Activación y Gestión de Alertas en Sistemas ERP

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son herramientas fundamentales para la gestión operativa y estratégica de cualquier negocio. Dentro de sus múltiples funcionalidades, la capacidad de establecer y gestionar alarmas o alertas automáticas es crucial para mantener informados a los usuarios sobre eventos importantes, optimizar procesos y prevenir incidencias. Estas alertas están diseñadas para notificar a las partes pertinentes cuando se produce un determinado evento o actividad, sin detener la contabilización de un documento.

Fundamentos de la Gestión y Activación de Alarmas en Sistemas ERP

La función principal de las alertas en un sistema ERP es la de notificar, sin detener el flujo de trabajo principal, que un evento definido en el sistema ha ocurrido. Un desafío común en la implementación de estas alarmas es asegurar su correcta ejecución y visibilidad, especialmente cuando están vinculadas a consultas complejas o a la actividad del usuario.

Tipos de Alertas y su Funcionamiento

Generalmente, en los sistemas ERP se pueden encontrar dos tipos principales de alertas:

• Alertas predefinidas: Son aquellas alertas que ya están establecidas por el sistema para eventos comunes.
• Alertas definidas por el usuario: Son nuevas alertas que pueden ser generadas y configuradas específicamente por el usuario según las necesidades del negocio.

Además de estos avisos, es importante destacar que los procedimientos de autorización también pueden generar alarmas si se cumplen sus condiciones específicas.

Este módulo de Gestión de Alertas permite a los usuarios activar las alarmas para enviar de forma automática un mensaje, ya sea interno a través del propio sistema ERP o externo por correo electrónico. Asimismo, los usuarios tienen la posibilidad de responder a una alerta, cuya respuesta también puede enviarse de forma interna o externa por las vías de comunicación anteriormente citadas.

Un aspecto importante a considerar es el comportamiento de las alertas cuando el usuario no está activo en el sistema. Si el usuario no ha encendido su computador a la hora programada para la ejecución de una consulta o una alerta, la consulta se ejecuta igualmente y el aviso le es mostrado en el primer momento en que esta persona ingrese al sistema. Esto asegura que la información importante no se pierda, incluso si el destinatario no está conectado en el momento exacto del disparo de la alerta.

La programación de la frecuencia es vital para la eficacia de las alertas recurrentes. Configurar una alarma para que se ejecute "Cada 1 mes, en el día tercero (3ero.) a las 8:30" o "cada 30 días" son opciones que dependen de la precisión y la lógica de la consulta subyacente, especialmente si esta incluye funciones que dependen de la fecha actual, como GETDATE().

Gestión de Alertas en SAP Business One

SAP Business One cuenta con una gran variedad de funcionalidades que pueden resultar útiles a la hora de gestionar tu negocio. Una de ellas es la Gestión de Alertas, que permite a SAP avisar automáticamente cuando se produzca un determinado evento o actividad.

Creación y Activación de una Alarma

Como cada función de SAP Business One, las parametrizaciones de las alertas pueden ser personalizadas por el usuario siempre que así lo desee.

Para activar una alarma en SAP Business One debemos acceder a la pestaña “Gestiones de alarma”. En este apartado, tenemos la posibilidad de añadir una nueva alerta con el nombre que queramos indicar, la prioridad que tiene y si permite el envío de mensajes. Una vez creada la alarma, se seleccionarán los usuarios que la van a recibir y cómo se enviará, si a través de mensajería interna o correo electrónico. Asimismo, podremos elegir la frecuencia con la que se enviará el mensaje. Cuando establezcamos todos los parámetros de la alerta, podremos grabarla en el sistema.

A partir de ahora, la alerta estará activa y desencadenará un mensaje para el usuario o los usuarios seleccionados en cuanto se produzca el evento definido.

Modificación de Alertas SAP Business One

Cuando una alerta ya está creada, existe la posibilidad de modificarla. Es decir, puedes reutilizar una alerta para otra consulta o cambiarle el título, aunque permanezcan las parametrizaciones que establecimos en su momento. Para realizar estos cambios acudiremos a la misma ventana donde generamos la alarma original, seleccionaremos la que nos interese, realizaremos los cambios y pulsaremos el botón de actualizar.

