Equipo esencial para la implementación de un proyecto ERP

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un proyecto de gran envergadura que puede transformar la operativa de una empresa. El éxito en la integración de un ERP no solo depende del sistema o el proveedor, sino crucialmente del equipo asignado por la organización para supervisar cada etapa del proceso. Al embarcarse en la implementación de un ERP, es fundamental considerar de antemano la conformación del equipo que llevará adelante el proyecto.

Los sistemas ERP, que cruzan la organización de punta a punta, son un esfuerzo temporal, único y progresivo. La naturaleza "única" de estos proyectos implica que, en la mayoría de los casos, las empresas no cuentan con la experiencia interna suficiente para garantizar el éxito, ya que la vida útil media de un sistema de estas características puede superar los 7 años.

Una implementación exitosa de un ERP se basa en una fórmula deceptivamente simple: las personas adecuadas, con las habilidades adecuadas, siguiendo los pasos correctos. Por ello, la planificación de la implementación del ERP debe ir de la mano con el proceso de selección del equipo. Es un cambio importante para cualquier empresa industrial, y la clave para un buen resultado reside en una preparación meticulosa.

La importancia del equipo en la implementación de un ERP

Todo proyecto de gran impacto requiere de un grupo de trabajo con roles bien definidos para alcanzar los objetivos esperados. La implementación de un sistema como el Netsuite ERP no es la excepción. Para ello, es necesario que se defina su conformación desde el inicio del proceso. La implementación de un sistema ERP afecta a todas las áreas funcionales de la empresa. Es por eso que todos, desde la dirección hasta los mandos intermedios y los empleados individuales, deben participar en toda la fase de implementación.

Aunque los sistemas ERP se basan en tecnologías de la información, no se deben asumir que las implementaciones de ERP son exclusivamente proyectos de TI. Un sistema ERP es la columna vertebral de toda la operación de una empresa, por lo que se necesita la participación y el compromiso de todos los departamentos. Sin el suficiente apoyo organizativo, una implementación impulsada por TI puede causar retrasos costosos, resistencia por parte del usuario, insatisfacción o incluso un fracaso total.

Selección y conformación del equipo

Para seleccionar a los miembros del equipo, se deben tomar en cuenta dos aspectos: el nivel de trabajo dedicado al proyecto y su trayectoria en la compañía. Así, el equipo conformado puede incluir a gerentes, jefes de distintas áreas, ejecutivos con diversas especializaciones y hasta usuarios finales del sistema ERP. Lo ideal sería que la empresa defina un equipo de proyecto con miembros provenientes de disciplinas de toda la empresa, ya que el ERP es para toda la empresa.

Muchos miembros del equipo de ERP estarán orientados al cambio y motivados por aprender y definir nuevos procesos de trabajo. También deben tener poder de decisión dentro de la empresa, ya que deben tomar decisiones críticas que otros usuarios deberán aceptar. La mayoría de los miembros del equipo de implementación se convertirán en superusuarios y ayudarán, formarán y darán apoyo para capacitar a las personas dentro de sus departamentos.

Una planificación efectiva del equipo permite a las empresas minimizar el riesgo y evitar los peligros y riesgos habituales de un proyecto de implantación de un sistema ERP.

Roles clave en el equipo de implementación de un ERP

Para lograr una implementación exitosa, el equipo debe contar con roles bien definidos y responsabilidades claras. A continuación, se detallan los roles más importantes:

1. Patrocinador del Proyecto / Comité Directivo

Es quien toma la decisión de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiación del mismo. Posee características de liderazgo y de innovación. Por lo general, se trata del dueño de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organización. También forma parte del comité, un grupo que "vigila el bosque cuando otros miembros del equipo solo ven árboles". Asumen el liderazgo del resto del equipo y se aseguran de que el sistema ERP alcance los objetivos corporativos de la empresa tras su puesta en marcha.

Si bien su CIO o CTO sin duda respalda el proyecto de implementación, su participación no termina allí; aprobar la inversión en ERP es solo el principio. Los ejecutivos deben expresar su compromiso desde las primeras reuniones de arranque. Deberían seguir involucrados, haciendo un seguimiento del progreso del equipo y ofreciendo aliento cuando y donde corresponda. En cualquier proyecto habrá momentos en los que otras prioridades interfieran con los compromisos del proyecto.

