Microsoft Dynamics NAV (Navision): Historia, Funcionalidades y Evolución a Business Central

Microsoft Dynamics NAV, conocido comúnmente como Navision, es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) con una rica historia, diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus procesos empresariales de manera integrada. Desarrollado originalmente por la empresa danesa Navision A/S, fue adquirido por Microsoft en 2002 y ha evolucionado significativamente hasta convertirse en la solución moderna que conocemos hoy.

Este software ERP abarca áreas clave como finanzas, contabilidad, ventas, compras, inventario, producción y gestión de proyectos, ofreciendo a las empresas la flexibilidad necesaria para adaptarse a nuevas oportunidades y previsiones de crecimiento. Su propósito es simplificar el acceso a la información, agilizar las tareas organizativas, optimizar la integración con una amplia gama de aplicaciones y mejorar las capacidades de generación de informes.

La agilidad es vital en las empresas actuales, ya que viven el minuto a minuto. Con un ERP como Navision, todo está centralizado en un mismo sistema, evitando errores humanos y duplicidad de datos, lo que agiliza la gestión de datos de clientes y la comunicación con el CRM, así como las conexiones entre todas las infraestructuras.

¿Qué es Microsoft Dynamics NAV (Navision)?

Microsoft Dynamics NAV (Navision) es una solución empresarial completa, sencilla y flexible, de la que han disfrutado más de 60.000 PYMES en todo el mundo. Sus múltiples funcionalidades pretenden dar respuesta a las necesidades de los distintos departamentos de una empresa, desde el departamento de finanzas y contabilidad hasta la gestión de proyectos y operaciones. Es una solución perfecta para las pequeñas y medianas empresas, ya que ofrece experiencia de usuario e innovaciones tecnológicas sin precedentes.

Dynamics NAV (Navision) permite a los empleados realizar su trabajo con la máxima eficacia y contribuir así al éxito del negocio. Es una solución de gestión empresarial multiidioma y multidivisa que ayuda a las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo a gestionar su contabilidad y finanzas, su cadena de suministro y sus operaciones. Los usuarios valoran especialmente la integración de los módulos de contabilidad y gestión de inventario, utilizando a diario las funciones para registrar pedidos y controlar el stock, y beneficiándose de los informes automáticos.

Evolución: De Navision a Dynamics 365 Business Central

Navision y Business Central son términos que se utilizan en el contexto de soluciones de software empresarial desarrolladas por Microsoft. Es importante aclarar que Dynamics NAV (Navision) fue el nombre anterior de la solución que ahora se conoce como Dynamics 365 Business Central.

• Navision: Es el nombre antiguo de la solución ERP de Microsoft.
• Business Central: Es la evolución de Navision y es la denominación actual del producto. Microsoft lanzó Dynamics 365 Business Central como su solución ERP actual, reemplazando a Navision.

En resumen, Dynamics 365 Business Central es la evolución de Dynamics Nav (Navision), ofreciendo una arquitectura más moderna, integración con la nube, mayor flexibilidad y un enfoque más ágil en términos de actualizaciones y desarrollo. Está diseñado para ser implementado en la nube (en Microsoft Azure) o en entornos locales, y es una solución integral de software diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar eficientemente sus recursos y procesos empresariales. La transición a Business Central es sencilla, sin renunciar a las funcionalidades de Navision, pero con una solución moderna que se adapta a las necesidades presentes y futuras de la empresa.

Modalidades de Implementación de un Sistema ERP

Las modalidades de implementación de un sistema ERP se refieren a las opciones disponibles para alojar y gestionar la aplicación. La elección de la modalidad de implementación dependerá de factores como el tamaño de la empresa, los recursos disponibles, las necesidades específicas y las preferencias de gestión.

1. Implementación On-Premise (Local)

En este modelo, la empresa adquiere, instala y mantiene el software y la infraestructura localmente en sus propios servidores y centros de datos. La empresa tiene control total sobre la implementación y la seguridad, pero también asume la responsabilidad de las actualizaciones y el mantenimiento.

