¿Cuánto se tarda en implementar y aprender un ERP? Una guía completa para tu empresa

Implementar un ERP es una gran inversión, tanto de tiempo como de recursos y dinero. Si está interesado en mejorar las operaciones de su negocio, es posible que haya oído hablar de ERP o planificación de recursos empresariales. Un ERP consiste, de forma simplificada, en un grupo de aplicaciones integradas. Se caracteriza por ser escalable y modulable.

Beneficios clave de un ERP

• Datos más seguros: Implementando un ERP garantizas que toda la información de tu empresa se guarda en el mismo lugar.
• Automatización de tareas: Un ERP permite realizar tareas como informes y seguimientos de forma mucho más automática.
• Respuesta solo a tus necesidades: La ventaja de implementar un ERP es que no es necesario contratar un paquete completo del que solo vas a emplear unas áreas concretas.

Un ERP afecta a todo el negocio, a todos sus procesos y trabajadores. La implementación de un ERP es un proyecto estratégico y complejo que va mucho más allá de la simple instalación de un software. Una implementación exitosa es la base para lograr la transformación digital. Comprender la magnitud de la inversión es clave, pero también lo es dimensionar el Retorno de la Inversión (ROI).

¿Cuánto dura la implantación del ERP?

Mucho nos tememos que no es posible ofrecer un tiempo estándar para la implementación de un ERP. Dependiendo de la empresa, de la herramienta, del proveedor y otras tantas circunstancias, el tiempo dedicado puede variar enormemente de un caso a otro. No existe un tiempo estándar que se tarde en la finalización de un proyecto ERP, ya que pueden afectarle numerosas variables. Generalmente, los proyectos ERP suelen establecerse entre los 6 meses y los 2 años. Sin embargo, estos datos pueden variar de forma significativa. No existe un plazo estándar para la implantación de un proyecto ERP porque varía en función de muchas circunstancias. Por lo general, la implantación de un proyecto de ERP puede oscilar entre 3 meses y 2 años.

Cuando una empresa apuesta por un nuevo software ERP, hay dos preguntas que nunca faltan: ¿cuánto cuesta? y ¿cuánto tarda? Es importante hacerse a la idea de que el cambio de herramienta de gestión es un proceso lento, siguiendo la filosofía “más vale prevenir que curar”. Con tantas variables, es importante adoptar una mentalidad de paciencia para el proyecto, porque a la larga será más rentable no precipitar el proceso.

Factores que influyen en el tiempo de implementación

Existen tres factores críticos que marcan una estimación temporal de un proyecto ERP:

1. El tamaño y la complejidad de la empresa: La verticalidad de la misma o las localizaciones en las que se trabaje son aspectos que influyen significativamente en el tiempo de implementación del ERP. Las organizaciones pequeñas con flujos de trabajo simples requerirán de pocas personalizaciones y se establecerá poco tiempo de implementación.
2. La complejidad del software elegido: Marcará el tiempo de implementación necesario para la finalización del proyecto ERP.
   
   

   El término “tier” en softwares se da principalmente cuando se habla de sistemas ERP:

   • Software Tier I: Se trata de un software diseñado para grandes organizaciones multinacionales con procesos complejos y necesidades muy específicas.
   • Software Tier II: Este software supone un escalón inferior tanto en precio como en complejidad en relación con el apartado anterior.
   • Software Tier III: Software destinado a pequeñas empresas con funcionalidades limitadas. Por ejemplo, normalmente este tipo de programas únicamente trabaja en determinados departamentos de una organización, como el financiero.
3. El número de usuarios: El número de usuarios que vaya a tener el sistema es uno de los aspectos clave en los proyectos ERP. Una implementación para 10 usuarios supondrá mucho menos tiempo que una implementación para 1000. Los proveedores de ERP también forman parte de este grupo. La empresa debe ser consciente de que la elección adecuada del proveedor puede reducir considerablemente el tiempo empleado para el proyecto ERP.

La principal diferencia en la implementación de ambos sistemas radica en el hardware. Los sistemas on-premise requieren la puesta a punto del hardware de la compañía: instalación en servidores, bases de datos, ordenadores, etc. No existe una fórmula estándar para averiguar cuánto tiempo tardará el proveedor en configurar el hardware. Por ello, para aquellas empresas que elijan un ERP on-premise, la elección del proveedor determinará la duración del proyecto ERP. La Guía ERP 2026 recoge aspectos cruciales a la hora de seleccionar el proveedor ERP más adecuado para una compañía.

