

El primer Hub se creó en Londres en 2005 y los miembros se turnaban para dar la bienvenida a todo aquel que se acercaba para conocer ese espacio tan novedoso, donde por primera vez emprendedores con impacto social se juntaban para trabajar, y al mismo tiempo buscar innovación y sinergias.

Ese espíritu se mantiene hoy en día en los más de 100 centros de todo el mundo, en los que el host es el anfitrión del espacio, el encargado de facilitar a sus miembros todo el potencial de la red: ideas, proyectos y recursos. El host es el artífice de que todos los miembros disfruten al mismo tiempo de los aspectos “ordinarios” (que el wifi o la impresora funcionen, que la cocina o las salas de reunión estén en orden…) y, sobre todo, de los “extraordinarios” (conversaciones, conexiones y oportunidades de apoyo y colaboración).

¿Qué cualidades debe reunir un host?

Para Irene Ferradas, coordinadora de hosts en Impact Hub Barceló, “tiene que ser una persona con don de gentes, que se sienta cómoda relacionándose con personas distintas cada día. Que sea proactiva y resolutiva, porque constantemente surgen retos nuevos. Y que sea gente a la que le guste estar en un ambiente emprendedor, bien porque tiene su propio proyecto o porque busca inspiración”.

Marcelo Hornillos, Coordinador de Hosts de Impact Hub Piamonte, destaca: “Más que un perfil concreto, buscamos personas con ganas y que se integren en la filosofía de Impact Hub, que consiste en compartir recursos, promover la colaboración entre los miembros, apoyarse los unos a los otros...”.

Relación Win-Win: Beneficios para Hosts y Impact Hub

Solo los coordinadores de hosts son personal contratado, mientras que el resto son voluntarios. Se trata de un intercambio entre la persona y la comunidad: a cambio de una dedicación de 6 horas a la semana, en horario de mañana o tarde, el host accede a todas las ventajas de ser miembro de la red Impact Hub: puesto flexible en el coworking a jornada completa, así como acceso a los eventos y formación.

Pero ser host es mucho más que ir gratis a un coworking: “Sobre todo se trata de ver el valor añadido que te aporta esta comunidad”, comenta Valentina González, coordinadora de los hosts de Impact Hub Alameda. “Estás metida en una red que puede catapultar tu proyecto más rápido que si estuvieras solo o en otro lugar donde estos sistemas no existen. El que venga como host tiene que ser capaz de ver esa foto más grande de lo que significa estar aquí. Por eso buscamos gente con ganas de aprender y que se involucre”.

Para Impact Hub, esta red de voluntarios aporta beneficios significativos. Como comenta Valentina: “Gracias a la selección de hosts, tenemos acceso a proyectos interesantes y a talento de gente muy capacitada y con habilidades diversas muy cerca, a la que conocemos y hemos probado en este puesto. Muchos acaban incorporándose al equipo o colaborando a través de sus proyectos o empresas con Impact Hub”.

Marcelo añade: “Al final, en un espacio tienes entre 15 y 20 personas con perfiles diferentes, que suelen ser perfiles top, que aportan no solo a la imagen corporativa, sino a la comunidad. Por ejemplo, en nuestro espacio hemos tenido una serie de asesorías impartidas por los propios hosts, en temas diversos como jurídico o marketing digital para emprendedores”.

Según los datos del Community Impact Report 2017, en 2017 el 45% de los miembros de Impact Hub a nivel mundial trabajaron en un proyecto o actividad conjunta con otros miembros de la red. Y el 31% empezaron un nuevo proyecto u organización junto a otro miembro.

Planificación y Organización de Eventos para Emprendedores

Organizar un evento que realmente resuene entre los emprendedores requiere una planificación cuidadosa. Es necesario definir un propósito claro que guíe cada decisión y acción. Esto asegura que todos los asistentes se vayan satisfechos y que se genere una huella positiva en la comunidad emprendedora.

Pasos para Planificar un Evento para Emprendedores:

