ERP Sencillos para Pymes: Alternativas a Eurowin y Guía de Elección

En el vertiginoso mundo empresarial de hoy en día, mantener una gestión financiera efectiva es crucial para el éxito de cualquier empresa, sin importar su tamaño. Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) son softwares informáticos destinados a la gestión integral de todos los procesos que se desarrollan en una empresa. A pesar de los demostrados beneficios que presentan, muchas compañías se han mostrado reacias a utilizarlos. Uno de los motivos era el precio, ya que supone una inversión inicial bastante considerable. Desde hace unos pocos años, estos inconvenientes han encontrado una solución gracias a las nuevas tecnologías, concretamente a la nube.

¿Qué es un ERP para pymes?

Un ERP para pymes es un programa automatizado de gestión de procesos organizado por módulos que ayuda a llevar la operativa diaria de una empresa. A la hora de decidirse por un programa de estas características, es conveniente tomar en cuenta el tamaño de la empresa y también el sector de actividad donde opera.

Características de un ERP para pymes

Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real y tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido. También debería ofrecer automatización de procesos, integración con otras herramientas, una base de datos común o centralizada, fácil mantenimiento, interfaz intuitiva y aplicaciones modulares. Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.

La popularidad de los ERP se debe a su capacidad para facilitar una gestión global de la empresa, incluyendo la información de todos los departamentos en una única plataforma. Esto supone una serie de beneficios que deben dar como resultado la mejora en la productividad y un ahorro de costes. Así, el hecho de que toda la información se encuentre centralizada y al alcance de todos los empleados va a facilitar la toma de decisiones. Tener a mano datos fiables y en tiempo real supone que se puedan diseñar estrategias empresariales más rápidamente y de manera más acertada.

Por otra parte, el ERP permite estandarizar y automatizar muchas de las tareas básicas que se desarrollan en una empresa. Aspectos como la facturación, la contabilidad o el control de stock pueden ser realizados con una mínima participación humana, ahorrando un tiempo que puede ser dedicado a otros menesteres más productivos.

Tipos de ERP para pymes

Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.

• De código abierto (Open Source): Es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
• Comercial: El desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
• Horizontal: Es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
• Vertical: Se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye, además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
• Local: Es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
• En la nube: En un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.

Módulos básicos de los ERPs para pymes

Son los imprescindibles para que el software resulte útil:

• CRM: Gestión de relaciones con los clientes. Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
• Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
• Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
• Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
• Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
• Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
• Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.

Sistemas ERP para pymes: Alternativas a Eurowin

Eurowin ha sido durante muchos años el software de contabilidad elegido por muchas pymes españolas. Sus distintos módulos permitían realizar tareas como contabilidad, facturación, gestión de inventario, control de almacén, gestión de ventas y compras, gestión de nóminas, entre otros aspectos empresariales. Sin embargo, desde hace unos años, este software ha dejado de recibir soporte por parte de Sage, lo que ha provocado que se quede obsoleto. Eurowin se encuentra en periodo de "end of life", es decir, el software ya no recibirá mejoras o futuras actualizaciones de seguridad. Aunque muchas empresas lo han seguido utilizando hasta encontrar el sustituto adecuado, lo cierto es que controlar el negocio con un sistema que no recibe actualizaciones es peligroso por dos principales razones: por una parte, el programa es más vulnerable a recibir ciberataques; por otra parte, el crecimiento puede verse estancado debido a la falta de funcionalidades necesarias para satisfacer al cliente. La legislación actual exige que las empresas actualicen sus programas de contabilidad para cumplir con las regulaciones.

En la actualidad, si quieres contratar Eurowin, encontrarás que "Eurowin es ahora Sage 50cloud". A continuación, exploramos algunas de las principales alternativas y soluciones ERP para pymes en el mercado:

Sage 50

Sage 50 es un software de contabilidad y gestión empresarial desarrollado por el líder tecnológico Sage. Esta solución, diseñada especialmente para pequeñas y medianas empresas, tiene como objetivo facilitar la administración financiera y operativa de sus actividades. La plataforma ofrece una amplia gama de características y herramientas que permiten a las empresas llevar un registro preciso y organizado de sus transacciones financieras, procesar pagos y facturas, gestionar inventarios, realizar el seguimiento de cuentas por cobrar y por pagar, generar informes financieros, así como también efectuar el cálculo y la gestión de nóminas.

Sage orienta esta solución a pequeñas empresas con un nivel de facturación modesto. El programa Sage 50 está muy bien dotado porque incluye características que no vienen de serie en los planes de otros fabricantes: un completo sistema de contabilidad, conciliación bancaria o la gestión de almacén compatible con el sector del retail. Con más de 400.000 usuarios activos y 38 años de experiencia de software, Sage 50 es una buena opción de migración para los usuarios de FacturaPlus, ContaPlus o Eurowin, los programas previamente adquiridos por Sage y de los que hay una amplia base instalada en España.

