Licitaciones para PYMES: Una Guía Completa para Acceder al Mercado Público

La contratación pública representa aproximadamente el 20% del PIB de España y constituye un nuevo mercado con importantes oportunidades de negocio. En los últimos años, la regulación jurídica de esta materia ha sufrido numerosas modificaciones, algunas de importante calado, para adaptarse tanto a la situación de crisis económica como para cumplir con las exigencias del Derecho europeo.

Las licitaciones públicas son un mecanismo mediante el cual las entidades públicas buscan particulares, autónomos o empresas para la realización de diferentes proyectos o servicios. Si tienes una PYME, estos datos se podrían traducir en más oportunidades para tu negocio. Lo más interesante es que estas licitaciones no son solo para grandes empresas; tú como autónomo, PYME o micropyme también puedes acceder a ellas.

Incremento de las Licitaciones Públicas: Una Oportunidad Impulsada por Fondos Europeos

Se espera que en el próximo año las ofertas por licitaciones públicas sean cinco veces superiores que hasta ahora. Esto se debe a que los contratos públicos se encuentran dentro de las líneas de distribución de los fondos del Plan de Recuperación promovidos por los Fondos Europeos.

Para paliar los efectos económicos de la pandemia, la Unión Europea ha puesto en marcha el programa Next Generation EU con el objetivo de impulsar el crecimiento económico de los Estados miembros. Los fondos europeos Next Generation EU emergen como una oportunidad para que España impulse las licitaciones tras una década en la que el volumen de licitaciones bajo esta fórmula se había hundido drásticamente.

Desde el segundo trimestre de 2021, las distintas administraciones (ministerios, comunidades autónomas y algunos ayuntamientos) convocan concursos públicos, subvenciones y ayudas. Gran parte de los fondos europeos van a ir encaminados a fomentar la contratación pública. No te quedes fuera.

Gracias a la reforma de la Ley de contratos públicos que permite dividir los contratos en lotes, simplificar los trámites administrativos y ajustar los requisitos de capacidad, solvencia y garantías, tendrás más oportunidades de ganar una licitación.

¿Qué es una Licitación Pública?

La licitación es un proceso administrativo que se pone en marcha para conseguir el suministro, la prestación de servicios o la realización de obras para organismos y entidades públicas. Se trata básicamente de un concurso mediante el cual una entidad pública oferta un proyecto por el que optan diferentes empresas privadas.

En un primer momento, la organización pública realiza el anuncio, a través del cual comunica el proyecto y el precio máximo que está dispuesta a pagar. Luego se presentan las bases de la convocatoria, en las que se recogen desde la forma de presentar las solicitudes y los plazos hasta las garantías solicitadas y los requisitos de adjudicación. Tras la fase de presentación de propuestas, se procede a su revisión y concesión de la licitación.

Preparación y Requisitos para Participar en Licitaciones

Para poder licitar, lo primero es prepararse. Así es como se recoge en la “Guía práctica de la Contratación Pública para las PYME”, elaborado y publicado por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Por tanto, lo primero es tener información. Es decir, conocer las necesidades de los proyectos, qué requisitos hay que cumplir y qué documentación hay que recopilar y presentar.

La primera interrogante que puede surgir es ¿está mi empresa preparada para licitar? “Lo más relevante es saber si podemos participar. Esto se analiza estudiando el objeto del contrato y los requisitos de participación.

Documentación Esencial

En lo que se refiere a la documentación, según aseguran en la guía, se ha reducido significativamente. No obstante, siempre habrá que presentar una serie de archivos para poder inscribirse en la oferta. Para estar preparados, lo aconsejable es tener varios “kits de documentos” de los que suelen pedir para facilitar la solicitud, según expone la guía.

La documentación necesaria para licitar dependerá en gran medida del tipo de concurso, del organismo licitador, de la empresa en sí y si está o no inscrita en algún registro de licitadores, además de si el proceso se presenta de forma electrónica o no. Javier enfatiza que al preparar la licitación no puede faltar el Documento Europeo Único de Contratación (DEUC).

Documentos Mínimos Generales:

• La empresa ha de estar inscrita debidamente en el registro mercantil y posteriores modificaciones (en caso de haberlas).
• Tarjeta acreditativa del CIF o DNI.
• Alta en IAE y permisos legales.
• Debe coincidir el objeto de la licitación con el lugar donde está dada de alta la empresa.
• Información relativa a la solvencia económica y financiera de la empresa.
• Certificación que acredite estar al corriente de pago de las cuotas a la Seguridad Social.
• Certificado que asegure estar al corriente del pago de las obligaciones tributarias.
• Declaración de no incurrir en incompatibilidades.

Documentación Específica y Solvencia:

En toda licitación es necesario acreditar la capacidad para hacerlo. Dependiendo de cada caso se deberá presentar un tipo de documentación u otra.

