Qué es un ERP de Distribución Libre y Cómo Puede Transformar tu Negocio

En el mundo empresarial actual, las pequeñas y medianas empresas (PYMES), al igual que las grandes corporaciones, requieren de un sistema de gestión eficiente para optimizar sus recursos empresariales. Sin embargo, debido a su tamaño, las PYMES enfrentan múltiples retos diarios, lo que hace que encontrar un sistema que se adapte a sus necesidades sea un gran desafío. Es aquí donde entran en juego los ERP (Enterprise Resource Planning).

¿Qué es un Software de Gestión o ERP?

Un ERP, que corresponde a las siglas en inglés Enterprise Resource Planning (planificador de recursos empresariales), es un programa de gestión especializado en la planificación de recursos empresariales. Se define como el único software de gestión que da servicio a todos los departamentos de la empresa y con el que trabaja cada empleado/usuario, sustituyendo el obsoleto modelo de aplicaciones de gestión específicas por departamento y no relacionadas entre sí. Los ERP son herramientas informáticas cuya función es facilitar y adecuar los procesos de gestión de la empresa, aportando mayor eficiencia y control.

Los ERP suelen tener una arquitectura que se denomina “cliente-servidor”. Del lado del servidor existe toda la lógica de funcionamiento del sistema, incluyendo la base de datos como fuente única de información. Del lado del cliente, existen todos los componentes que permiten visualizar esa información. En los ERP modernos, el lado del cliente es 100% web, por lo que no se requiere instalación de nada adicional. Estos sistemas restringen la información y procedimientos para que solo pueda acceder a aquellos que le competen según su responsabilidad. Los procesos están relacionados, de tal manera que determinadas acciones de un usuario desencadenan otras que afectan a otros. Por ejemplo, la confirmación de un pedido por parte de un comercial desencadenará la creación de un albarán para su gestión en almacén.

ERP Propietario vs. ERP Libre: Entendiendo las Diferencias

Una vez definido qué es un ERP, es crucial diferenciar entre las opciones de software de código cerrado (propietario) o de código abierto (libre).

ERP Propietario

Un ERP propietario es un software de gestión empresarial que se adquiere mediante el pago de una licencia. Aunque su coste inicial puede ser un obstáculo para algunas empresas, a la larga, suele ser una opción rentable, ya que incide directamente en el aumento de ingresos del negocio.

Ventajas de los ERP Propietarios:

• Soporte y Garantías: El proveedor del ERP propietario ofrece garantías y cobertura en caso de errores y problemas. Esto aporta una mayor fiabilidad, ya que llevan más años en el mercado y son utilizados por cientos de usuarios.
• Funciones Especializadas: Son mucho más especializados e incluyen funciones sectoriales que facilitan la industrialización de procesos, siendo idóneos para empresas con necesidades específicas.
• Actualizaciones Legales: Su contratación suele ofrecer cobertura frente a errores y garantías de buen funcionamiento, e incluye un contrato de actualizaciones que garantizan su adaptación a requerimientos legales.

Inconvenientes de los ERP Propietarios:

• Coste: El desembolso inicial puede ser una desventaja para algunas empresas, especialmente PYMES con presupuestos limitados.
• Dependencia del Proveedor: Aunque las opciones de especialización del software suelen ser mayores, no es posible adaptarlo de forma libre y siempre dependerá del proveedor.

ERP Libre o de Código Abierto

Un software ERP libre es aquel cuyo código fuente es de libre acceso y con licencias open source. Esto significa que cualquier persona puede descargar el código y realizar modificaciones para adaptarlo a sus necesidades específicas. Que un ERP sea de código abierto significa, de facto, que el sistema se construye en comunidad.

Ventajas de un Software ERP de Código Abierto:

1. No Paga Licencias: El software libre no tiene costes de licencias. Esto no quiere decir que sea totalmente gratuito, sino que solamente se paga por la prestación de servicios relacionados con el mismo, como la instalación, configuración y formación.
2. Mayor Calidad y Seguridad: El hecho de que el código fuente esté disponible para ser auditado por cualquier profesional implica a la vez tener un software más seguro y de mayor calidad. El proceso de desarrollo se hace de forma pública a través de internet, involucrando a varios profesionales y siguiendo procesos estándar.
3. Flexibilidad: Cuando se involucran varias empresas en el desarrollo de una funcionalidad se descubren distintas formas de trabajar para cada una de ellas, lo que genera un software adaptable.
4. Sistema Modular: Mediante un sistema de módulos, se pueden activar o desactivar opciones de servicio en función de los requisitos actuales del cliente.
5. En Constante Evolución: Al contrario que otros ERP, los sistemas de código abierto se actualizan automáticamente, permitiendo la adopción de nuevas funcionalidades sin ningún coste adicional gracias a la comunidad.
6. Escalabilidad y Personalización: Este diseño permite que el ERP crezca al mismo ritmo que tu empresa y se puede personalizar sin responder ante ningún tipo de proveedor, aunque esto implica un buen dominio de programación.
7. Independencia del Proveedor: Un ERP de código abierto te permitirá ser libre y no sentirte ligado a un proveedor de software. Las personalizaciones se pueden desarrollar con independencia del proveedor.

Inconvenientes de los ERP Libres:

• Falta de Garantías y Soporte Técnico: Ante un mal funcionamiento, no hay nadie que se haga responsable de forma directa, lo que puede generar un sentimiento de desamparo.
• Soluciones Incompletas: No siempre hay una solución única capaz de satisfacer todas las áreas de negocio. A menudo hay que recurrir a varias de ellas, realizando integraciones para poder tenerlo todo.
• Capacitación del Personal: El usuario debe estar más preparado en el ámbito tecnológico, ya que la formación y el soporte suelen ser menos permeables que en los ERP privativos.
• Falta de Seguridad: El código abierto puede presentar vulnerabilidades, lo que requiere que más gente trabaje junta para eliminar bugs y tapar agujeros de seguridad.
• Absorciones de Empresa: Varios proveedores de software libre están siendo adquiridos por empresas de software privativo, lo que puede afectar la independencia a largo plazo.

Comparativa de ERP Propietario vs. ERP Libre

Aquí se presenta una tabla comparativa de las principales ventajas y desventajas de ambos tipos de ERP:

Cómo Elegir entre las Soluciones ERP Open Source

A la hora de considerar buenas opciones de código abierto para manejar el negocio, hay que considerar algunos puntos importantes:

• Necesidades del Negocio: Valora que cubra las áreas que quieras automatizar y mejorar en los procesos.
• Escalabilidad: Elige un software que se pueda expandir con el tiempo y no te limite si tu empresa crece.
• Documentación y Actualizaciones: Confirma que haya documentación suficiente y que reciba actualizaciones constantes por parte de la comunidad.
• Flexibilidad y Modularidad: Considera que el software sea flexible, modular y que cuentes con todos los recursos para sacarle el máximo partido.

No se trata de encontrar la solución más económica del mercado, sino de dar con el programa que mejor retorno de la inversión te pueda ofrecer. Además, valora el punto de vista de tu equipo, ya que son ellos quienes usarán el programa. Asegúrate de que les resulte intuitivo, se adapte a sus necesidades y puedan formarse con rapidez para usarlo de manera productiva.

Ejemplos de ERP de Distribución Libre y Propietarios para PYMES

La gestión eficiente de las finanzas, el inventario, las ventas y otros procesos clave es esencial en el día a día de autónomos y PYMES. Un sistema ERP puede ser la solución, y afortunadamente, existen alternativas de software libre que ofrecen funcionalidades robustas sin inversión inicial, así como opciones propietarias que vale la pena considerar.

ERP Propietarios Destacados:

1. Holded

Holded es un software ERP intuitivo y fácil de usar, considerado una opción ganadora en el ámbito de soluciones de gestión. Aunque no es de código abierto, ofrece una versión gratuita de prueba. Permite conectar todos los aspectos de tu negocio en una sola plataforma a un precio asequible.

• Módulos Completos: Control logístico, gestión de stock, contabilidad y facturación automatizada, CRM y ventas, gestión de inventario, recursos humanos (nóminas), gestor de proyectos y tareas.
• Integraciones: Compatible con Amazon, Google Drive, CMS de ecommerce, y plataformas de pago como PayPal o Stripe. Cuenta con una API para crear integraciones personalizadas.
• En la Nube: Permite acceder a la información y gestionar desde cualquier lugar con conexión a internet. Compatible con Windows, Mac o Linux, y próximamente con app para tablet o smartphone.