Fases de la implantación de un ERP

Todo proyecto de implementación de un ERP en una empresa sigue un ciclo de vida riguroso que minimiza riesgos y maximiza la adopción. Así es el proceso de trabajo sobre el papel, pero la puesta en marcha es algo más compleja.

1. Elegir una herramienta y un proveedor: Lo primero que debes hacer para empezar a implementar un ERP es elegir una herramienta y un proveedor de ERP que te guíe en el proceso de implementación. Un asesor experto no solo ayuda a evaluar las funcionalidades, sino que también aporta conocimiento sobre las metodologías para implementar un ERP, identifica riesgos ocultos, y asegura que la solución elegida se alinee perfectamente con la visión a largo plazo de la organización.
2. Consultoría y análisis: Con el objetivo de ajustar las funcionalidades del ERP a las necesidades específicas de la empresa, es necesario hacer un análisis de estas necesidades, tanto en el presente como el futuro. Primero, se define el alcance exacto del proyecto, se establecen los objetivos de negocio medibles (KPIs) y se designa el equipo central. Asimismo, la planificación implica una auditoría profunda de los procesos de negocio actuales (as-is). Por lo tanto, se recomienda formalizar un documento de alcance inmutable (o con un proceso de cambio estricto) y vincularlo a KPIs medibles.
3. Planifica: Con la ayuda de tu empresa proveedora, podrás diseñar un plan de implantación del ERP elegido. Este plan debe estar diseñado a medida de tu empresa e incluir toda la información sobre actividades y acciones a tomar, así como las fechas estimadas para comenzar y finalizar cada una de ellas. Una vez comprendidos los procesos actuales, el enfoque pasa a la fase del diseño de la solución futura (To-Be). El objetivo de esta fase es identificar las necesidades específicas de la empresa que el software estándar no cubre. Por lo tanto, la adaptación del sistema a los requerimientos de la empresa se decide en esta etapa. Un posible desafío es personalizar excesivamente el software, lo que lo haría más rígido a los cambios futuros. También puede haber resistencia de los usuarios clave a cambiar procesos ineficientes y la solicitud excesiva de personalizaciones.
4. Configurar y parametrizar: En esta fase es cuando se instala el software elegido y el hardware necesario para su funcionamiento. Este es un paso imprescindible para adaptar el ERP al modelo de negocio y las necesidades de la empresa. Durante esta fase, será necesario hacer un gran número de pruebas que garanticen el funcionamiento correcto del ERP. Aquí los principales responsables serán los consultores técnicos y consultores funcionales, el equipo de IT interno, además de los responsables de Datos.
5. Migrar los datos: Aquí es donde suelen empezar las dificultades puesto que pasar los datos de un sistema viejo a uno nuevo no es fácil y es de vital importancia que los datos sean correctos. Simultáneamente, se ejecuta la limpieza, el mapeo y la migración de datos. Aquí pueden surgir imprevistos como fallos en la integración con sistemas satélite externos o mala calidad de los datos históricos.
6. Formación sobre el uso del ERP: Antes de la puesta en marcha, la empresa debe asegurarse de que el sistema funcione correctamente y que el personal esté preparado para usarlo en su trabajo diario. Una vez realizada la formación previa, se ejecutan las Pruebas de Aceptación del Usuario (UAT). Si su personal no tiene tiempo o motivación para capacitarse y realizar las pruebas, esto supone un gran obstáculo en su aceptación y validación. Es imprescindible formar a los futuros usuarios en el manejo del nuevo sistema, y que asimilen el valor que se está añadiendo a la empresa. La formación es un proceso que puede llevar bastante tiempo, dependiendo de la profundización de la capacitación requerida.
7. Arranque y soporte (Go-Live): En esta última etapa, se lanza la plataforma y todos los usuarios pueden comenzar a utilizarla en su día a día. La puesta en marcha o Go-Live en inglés, es el momento de la verdad, donde se apagan los sistemas antiguos y el nuevo ERP entra en pleno funcionamiento. Es posible hallar un poco de caos en las primeras transacciones reales y resistencia a dejar de usar sistemas antiguos. Una vez que la operación se estabiliza, se inicia la auditoría posterior o post-implementation review.
8. Seguimiento y mantenimiento: Es común que, tras la implantación, se contrate al proveedor del ERP para hacer un mantenimiento y control del sistema. La formación en un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central no termina nunca: es un proceso continuo que evoluciona con cada actualización del software y con las necesidades cambiantes de tu negocio.

