¿Qué es un Espacio de Coworking? Definición y Beneficios

Cada vez es más común escuchar el término coworking cuando se habla de modelos de trabajo en la actualidad o nuevos espacios de trabajo, ¿pero sabes qué es lo que diferencia a un espacio de coworking de una oficina tradicional? ¿Cuáles son las ventajas de trabajar desde un coworking en lugar de una cafetería o desde casa?

Los espacios de coworking son áreas de trabajo compartidas donde empresas, startups, emprendedores, autónomos y profesionales en general desempeñan sus actividades en un entorno colaborativo y de comunidad. El coworking es un espacio de trabajo diseñado para potenciar estas nuevas modalidades de trabajo, y que ofrece múltiples ventajas para los profesionales y empresas modernas.

Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. El término coworking fue utilizado por primera vez en 1999 por el diseñador de videojuegos estadounidense Bernie DeKoven, que para él significaba “trabajar juntos como iguales”. Aunque fue unos años antes, en 1995, que nació uno de los primeros espacios considerados como coworking en Berlín, el C-Base.

Lo que diferencia principalmente a un coworking de una oficina tradicional son los singulares espacios que lo conforman, que son lo que lo dota de la posibilidad de un trabajo compartido entre sus usuarios, los coworkers. Otra característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. En primer lugar, un espacio de trabajo equipado y listo para que el usuario simplemente entre con su portátil y pueda comenzar a trabajar, y no solo eso, sino que también incluye todo lo que puede necesitar durante su día a día.

Los espacios coworking, a pesar de perseguir el mismo objetivo, pueden ser muy distintos. Aunque no hay una clasificación predeterminada, podemos encontrarnos con diferentes clases. La primera de ellas es la conocida como general, en la que profesionales y empresas diversos sectores cuentan con un espacio fijo para desarrollar su actividad, es decir, tienen un puesto concreto. Esta particularidad los diferencia del coworking flexible, una tipología donde los usuarios de este servicio no tienen un puesto determinado y solo asisten en momentos puntuales. No obstante, en ambos casos estamos hablando de un espacio específico de coworking, pero esto no tiene por qué ser así.

¿Qué Servicios Ofrece un Coworking?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que cuenta con diferentes servicios y amenidades, y donde conviven profesionales de diferentes perfiles. Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso internet.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.

Quizá te preguntes a qué nos referimos cuando hablamos de espacios flexibles en un coworking. El término hot desk se utiliza para definir un espacio de trabajo en el que el trabajador no tiene un escritorio fijo. Los espacios compartidos en un coworking son un conjunto de escritorios ubicados en un área amplia y diáfana. Un coworking también ofrece a los profesionales la opción de tener una oficina privada que se adapte a sus necesidades dentro de sus instalaciones.

Amenidades Comunes en un Coworking

• Oficinas privadas: Espacios de trabajo exclusivos para una empresa o equipo determinado.
• Zonas de descanso y terraza: Áreas diseñadas para que los usuarios puedan socializar, tener alguna reunión informal o simplemente desconectar y disfrutar de un momento de relajación durante su jornada laboral.
• Cocina, comedor y cantina: Espacios compartidos y equipados con todo lo necesario para que el coworker disfrute de su almuerzo cada día.

Ventajas de los Espacios de Coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas:

• Flexibilidad: Un coworking ofrece espacios flexibles que se adaptan a los nuevos modelos de trabajo y ayudan a potenciar la creatividad de sus usuarios. Pero además, son espacios que se caracterizan por ofrecer planes que se adaptan a las necesidades de todo tipo de profesionales. La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda de libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial.
• Amenidades: Normalmente estos espacios cuentan con diferentes amenidades, zonas de descanso o terrazas que le permiten al usuario desconectar, convivir con otros profesionales y realizar networking.
• Servicios: Un coworking también se caracteriza por contar con todos los servicios incluidos para sus usuarios.
• Diversidad: En un coworking puedes encontrar a profesionales de diferentes sectores y con perfiles muy variados.
• Formar parte de una comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, ya que fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativa entre sus usuarios. Gracias a este fenómeno inmobiliario, los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse. Las dinámicas de interacción y networking que se generan en un coworking favorecen la captación de talento.
• Ahorrar costes: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico debido a que los gastos de servicio y mantenimiento son compartidos. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. El espacio colaborativo es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos.
• Facilitar el networking: Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Gracias a los entornos colaborativos, los trabajadores pueden garantizar su desarrollo profesional.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Incluso existen espacios de coworking especiales para estimular la creatividad y diversidad de los profesionales.
• Proporcionar una ubicación física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales.

