ERP para Artes Gráficas: La Herramienta Esencial en la Era Digital

En el sector de las artes gráficas, la digitalización y la introducción de nuevas tecnologías han supuesto una gran revolución. Las empresas del sector deben mantener sus opciones de calidad para trabajos profesionales, y utilizar un programa informático de gestión es fundamental para estar acorde a las nuevas tendencias de impresión. Un software de artes gráficas mejora las acciones de producción e impresión, reduciendo costes, optimizando recursos y automatizando procesos de manera centralizada.

Las nuevas tecnologías están influyendo en todos los sistemas de gestión empresarial, y el sector de imprentas y artes gráficas no se queda atrás. En el caso de la industria gráfica es, quizás, más relevante que en otros. La importancia del software para artes gráficas radica en un sector profundamente digitalizado.

¿Qué es un ERP?

El ERP, siglas de "Enterprise Resource Planning" o "Planificación de Recursos Empresariales", hace referencia a un conjunto de sistemas de gestión y aplicaciones de software integradas que nos brindan la posibilidad de centralizar y automatizar gran parte de los procesos relativos a áreas operativas o productivas de nuestra empresa: compras, producción, logística, servicios, proyectos, finanzas, entre otros. La premisa fundamental de los sistemas de gestión ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de la organización, evitando duplicidades y facilitando la fluidez de la información.

Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes. La información empresarial de diferentes departamentos se reúne en un ERP. Tener una fuente de información central es una condición previa para la integración de procesos empresariales. El ERP automatiza las tareas, los flujos de trabajo y los procesos. El software suma automáticamente las facturas, el inventario se actualiza en tiempo real y las tareas se asignan a los empleados adecuados.

Mediante un ERP, los empleados pueden acceder a información que resulta relevante para sus funciones. Por ejemplo, un preparador de pedidos consulta una lista de embalaje, mientras que el director financiero estudia la facturación del mes. Todos los datos proceden directamente del ERP.

Los sistemas ERP están disponibles para empresas de todos los tamaños. No solo en grandes empresas, sino también en pequeñas y medianas empresas (PYMES) el uso de ERP se ha vuelto común. Con el surgimiento de ERPs en la nube, el software empresarial también se ha vuelto accesible para organizaciones sin muchas posibilidades de inversión.

ERP On-premises vs. Cloud ERP

• On-premises: el software ERP de una empresa está instalado en los servidores dentro de sus propias instalaciones.
• Cloud ERP: el software se ejecuta en el servidor de una tercera parte, por ejemplo, el del fabricante o proveedor del ERP. Ellos ofrecen su software como un servicio. Este concepto se conoce como SaaS (software as a service).

Ambas opciones tienen ventajas y desventajas: la nube aporta flexibilidad y actualización constante, mientras que lo local puede dar más control y seguridad según las políticas de la empresa.

¿Qué es un ERP para Artes Gráficas?

Un ERP para artes gráficas e imprentas es un tipo de solución de gestión ERP para la industria gráfica que integra todas las funcionalidades que necesita el sector para aumentar el rendimiento y la productividad del negocio. En el contexto de transformación digital de la industria gráfica, el ERP para imprentas es una herramienta imprescindible para el éxito de las empresas del área de la impresión. Un sistema ERP o software para imprentas y artes gráficas es una solución que integra en una sola plataforma todas las funcionalidades que necesitan las empresas del sector para automatizar y simplificar todo el flujo de trabajo, yendo desde la cotización hasta el despacho.

Funcionalidades Clave de un ERP para Artes Gráficas

Un ERP para artes gráficas es una herramienta que permite automatizar procesos tan fundamentales como:

• Orden de producción: Genera órdenes de producción para taller, incluyendo indicaciones de datos del trabajo (cliente, calidad, producto), de soportes y materiales necesarios o de proyectos y tareas, así como gráficas de montaje y corte.
• Gestión de tarifas: Un ERP para la industria gráfica genera automáticamente tarifas de PVP de producto para distintas cantidades.
• Control de costes: Realiza cálculos automatizados de ofertas a partir de indicadores como el número de ejemplares, el tamaño, el tipo de impresión, los acabados y los soportes. Además, puede controlar costes de trabajos por operario y máquina.
• Presupuestos: Permite realizar presupuestos técnicos de forma sencilla, obteniendo un desglose de costes detallado, tanto de materias primas (tinta, papel, etc.), como de maquinaria y operarios. Además, tiene la posibilidad de trabajar con escalados de precios según unidades.
• Sistema de compras: Gestiona fácilmente a tus proveedores, las tarifas de compra o los gastos mediante facturas de servicios. Registra pedidos a proveedor.
• Ventas: Lleva al día la gestión de tus clientes, así como el circuito de venta (oferta, pedidos, albarán y facturas). Registra presupuestos y pedidos de clientes, albaranes de compra y de venta y facturas recibidas y emitidas.
• Stock: Control total del inventario, con funciones como el seguimiento en tiempo real de los materiales y alertas cuando el stock esté bajo. Ofrece la opción de trabajar con ilimitados almacenes centralizados y generar inventarios y hacer trasvases de mercancía.
• Tesorería: Controla toda la tesorería de la empresa: carteras de cobros y pagos y remesas correspondientes.
• Planificación de producción: Permite realizar una planificación semanal de los pedidos, obteniendo la máxima productividad de las máquinas y visualizando, en tiempo real, el estado de cada pedido en fábrica.
• Gestión documental: Podrás tener una total integración con todas las áreas de la herramienta, manejar cualquier tipo de fichero y automatizar las palabras clave y la indexación de tus documentos.