Estrategias de implementación del ERP

Una implementación nunca debe dejarse al azar. La manera en que se pone en marcha el nuevo sistema se conoce como estrategia de implementación. Elegir la correcta minimiza el riesgo operativo y define la velocidad de adopción del nuevo sistema.

1. Enfoque "Big Bang"

Esta estrategia es radical y directa, caracterizándose por una transición abrupta. El enfoque Big Bang implica que el sistema antiguo se desactiva por completo en una fecha específica (el 'corte'), y el nuevo ERP entra en funcionamiento de manera simultánea en toda la organización, en todos los departamentos y ubicaciones.

• Ventajas: Rápida entrada en vigor, la empresa comienza a obtener los beneficios de implementar un sistema ERP de forma inmediata.
• Riesgos: Alto riesgo operativo. Cualquier error, falla de configuración crítica o problema de datos tiene un impacto inmediato y total en las operaciones de la empresa.

2. Enfoque por fases

El enfoque por fases permite dividir el gran proyecto de implementación en partes más pequeñas y manejables. El ERP se implementa de manera secuencial. Esto puede ser por módulo (primero Finanzas, luego Logística), por ubicación geográfica (primero la sede central, luego las filiales), o por unidades de negocio. Es la estrategia ideal para grandes corporaciones o empresas con múltiples ubicaciones que necesitan implementar un sistema ERP en una empresa compleja. Aunque suele ser más lento, a veces es recomendable hacer la implantación por etapas para facilitar el cambio en los distintos departamentos.

• Ventajas: Minimiza riesgos, permite una adaptación gradual.
• Riesgos: La implementación es más lenta y puede generar una complejidad temporal al requerir interfaces entre el ERP (en producción) y los sistemas antiguos (aún activos).

3. Enfoque paralelo

Esta estrategia prioriza la seguridad operacional por encima de la velocidad y el costo. Durante un periodo de tiempo definido, tanto el sistema antiguo como el nuevo ERP operan simultáneamente. Por lo tanto, se recomienda en entornos de misión crítica donde el fallo del sistema es inaceptable, como el sector farmacéutico, la banca o industrias con alta regulación.

• Ventajas: Es la opción más segura.
• Riesgos: Alto costo de recursos internos. Los empleados deben duplicar la entrada de datos, lo que genera una carga de trabajo intensa y aumenta la probabilidad de error humano debido a la fatiga.

La importancia de la formación en ERP

La formación en Business Central es la clave para que tu equipo domine el ERP de Microsoft y tu empresa obtenga el máximo retorno de su inversión tecnológica. Microsoft Dynamics 365 Business Central (conocido anteriormente como Navision) es el sistema de gestión empresarial líder para pymes y grandes empresas, pero su potencial solo se libera cuando los usuarios saben utilizarlo con soltura.

Un ERP infrautilizado es una inversión desaprovechada. El objetivo de la formación en Business Central es que cada usuario de tu organización sea capaz de realizar sus tareas diarias con total seguridad, reduciendo errores, acelerando procesos y tomando decisiones de gestión con información fiable. Una empresa bien formada en su ERP reduce significativamente las incidencias de soporte y mejora su productividad operativa.

¿Por qué tu empresa necesita formación en Business Central y Navision?

Microsoft Dynamics 365 Business Central integra gestión financiera, cadena de suministro, fabricación, almacén, ventas y CRM en una sola plataforma. Pero esa potencia solo se traduce en resultados cuando los usuarios saben utilizar el sistema correctamente. La formación en Business Central permite a tu equipo trabajar con confianza y autonomía, reducir la dependencia del soporte técnico para consultas cotidianas y descubrir funcionalidades que muy probablemente desconoce.

Las empresas que invierten en formación en su ERP experimentan una reducción notable de errores operativos, acortan los tiempos de gestión administrativa y mejoran la calidad de los datos en el sistema. Además, un equipo bien formado puede participar activamente en los procesos de mejora continua de la plataforma, identificando necesidades de configuración o desarrollo que de otro modo pasarían desapercibidas.

¿Qué incluye la formación en Business Central y Navision?

