Módulos de Ross ERP: Una Solución Integral para la Gestión Empresarial

El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un elemento clave de la empresa moderna. Los ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas de software integrados que se utilizan en las empresas para gestionar y automatizar sus procesos y recursos empresariales. Estos software se convierten en herramientas de gestión empresarial que ayudan a las empresas a optimizar sus procesos, mejorar su eficiencia y aumentar la productividad.

La funcionalidad de ERP está organizada en capacidades específicas, a menudo denominadas módulos. Estos módulos están diseñados para atender las necesidades de departamentos concretos de la empresa, como finanzas, compras, cadena de suministro, recursos humanos, etc. Los equipos distribuidos acceden a una plataforma de ERP central para que todas las personas utilicen el mismo sistema. Los módulos de ERP son simplemente los componentes, o capacidades y procesos de negocio, de tu sistema de ERP. Estos módulos incluyen funciones destinadas principalmente a la administración interna de la empresa, como finanzas y contabilidad, adquisiciones, planificación de la demanda y ciertas funciones no financieras, como recursos humanos.

La implementación de un ERP es importante para las empresas porque les permite integrar todas sus operaciones y recursos empresariales en una única plataforma, lo que les permite tomar decisiones más informadas y rápidas. Algunos de los beneficios que trae un ERP son:

• Mayor eficiencia en la gestión de recursos empresariales.
• Mejora en la toma de decisiones empresariales.
• Reducción de costos.
• Incremento de la productividad.
• Mejora en la satisfacción del cliente.

¿Por Qué un ERP Modular?

Las empresas suelen estar divididas en distintos departamentos o secciones, cada una con una función diferente a las demás. Si bien pueden estar relacionadas, la función específica de un departamento requiere necesidades específicas de software. Es por esta razón que los software ERP son modulares. Porque las empresas pueden elegir contratar el módulo que necesiten para el apartado de empresa que sea útil. Cada uno de los módulos se divide de acuerdo a sus funcionalidades, que pueden ser más acorde a una u otra área de la empresa.

Si bien los sistemas de ERP son modulares, es importante entender que las empresas recurren a distintos métodos para adquirir y agregar módulos. Algunas empresas optan por el enfoque "big bang" para su implementación de ERP, es decir, ponen en marcha todas las capacidades que necesitan a la vez. Otros adoptan un método progresivo, esto es, lanzan capacidades de gestión financiera primero y, a continuación, por ejemplo, compras o recursos humanos, siguiendo una hoja de ruta a largo plazo para cada fase. A veces, las fases se implementan por unidad de negocio o región global, añadiendo funcionalidades según sea necesario utilizando la misma base.

Dado que un sistema de ERP se ejecuta en estructuras de datos bien definidas dentro de una única base de datos, los módulos conectados funcionan de manera similar. Independientemente del departamento del que proceda, los datos son coherentes y se basan en definiciones comunes y experiencias de usuarios compartidas. La mayoría de las soluciones de ERP incorporan en primer lugar las finanzas y posteriormente añaden capacidades adicionales, en función de las prioridades de tu negocio, tu sector y los cambios en las condiciones de mercado.

Tipos de Módulos ERP

Los módulos de un ERP están compuestos por funcionalidades que están relacionadas entre sí. Estas funcionalidades permiten automatizar y desarrollar actividades concretas de las empresas. Los módulos se pueden dividir en tres grandes grupos:

• Básicos: Son aquellos que necesita toda empresa para gestionar su actividad sin importar su tamaño y sector.
• Opcionales: Son aquellos que, aun siendo generales, solo son necesarios para ciertas empresas. Por ejemplo, una empresa que fabrica por stock necesitará un módulo de gestión de inventario.
• Verticales: Son aquellos que están especialmente diseñados para un sector concreto. Es decir, si una empresa se dedica a la fabricación de máquinas, necesitará un módulo de producción. No obstante, si se trata de una empresa de servicios financieros, no tiene sentido que la empresa tenga un módulo de producción.