1. Definir el objetivo del evento: Establecer el propósito del evento es fundamental para dirigir la organización. Esto puede abarcar objetivos como aumentar la exposición de la marca, captar contactos o promover la creación de redes. Un propósito claro guiará cada decisión que tomemos y asegurará que el evento sea relevante para todos los que asistan.
2. Identificar a la audiencia objetivo: Entender a la audiencia objetivo nos permite adaptar el contenido del evento. Es esencial conocer sus intereses, necesidades y expectativas para brindar una experiencia más cercana. Una audiencia bien definida eleva la relevancia del evento y la satisfacción de quienes asisten.
3. Elegir la fecha y el lugar adecuado: La selección del día y el sitio es fundamental para optimizar la participación. Hay que tener en cuenta la disponibilidad de quienes asistirán y la conveniencia del espacio. Un lugar cómodo y bien situado puede enriquecer notablemente la vivencia del evento.
4. Crear una agenda atractiva: Una agenda bien organizada es fundamental para captar el interés de los presentes. Incluir charlas, paneles y sesiones de networking sin duda enriquecerá la experiencia y promoverá la participación activa de todos. Sumado a esto, es vital dejar espacio para la interacción entre los asistentes.
5. Promocionar el evento: La publicidad del evento juega un papel fundamental en atraer participantes. Aprovechar las redes sociales, el marketing por correo electrónico y las colaboraciones con personas influyentes puede incrementar la visibilidad del evento. Según DigitalOcean, el 95% de los profesionales en marketing creen que los eventos presenciales pueden afectar de manera notable los objetivos comerciales básicos. El 78% de los organizadores de eventos consideran al marketing a través del correo electrónico como una táctica muy efectiva.

Cómo Hacer un Evento de Networking Efectivo:

• Generar interacción entre los participantes es fundamental para que un evento de networking sea realmente exitoso. Pueden integrarse actividades dinámicas y planear áreas que faciliten el diálogo. Un entorno acogedor invita a conexiones auténticas y perdurables.
• Incorporar tecnologías digitales para vincular a los asistentes puede enriquecer la vivencia del evento. Utilizar aplicaciones de networking y plataformas de mensajería brinda a los participantes la oportunidad de interactuar antes, durante y después del evento, promoviendo una comunidad más activa.
• Diseñar un espacio ideal para el networking es vital. La organización del lugar, la iluminación y la música son aspectos relevantes. Un ambiente atractivo y cómodo facilita las interacciones y hace que los asistentes se sientan más a gusto.

Mejores Prácticas para Eventos de Emprendedores:

• Definir expectativas claras desde el inicio es vital para lograr el éxito en el evento. Compartir el objetivo, la agenda y los resultados que se esperan ayuda a los participantes a prepararse adecuadamente.
• Recoger retroalimentación post-evento es fundamental para pulir futuras ediciones. Esto se puede hacer a través de encuestas o charlas con los asistentes. La retroalimentación brinda información valiosa sobre lo que funcionó y en qué se puede mejorar.
• Sostener la comunicación con los asistentes después del evento es esencial para forjar relaciones duraderas. Esto incluye el envío de agradecimientos, resúmenes del evento y nuevas oportunidades de colaboración.

Espacios para Eventos que Impresionan a tus Clientes

Elegir los espacios para eventos adecuados impacta a los clientes e impacta directamente en cómo se desarrollan las relaciones profesionales. Un espacio para eventos bien seleccionado transmite un mensaje de profesionalismo y atención al detalle.

Ventajas de Elegir Espacios para Eventos al Aire Libre:

• La frescura del ambiente y el contacto con la naturaleza permiten que los asistentes se relajen y disfruten de un entorno libre de las tensiones típicas de espacios cerrados.
• Ofrecen una gran versatilidad para la decoración, lo que permite crear temas únicos y personalizados.
• Combinan comodidad, sofisticación y un toque de frescura, transmitiendo una sensación de exclusividad y distinción.

Tipos de Terrazas para Eventos:

En CREA W Spaces, ofrecemos terrazas al aire libre en el corazón de la CDMX, ideales para que tu evento se convierta en una experiencia única.

La Elección y Diseño del Espacio Protocolario

La elección del lugar y el diseño de espacios dependen de la naturaleza y características del evento. El espacio protocolario puede ser único o bien contar con varias áreas, que pueden o no estar en la misma sala.

Aspectos Clave a Considerar:

• Distribución protocolaria: El marco escénico será diseñado por el área de protocolo que se ocupará de la distribución protocolaria de los participantes, de acuerdo con la relación jerárquica.
• Condicionantes del espacio: Tanto en espacios al aire libre como cubiertos surge siempre algún condicionante que dificulta el trabajo del organizador de eventos. En espacios cubiertos, las necesidades del acto pueden verse condicionadas por las dimensiones del lugar, y pueden surgir problemas con columnas o pilares.
• Tiempo de ejecución: Hay que tener en cuenta la variable del tiempo, cuánto nos lleva realizar determinada acción en función de su complejidad o el número de personas.
• Elaborar planos o bocetos: Las vistas en perspectiva y el uso de infografías nos sirven para comprobar la distribución de los espacios y transmitir la idea al resto de personas implicadas.
• Climatización, iluminación y sonido: Se trata de tres aspectos que muchas veces pasan desapercibidos en la organización de eventos pero que pueden acarrear muchos problemas.