Los programas de formación en Business Central y Navision cubren todas las áreas funcionales del ERP. Estos son los temas que se abordan habitualmente en los cursos de Business Central, aunque siempre se adapta el contenido a lo que cada empresa necesita:

• Gestión financiera y contable: Estructura contable, creación de cuentas, diarios generales, facturación, cobros y pagos, cierres de ejercicio, activos fijos, presupuestos contables, consolidación y dudoso cobro.
• Ventas: Creación de clientes, flujo de ventas completo, facturación, abonos y cargos de producto.
• Compras e inventario: Creación de proveedores, ciclo de compra, compras periódicas, productos, costes, plantillas y diarios de producto.
• Producción y fabricación: Productos de fabricación, listas de materiales (L.M.), rutas de producción, centros de trabajo y centros de máquina, planificación, ensamblados y gestión de órdenes de producción.
• CRM: Contactos, vendedores, interacciones, oportunidades, tareas y segmentos.
• Administración y configuración: Primeros pasos en el entorno, filtros, personalización de la interfaz, permisos y creación de empresas de pruebas.

Se complementa cada curso con acceso gratuito a un catálogo de videos de formación en Business Central y a una biblioteca de manuales de Business Central en PDF, para que tu equipo pueda repasar y consultar los contenidos de forma autónoma en cualquier momento.

Opciones de formación en ERP

A la hora de decidirse por la formación en ERP, hay varias opciones a tener en cuenta en función de sus objetivos, presupuesto y disponibilidad.

• Cursos en línea: Pueden ser a su propio ritmo y flexibles, y cubren los conceptos básicos, las características y las funcionalidades de ERP. Pueden incluir cuestionarios, tareas y simulaciones, y pueden variar desde unas pocas horas hasta varias semanas.
• Cursos presenciales: Están dirigidos y estructurados por un instructor, lo que proporciona un aprendizaje más completo e interactivo con conferencias, debates, estudios de casos y proyectos. Estos pueden durar desde unos pocos días hasta varios meses.
• Bootcamps: Son cursos intensivos e inmersivos que tienen como objetivo prepararte para los exámenes de certificación ERP en un corto período de tiempo.

¿Cuánto tiempo se tarda en aprender Business Central?

El tiempo necesario para aprender Business Central varía según el perfil del usuario y los módulos que necesite dominar. Un usuario final con tareas operativas (facturación, compras, inventario) puede estar operativo en 1 a 2 semanas con formación guiada. Dominar módulos avanzados como fabricación, almacén o configuración avanzada puede requerir entre 1 y 2 meses de práctica continuada. Con una formación personalizada se acelera significativamente este proceso.

Costes de implementación de un ERP

Es vital recordar que el tiempo está directamente relacionado con los costos de implementación de un ERP. Un proyecto más largo implica más horas de consultoría y recursos internos. Los costos de implementar un ERP se desglosan típicamente en varios componentes clave. Un análisis exhaustivo de todos estos elementos es un requisito para implementar un ERP de forma presupuestada y sostenible. La siguiente tabla presenta una visión general de los componentes de costes típicos:

El aumento del tiempo de implementación de un ERP es proporcional al aumento del coste del proyecto. Una implantación ERP no puede presupuestarse sin un estudio previo.

Consejos para una implementación exitosa del ERP

Lograr una implementación que cumpla con los objetivos de negocio requiere más que solo seleccionar un buen software.

• Gestionar el Cambio: La implementación de un ERP significa cambiar la forma en que las personas trabajan.
• Enfocarse en la Calidad de los Datos: La migración es un punto de quiebre. El nuevo sistema solo será tan bueno como los datos que contenga.
• Implantación por fases: Se recomienda una implantación por fases, empezando por lo esencial. Aunque suele ser más lento, a veces es recomendable hacer la implantación por etapas para facilitar el cambio en los distintos departamentos.
• Diálogo con el proveedor: Al comienzo y a lo largo del proyecto, es imprescindible un diálogo profundo e intenso entre el proveedor del ERP y la empresa en la que se va a implantar, de este modo se podrá llegar a la fecha de arranque con el nuevo ERP teniendo la mayor parte (si no todas) las necesidades de la empresa cubiertas por el software. Sin que ambas partes se involucren plenamente en la obtención de los requisitos para la implantación, las posibilidades de que el proyecto fracasen aumentan vertiginosamente.