2. Gerente de Proyecto

Esta es una de las figuras más importantes que conforman el equipo del proyecto, ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad. Su único objetivo es completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Sus otras tareas incluyen la planificación de reuniones en cuanto a tiempo y contenido, la capacitación de los miembros del equipo, la identificación de problemas y la supervisión de la marcha del proyecto.

En la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas más grandes puede constituirse un equipo con un Gerente Interno (típicamente el Gerente a cargo del área de Sistemas) y uno Externo.

3. Equipo de Proyecto / Líder de Equipo

Se necesita un equipo de proyecto eficaz, encabezado por un líder de proyecto inteligente y dedicado, para impulsar un proyecto de ERP hacia la finalización exitosa, a tiempo y dentro del presupuesto. El líder del equipo debe proceder del lado operativo de la empresa y ser la persona a la que más personas recurren cuando tienen una pregunta o un problema, alguien que conoce el negocio de la empresa, las políticas internas y cómo funcionan las cosas en su organización.

La estructura de su equipo de implementación debe reflejar su organización. Los miembros del equipo de proyecto deben representar a todos los departamentos funcionales principales, especialmente aquellos que son los principales usuarios y beneficiarios del sistema. El equipo es responsable de planificar y organizar el proyecto y debe reunirse regularmente para revisar el progreso y abordar cualquier problema que surja. Cada miembro del equipo asumirá la responsabilidad de coordinar las actividades dentro de su área funcional, a menudo estableciendo y liderando equipos de tareas específicos para realizar varias iniciativas.

4. Gerentes Funcionales / Jefes de Departamento

Son los representantes de las distintas áreas de la organización como gerentes o jefes. Son los miembros de la organización, habitualmente el Management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto. Por lo general, son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de un ERP. Deberán poseer un espíritu colaborador que permita la afectación de los recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos planeados. Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de tiempo, es clave que "compren" los nuevos procesos y formas de operar que vendrán de la mano del nuevo sistema informático.

5. Usuarios Clave / Superusuarios

Los usuarios finales, también conocidos como superusuarios, son los guerreros que saltan al campo para aprender a utilizar el nuevo software ERP. Su misión es volverse los “dueños” del sistema. Son los miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementación de un ERP. Estos, deberán ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión. Estos usuarios tienen un papel destacado en la empresa mandante. Por su especial dominio en cualquier ámbito de la compañía, resultan imprescindibles para adaptar el software de gestión empresarial a las circunstancias particulares.

Es primordial que exista una estrecha relación con el proveedor/implantador; la confianza y la transparencia son otras características indispensables en el binomio cliente - proveedor. Factor Libre está aquí para acompañarte en cada paso, garantizando una adaptación suave y eficaz de tu nuevo ERP.

6. Personal de TI

Aunque no es exclusivamente un proyecto informático, el personal de TI es importante para el proyecto. El software que se ha elegido tiene requisitos de hardware y de red para mantenerlo funcionando de la mejor manera posible. Las actividades cotidianas del gerente de TI incluyen la elaboración de planes, el apoyo a las actividades del equipo y el suministro de recursos. Su departamento de TI se encargará de la instalación de hardware y software (si el nuevo sistema es instalado on-premise). TI también será responsable de la compatibilidad e integración con otros sistemas y equipamientos dependientes de datos.

7. Socio o Partner de Implementación / Consultores Externos

El socio o partner de implementación es comúnmente el proveedor de la solución ERP. Si bien es un personaje externo, su papel es muy importante en el proceso de implementación del sistema gracias a su experiencia técnica y funcional del software. Este es un rol que generalmente está tercerizado en la empresa que brinda la solución tecnológica (el software ERP). Dicho rol debe ser ocupado por organizaciones que posean un staff de trabajo coordinado, disciplinado y sistemático donde el trabajo requerido sea entregado en tiempo y forma.

Aquí se demuestra la profesionalidad y experiencia del Jefe de Proyecto que se preocupará y tendrá en cuenta todo lo necesario para adelantarse y gestionar estos posibles riesgos de manera que su efecto sobre el proyecto se elimine o se mitigue todo lo posible.

Planificación y etapas de la implementación del ERP

La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un ERP es vital para alcanzar el éxito, siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema. Además, es imprescindible contemplar las incidencias o problemas que puedan presentarse en las diferentes fases de la implementación.