2. Implementación en la Nube (Cloud)

En este modelo, el software ERP se aloja y gestiona en servidores externos proporcionados por un proveedor de servicios en la nube. Los usuarios acceden al sistema a través de internet. Business Central se centra en la implementación en la nube, aunque también se puede implementar localmente.

3. Implementación Híbrida

Esta modalidad combina elementos de las implementaciones on-premise y en la nube, pudiendo haber una combinación de servidores locales y servicios en la nube.

4. Software como Servicio (SaaS)

Esta modalidad es similar a la implementación en la nube, pero se centra en ofrecer el ERP como un servicio gestionado, lo que implica que el proveedor asume una mayor responsabilidad en términos de mantenimiento, actualizaciones y gestión del sistema. Business Central es SaaS, con lo cual permite conectarse desde cualquier lugar y con diferentes dispositivos.

5. Código Abierto

En este modelo, las empresas pueden utilizar sistemas ERP de código abierto que permiten la personalización y modificación del software según sus necesidades específicas.

6. Movilidad

Algunos sistemas ERP ofrecen modalidades que permiten el acceso y la gestión de datos a través de dispositivos móviles, lo que facilita la movilidad y la toma de decisiones sobre la marcha.

7. Sectorial

Algunos proveedores de ERP ofrecen soluciones específicas para ciertos sectores o industrias.

Módulos Clave y Funcionalidades de Dynamics NAV (Navision) / Business Central

Microsoft Dynamics NAV (Navision) y su evolución, Business Central, ofrecen una visión 360º de la gestión de una empresa a través de una plataforma modular y personalizable. Sus módulos están diseñados para optimizar diferentes áreas de negocio:

Optimiza tus procesos contables

El Módulo de Gestión Contable y Financiera de Dynamics NAV integra tus datos de manera automática y te ayuda a ahorrar tiempo en la ejecución de tareas contables. Gestiona el estado financiero de tu empresa con Microsoft Dynamics NAV, accediendo a toda la información mediante la consulta de datos, la creación de cuadros de mando y la realización de tablas de indicadores que facilitan la medición de objetivos sobre aspectos críticos del negocio. Se acelera los cierres financieros y se crean informes automáticos.

Planifica tu producción en tu empresa

El Módulo de Producción y Fabricación de Navision está diseñado para empresas del sector industrial. Gestiona de forma global los procesos de fabricación y garantiza el progreso de la producción, reduciendo así los costes. La planificación de las necesidades de material son ahora mucho más fáciles de definir, ya que calcula automáticamente la demanda de materiales necesaria. Integra los sistemas de producción con una gestión avanzada de las órdenes de trabajo, recepción de mercancías, ensamblajes y mucho más.

Consigue clientes para toda la vida

Con el Módulo de Servicios de Microsoft Dynamics NAV (Navision), se saca mayor ventaja a los procesos de servicio al cliente y se aprovechan de forma eficaz los recursos disponibles. Se obtiene una visión global de lo que necesita tu empresa en cuanto a costes de campañas, ajustes de precios y procesos operativos. Aumenta la satisfacción y fidelidad de tus clientes respondiendo con prioridad a las solicitudes de servicio.

Mejora la planificación de proyectos

Microsoft Dynamics NAV (Navision) ofrece a empresas de cualquier sector las herramientas necesarias para la gestión óptima en los procesos de planificación y definición de presupuestos mediante el Módulo de Gestión de Proyectos, garantizando la rentabilidad y crecimiento del negocio. Se obtiene una visión clara de los proyectos en marcha para comprender los costes reales, ventas y datos generales de rendimiento.

• Facturación: El Módulo de Gestión de Proyectos ayuda en la creación de facturas para la simplificación de trabajos manuales y permite calcular el valor de los trabajos en curso, incluyendo el valor del coste de venta y contrato finalizado.
• Presupuesto flexible: Planificación de cada una de las fases del proyecto en términos de tiempo, recursos y costes. El Módulo proporciona la facilidad de crear informes para medir el estado actual del proyecto, calcular objetivos y visualizar las estimaciones reales de presupuesto.
• Procesos y tareas planificadas: Controla el seguimiento de los costes y el uso de los recursos empleados, así como fechas y gastos necesarios para el desarrollo de los proyectos. Mide el detalle de los productos, gastos y precios empleados para un proyecto en particular. Con NAV | Navision puedes configurar dichos precios (fijos y descuentos) y planificar correctamente los recursos disponibles.
• Planificación de precios: Dynamics NAV | Navision permite planificar precios para cada producto y tener un mayor control sobre los gastos generales. De igual manera, proporciona las herramientas necesarias para diferenciar el consumo planificado del real y en base a ello tomar las decisiones correctas.