Módulos Comunes en un Sistema ERP

La clave a la hora de seleccionar los módulos de ERP es escoger aquellos que cubran las necesidades de tu organización y evaluar si tiene sentido lanzarlos todos a la vez o de forma progresiva en función de tus prioridades. A continuación, se detallan los módulos más comunes:

1. Módulo de Gestión Financiera

El módulo de gestión financiera es la base de todo sistema de ERP. Con el módulo de contabilidad, las empresas se aseguran de gestionar el libro mayor, las cuentas a pagar y cobrar, y la asistencia que te brinda para gestionar el libro mayor, este módulo pone el foco en tu situación y perspectiva financiera actual. La automatización desempeña un papel crucial. El módulo financiero automatiza las tareas relacionadas con la facturación, los pagos a proveedores, la gestión de gastos, la administración de activos y la contabilidad de negocios conjuntos, entre otras cosas. Por ejemplo, la gestión automatizada del efectivo facilita el análisis de las transacciones al contado y mejora las previsiones del flujo de caja. Tu equipo de contabilidad puede acelerar el cierre contable, en ocasiones ahorrando una semana o más, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las estrictas directrices de reconocimiento de ingresos. Este módulo es el más básico para las empresas, ya que todas las empresas deben llevar sus finanzas.

2. Módulo de Compras

El módulo de compras mejora tu capacidad para comprar los productos o los materiales que necesitas para fabricar o vender productos. Automatiza, supervisa y analiza ofertas al tiempo que ayuda a preparar y enviar pedidos de compra. Básicamente, contar con el módulo adecuado simplifica las compras de manera integral ya que racionaliza las adquisiciones y el gasto, y mejora la forma en que gestionas la compra directa de materiales y la contratación de servicios. Este módulo ayuda a que el departamento de administración pueda llevar un control financiero de los materiales que se compran. Dos de sus funcionalidades más conocidas son: portal de proveedores y purchase-to-pay (P2P).

3. Módulo de Cumplimiento y Gestión de Riesgos

El módulo de cumplimiento y gestión de riesgos utiliza la inteligencia artificial (IA) y machine learning para mejorar los controles financieros. Con las capacidades de gestión de riesgos, puedes seguir cumpliendo los requisitos, ya que automatiza diversos procesos como la generación de informes de separación de funciones y la concesión y el control del acceso de los usuarios. La automatización también acelera las operaciones de auditoría para que puedas identificar rápidamente casos de fraude, errores e incumplimientos de las políticas.

4. Módulos de Gestión de la Cadena de Suministro (SCM)

Los módulos de gestión de la cadena de suministro (SCM) supervisan cómo los productos y los bienes pasan por la cadena de suministro: desde los proveedores principales y secundarios hasta fabricantes, pasando por distribuidores, minoristas o consumidores. Caso concreto: los sistemas de gestión de la cadena de suministro permiten determinar los niveles óptimos de existencias y el aprovisionamiento de artículos en cada ubicación en función de las previsiones de demanda, evitando así los excedentes y los desabastecimientos. Un módulo de cadena de suministro también puede ayudarte a predecir la demanda con capacidades como la segmentación y el machine learning que te ayudan a abordar la variabilidad.

El módulo de gestión de la cadena de suministro (SCM) puede comprenderse de dos formas. La primera es como la gestión logística de materiales. La otra forma de comprender el SCM es como la gestión desde el proceso de compra de materias primas hasta que llega al usuario final.

5. Módulos de Gestión del Rendimiento Empresarial (EPM)

Los módulos de gestión del rendimiento empresarial (EPM) mejoran los procesos que facilitan que tu empresa elabore planes, presupuestos, previsiones e informes acordes a su rendimiento. Fomentan una planificación conectada (frente a la antigua planificación aislada por departamentos) ya que ofrecen una visión unificada de la planificación financiera, operativa y de las líneas de negocio. Gracias al modelado de escenarios, la planificación a largo plazo y otras capacidades, con los módulos de EPM entenderás de forma más exhaustiva los costes y la rentabilidad, te ayudarán a lograr los objetivos de ingresos y a optimizar la conciliación de cuentas y la declaración de impuestos.