Características funcionales distintivas de Sage 50 frente a Eurowin:

• Contabilidad y Suministro Inmediato de la Información (SII): A diferencia de Eurowin, Sage 50 ofrece una comunicación directa con la AEAT, lo que garantiza una transmisión de datos eficiente y sin problemas, cumpliendo con la obligación de enviar registros de facturación electrónicamente de manera inmediata.
• Generador de asientos de facturas de compra y venta: Esta funcionalidad, disponible solo en Sage 50, proporciona una experiencia fluida y altamente eficiente. La introducción asistida de asientos crea previsiones de pago automáticamente, agilizando el proceso y reduciendo la carga de trabajo manual.
• Tesorería e integración con sistemas de financiación: La funcionalidad de Tesorería en Sage 50 va más allá de la simple gestión de transacciones financieras, ya que ofrece la posibilidad de integrarse con plataformas de financiación, permitiendo consultar las condiciones e intereses para financiar facturas directamente desde la aplicación.
• Gestión avanzada de impagos de clientes: Esta característica automatiza gran parte del trabajo al generar automáticamente el impago del cliente y vincularlo con la previsión impagada, facilitando un seguimiento transparente de los saldos pendientes.
• Fabricación y partes de coste en producción: Sage 50 ha incorporado nuevas opciones para brindar una mayor flexibilidad y control en el manejo de los costes, permitiendo trabajar con un porcentaje de costes de estructura y gestionar partes de coste a medida (mano de obra, maquinaria, otros).
• Trazabilidad: La trazabilidad es una característica integral que brinda Sage 50, ofreciendo un control minucioso y transparente sobre la gestión de stock con asignación automática de lotes, gestión de producción múltiple y búsqueda de documentos en movimientos de stock.
• Personalización a medida: Sage 50 permite ajustar listados, generar informes personalizados, adaptar gráficos y widgets, y diseñar y gestionar campos y procesos específicos que se ajusten perfectamente a las operaciones de la empresa.
• Integración con Office 365: Esta conexión perfecta con las herramientas de productividad de Microsoft (Outlook, OneDrive, Skype) mejora significativamente la productividad y la eficiencia en la gestión empresarial, aspecto que no incluye Eurowin.

Odoo

El reclamo de Odoo es que es gratuito, sin embargo, eso también significa que tiene algunas restricciones como son la limitación de acceso desde la nube y la imposibilidad de acceder desde diferentes dispositivos. Eso sí, esta solución cubre perfectamente las necesidades básicas de un negocio porque incorpora facturación, CRM, gestión de proyectos e inventario. La versión Enterprise, de pago, permite añadir módulos más avanzados y ofrece acceso web.

El precio de la edición Empresarial de Odoo se determina por cinco factores: el número de usuarios, el número de aplicaciones utilizadas, el tipo de hospedaje, los servicios de implementación y la integración con sistemas de terceros.

SAP Business One

El plan Starter de SAP, orientado a pequeñas empresas con entre 1 y 5 usuarios, incluye módulos de finanzas, compras, ventas, CRM, almacén, distribución e informes. Aunque es un poco más caro que el resto, también ofrece una gran fiabilidad porque sigue siendo el principal ERP para las grandes empresas y hay numerosos casos de éxito en múltiples sectores verticales. SAP Business One es un ERP con una amplia base contrastada gracias a los numerosos casos de éxito reconocidos y al amplio bagaje de la compañía alemana en múltiples sectores de actividad. No en vano en España hay más de 10.000 empresas que trabajan con SAP, 13.500 consultores y 850 empleados.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dentro de la completa suite de productos que tiene Microsoft, el ERP para Pymes Business Central abarca el ciclo financiero, ventas, cadena de suministro y gestión de proyectos. Como una de las plataformas ERP más reconocidas del mercado, Dynamics es una de las elecciones favoritas de muchos clientes de la mediana empresa, aunque debido a su mayor coste todavía no goza de gran reconocimiento entre la pyme. Gracias a su canal de distribución Microsoft está ganando penetración entre este núcleo de empresas aunque tiene mucho terreno por ganar.

El gigante estadounidense Microsoft comercializa dos versiones de su ERP Dynamics 365. Así, el cliente puede decidir si instalarlo en local o albergarlo en la nube. En cualquiera de los casos, se trata de un software con una estructura horizontal, lo que asegura la efectividad de las aplicaciones generales de gestión empresarial. Sin embargo, este tipo de ERP puede mostrar algunas limitaciones para la industria manufacturera. Los que se decidan por este ERP en su versión Cloud solo tendrán que pagar por las aplicaciones que utilicen. Como sucede con todos los software albergados en la nube, el usuario tendrá acceso al programa desde cualquier dispositivo con conexión a internet. El ERP Dynamics ha realizado un esfuerzo por asegurar la seguridad de los datos, una de las preocupaciones más habituales entre los que eligen los ERP Cloud.