Desactivación de Alertas SAP Business One

Es posible que ya no necesitemos recibir una alerta. Por eso, tenemos la opción de desactivarla. Para ello, acudiremos a la ventana de “Gestiones de alarma” de SAP Business One y seleccionaremos la casilla de selección activo. Una vez que pulsemos el botón de actualizar, habremos desactivado la alerta.

La Gestión de Alarmas de SAP Business One resulta muy útil en el día a día y permite llevar un control de la actividad de tu empresa.

ERP Especializado para el Sector de Seguridad y Vigilancia

Las empresas de seguridad necesitan herramientas de gestión fiables, totalmente seguras y con una gran capacidad para la coordinación de datos. Un Software ERP diseñado específicamente para este sector gestiona la problemática de compañías que se dedican a la instalación y mantenimiento de sistemas de seguridad y vigilancia, así como la prestación de los servicios asociados.

Este tipo de soluciones es ideal para todo tipo de empresas que trabajen con instalación de sistemas de seguridad, instalación de alarmas, central receptora de alarmas, cámaras de vigilancia, extintores, CCTV, entre otros. En este sector, el gran volumen de datos y señales recibidas ha de controlarse exhaustivamente, garantizando un seguimiento preciso y la identificación de desviaciones.

Características Clave de un ERP de Seguridad

Galdón Software ha evaluado las necesidades reales del sector de seguridad y vigilancia, creando un ERP Seguridad que permite gestionar todos los servicios ofrecidos y la recepción de señales de cada una de las instalaciones realizadas, analizando en tiempo real todos los procesos de la empresa.

Las principales características de un ERP para empresas de seguridad incluyen:

1. Gestión Completa de Abonados: Permite tener información detallada de señales recibidas, detalle de guardas, llaves, acudas, robos y llamadas a la policía. Además, puede incluir un módulo opcional que facilita el acceso web para los abonados, donde pueden visualizar imágenes de cámaras de seguridad, descargar facturas o acceder a informes de aperturas o cierres.
2. Gestión Centralizada de Servicios: Este ERP permite gestionar una gran variedad de servicios de forma centralizada. Entre ellos se encuentran alarmas con y sin conexión, alarmas de incendio, sistemas anti-hurtos, sistemas GPS, cajas fuertes, circuitos cerrados de televisión (CCTV), extintores y guardas jurados.
3. Generación y Vinculación de Contratos: Con este software, se pueden generar contratos con los clientes y vincular distintos servicios a un mismo contrato, lo que facilita el control de la situación global del cliente. También permite generar la facturación periódica de las cuotas de servicios.
4. Gestión de Central Receptora de Alarmas (CRA): Incluye la posibilidad de gestionar una central receptora de alarmas, con generación automática de señales y un panel específico para su gestión eficiente.
5. Control Financiero y de Almacén: Permite llevar el control y seguimiento de presupuestos, analizando posibles desviaciones. También incluye todas las opciones necesarias para la gestión de compras y la optimización del almacén.
6. Herramientas de Business Intelligence (BI): El Software de Seguridad y Vigilancia dispone de herramientas de BI para un cuadro de mando integral, comparativas de ventas y beneficios, y análisis de ventas. Adicionalmente, puede integrarse con herramientas externas como Power BI o Qlik.

Ampliación de Funcionalidades y Soluciones de Movilidad

En el caso de querer aumentar las funcionalidades de partida de un Software de Seguridad, es posible integrarlo con soluciones complementarias o adicionales. Por ejemplo, se puede integrar con soluciones para contabilidad general, analítica y presupuestaria, gestión de nóminas, control de presencia o gestión documental centralizada en la nube, entre otras.

Por otro lado, la posibilidad de trabajar con soluciones de movilidad es fundamental. Existen APPs para partes de trabajo, gestión de repartos, movimiento de mercancía, análisis y Business Intelligence móvil, lo que permite una gestión flexible y eficiente desde cualquier lugar. En resumen, un ERP de Seguridad moderno se puede adaptar y personalizar a las necesidades específicas de la empresa, permitiendo una gestión eficiente y segura.

Funcionalidades Clave de un ERP para Empresas de Seguridad