Grupo Assa: Liderando la Transformación Digital con ERP y Hiperautomatización

Grupo Assa (gA) es una empresa de consultoría y servicios con 27 años de experiencia, enfocada en la mejora de procesos mediante la tecnología de la información. La compañía se especializa en brindar un servicio excepcional para ayudar a sus clientes a preparar sus negocios para el futuro y mantener su competitividad en un mundo disruptivo. gA ofrece servicios de planificación estratégica de tecnología, mejora de la gestión de procesos (BPM), implementación e integración de aplicaciones (ERP, CRM), modelos y herramientas analíticas (Business Intelligence), ingeniería de software basada en la certificación CMMi y consultoría tecnológica en plataformas como SAP NetWeaver y ARIS.

Alianzas Estratégicas: SAP y UiPath

Grupo Assa ha forjado alianzas estratégicas con líderes tecnológicos para ofrecer soluciones integrales y de vanguardia. Estas colaboraciones han permitido a gA expandir su cartera de servicios y consolidar su posición como un referente en la transformación digital.

Alianza con SAP: gA Cloud Services

Grupo Assa firmó un acuerdo con SAP para comercializar en México soluciones en la nube de rápida implementación, denominadas gA Cloud Services. Esta oferta está diseñada con un enfoque en la industria de bienes de consumo (CPG - Consumer Packaged Goods), destacando la optimización de las soluciones de SAP con la metodología de Grupo Assa, basada en Business Process Transformation (BPT).

Los servicios de BPT de gA ayudan a definir iniciativas de mejora a través de guías de procesos, implementación de ERP (Enterprise Resources Planning), SOA (Service-Oriented Architecture) y automatización de otros procesos mediante el uso de paquetes de gestión. Con este modelo de negocio, las empresas pueden contratar solo los servicios que necesiten, reemplazando la adquisición de una licencia de software y su mantenimiento por una suscripción a la solución basada en la nube, con cuotas mensuales por usuario.

Este acuerdo surgió debido a la sólida relación entre las empresas y el reconocimiento de SAP de las competencias de la consultora en segmentos como plantas (papel/celulosa, acero y minería), gestión de procesos de negocio (BPM) y venta minorista. La expectativa es lograr un crecimiento en los ingresos combinados de aproximadamente US$15 millones.

Alianza con UiPath: Hiperautomatización y Process Mining

Grupo Assa se ha asociado con UiPath para crear soluciones impactantes y efectivas de transformación digital. Esta colaboración es pionera en hiperautomatización, adoptando una combinación de Process Mining, ciencia de datos, machine learning (ML) y RPA (Robotic Process Automation) para ofrecer una solución integral.

Antes de asociarse con UiPath, gA evaluó varios socios tecnológicos, pero su decisión se basó en el proveedor que abordaba la transformación empresarial de manera holística. Dada la experiencia de décadas de gA, sabían que un enfoque más integrado era el camino a seguir. La decisión de gA fue sencilla, ya que UiPath es el único proveedor de RPA con Process Mining integrado.

"No solo UiPath es la plataforma más robusta del mercado, con la mejor combinación de tecnología, sino que el equipo detrás de ella tiene grandes valores y una visión muy alineada con la cultura y el credo de gA." - Nicolas Chercasky

Comprendiendo y Optimizando Procesos con UiPath Process Mining

Una de las tecnologías clave en la solución de transformación digital de gA es UiPath Process Mining. gA trabaja en estrecha colaboración con el equipo de UiPath Process Mining, implementando proyectos en todo el mundo, en industrias tan diversas como la atención médica, el comercio minorista y los servicios profesionales.

Para gA, comprender los procesos es uno de los factores clave de éxito antes, durante y después de un programa de transformación digital. Con una conciencia adecuada del proceso actual, gA puede diagnosticar con precisión qué parte del proceso necesita cambiar y cómo pueden abordarlo mejor utilizando las tecnologías de su conjunto de herramientas.

Desafíos Antes de Process Mining:

• Falta de visibilidad en procesos complejos.
• Talleres costosos y que consumían mucho tiempo para descubrir procesos, apoyados por entrevistas, conocimientos de los empleados y opiniones que a menudo no eran confiables.
• Información parcial sobre los procesos.
• Dificultad para visualizar procesos basados en los datos disponibles.

Con UiPath Process Mining, gA encontró una solución que resolvió todos estos desafíos instantáneamente y aceleró los proyectos de sus clientes, lo que finalmente llevó a una mayor tasa de éxito de la transformación. Un cliente ahorró la asombrosa cantidad de USD $350K en servicios de consultoría, simplemente al cambiar del descubrimiento manual de procesos a Process Mining.