6. Módulo de Fabricación / Producción

Con un módulo de fabricación, tu empresa podrá planificar y gestionar los ciclos de producción con más facilidad. Con los módulos actuales puedes desplegar una fabricación mixta, es decir, utilizar una combinación de procesos, como la fabricación discreta y por procesos, en lugar de limitarte a un único tipo. De esta manera puedes diversificar tu cartera y atraer nuevos clientes. Por ejemplo, puedes utilizar la fabricación por procesos para producir una línea de bebidas y utilizar la fabricación discreta, que se centra en las piezas y el ensamblaje, para generar las botellas y las latas.

El módulo de gestión de producción ayuda a las empresas a llevar un mejor control de sus procesos de fabricación. Ross ERP ofrece una solución integral para gestionar todas las operaciones de producción, desde el cálculo de costes e inventarios hasta la creación de nuevos productos. Gracias a sus potentes herramientas, los fabricantes pueden ver en tiempo real la variedad y los precios de los ingredientes, productos o procesos, permitiendo calcular con precisión los costos y optimizar la gestión de inventarios. Ross ERP tiene como objetivo principal proporcionar una solución eficiente para las empresas de producción que desean optimizar sus operaciones y maximizar su rendimiento. Lo que diferencia a Ross ERP de otros sistemas ERP es su enfoque especializado en la producción y su capacidad para gestionar dinámicamente todos los aspectos de la fabricación.

7. Módulos de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM)

Los módulos de gestión de relaciones con los clientes (CRM) permiten gestionar a los clientes mejorando los procesos de ventas y marketing, especialmente los que fomentan la captación de oportunidades potenciales de venta. Entre las capacidades que se deben buscar en los módulos de CRM se incluyen la gestión de contactos, el seguimiento de comunicaciones, la supervisión de oportunidades o clientes potenciales, el historial de pedidos, la emisión de tíckets, la creación de ofertas y la productividad de los agentes de ventas. El módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) sirve para tener centralizada toda la información de los clientes (datos de contacto, conversaciones, etc.). Nota: no todas las organizaciones o proveedores de ERP consideran que la CRM sea un módulo de ERP.

8. Módulo de Gestión de Capital Humano (HCM) / Recursos Humanos (HRM)

El módulo de gestión de capital humano (HCM), a menudo conocido como gestión de recursos humanos (HRM), contiene registros detallados de todos los empleados, incluidas revisiones del desempeño, descripciones de puestos, selecciones de beneficios y cifras de asistencia o vacaciones. Al igual que otros módulos de ERP, incorpora hojas de cálculo anuales con automatización que recopilan continuamente datos de todas las esferas de la empresa, reduciendo la duplicación de datos y aumentando la precisión, lo cual supone una ventaja clave dada la gran cantidad de datos de RR. HH. El módulo de recursos humanos automatiza múltiples tareas, como los horarios de los empleados, la contratación y la gestión de nóminas. El módulo de gestión de recursos humanos sirve para hacer una gestión general del personal de una empresa.

9. Módulo de Gestión de Proyectos

Este módulo mejora la gestión de proyectos con herramientas de visualización compartidas que ayudan a realizar un seguimiento de los programas, los presupuestos y los recursos. Por ejemplo, puedes examinar diversos planes de proyecto desde una sola vista, lo cual te permite asignar (y reasignar) recursos fácilmente. Puedes conformar el equipo de proyecto adecuado aplicando filtros de búsqueda en función de cargos, competencias y ubicaciones. También mejora la gestión de presupuestos, ya que estandariza la forma de registrar los costes en todos los departamentos de la empresa. Como es natural, el uso de un módulo de gestión de proyectos es común en industrias donde se lleven a cabo múltiples proyectos, como la construcción y el sector industrial. Este módulo está pensado para las empresas que trabajan con proyectos, ya sean empresas de marketing o empresas de construcción.