Visión completa de tu empresa

Gracias a las herramientas de inteligencia empresarial (BI) que brinda Microsoft Dynamics NAV (Navision), tendrás una clara visión de las necesidades de tu organización a nivel de gestión y desarrollo. Obtén total acceso a los datos de tu empresa en tiempo real y realiza análisis e informes fácilmente con el Módulo de Business Intelligence. De esta manera, es más fácil tomar decisiones adecuadas y fundamentadas. Accede a los datos relevantes cuando y donde lo necesites, con paneles e indicadores actualizados en tiempo real para cada rol y departamento.

Gestiona tu espacio y mercancía (Módulo de gestión de almacén y logística)

Optimiza el uso de los espacios destinados al almacenamiento de mercancía, controla los pedidos en tiempo real y toma decisiones adecuadas para la gestión de la ubicación y el movimiento con el Módulo de Gestión de Almacén de Dynamics NAV (Navision). Controla los procesos de toda la cadena logística de compras y ventas al mismo tiempo que reduces costes y rentabilizas la gestión diaria de pedidos.

• Ubicaciones: Dynamics NAV | Navision facilita el registro de entradas y salidas de inventario independientemente de los procesos de compra y venta. Además, ayuda a gestionar la comprobación de productos para responder rápidamente a otras necesidades de negocio.
• Captura de datos: Con Microsoft Dynamics NAV | Navision puedes mejorar la visibilidad del inventario y aumentar la eficacia en la gestión de recuentos físicos y movimientos de productos.
• Seguimiento de productos: La solución permite controlar mediante el número de lotes dónde han sido comprados o vendidos los productos del stock. Además, ayuda a reducir costes y a mantener tu inventario actualizado mediante el control de la materia residual y la detección de los productos caducados.
• Los costes de los productos: Controlados mediante la gestión de inventario y coste de mercancía vendidas en Dynamics NAV | Navision. La plataforma proporciona una clara visión de los costes clasificados por categorías, tipo de material y capacidad, entre otros. Igualmente, se pueden gestionar los procesos de cierre y optimizar los procesos contables de tu empresa de forma fácil y rápida.
• Gestiona las devoluciones contables y de inventario: Es posible obtener información correcta sobre los costes de todas las operaciones. Con Microsoft Dynamics NAV | Navision puedes monitorizar los abonos en gestión, la recepción de mercancía y las devoluciones en general. La reversión de los costes aumenta la exactitud de tu inventario. También se puede determinar la periodicidad de recuento de los productos para cumplir con los plazos de envío establecidos.

Comparativa con Otros ERP Líderes

La elección de un ERP es una decisión estratégica que depende de los requisitos específicos de la empresa, el presupuesto y la escala operativa. A continuación, se compara Business Central con otros sistemas ERP relevantes:

Business Central vs. Oracle ERP

Oracle es otra suite de software integral desarrollada por Oracle Corporation para ayudar a las empresas a gestionar eficientemente sus recursos y procesos empresariales.

• Público Objetivo: Oracle es conocido por ser una solución robusta y completa, adecuada para grandes empresas y corporaciones globales. Business Central, por otro lado, está diseñado principalmente para pequeñas y medianas empresas (PYMES), aunque puede adaptarse a empresas más grandes en algunos casos.
• Funcionalidad: Oracle ofrece una alta flexibilidad y capacidad de adaptación a través de su arquitectura. Business Central se destaca por su facilidad de personalización y extensibilidad.
• Implementación: Oracle puede ser implementado tanto en la nube como on-premise. Business Central se centra en la implementación en la nube, aunque también se puede implementar localmente.
• Coste: Business Central utiliza un modelo de suscripción basado en usuarios concurrentes, lo que puede ser más asequible para PYMES. La experiencia de usuario de Oracle puede variar dependiendo de la configuración y personalización específica.