• Documento Europeo Único de Contratación (DEUC): Es una declaración responsable de la situación financiera, las capacidades y la idoneidad de las empresas para participar en un procedimiento de contratación pública. Su alta es obligatoria y sirve para acreditar que no tienes deudas ni límites legales para participar en las convocatorias.
• Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado: El alta en este registro es obligatoria.
• Expediente de Clasificación de Empresas: Su plazo medio para su obtención es de tres meses, pudiéndose realizar la solicitud de forma telemática en la web del Ministerio. Estos son los mínimos de solvencia para cada categoría de la clasificación.

Por último, en el pliego de toda licitación se especificarán las condiciones concretas de la solvencia exigida a la PYME.

• Solvencia Económica: Se establece en función del volumen de negocio, el patrimonio de la empresa o mediante el seguro de responsabilidad civil.
• Solvencia Técnica: Se establece tomando como base las obras ejecutadas en años anteriores, el personal, el nivel formativo de los dirigentes y la maquinaria y los materiales que se utilizan para la ejecución del proyecto.

Por último, las licitaciones pueden exigir ciertas garantías.

Condiciones para PYMES y Autónomos:

• Ser mayor de edad y no estar incapacitado legalmente para ejercer.
• Poder demostrar solvencia económica.
• Tener la formación o habilidades requeridas para la actividad.

En el caso de los autónomos, es necesario demostrar la mayoría de edad, además de acreditar que su actividad está relacionada con la del proyecto que ofrece el contrato público. Por su parte, las personas jurídicas (sociedades mercantiles y entidades del tercer sector) es preciso que se inscriban en el registro que le corresponda y que sus estatutos tengan contemplado el desarrollo de prestaciones similares a la del contrato al que se quiere acceder.

Al preparar la licitación, “no puede faltar la propuesta de criterios sometidos a juicio valor, y de criterios de evaluación automática con el contenido exigido y sin mezclar contenidos de un sobre a otro. Y en la oferta de criterios evaluables automáticamente sin separarse del modelo.”

Es habitual que los aspectos relacionados con el precio ocupen un peso mayoritario en la valoración de las ofertas y su puntuación se calcule mediante una fórmula matemática conocida y publicada en el pliego.

Cómo Acceder a las Licitaciones: Plataformas y Buscadores

Puedes pensar que acceder a las licitaciones como autónomo o PYME es una tarea imposible. Nada más lejos de la realidad. Te contamos cómo acceder a las licitaciones siendo autónomo o PYME paso a paso.

Plataforma de Contratación del Sector Público

Lo primero que debes saber es que todas las licitaciones deben estar publicadas en la Plataforma de Contratación del Sector Público (a todos los niveles: entidades locales, comunidades autónomas y estatales). Algunas entidades pueden tener sus propias plataformas de contratación, pero todo lo que se publique en ellas se traspasa automáticamente a la Plataforma de Contratación del Sector Público. Al revés no sucede, es decir, las que se publican en esta plataforma no se vuelcan automáticamente en las particulares.

El experto recalca también la importancia de estar suscrito a anuncios de la plataforma de contratos del sector público, ya que es la única manera de conocer cuáles son las futuras licitaciones y las actualizaciones de aquellas a las que concurramos.

Búsqueda en la Plataforma:

Una vez dentro de la plataforma, volvemos a elegir “Licitaciones”.

• Expediente: Permite buscar una licitación en concreto a través de su número de expediente. Para hacer una búsqueda genérica, dejamos este campo en blanco. Si quisieras consultar una en concreto a partir del número de expediente tendrías que copiarlo en ese campo al completo.
• País: Seleccionamos España.
• Tipo de contrato: Recomendamos dejar “Todos” si tienes poca experiencia.

Tipos de Contrato:

• Lugar de ejecución: Haciendo click en “seleccione demarcación” puedes elegir los territorios sobre los que te interesa participar en licitaciones. Para seleccionar varios, tienes que dejar la tecla CTRL pulsada. Puedes elegir los territorios que quieras, por ejemplo, si tu negocio está en Madrid puedes elegir Madrid y las zonas limítrofes, o bien puedes hacer un estudio de mercado previo por varias zonas y luego ya ir acotando.
• Código CPV: Este es el parámetro que va a determinar que te aparezcan las licitaciones de tu área de negocio o no. El código CPV es un código numérico que funciona en árbol, es decir, un número genérico incluye otro más específico. El código numérico consta de hasta 9 cifras, siendo los primeros dígitos los que indican el tipo de sector. Por ejemplo, el CPV 45000000 comprende los trabajos de construcción. El CPV del contrato lo selecciona un técnico de contratación pública, por lo que si el técnico indica un CPV de un rango superior no te va a salir si tú has seleccionado uno inferior.
• Importe: No te recomendamos que acotes por importe. Ten en cuenta que cada lote es un contrato distinto, y cada lote puede tener un adjudicatario distinto, e incluso un mismo licitador puede resultar adjudicatario de más de un lote.
• Fechas (Presentación, estado, fecha de publicación): Hay varios campos de fechas.

Una vez que ya has parametrizado los campos, solo tienes que hacer click en “Buscar”.

Un consejo, es interesante, antes de lanzarse a licitar, hacer un estudio de mercado. Es decir, ver qué licitaciones ha habido en años pasados sobre la temática que nos interesa, si son contratos recurrentes, quién se presentó,… Es decir, conocer que cada año hay una licitación sobre un tema, te permitirá prepararte con tiempo.