La definición y planificación del proceso de implantación de un ERP se pueden realizar mediante diversos enfoques, según la metodología de gestión de proyectos que se emplee (cascada, ágil, Scrum…). Un proceso de este tipo, refleja la ruta a seguir, señalando las fases que deberán ejecutarse en estricto orden, una tras otra, siempre que se haya completado la fase anterior.

Fases del proyecto de implementación

1. Planteamiento inicial y definición del proyecto:

   Esta tarea sienta la base del proyecto de implementación de la nube. Aunque puede parecer demasiado meticuloso, la falta de claridad y detalle en esta etapa creará problemas en fases subsecuentes. Comienza por el objetivo del proyecto redactando una declaración de misión que incorpore tus metas globales. A continuación, crea una hoja de ruta del proyecto que defina de forma inequívoca los objetivos, el alcance, el riesgo, un presupuesto detallado y los requisitos de personal (tanto internos como externos), todos vinculados a una cronología y un programa de tareas generales. Es importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema.

   Realizar la descripción de procesos. Esto significa crear los documentos que expliquen cómo se ejecutan las diversas actividades de la organización, quiénes llevan a cabo estas actividades, los subprocesos o tareas que conforman cada proceso. Esto sirve para determinar los requisitos técnicos y funcionales del sistema ERP a implantar. Para esto el equipo de proyecto trabaja de la mano con el proveedor, pudiendo determinar las características del sistema, las funcionalidades, el diseño, siempre asegurándose que el ERP sea flexible y fácil de usar.

   Involucrar a la (futura) comunidad de usuarios en el proceso de planificación inicial es crucial. Son la principal fuente de información para la descripción "tal cual es" del negocio y sus procesos. Usted querrá que participen en el proceso de selección para que puedan decirle si el sistema realmente satisface sus necesidades en el contexto de sus procesos diarios.

2. Diseño del sistema:

   Se debe concebir el diseño como el plan para el éxito. En el documento de diseño se deben plasmar los resultados principales, como las aplicaciones que se deberán desplegar, todas las aplicaciones de terceros y cualquier sistema relacionado que requiera integración. El diseño también debe incluir definiciones de datos detalladas, requisitos de usuario y todos los procesos de negocio que se verán afectados. Contar con el diseño al inicio del proceso resulta vital.

   Determina qué unidades de negocio y áreas geográficas se abordarán y en qué orden. Además, debes identificar los requisitos clave para poner el nuevo sistema en marcha y en producción. Establecer estos hitos iniciales de "hacer/no-hacer" sirve como una forma lógica de comprobar la idoneidad del calendario del proyecto. Se pueden asignar determinadas capacidades para futuros desarrollos después del lanzamiento inicial. Llegados a este punto también debes incluir métricas clave que se utilizarán para supervisar y evaluar el resultado final después de su puesta en marcha.

3. Desarrollo e implementación:

   La fase de desarrollo es la etapa crítica de la implementación del nuevo sistema. Incluye el desarrollo de nuevos elementos previstos, como la inclusión de funcionalidades que permiten automatizar ciertas tareas, y la migración de datos. Además, se debe desarrollar toda actividad definida y acordada anteriormente. Una de las ventajas fundamentales de las aplicaciones en la nube es que están diseñadas para configurarse en lugar de personalizarse. Esto significa que resulta fundamental configurar al principio del proyecto estructuras de datos y jerarquías, organizaciones y roles y responsabilidades de los usuarios.

   Prepárate para realizar algunos trabajos de integración. Pocas soluciones incluyen todas las funciones empresariales, especialmente en las grandes empresas. La integración de soluciones de terceros o sistemas heredados en aplicaciones en la nube preserva las inversiones anteriores y las capacidades únicas. Para ello, debes aliarte con tus colegas de TI en el equipo del proyecto, ya que pueden tener marcos de integración existentes.

   Cuando migras de un sistema local, debes mover tus datos a la nube. Una vez definida la cantidad de datos y su definición, esta tarea de implantación requiere competencias de extracción, transformación y carga (ETL, por sus siglas en inglés) que cubran las tareas de calidad y normalización de datos.