Business Central vs. SAP S/4HANA

SAP S/4HANA es la suite ERP de SAP SE, que utiliza la tecnología de memoria principal para ofrecer procesamiento en tiempo real.

• Público Objetivo: Tradicionalmente, SAP ha sido una opción popular para grandes empresas y corporaciones debido a su escala y complejidad. Business Central está diseñado específicamente para PYMEs, aunque puede adaptarse a las necesidades de empresas en crecimiento.
• Funcionalidad: SAP ofrece una suite de aplicaciones empresariales muy completa con una amplia gama de funcionalidades. Business Central proporciona una solución integral que abarca finanzas, ventas, compras, inventario y más.
• Personalización: SAP es altamente configurable y personalizable, lo que permite adaptarse a diversos entornos empresariales. Business Central se enfoca principalmente en la implementación en la nube, aunque también ofrece opciones on-premise.
• Coste: Business Central adopta un modelo de suscripción basado en usuarios concurrentes, que a menudo es más asequible para PYMEs.

En resumen, mientras SAP ha sido una opción históricamente fuerte para empresas grandes y complejas, Business Central se posiciona como una solución más accesible y ágil, especialmente para PYMEs.

Beneficios de Microsoft Dynamics NAV (Navision) / Business Central

• Solución de gestión empresarial personalizable y fácil de usar.
• Módulos específicos para cada área de tu empresa.
• Accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
• Solución de gestión innovadora fácil de implementar y mantener.
• Información centralizada para facilitar la toma de decisiones.
• Integración con Office 365 y con Dynamics CRM.
• Adaptable a desarrollos sectoriales.
• Permite gestionar varios idiomas y varias divisas.

Ciclo de Vida del ERP Dynamics NAV (Navision)

El ciclo de vida de un producto se refiere a las distintas etapas por las que pasa, desde su puesta a disposición en el mercado hasta su obsolescencia. Todo producto de Microsoft Dynamics NAV (Navision) pasa por tres etapas básicas:

1. Soporte Técnico Principal

Esta primera etapa suele tener una duración de 5 años desde la salida al mercado del lanzamiento o de la nueva versión. En esta fase, Microsoft edita parches, hace correcciones y realiza mejoras en la funcionalidad. Los cambios más habituales son de normativa y de ley, que son accesibles para todos los clientes con el BREP activo.

2. Soporte Técnico Extendido

En esta segunda etapa, Microsoft da cobertura a los partners en el caso de errores técnicos. Solo proporciona parches referentes a temas de seguridad en caso necesario. Por tanto, los cambios legales deberán ser incorporados por los partners o por el propio usuario mediante un desarrollo.

3. Versión Obsoleta

Una vez finaliza el periodo de Soporte Extendido, Microsoft ya no se hace responsable de ningún tipo de incidencia en Dynamics NAV. En este punto, el grueso de la aplicación deberá ser atendido mediante recursos propios. En esta tercera etapa, por lo tanto, podemos decir que el producto de Microsoft está obsoleto y hay que sustituirlo.

A continuación, se presenta una tabla con las fechas de ciclo de vida de algunas versiones de Dynamics NAV:

Migración de NAV a Business Central

Muchas empresas que siguen con Microsoft Dynamics NAV dan el salto a Business Central para trabajar con un ERP más actual y preparado para nuevas necesidades (movilidad, automatización y seguridad). Migrar de Microsoft Dynamics NAV (Navision) a Dynamics 365 Business Central es una decisión estratégica. Este proceso conlleva un análisis de la versión del ERP Navision, una revisión de los desarrollos personalizados y una evaluación de los datos que deben conservarse. Es importante conocer el punto de partida para una migración exitosa.

Microsoft también ha introducido novedades, como un 50% de descuento en usuarios locales adicionales para aquellos clientes que requieran usuarios adicionales durante su migración a la nube antes del 31 de diciembre de 2024. Durante este período, no se aplican revisiones de precios y no se permite la cancelación total del servicio.