Aprovechando los Datos para la Toma de Decisiones Informada

Con Process Mining, gA cambió completamente la forma en que aborda sus proyectos de transformación digital. La naturaleza 100% objetiva de Process Mining proporciona una transparencia casi instantánea en los procesos. No hay necesidad de talleres para identificar debilidades en los procesos, ni de depender de las opiniones de un grupo selecto de personas. Al acceder de forma segura a los datos existentes almacenados en los sistemas del cliente, la tecnología hace que el descubrimiento de procesos de negocio sea rápido, preciso y continuo.

Ahora, los clientes de gA pueden identificar fácil y rápidamente los cuellos de botella y la ineficiencia dentro de sus procesos. Más crucialmente, los clientes pueden identificar oportunidades de automatización analizando cuánto tiempo tardan ciertas actividades y el costo para el negocio. Y la automatización no siempre es la respuesta; Process Mining visualiza áreas del proceso que se beneficiarían de una reconsideración o reingeniería adicionales antes de introducir RPA.

Integrando Process Mining y RPA

Después de introducir RPA, los clientes de gA utilizan Process Mining para medir el impacto de los cambios y cómo RPA se desempeña en el contexto del proceso. A veces, los clientes creen haber eliminado un cuello de botella en el proceso, solo para descubrir que se ha movido más adelante en el proceso. Este concepto se denomina "desplazamiento de cuellos de botella" y puede observarse y corregirse con Process Mining. Para ello, gA reconoce que la supervisión de procesos debe realizarse de forma continua, para encontrar nuevas oportunidades de automatización y optimización.

"El uso de Process Mining para crear una hoja de ruta de automatización es uno de los casos de uso más impactantes que tenemos; desde la búsqueda de oportunidades de automatización y la optimización del proceso, hasta la medición del impacto positivo de la automatización. Utilizamos Process Mining en todo el ciclo de automatización." - Nicolas Chercasky

gA también está entusiasmado con la capacidad de combinar el poder de UiPath Process Mining con los bots de UiPath. Utilizando la integración entre UiPath Process Mining y UiPath Action Center, pueden activar actividades automáticas basadas en los hallazgos en los datos del cliente. De esta manera, los clientes pueden usar los resultados del proceso para activar tanto a personas como a robots en tiempo real. En general, Process Mining brinda a los clientes la capacidad de descubrir, monitorear y optimizar procesos de manera rápida y confiable. Utilizado a lo largo del ciclo de vida de la automatización, aumenta las posibilidades de lograr una transformación digital exitosa y fomenta un ciclo de mejora continua de procesos.

Casos de Éxito de Clientes con gA y UiPath

1. Optimización de Procesos de Cadena de Suministro para una Empresa Global de Salud

   Desafío:

   El cliente, una de las 3 principales empresas de salud a nivel mundial en EMEA, buscaba una mayor visibilidad en sus procesos de cadena de suministro para mejorar los tiempos de entrega y la experiencia del cliente. Los sistemas ERP involucrados incluían Oracle, SAP y sistemas heredados.

   Solución:

   • Obtención de monitoreo en tiempo real de sus procesos de adquisición, ventas y entrega, combinando datos de diferentes sistemas utilizando UiPath Process Mining.
   • Identificación rápida de cuellos de botella que estaban ralentizando sus procesos.
   • Uso de algoritmos para anticipar futuros desafíos en su cadena de suministro.

   Resultados:

   • Ahorro de 350K USD en servicios de consultoría y recursos internos al eliminar la necesidad de descubrimiento manual de procesos.
   • 100% de objetividad y transparencia en los procesos.

2. Monitoreo de Actividades en la Cadena de Valor para una Empresa Global de Petróleo y Gas

   Desafío:

   El cliente tenía el desafío de reinventar su experiencia de cliente, y la innovación era clave para impulsar su estrategia. Quería una herramienta para monitorear sus procesos, encontrar cuellos de botella, posibles mejoras y oportunidades de automatización.

   Solución:

   El cliente utilizó UiPath Process Mining para monitorear las diferentes actividades de contacto con el cliente en toda la empresa. El proyecto implicó una revisión exhaustiva y basada en datos de los procesos y las diversas formas en que se realizan, análisis de la causa raíz y cómo lograr posibles ahorros.

   Métricas:

   • Oportunidad encontrada para reducir la variación del proceso y lograr ahorros de USD $230K.
   • Optimización de licencias SAP: reducción de USD $110K.
   • Automatización del cierre de fin de mes financiero: reducción de USD $100K.
   • Reducción del tiempo promedio de rendimiento en 12 días.
   • Oportunidad encontrada para reducir la creación y procesamiento manual de órdenes de transporte en 8,000 horas-persona (por año).

3. Process Mining como Solución de Auditoría Continua para una Empresa Global de Retail

   Desafío:

   Las auditorías tradicionalmente son proyectos que consumen mucho tiempo, que dependen en gran medida del muestreo de datos, entrevistas y la revisión de montones de papeleo.