4. Pruebas y validación:

   La siguiente fase comprende la comprobación y validación del sistema ERP, mediante un conjunto de pruebas. La finalidad es detectar cualquier falla o problema para realizar las correcciones pertinentes y garantizar el funcionamiento óptimo del software. Es importante que en la comprobación participen representantes de diversos roles. Esto es muy útil para detectar fallos tanto en la simulación del proceso cómo en la comunicación entre roles. Una vez finalizadas las tareas de implantación, es importante comprobar la precisión y la integridad del trabajo en función de los requisitos del proyecto.

   Con los proyectos de nube, la verificación se centra en los elementos CIDER: configuraciones, integraciones, datos, extensiones y reportes.

5. Puesta en marcha:

   La puesta en marcha es la fase esperada de todo el proceso de implementación. La elección de la fecha se realiza durante la etapa de planificación, y requiere autorización y estabilización. Esta fase consiste en monitorizar continuamente el sistema durante varios días posteriores a la implantación. El equipo del proyecto, con la infraestructura de TI asociada y el personal de red, debe supervisar con diligencia el rendimiento del sistema.

   Si la puesta en marcha es exitosa, el fin es realmente el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas en la nube. Empieza por celebrar una fiesta. Invita al consejo rector, a los socios comerciales, a las principales partes interesadas de la empresa y a otras personas que hayan contribuido a organizar el éxito del proyecto.

6. Soporte y mejora continua:

   El éxito de la implantación del ERP también depende de que el usuario pueda comprender la tecnología y de que disponga de una guía para solucionar o superar las incidencias o resolver las dudas que se presenten durante el uso del sistema. Dependiendo de la especialización técnica que se requiere para solventar las incidencias, existen diversos niveles de soporte (básico, avanzado, especializado). La formación continua es fundamental para maximizar la productividad del sistema y el conocimiento de las aplicaciones.

   El cambio, aunque sea para mejor, puede ser desconcertante al principio. Al final, las personas serán los que trabajen con el software en el día a día, por lo tanto, deben participar en el feedback constante.

Comunicación y gestión del cambio

Las actividades paralelas conforman la gestión del cambio, y tienen como fin garantizar que la organización pueda alcanzar el rendimiento que se prevé en el proyecto. Un plan de comunicación y un plan de formación son esenciales. Toda implantación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo. Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial.

La comunicación interna es vital para el éxito de tu proyecto. Considera la posibilidad de asignar un nombre y un logotipo al proyecto para generar reconocimiento y concienciación en toda tu organización. Genere conciencia y optimismo en toda tu empresa con actualizaciones periódicas sobre el progreso de la implementación y cómo la organización se beneficiará del proyecto.

Desafíos y cómo abordarlos

• Temor al cambio: El temor a que la automatización reemplace trabajos humanos ha sido un factor predominante en la adopción de tecnologías. Es fundamental comunicar claramente que el objetivo del ERP no es eliminar empleos o cuestionar el trabajo de nadie directamente, sino mejorar la eficiencia y trazabilidad de los procesos. Involucre al equipo: Haga que participen en la toma de decisiones y ofrezca un espacio para sus opiniones y preocupaciones.
• Adaptación a nuevos procedimientos: Cualquier empresa que hoy en día pretenda ser competitiva en el mercado, debe considerar a la información como uno de los activos más importantes que se manejan. No solo debe adquirir el software y hardware, sino que además debe adaptar la cultura de la empresa y hábitos de los empleados a los nuevos procedimientos de trabajo. Toda persona tendrá que desempeñar su trabajo con el nuevo sistema y deberá ser formada, ya que esta nueva situación dará un giro importante a la forma de trabajar.
• Falta de compromiso: El éxito de su implementación reside en que la comunidad de usuarios se sienta dueña del sistema. Si los usuarios forman parte del proceso desde el principio, tendrán un mayor sentido de responsabilidad sobre su éxito. La clave para obtener el compromiso con la propiedad es la participación temprana en la planificación del proyecto y establecimiento de objetivos.

Tabla de responsabilidades clave en el proyecto ERP

En definitiva, el sistema ERP es el aliado perfecto para integrar y automatizar todos los procesos de una empresa, se trate de una gran compañía o pyme, y ganar en productividad. La implementación de un sistema ERP supone una actividad clave para cualquier organización que haya decidido implantar un nuevo sistema empresarial.