Tipos de Espacios en Coworking

Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales. Por lo general, suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles: Una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo: Combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concertación y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: Dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria.

Desventajas y Consideraciones

Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sean la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo.

Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Esto puede ser inconveniente para los profesionales o equipos que trabajan con temas confidenciales o que prefieren trabajar sin compañía. Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción.

Actualmente la oferta de espacios de coworking en muchas ciudades del mundo es bastante amplia, y para los profesionales puede tomar tiempo y algo de paciencia navegar entre todas las opciones hasta elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.

Perfiles de Profesionales en Coworking

Los perfiles de profesionales que puedes encontrar en un coworking son cada vez más variados. Pueden ser desde nómadas digitales (profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente), autónomos, emprendedores o startups, hasta empresarios que buscan innovar en sus modelos de trabajo.

El Impacto del Coworking en el Trabajo Híbrido

Cada vez son más las empresas que apuestan por espacios de coworking para poner en práctica modelos de trabajo híbrido. Como consecuencia de la pandemia se está imponiendo una tendencia que ya venía gestándose desde años atrás: los modelos de trabajo híbridos. De hecho este cambio en las formas de trabajar está provocando que muchas empresas que no habían pisado jamás un coworking lo estén haciendo ahora por primera vez.

La pandemia también ha supuesto para algunas empresas un aumento de su actividad, lo que se traduce en un incremento del equipo. "Por un lado, la flexibilidad garantiza a la empresa que va a poder controlar en todo momento el ritmo de su crecimiento, pudiendo elegir entre diversas fórmulas para su equipo", explica Laura Alonso, Account & Sales Manager de Impact Hub Madrid. "Y por otro, no solo alquilamos puestos de trabajo.

Ejemplos de Éxito en Espacios de Coworking

Irene Arcas, directora de HelpAge Internacional España, cuenta cómo su organización se unió a Impact Hub Barceló a principios del año 2019,“huyendo” en cierta manera de unas oficinas alquiladas que no cubrían sus necesidades pero en las que ya llevaban más de 10 años trabajando. HelpAge es una fundación española que se dedica a defender los derechos humanos de las personas mayores para que puedan disfrutar de una vida digna y saludable.

Myriam Pérez Andrada, CEO de Innicia Consultoría, al igual que Irene, también comenzó su trayectoria como miembro en los espacios de Impact Hub Barceló, “el 1 de noviembre del 2019 (el mismo día que se abrió) cuando el edificio del Impact Hub Barceló ¡todavía estaba en obras!” recuerda. Con el estado de alarma el equipo de Myriam estuvo teletrabajando desde casa, pero a día de hoy trabajan todos desde sus despachos en el coworking. “Actualmente hemos vuelto al coworking. Ha sido una propuesta consensuada pues consideramos fundamental estar en contacto y trabajar juntas”, declara la CEO de Innicia Consultoría, que se muestra favorable del modelo híbrido de trabajo: “Aunque la flexibilidad es clave. El teletrabajo continuo desvincula a las personas trabajadoras de sus organizaciones, si bien cualquier trabajadora puede teletrabajar siempre que lo necesita.

Otro claro ejemplo de crecimiento estos últimos años es el grupo MSH Global, quienes hace dos años decidieron cohabitar dos espacios: por un lado una oficina en un concepto más tradicional -que siguen manteniendo a día de hoy- y sus oficinas en los espacios de Impact Hub Barceló.

El Rol del Team Building en Comunidades de Coworking

Los equipos fuertes y unidos son importantes en cualquier tipo de empresa. Sin embargo, muchas corporaciones ponen el foco exclusivamente en sus clientes, descuidando las necesidades de sus propios empleados. Ante esta situación, el Team Building se revela como un recurso vital para articular una verdadera cultura corporativa. Por lo tanto, el Team Building supone reunir a los empleados para fomentar relaciones sólidas y transformar los equipos de trabajo en bloques cohesionados.