10. Módulo de Análisis de ERP / Business Intelligence (BI)

Los análisis de ERP proporcionan insights del libro mayor sobre la rentabilidad y aceleran el proceso de cobro, lo cual redunda en la mejora de los flujos de efectivo. También mejora las cuentas a pagar, ya que permite que los equipos financieros realicen el seguimiento de los importes atribuidos a proveedores que se han abonado a tiempo y de los que incurren en demoras para determinar la urgencia del pago. Este módulo controla el gasto de la empresa identificando el ahorro de costes y los riesgos financieros. El módulo de inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI) sirve para analizar los datos empresariales y, así, poder tomar decisiones estratégicas y operativas. A veces, estos informes y/o datos también se muestran en cuadros de mando.

11. Módulo de Gestión de Inventario y Almacenes

Con el módulo de gestión de inventario, las empresas se aseguran de gestionar el stock. Tanto si es materia prima para producción o productos finales para la venta. De esta forma, una empresa puede controlar no tener excesivo stock de un ítem ni demasiado poco como para no poder trabajar. Para ello, se valen de la función de planificación y de un sistema de alertas. El sistema de alertas es especialmente importante para algunos sectores. El módulo de gestión de almacenes permite conocer la ubicación de tu stock dentro de uno o varios almacenes y cuál ha sido su recorrido. Esto es importante para sectores cuyos almacenes funcionan como parte de producción. Por ejemplo, las empresas de jamones usan cámaras frigoríficas para la salazón y las gestionan como almacenes.

12. Módulo de Ventas

El módulo de ventas sirve para controlar los pedidos de los clientes, gestionar los equipos comerciales y crear las estrategias para aumentar las ventas.

13. Módulo de Gestión Documental

El módulo de gestión documental se encarga de almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.

14. Módulo de Gestión de Calidad

El módulo de gestión de calidad ayuda a que el trabajo se realice siempre de una forma uniforme y de alta calidad. También, tiene como propósito conseguir la máxima calidad de un producto, de un proceso de producción, o de un servicio u organización. Atención: para algunas empresas la gestión de la calidad es vital, ya sea por el sector al que pertenecen o por su modus operandi. Dependiendo del motivo por el que requieren esta gestión y del nivel de especialización que necesitan, puede no ser suficiente con un módulo.

15. Módulo de E-commerce

Este módulo es cada vez más importante debido a la apertura del mercado digital. Se trata de la gestión de las ventas online a través de un webshop (ya sea Magento, WooCommerce u otro). Hay muchas empresas que ya son desde su nacimiento 100% digitales.

16. Módulo de Gestión de Transporte (TMS)

El módulo de gestión de transporte también es conocido por su término en inglés, Transport Management System (TMS). El TMS es usado por empresas que tienen sus propios vehículos de transporte.

17. Módulo de Servicios de Gestión de Campo (Field Service)

El módulo de servicios de gestión de campo, también conocidos como Field Service, es especialmente útil para aquellas empresas que desarrollan su actividad en el terreno del cliente. Con ayuda de este módulo, se hace: creación y seguimiento de órdenes de trabajo, mantenimiento, reparaciones, consulta del inventario, planificación de citas, etc.

Ross ERP: Especialización y Trazabilidad

Además, su integración con TraceExpress proporciona un nivel de trazabilidad que pocos otros ERPs pueden igualar, lo que asegura una gestión de calidad y precisión. Con los módulos actuales puedes desplegar una fabricación mixta, es decir, utilizar una combinación de procesos, como la fabricación discreta y por procesos, en lugar de limitarte a un único tipo.

Consideraciones al Elegir Módulos ERP

Solo debes seguir un principio básico para decidirte a la hora de adquirir módulos de ERP: selecciona los que mejor se adapten a las necesidades de tu organización. ¿Qué módulos de ERP son los más comunes? Como era de esperar, la respuesta es muy diferente en función del proveedor. Las funciones financieras principales siempre formarán parte del paquete, mientras que otras, como ventas o recursos humanos, se pueden vender por separado.