   En este caso, Process Mining se utilizó como una solución de auditoría continua, automatizando gran parte del proceso y proporcionando una visión más completa y objetiva.

ASSA ABLOY y la Transformación de la Contabilidad Electrónica

ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, parte del Grupo ASSA ABLOY, produce y distribuye soluciones de seguridad mecánicas y electromecánicas. Como la empresa más grande de su sector, ASSA ABLOY se considera líder tecnológico y prefiere centrar sus inversiones en áreas que beneficien directamente al cliente: productos de alta calidad y un servicio excelente. Los procesos administrativos que no benefician directamente al cliente deben acelerarse en consecuencia y mantenerse a un nivel reducido.

Desafíos en la Contabilidad Manual

En Alemania, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH cuenta actualmente con unos 10,000 clientes, lo que equivale a 230,000 facturas emitidas y 35,000 recibidas al año. La contabilidad, el tratamiento y la conciliación de estos documentos corren a cargo de un centro de servicios compartidos. En el pasado, se trataba de un proceso de conciliación manual de todas las facturas y órdenes de compra individuales en papel. El trabajo manual agotaba los recursos, ya que se tardaba hasta cuatro minutos en procesar cada factura.

La centralización de la contabilidad de las distintas sedes en un centro de servicios compartidos fue un paso hacia una mayor eficiencia. La conversión de los procesos de facturación manuales a electrónicos fue el siguiente paso lógico con la introducción de un sistema electrónico de pedidos.

Un Proceso Estándar Uniforme para la Facturación Electrónica

Por ello, ASSA ABLOY se fijó el objetivo de convertir el intercambio de datos de pedidos y facturas a procesos electrónicos y crear su propio formato estándar. De este modo, clientes y proveedores pueden intercambiar información de forma uniforme.

"A la hora de buscar un socio adecuado, nos centramos en cuatro criterios. Para nosotros era importante que la solución elegida funcionara independientemente de SAP, creciera individualmente con las necesidades de nuestro negocio y encajara en el panorama informático poco homogéneo del Grupo ASSA ABLOY. También buscábamos un proveedor que pudiera guiarnos durante la implantación y nos acompañara durante el cambio." - Jürn Jakob Schultze-Berndt, Director del Centro de Servicios Compartidos de Contabilidad de ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH.

Tras un exhaustivo análisis del mercado, se optó por la solución de facturación electrónica de Unifiedpost Group.

La Transición a la Contabilidad Electrónica

En primer lugar, se convirtió la recepción de facturas. Unifiedpost Group también se hizo cargo de la incorporación de los 150 mayores proveedores de ASSA ABLOY.

Durante la incorporación de los proveedores, Unifiedpost Group también tuvo que integrar a un gran número de pequeñas y medianas empresas, ofreciendo una amplia gama de soluciones técnicas para satisfacer sus necesidades y requisitos infraestructurales. Otro reto fue el hecho de que ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH utiliza diferentes sistemas ERP en sus sedes de Albstadt y Berlín, que funcionan con lógicas diferentes.

En el siguiente paso, ASSA ABLOY decidió integrar la solución de escaneado OCR de Unifiedpost Group. Los proveedores que sigan utilizando facturas en papel pueden enviarlas al Centro de Servicios Compartidos, que las envía a Unifiedpost Group para su escaneado. Unifiedpost Group convierte una amplia variedad de formatos de factura en un formato estandarizado especificado por ASSA ABLOY.

Finalmente, Unifiedpost Group también se hizo cargo del proceso completo de emisión de facturas para ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH; tanto en formato electrónico como -para los destinatarios que siguen recibiendo documentos en papel- en formato impreso.

Beneficios de la Contabilidad Electrónica para ASSA ABLOY

Desde entonces, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH se ha beneficiado de las claras ventajas de la contabilidad electrónica. Además del importante ahorro de tiempo, la empresa ha aumentado la fiabilidad del proceso de facturación, que está asegurado por los correspondientes registros de errores. Las facturas que se han comprobado electrónicamente y coinciden con los documentos de pedido ya no pasan por las manos de los empleados, sino que se contabilizan directamente a través de un flujo de trabajo digital.

En un futuro próximo se añadirán otros procesos, como un flujo de trabajo para la tramitación digital de facturas sin referencia a un pedido de compra. En este caso, el intercambio de documentos, incluidos los procesos de aprobación, se realizará de forma completamente electrónica a través del portal correspondiente.

"Nuestra decisión de utilizar Unifiedpost Group fue absolutamente acertada. El aumento de la eficiencia que hemos conseguido al pasar a la contabilidad electrónica habla por sí solo. Pero lo que más nos impresiona es la capacidad de Unifiedpost Group para impulsar activamente los avances técnicos." - Jürn Jakob Schultze-Berndt.