Objetivos del Software para Imprentas y Artes Gráficas

Los ERP en artes gráficas proporcionan soluciones especializadas en la gestión de imprentas y otros negocios relacionados con este sector. Estos programas, que sin duda representan un gran valor añadido para las empresas, tienen como objetivos principales:

• Aumentar la productividad: El ERP de artes gráficas ayuda a mejorar la productividad y eficacia de las operaciones, ya que proporciona información en tiempo real de cada uno de los procesos de la empresa, lo que facilita la labor de los empleados implicados y favorece el flujo productivo.
• Optimizar recursos: Proporciona controles más rigurosos y precisos de producción, de presupuestos técnicos, de planificación de trabajos y costes asociados a los mismos, además de facturación, rentabilidad o tesorería.
• Reducir costes: Un sistema ERP reduce los costos operativos en un 23% y los administrativos en un 22%.
• Mejorar la rentabilidad del negocio: Al optimizar procesos y reducir costes, se incrementa la rentabilidad general de la empresa.
• Facilitar la elaboración de presupuestos técnicos: Con un software para imprentas es muy sencillo y eficaz realizar presupuestos técnicos con datos desglosados sobre costes y diferentes materias primas, además de tener la posibilidad de hacer escalados de precios según unidades.
• Mejorar la relación con los clientes: Las versiones modernas de ERP para artes gráficas integran CRM (Gestión de la Relación con el Cliente), optimizando por completo las relaciones con los clientes y potenciando la satisfacción de los mismos.

Beneficios del ERP para Imprentas

Más allá del aporte a la transformación digital y a la simplificación de procesos, un ERP entrega múltiples beneficios a las empresas de la industria gráfica:

• Seguridad de datos: Al implementar un software para imprentas y artes gráficas, alojamos en un solo contenedor todos los datos asociados a los procesos y los gestionamos bajo altos estándares de ciberseguridad.
• Rapidez en la atención y ejecución de procesos: Gracias a que todo está integrado y a la centralización de datos, accedemos a la información en tiempo real. De esta manera, la toma de decisiones es más ágil, así como la ejecución de procesos, la atención y resolución de problemas.
• Mayor control y trazabilidad del pedido: En el ERP para imprentas quedan registradas todas las operaciones, permitiéndonos ejecutar un seguimiento total o auditoría del dato, proceso o documento. Esto garantiza una comunicación interna mucho más fluida y, más importante aún, nos permite brindarle al cliente la posibilidad de rastrear su pedido en todo momento.
• Evita errores en el proceso: La planificación automática y simplificación de procesos garantiza ejecuciones más precisas. Incluso, la centralización de datos evita redundancias y errores asociados a su mala gestión.
• Fidelización del cliente: Todo lo anterior, junto a las funcionalidades del sistema CRM, derivan en una mejor experiencia del cliente. De hecho, uno de los objetivos principales de la herramienta es responder eficazmente a las exigencias de nuestros consumidores. Lo anterior supone una fidelización en el tiempo, un factor determinante en los resultados del negocio.

Cómo Elegir el Mejor ERP para Artes Gráficas

Elegir el ERP perfecto para tu imprenta puede sentirse como buscar una aguja en un pajar. Con tantas opciones en el mercado, es fácil sentirse abrumado por la variedad y la terminología técnica. Un buen sistema ERP para imprentas debe cumplir con varias características que hagan que valga la pena la inversión.

Características Esenciales

1. Automatización: La automatización es fundamental para mejorar la eficiencia en una imprenta. Un ERP que automatice tareas repetitivas no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el margen de error humano.
2. Control de costes: El control de costos en la industria gráfica es clave para mantener la rentabilidad, ya que los márgenes son mínimos y es necesario tener un control exhaustivo del beneficio o pérdida de cada trabajo.
3. Gestión de inventario: Un ERP especializado para imprentas debe ofrecer un control total del inventario, con funciones como el seguimiento en tiempo real de los materiales y alertas cuando el stock esté bajo.
4. Informes personalizables: Un buen ERP no solo debe darte acceso a informes detallados, sino que estos se tienen que poder personalizar para que se adapten a tus necesidades.
5. Flexibilidad y escalabilidad: El mercado de la industria gráfica cambia constantemente, y tu ERP debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a estos cambios y crecer contigo.
6. Integración con otros sistemas: Es del todo necesario que el ERP se integre con otros sistemas, desde la preimpresión hasta la postimpresión (bien por medio del estándar JDF (Job Definition File), por API, por IoT, etc.), para que el usuario pueda disponer de automatizaciones que le permitan tener un mejor control de todos los procesos.