Espacios de Coworking y Eventos: La Sinergia Emprendedora

Si estás cansado de la misma rutina de trabajar desde la oficina en casa o luchar por un lugar en una cafetería llena, un espacio de coworking y eventos es justo lo que necesitas. Estos centros vibrantes no son solo lugares para trabajar; también son comunidades que fomentan la colaboración, la creación de redes y la inspiración.

La persona sentada a tu lado podría ser tu boleto al estrellato empresarial. Es una reserva de talento, ideas y posibilidades infinitas. En Itnig Spaces valoramos la autenticidad y tener un ecosistema funcional. ¡Proporcionar apoyo y recursos a todas las startups para que puedan alcanzar sus objetivos es nuestra pasión!

La verdadera magia radica en combinar espacios de coworking con espacios para eventos. ¡Es un partido hecho en el paraíso de los empresarios! Imagina trabajar en su gran proyecto durante el día, rodeado de almas motivadas, y luego transformar el mismo espacio en un lugar para eventos. Los espacios de coworking normalmente también tienen un espacio para eventos, como es el caso de Itnig Spaces.

La belleza de los espacios de coworking y eventos es que no son solo espacios; son centros de colaboración e innovación. Fomentan un sentido de comunidad y crean un entorno que impulsa la productividad. Además, las oportunidades de networking están simplemente fuera de las listas.

Alquiler de Espacios para Eventos: Una Guía para Emprendedores

El alquiler de espacios para eventos se ha posicionado como un nicho de negocio excepcionalmente lucrativo y creativo. El camino para emprender en eventos requiere una mezcla de visión estratégica, planificación financiera, creatividad y un profundo entendimiento de lo que los clientes buscan.

Fases del Proceso:

1. Planificación estratégica y estudio de mercado: Antes de invertir un solo céntimo o de firmar cualquier contrato, la etapa de planificación es tu herramienta más valiosa. Debes conocer el mercado a fondo: ¿qué ofrecen? ¿cuál es su propuesta de valor? ¿se especializan en algo en particular? Identifica las oportunidades y, una vez que tengas claro tu nicho y la situación del mercado, es hora de crear tu propuesta de valor.
2. Selección y adecuación del local: La selección del local es la decisión más crítica. Puedes optar por un salón polivalente, locales con jardín o terraza, o lofts o espacios industriales. La accesibilidad y las regulaciones locales son factores clave. Tu espacio debe ser visualmente atractivo y funcional, con buena iluminación, baños y áreas de servicio impecables.
3. Planificación financiera: La planificación financiera es el pilar de tu negocio. Considera los costos fijos (que no varían con el número de eventos) y los costos variables (que varían según la cantidad de eventos). Una buena estrategia para reducir la inversión inicial es buscar un local que ya esté en buenas condiciones.
4. Marco legal y regulatorio: Para emprender en eventos, la legalidad es un pilar innegociable. Consulta con un abogado o contador para decidir el tipo de sociedad. Necesitarás una licencia de funcionamiento y un inspector de bomberos o de la autoridad local evaluará tu espacio y establecerá la capacidad máxima de personas.
5. Marketing y promoción: Un espacio increíble no sirve de nada si nadie lo conoce. Crea una página web profesional, optimiza tu sitio web para SEO local (el 80% de los clientes potenciales buscan servicios en su área), y contacta a profesionales del sector para crear alianzas.
6. Gestión del cliente y fidelización: El servicio al cliente es lo que fideliza a la gente. Sé transparente con los precios y los servicios que ofreces, sé flexible con los clientes y sus necesidades, y pide a los clientes que te den su opinión después de cada evento.

Preguntas Frecuentes sobre el Emprendimiento en el Alquiler de Espacios para Eventos:

• ¿Es necesario una gran inversión inicial? No necesariamente. Es posible empezar con una inversión moderada si eliges un local que ya esté en buen estado y si optas por alquilar el mobiliario y el equipo al principio.
• ¿Qué eventos son los más rentables? Los eventos más rentables suelen ser las bodas, las fiestas de empresa y los lanzamientos de productos, ya que tienen un mayor presupuesto y una mayor duración.
• ¿Qué hacer si el negocio no despega rápidamente? Es normal que un negocio tarde en despegar. Revisa tu estrategia de marketing, tus precios y tu propuesta de valor.
• ¿Cómo diferenciar tu espacio sin una gran inversión? La diferenciación no siempre requiere una gran inversión. Puedes diferenciarte a través de un servicio al cliente excepcional, una temática única, un enfoque sostenible o la creación de una comunidad alrededor de tu marca.
• ¿Necesito un equipo al principio? Al principio, es posible que puedas gestionar todo tú mismo.

El alquiler de espacios para eventos es un sector lleno de oportunidades para aquellos que tienen una visión clara y la determinación para llevarla a cabo. Es una industria que te permite ser tu propio jefe, usar tu creatividad y contribuir a la felicidad de otros.