Los precios de los módulos de ERP pueden variar, pero por lo general los proveedores de ERP locales ofrecen una licencia por usuario. A veces, los proveedores de ERP adaptan sus ofertas en función del sector. Por ejemplo, un paquete del sector industrial probablemente contendría un módulo de cadena de suministro, mientras que en el sector minorista el paquete incluiría uno de comercio electrónico. Si tu empresa vende más productos que servicios, necesitará módulos para la cadena de suministro y la gestión de pedidos, entre otras capacidades. Si se enmarca en un sector de servicios, puede incluir un módulo de servicios profesionales para ofrecer una atención al cliente más eficaz.

Los módulos descritos en esta página son solo el punto de partida. Es posible que no los necesites todos, al menos no de inmediato, pero un sistema de ERP de primer nivel te permite empezar con la funcionalidad que necesites ahora e ir añadiendo módulos para mantener la ventaja competitiva. Un módulo de gestión financiera es fundamental para cualquier sistema de ERP. Si bien los módulos deberían estar en consonancia con las necesidades y el sector en el que opere tu empresa, también deberían abordar los aspectos esenciales: gestión financiera, gestión de efectivo, balance y compras, para empezar. Estos módulos son tan necesarios como los sistemas de ERP.

La gestión financiera es el módulo básico, junto con otros que están estrechamente relacionados, como compras, cadena de suministro y gestión del rendimiento empresarial. Otro ejemplo es la actividad de fusiones y adquisiciones.

Actualmente, hay muchas empresas que implementan softwares ERP modulares. Esto se debe a que los softwares modulares son escalables. Por tanto, si crecen en el futuro, siempre pueden contratar módulos adicionales. Otro motivo por el cual las empresas eligen softwares modulares es para poder realizar implementaciones por fases. Así, primero implementan las más esenciales para su actividad (y que necesitan con más urgencia).

Atención: los módulos de un ERP incluyen las funcionalidades básicas de cada área. No obstante, puede que el módulo no sea suficiente si la empresa necesita una solución muy especializada en un área o con una gran potencia.

También, cabe la posibilidad de integrar softwares especializados con sistemas modulares de ERP. De esta forma, pueden controlar todas las áreas de la empresa, sin tener que contratar un software específico para cada necesidad. Por eso, como su actividad es la producción, la empresa de fabricación de envases puede adquirir un software especializado MES e integrarlo con el ERP. Así, consigue obtener un sistema lo más central posible, sin tener que quedarse con un módulo MES que no cubría todas sus necesidades.

Atención: cuanto más grande la empresa, más módulos e integraciones con otros softwares se requerirá. Esto significa que el coste de la implementación del software ERP también será mayor.

Ejemplos de Implementación de Módulos ERP

• Empresa de Carne: Debido a su actividad, una empresa de carne puede requerir un sistema ERP con contabilidad y finanzas, producción, gestión de inventarios, CRM, gestión documental y BI. De esta forma, puede controlar toda su producción, para tener la materia prima necesaria siempre lista para hacer frente a los pedidos de los clientes. Además, gracias a los módulos básicos de contabilidad y finanzas, pueden llevar en interno la contabilidad de la empresa sin tener que acudir a una asesoría.
• Empresa de Producción de Envases: La adquisición de un software modular puede ser la solución para una empresa de producción de envases. Esta empresa necesitará un sistema ERP con los módulos de contabilidad y facturación, gestión de pedidos de clientes, gestión de proveedores y MRP.

Ofertas de Paquetes de Módulos

Cuando se habla de software modular, se tiende a pensar en la adquisición individual de los módulos. No obstante, hay muchos softwares que también ofrecen paquetes de módulos. La empresa Microsoft es uno de los fabricantes que ofrece su software con paquetes de módulos. Su software ERP Dynamics 365 Business Central tiene dos planes:

Importante: aquí se está hablando del coste por licencia. No obstante, en la implementación de un software también hay otros costes imputables que los proveedores no suelen mencionar de primeras.