Buscadores de Licitación y Servicios de Vigilancia

Si te interesa presentarte a una licitación del Estado, es importante que te mantengas al tanto de los nuevos anuncios y convocatorias, para que puedas presentar la documentación dentro del plazo reglamentario. Los buscadores de licitación y servicios de vigilancia o alertas de licitación te serán muy útiles.

Los buscadores de licitación son herramientas que te permiten consultar diferentes bases de datos de concursos y obtener información sobre ofertas antiguas y actuales. Este tipo de herramientas te ayudarán a formarte una idea sobre los proyectos que se han ofrecido en el pasado, quienes han sido adjudicatarios y las condiciones en las que los han ganado, una información muy valiosa que puede brindarte una ventaja competitiva y te servirá para preparar la documentación.

Muchos de esos buscadores cuentan además con servicios de alerta de licitaciones, que te permitirán estar al tanto de todas las licitaciones privadas o públicas en el sector donde operas. Podrás recibir en tu correo electrónico un aviso cada vez que se publique un anuncio de una licitación que pueda interesarte.

Principales Buscadores de Licitaciones:

• Boletín Oficial del Estado (BOE): Contiene todas las licitaciones públicas y adjudicaciones de obras, servicios y suministros publicados en el BOE desde 1995, de manera que te servirá como un archivo. Además, mediante Mi BOE podrás suscribirte por correo electrónico para recibir alertas de concursos y anuncios de contratación.
• Plataforma de Contratación del Sector Público: Podrás consultar todas las licitaciones publicadas en los perfiles de los contratantes que se encuentren en la misma, así como las de los organismos públicos que usan otras plataformas de contratación y publican sus convocatorias de licitaciones y resultados mediante mecanismos de agregación.
• Tenders Electronic Daily (TED): Es una versión online del “Suplemento del Diario Oficial” de la Unión Europea, donde se publican unos 746 mil anuncios de adjudicación de adquisiciones al año. Brinda acceso gratuito a oportunidades comerciales en la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo y otros países. Podrás personalizar tu perfil según tus intereses para recibir alertas de licitaciones por correo electrónico.
• Infocif: Es un buscador privado de licitaciones muy completo e intuitivo en el que podrás ver las últimas licitaciones publicadas, las empresas por contratos adjudicados y los importes licitados. También podrás buscar por expedientes, fechas, tipos de contratos, localidad o condiciones para acceder. Y te brinda la posibilidad de dar seguimiento a las licitaciones.
• Licitaciones: Este buscador de licitaciones es privado y de pago, aunque ofrece un periodo de prueba gratuito. Recibirás en tu correo electrónico las licitaciones, adjudicaciones, cancelaciones y cualquier cambio en el sector público que pueda interesarte según tu ámbito de actuación y perfil de tu negocio.

Ventajas de Participar en Licitaciones Públicas

Como ves, las licitaciones públicas se plantean como un buen mercado de negocio en los próximos años. No te quedes fuera.

• Fiabilidad en el cobro: Seguro que piensas que las Administraciones Públicas tardan mucho en pagar. El Real Decreto 636/2014, por el que se crea la Central de Información económico-financiera de las Administraciones Públicas, establece que se publicará en la misma la información relativa al período medio de pago de las Administraciones Públicas. Puedes consultar el periodo medio de pago de todas las administraciones desde aquí. La Administración Pública tiene adjudicados unos presupuestos en función a los cuales realiza sus compras, lo que implica que siempre dispone de dinero para hacer frente a las mismas: siempre paga.
• Transparencia: El papeleo necesario para licitar, aunque es elevado y al principio puede resultar engorroso, garantiza la transparencia en el proceso, permite realizar reclamaciones en base a fundamentos escritos y, en definitiva, ofrece igualdad de trato a todos los licitadores.
• Nuevos clientes: Te permite aumentar tu base de datos de clientes y ganar visibilidad. Centrarse en un solo segmento de mercado o en un solo tipo de cliente es peligroso para las empresas porque en un cambio de circunstancias pueden quedarse sin los mismos.

Periodo Medio de Pago de las Administraciones Públicas (junio de 2021):

• Administración Central: 27,59 días (1,9 días menos que en mayo).
• Comunidades Autónomas: 23,19 días (descenso de 1,26 días respecto al mes anterior).

Recursos y Asesoramiento

Si se ha procedido por parte de la Administración a excluir a la empresa por no superar cierta puntuación, por no cumplir ciertos requisitos, o si simplemente se ha adjudicado el contrato a otra empresa, se puede recurrir a los tribunales administrativos de recurso especial si el importe del contrato de obras es superior a 3.000.000 € o en servicios y suministros, si es superior a 100.000 €. Se trata de organismos independientes y especializados donde si existe razón hay un porcentaje alto de éxito. En este sentido, es relevante asesorarse jurídicamente correctamente para presentar este recurso.

Si necesitas que te echen una mano con todo lo relacionado con las licitaciones públicas, no dudes en buscar asesoramiento especializado.