ERP de Distribución Libre Destacados:

2. Odoo

Entre los mejores sistemas ERP de software libre, Odoo destaca por su gran cantidad de aplicaciones integradas. Este software de origen belga cuenta con 47 módulos, incluyendo:

• CRM
• Gestor de proyectos empresariales
• Control de stock
• Contabilidad
• Control del punto de venta
• Administración de recursos humanos
• Campañas de marketing digital

Odoo ofrece paneles de visualización intuitivos y completos, con resúmenes en tiempo real y alertas de agenda. Tiene licencia LGPLv3 y su código fuente se puede extraer de GitHub. Empresas como Gextia han desarrollado soluciones específicas basadas en Odoo, adaptando sus funcionalidades para sectores como las empresas de producto físico.

3. Dolibarr

Dolibarr es otro programa de planificación de recursos empresariales completo y con una interfaz bastante intuitiva. Es una solución de gestión empresarial que vale la pena mencionar.

4. Adempiere

Este sistema de gestión empresarial lleva desde 2006 y nació a partir del software libre Compiere. Adempiere cubre áreas como:

• ERP completo de gestión empresarial
• SCM (administración de la cadena de suministro)
• CRM (control de todos los contactos de la empresa)
• TPV y tienda online vinculados
• Recursos Humanos y gestión de almacenes

Adempiere está respaldado por una comunidad mundial de programadores y cuenta con el apoyo de una fundación alemana. Tiene licencia GPLv2 y su código fuente está disponible en GitHub.

5. Apache OFBiz

Apache OFBiz es más que un programa, es un conjunto de aplicaciones comerciales lo suficientemente flexible como para ser usado en cualquier industria. Entre sus funcionalidades destacan:

• Control de activos empresariales
• Gestión de vendedores, facturas y contabilidad
• Comercio electrónico, CMS y gestor de productos
• CRM
• Planificación de requerimientos de material (MRP)
• Fuerza de ventas y automatización del flujo de trabajo

Basado en Java, Apache OFBiz cuenta con widgets personalizables y una arquitectura que permite a los desarrolladores ampliarlo o mejorarlo fácilmente.

6. ERPNext

ERPNext es una solución de gestión empresarial con una versión gratuita open source desde 2014. Es una herramienta fácil de utilizar y muy completa, incluyendo módulos para:

• Contabilidad y facturación (flujo de caja en tiempo real)
• Control del ciclo de ventas
• Gestión de proyectos (análisis de rentabilidad, hojas de tiempo)
• CRM (captación, conversión y fidelización de clientes)
• Configuración de planes de suscripción y fidelización
• Servicio de helpdesk

Ofrece dashboards visuales para analizar y controlar exhaustivamente cualquier reporte del negocio.

7. Metasfresh

Metasfresh es un software empresarial personalizable y muy flexible, que nació como una mejora de Adempiere. Su compromiso es la constante actualización del código fuente, lo que lo convierte en un ERP siempre al día. Sus principales funcionalidades incluyen:

• Enterprise Resource Planning (ERP)
• Gestión y administración de contratos
• Manejo de la cadena de suministro
• Automatización de documentos
• Control de la fuerza de ventas
• Gestión de las cuentas bancarias
• CRM

Metasfresh es una solución integral que se adapta a una gran variedad de idiomas, monedas e integraciones, y permite el uso de diferentes usuarios con gestor de roles y permisos. Además, su popularidad facilita el aprendizaje a través de opciones de formación online.

Consideraciones Adicionales

Es fundamental recordar que los ERP son determinantes para la transformación digital de todo tipo de negocios. Las ventajas de implementar un ERP en la empresa son muchas. Sin embargo, elegir un software ERP que se adapte a nuestras necesidades no siempre es fácil, y requiere un estudio exhaustivo del mercado para saber cuál nos interesa más desde el punto de vista funcional, operativo, económico o tecnológico.

Antes de dejarnos llevar por criterios sesgados a la hora de seleccionar un software de código libre u otro privativo, se deben analizar todas las posibilidades. Hay que analizar cada software desde el punto de vista funcional, tecnológico y económico, sin dejar de lado pensar cómo afectará a la organización.

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) al igual que las grandes, requieren de un sistema de gestión para la optimización de los recursos empresariales. Ya es tiempo de trabajar con herramientas que se adapten realmente a tus necesidades, y contar con aliados tecnológicos para empezar con la transformación digital de tu empresa.