La confianza juega un papel esencial en la construcción de equipos humanos. La confianza hace que las personas se sientan seguras. Cuando distintas empresas o profesionales hacen Team Building, pretenden comunicarse de forma más eficiente. Hablan entre ellos sobre propuesta e ideas, buscando encontrar las mejores alternativas y estrategias.

Una comunidad de coworking se apoya en el intercambio de conocimientos. Compartir espacio supone abrir la mente a propuestas, ideas y nuevas perspectivas. El Team Building espolea el sentimiento de identidad. Los integrantes se comunican y colaboran más, resolviendo conflictos y apuntalando un mayor nivel de identificación.

Cuando las personas trabajan juntas, es inevitable que se produzcan desacuerdos. No obstante, los conflictos no siempre suponen algo negativo. Hay que reflexionar sobre las fortalezas y debilidades del equipo. Se recomienda establecer objetivos claros, realistas y alcanzables en el tiempo.

El Futuro del Trabajo y el Coworking

La rápida evolución tecnológica y la pandemia están transformando nuestra forma de hacer y trabajar. Los trabajadores estaban pidiendo a gritos una alternativa a la oficina asfixiante por entornos que permitan la flexibilidad, el intercambio de conocimiento y nuevas maneras de crear comunidad. El modelo del coworking da respuesta a este nuevo paradigma.

El confinamiento permitió llegar al futuro en tan solo unos meses. Trabajo en remoto, reuniones online, videollamadas con amigos, eventos virtuales… un mundo de posibilidades que nos permite Internet. Ahora la bola está en nuestro tejado y nos toca descubrir cómo implementar y aprovechar todas estas innovaciones.

El nuevo modo de trabajo que se está gestando cambia los horarios impuestos por los horarios personalizados, las oficinas presenciales por el trabajo en remoto y los espacios reducidos por espacios diáfanos. Con un ordenador y conexión a internet parece que podemos hacer magia.

Entre estos dos extremos, hay una modalidad híbrida: el coworking. No es solo un lugar de trabajo, es toda una nueva forma de entender el trabajo hoy en día. Lo novedoso de esta metodología es elegir el equipo con el que queremos trabajar para responder a una oferta de proyecto. Pudiendo hacer y crear nuevas combinaciones según el caso, sin la imposición “tradicional” de un equipo dado.

Hay que comprender que el futuro del trabajo está en la comunidad elegida. En una comunidad que puede ampliar sus horizontes a nivel global con riesgos y costes mínimos. Parece que la evolución social no dejaba lugar a otro futuro diferente. Casi todos usamos las nuevas tecnologías en nuestra vida cotidiana y las nuevas generaciones ya son nativas digitales.

Coworking y la Reducción de la Brecha de Género

En primer lugar, las políticas de precios asequibles hacen que estos espacios sean viables para las mujeres que cuentan con pocos recursos de entrada. Además, las oficinas compartidas abordan este problema ofreciendo descuentos en las cuotas de afiliación, con eventos para sus miembros y servicios de valor añadido. El coworking ofrece a las mujeres un ecosistema activo con sesiones formativas, intercambio de conocimientos y colaboración entre profesionales.

Las emprendedoras tienen más posibilidades de encontrar sinergias en una oficina compartida que en un espacio de trabajo tradicional, reduciendo así la brecha de género. La mayoría de los coworkings disponen de estancias comunes que fomentan las interacciones entre sus miembros.

Es un hecho conocido que los lugares de trabajo tradicionales tratan de forma diferente a las madres y a los padres que trabajan. Los padres son aclamados como cabezas de familia, mientras que las madres se convierten en un lastre para muchos empresarios. Las madres trabajadoras necesitan desarrollar su actividad profesional en espacios inclusivos que ofrezcan flexibilidad y apoyo.

En conclusión, las profesionales quieren trabajar en un entorno en el que se sientan valoradas y tratadas con igualdad. Una plantilla diversa e inclusiva fomenta un mayor compromiso de las personas, lo que a su vez repercutirá positivamente en la productividad.

Datos y Estadísticas Clave

Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024.

El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.

En 2007, según los datos que ofrece la consultora Emergent Research, se podían encontrar tan solo 14 espacios compartidos en todo el planeta. Al final del año alcanzarán los 17.725. Las previsiones indican que en 2022 esta cifra se extenderá hasta los 30.432.

Si este año se contaba con 2,3 millones, se espera que se llegue a los 5,1 en el año 2022.