Otros sistemas ERP para pymes

• A3 ERP: Este programa de gestión de recursos empresariales de Wolters Kluwer ofrece muy buenas prestaciones, aunque se dirige a medianas y pequeñas empresas con un volumen de facturación considerable y sobre todo aquellas que se dedican a la logística. Si se requiere un CRM se debería optar por la opción Premium. Este programa, que está adaptado a la actual normativa vigente, ofrece una visión global del negocio en tiempo real, y permite tener toda la información en una misma base de datos: contabilidad, facturación, almacén, CRM y nóminas. Además, incluye funcionalidades que agilizan la gestión: generación automática de pedidos, albaranes y facturas, cuotas y generación de informes y documentos predefinidos, entre otros.
• Adiss: Esta compañía española ofrece a través de Suiteloop un completo programa de gestión para pymes y despachos profesionales que les ayuda a promover la completa transformación digital del negocio. La opción Premium ya incluye a dos usuarios y todas las funciones mencionadas además de gestión de stock, tesorería y contabilidad general, además de módulos opcionales de gestión de TPV, integración de Prestashop y trazabilidad, entre otras.
• Ekon: Ekon se presenta como un ERP que quiere proporcionar a las pymes una solución de planificación y gestión de recursos empresariales con todas las ventajas de las soluciones estándar.
• TeamSystem (Delsol): Tras la compra de Software del Sol, TeamSystem se ha posicionado como uno de los programas de referencia para el entorno de la pyme combinando la producción de software de gestión con el desarrollo de plataformas y servicios digitales en la nube. Delsol es un programa de gestión para empresas que unifica en un solo espacio las principales herramientas que requieren las pymes españolas para gestionar su facturación, contabilidad, fiscalidad o gestión laboral. Además de su enfoque en software empresarial, TeamSystem España también ofrece una plataforma de servicios para las asesorías y despachos profesionales que incluye formación, una asociación de asesores, emisión de certificados digitales, consultas a expertos y bases de datos jurídica.
• Zucchetti (Solmicro): Solmicro, la división de ERP de la compañía italiana Zucchetti, ofrece un software para todo tipo de empresas con 8 desarrollos horizontales diseñados para satisfacer las necesidades más complejas relacionadas con cada área de la empresa. Con más de de 2.300 instalaciones, este programa está desarrollado en .NET y con arquitectura de 3 capas que permite crear cuadros de mando personalizados. Zucchetti, otra de las compañías italianas que desembarcó con fuerza en España hace unos años, cuenta con una amplia base instalada en el norte gracias a la adquisición de Solmicro, la firma vasca especializada en software de gestión.
• Geinfor ERP: GeinforERP es un ERP avanzado enfocado en las pymes industriales, especialmente a las del sector de la manufactura. Esto implica que las aplicaciones que ofrece son perfectas para gestionar todos los procesos que se desarrollan en la planta de producción, sin dejar de lado las herramientas de control de los procesos administrativos, comerciales, logísticos y financieros de las empresas. Una de sus grandes bazas es el conocimiento del sector que ha adquirido durante sus más de 30 años de experiencia. Una de las características del ERP de Geinfor es su apuesta por la incorporación de las nuevas tecnologías de la comunicación. Tal y como la propia empresa recalca, su intención es convertir a sus clientes en una Industria Inteligente. Obviamente, su versión para la nube también mantiene ese mismo espíritu.
• Infor M3 ERP: Infor M3 ERP ofrece varias aplicaciones muy enfocadas en la industria, especialmente en la textil y en la química. Aunque puede ser utilizado por empresas de otros sectores, puede presentar alguna dificultad debido a su complejidad. Entre sus soluciones, totalmente configurables, destacan el CRM, el módulo de Operaciones de fabricación, el de la gestión financiera y el de gestión de la cadena de suministro.
• Holded: Holded presenta un software ERP Cloud diseñado para la gestión administrativa de todo tipo de empresa. Sus aplicaciones cubren desde la facturación hasta la gestión de los stocks, pasando por la tesorería, las ventas o las compras. Igualmente, incluye una herramienta dedicada al reporting que facilita la toma de decisiones. Los desarrolladores de este ERP Cloud han puesto especial interés en la automatización de algunas tareas administrativas. Así, es posible programar la creación y el envío de facturas o la propia contabilidad. Según los datos que ofrece la empresa, esto permite ahorrar hasta un 90% del tiempo que se dedica a la contabilidad de manera tradicional. Para favorecer su implantación, Holded ofrece cinco versiones diferentes, cada una con su precio.