Consideraciones Adicionales

• Necesidades específicas del negocio: El primer paso para elegir un ERP para artes gráficas es entender bien qué necesita tu negocio. Cada imprenta tiene sus particularidades, desde el tipo de impresión (Offset, Digital, Packaging, Flexografía, etc.) que realiza hasta la complejidad de sus pedidos.
• Participación del equipo: Tu equipo será quien use el ERP a diario, así que es crucial que participen en el proceso de selección. Involúcrales para asegurarte de que el sistema elegido sea fácil de implementar en toda la empresa.
• Coste y duración de la implementación: La implementación de un ERP es un proceso complejo y la duración puede ser más larga de lo esperado. Es esencial una buena preparación para la llegada del ERP, tanto para la gerencia como para los empleados que finalmente trabajarán con el software. Los costes de un paquete pueden ser muy altos, especialmente si se necesitan desarrollos a medida.
• Asistencia técnica: La empresa que vaya a adquirir este software de gestión ha de recordar que es muy importante determinar el grado de dificultad que supondrá su manejo y control y, por ende, si existe la posibilidad de proporcionar asistencia técnica.

Elegir el ERP que necesita tu imprenta no es fácil, todo lo contrario. Es muy complicado que en unas pequeñas demos de 4 o 6 horas puedas ver y entender las ventajas y problemas que tendrá ese ERP en tu día a día, además que el ERP es uno de los núcleos importantes de cualquier empresa y muchos cometen errores en la elección que podrían haberse evitado.

Ejemplos de Software ERP para Artes Gráficas

Existen diversos proveedores de software ERP especializados en la industria gráfica. Algunos de los más conocidos son:

1. Aleyant: Print Job Manager

Print Job Manager es el ERP para artes gráficas de la empresa Aleyant; un software de gestión de impresión diseñado para las necesidades actuales de las imprentas. Esta plataforma online integra un configurador de producto que permite obtener precios precisos basados en las múltiples variantes, como tamaño, tipo de papel, tipo de impresión, acabados, tiempos, etc.

Incluye métodos rápidos para fijar precios orientados al mercado, generación de presupuestos, gestión de trabajos, control de inventario, seguimiento de trabajos en tiempo real, estimación de tiempos o priorización de tareas. Print Job Manager proporciona una conexión fluida y eficiente entre el entorno de producción y el comercio online. Se integra fácilmente con otros sistemas, como CRM, facturación y contabilidad, mediante su API.

2. Palmart ERP para artes gráficas

Palmart es un ERP especializado en la industria gráfica, diseñado para satisfacer las necesidades específicas de este sector. Ofrece herramientas para planificar y controlar la producción, asegurando la eficiencia y puntualidad en las entregas. Desde registrar tiempos y consumo de materias primas hasta asignar operarios o disponer de información a tiempo real de cada trabajo.

3. Gesgraph ERP artes gráficas

Gesgraph utiliza un cálculo algorítmico para optimizar los presupuestos, maximizando el beneficio. Este sistema ofrece soluciones integrales para la gestión de presupuestos técnicos detallados, escalado de precios, propuestas de pedidos y planificación semanal de los mismos. La herramienta destaca por su capacidad de controlar la producción y las máquinas, optimizando los costes de trabajo por operador y máquina.

Otros sistemas ERP conocidos son los de SAP, Oracle y Microsoft. Sin embargo, la popularidad de un ERP no significa que sea el más adecuado para su empresa, pues uno menos conocido puede incluir funciones que le resulten imprescindibles.

El Futuro del ERP en la Industria Gráfica

La automatización de imprentas con ERP no es el único cambio que está afectando a la industria. Las tendencias futuras incluyen:

Inteligencia Artificial (IA)

La IA está cambiando cómo operan las imprentas. Los sistemas ERP que integran IA pueden anticipar la demanda, automatizar la planificación del trabajo y optimizar el seguimiento de los pedidos. En un ERP están disponibles todos los datos de la producción, aplicar la IA con toda esa información permitirá analizar toda la información necesaria. Actualmente, están comenzando a salir los primeros sistemas de control de producción que integran la IA conectados al ERP, pero esto solo es el principio de todo lo que se puede hacer.

Personalización y Flexibilidad

Cada vez más imprentas buscan ofrecer productos más personalizados. Si bien un ERP normalmente tiene múltiples opciones que permiten calcular precios para los productos más habituales, lo ideal es que el fabricante del ERP tome nota de las necesidades especiales y las implemente en el software, no solo para un cliente, sino para que estén disponibles para el resto de sus usuarios, evitando personalizaciones excesivas que puedan dificultar futuras actualizaciones.

Gracias a nuestra experiencia en el sector, sabemos que en la industria gráfica existen diferentes exigencias, como los plazos y la importancia de la trazabilidad. Por eso, se han desarrollado soluciones capaces de adaptarse a todo tipo de empresas gráficas. Este software está pensado para que cualquier empresa gráfica tenga el control total de su actividad, permitiendo gestionar cada fase del trabajo de forma conectada y organizada, asegurando que todo avance según lo previsto y cumpliendo siempre con la normativa.