Si gestionas tu empresa con Sage 50cloud, también puedes migrar todos los datos de tu Contabilidad: PGC y Libro Diario. Si utilizas los software de ContaPlus o FacturaPlus, puedes cargar todos tus datos a myGESTIÓN a través de la copia de seguridad o backup de estos programas. Compras, Ventas, Gestión de Almacén e Inventario, Contabilidad… integra toda la gestión de tu empresa y accede a ella desde la nube con myGESTIÓN. Desde myGESTIÓN, sabemos que el proceso de traspasar los datos de un ERP se caracteriza por ser largo y complejo.

¿Cómo elegir el mejor ERP para pymes?

Para poder elegir un ERP para un autónomo, pequeña o mediana empresa es necesario tener en cuenta una serie de factores importantes. Veamos paso a paso cómo seleccionar el mejor ERP para este tipo de negocios:

1. Definir necesidades

En primer lugar, es necesario fijar qué metas se quiere lograr con la migración a un ERP para pymes. Algunos objetivos principales pueden ser: reducir costes, acelerar y potenciar determinadas tareas, o elevar el nivel de rentabilidad del negocio.

2. Establecer un presupuesto

Es importante saber de cuánto dinero se dispone para invertir en esta solución, con el fin de buscar un software con tarifas que se adapten al presupuesto.

Además de estos beneficios, generales para todos los ERP, las empresas que decidan utilizar las versiones Cloud van a encontrar algunas ventajas específicas. La primera y más evidente es la posibilidad de acceder al programa desde cualquier dispositivo conectado a internet, sin importar dónde se esté y qué hora sea. A esto hay que unir otro factor importante, especialmente para las empresas de tamaño medio: el precio. Los ERP en la nube son más económicos que los instalados en local.

No se puede negar que el precio va a ser un factor importante a la hora de elegir un ERP. En este aspecto, los softwares en la nube son más económicos que los instalados on-premises, aunque también tienen menos funcionalidades. Habitualmente, son las pymes las que más están optando por el ERP Cloud, ya que, además de su menor coste, suelen necesitar menos aplicaciones que las grandes empresas.

3. Escalabilidad

Para una pyme resulta mucho más inteligente comprar un ERP modular que permita contemplar la posibilidad de incorporar nuevos módulos o funcionalidad más avanzadas para seguir creciendo y alcanzando nuevos objetivos. Antes de decantarse por un ERP Cloud en concreto, es fundamental comprobar las opciones de escalabilidad que ofrece. Aunque al principio parezca que va a cubrir todas las necesidades de la empresa, nunca hay que dejar de lado que esta puede crecer con el tiempo. Por esto, es importante que el software pueda adaptarse a ese crecimiento para no tener que invertir en un nuevo ERP.

4. Comparar casos de éxito

Estudiar y analizar experiencias de éxito de otras empresas del mismo sector de actividad y similares dimensiones para ver los resultados obtenidos.

5. Integración con otras aplicaciones

En ocasiones nos centramos únicamente en las aplicaciones incluidas en el ERP y no se comprueba qué tipo de integración ofrece con otros programas, lo que acaba convirtiéndose en un problema en el día a día de la empresa. Como mínimo, el ERP elegido debería ser compatible con aplicaciones como el CRM, alguna de contabilidad o, si es necesario, con los sistemas bancarios.

6. Mejoras y actualizaciones

Una de las ventajas que ofrecen los ERP en la nube es la mayor facilidad de actualización. A pesar de eso, es importante analizar las condiciones que ofrece el proveedor y optar por alguno que asegure que esas actualizaciones sean automáticas y sin coste adicional. Poder tener la última versión es fundamental para, por ejemplo, la seguridad de la información que maneje la empresa.

7. Buscar un socio tecnológico, no una marca

Trabajar con un prescriptor o partner de negocio permitirá tener mejor asesoramiento y soporte para acometer la posible implementación de nuevos módulos o funcionalidades para seguir creciendo. Acertar al elegir al proveedor o desarrollador del ERP es otro aspecto que puede marcar la diferencia a la hora de sacarle el mayor partido. Como ocurre con el resto de los productos, es muy importante que la empresa elegida tenga un reconocido prestigio. Como señalábamos antes, también hay que prestar atención a asuntos tales como la actualización del software o su respuesta ante cualquier problema.

8. Probar antes de comprar

Es recomendable solicitar demostraciones y versiones de prueba para evaluar la usabilidad y las funcionalidades del ERP en un entorno real de trabajo.

9. Software horizontal vs. vertical

Uno de las decisiones que hay que tomar antes de decidirse por un ERP en la nube es qué tipo se adapta mejor a las necesidades de la empresa: los softwares verticales o los horizontales. Los primeros son aquellos diseñados para un sector empresarial concreto, mientras que los segundos pueden abarcar varios sectores, ya que están centrados en procesos de gestión más generalistas.