Gestión de Existencias: Clave para la Eficiencia y Rentabilidad Empresarial

La gestión de existencias, o gestión de inventario, es un elemento crítico de la cadena de suministro. Se entiende como el seguimiento y trazabilidad de todos los productos y existencias de una empresa, desde el momento de su fabricación o compra hasta que llega a los almacenes y, finalmente, al punto de venta. Gracias al control de todos los artículos que vende una organización, se puede mejorar la eficiencia de los procesos, optimizar la rentabilidad y ofrecer un mejor servicio al cliente.

Contar con un buen método de gestión permite evitar la falta de existencias, reducir los costes de almacenamiento, optimizar el inventario y mejorar la satisfacción del cliente. La buena salud financiera de una empresa puede depender de contar con una correcta herramienta de gestión de inventario o stock. Por esta razón, esta categoría de software se ha convertido en una de las más demandadas por las empresas después del ERP, CRM y el software de recursos humanos.

¿Qué es el Inventario y por qué es Vital Gestionarlo?

El inventario se refiere a toda la gama de artículos de una empresa, incluyendo las materias primas, trabajos en curso y productos terminados. Aunque los términos "inventario" y "stock" a menudo se usan indistintamente, el stock se refiere específicamente a los productos terminados listos para la venta.

La gestión de inventarios es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. El inventario puede ser el activo más importante de una empresa, pero también puede ser un pasivo significativo. Un inventario demasiado escaso cuando y donde se necesita puede crear clientes descontentos. Pero un inventario grande tiene sus propias responsabilidades, como el coste de almacenarlo y asegurarlo, y el riesgo de deterioro, robo y daño. En pocas palabras, el objetivo de la gestión de inventario es encontrar un equilibrio entre la oferta de inventario de una empresa y la demanda del comprador.

Tipos de Inventario

• Materias primas y componentes: Todos los artículos que terminan en el producto terminado.
• Trabajo en curso (WIP): Todo el inventario que está siendo preparado y embalado en ese momento.
• Productos terminados: Los productos finales del proceso de producción que están listos para ser distribuidos a los revendedores o entregados a los clientes.
• Suministros de mantenimiento, reparación y explotación (MRO): Todos los materiales de soporte que se necesitan en la producción y entrega de artículos, pero que no se incluyen como parte del producto final en sí.
• Inventario en tránsito: Productos que se encuentran en movimiento entre diferentes puntos de la cadena de suministro.
• Inventario de seguridad: Cantidades de respaldo de artículos para emergencias, interrupciones en la cadena de suministro o aumentos inesperados de la demanda.
• Inventario estacional: Productos cuya demanda varía según la estación del año.

El Gestor de Inventario y sus Competencias

El gestor de inventario es una figura clave en la cadena de suministro, responsable de controlar, optimizar y supervisar el stock de productos en una empresa. Este perfil garantiza que haya existencias suficientes para atender la demanda, evitando tanto la rotura de stock como el exceso de productos almacenados. Su papel incide directamente en la rentabilidad del negocio, especialmente en sectores como la logística, el retail, la industria y la distribución.

Competencias Clave del Gestor de Inventario:

• Controlar entradas y salidas de productos.
• Monitorizar el stock en tiempo real con herramientas como ERP o WMS.
• Prever necesidades de reposición y comportamiento de consumo.
• Diseñar estrategias para optimizar el almacén y reducir costes.
• Colaborar con compras, logística y ventas.
• Realizar auditorías de inventario.
• Aplicar criterios de sostenibilidad en la gestión del stock.

Las Diferentes Etapas de la Gestión de Existencias

Para tener una idea general de cómo funciona la gestión de existencias, veamos las etapas básicas que la componen:

1. Compra de productos a los proveedores: En esta etapa, es esencial rastrear proveedores, precios, condiciones de los dispositivos, fechas y otros datos relevantes.
2. Entrega y Recepción de las mercancías: Las mercancías se entregan en las instalaciones de la empresa y son recibidas por el transportista.
3. Almacenamiento de las mercancías: El inventario se almacena hasta que se necesita. Una vez que los productos llegan a tu almacén, necesitas organizarlos y rastrear la ubicación de cada artículo.
4. Registro de existencias: El inventario suele catalogarse en un sistema de gestión de almacenes para facilitar el seguimiento mediante unidades de almacenamiento (SKU) y códigos universales de productos (UPC). Registrar las existencias que se acaban de registrar, ya sea manualmente o mediante programas informáticos, es crucial.
5. Aprovechamiento y Venta de los productos: Se controla la cantidad de producto a la venta. Cuando un distribuidor o cliente final realiza un pedido, se inicia el proceso de cumplimiento, la verificación de la disponibilidad de stock, la extracción de productos mediante SKU y la preparación de artículos para la entrega. Los flujos de trabajo de embalaje y envío son esenciales para la entrega oportuna.
6. Actualización de las existencias: La gestión de inventario requiere visibilidad del inventario, saber cuándo realizar el pedido, cuánto pedir y dónde almacenar existencias. El registro preciso realiza un seguimiento del inventario en cada paso, desde la llegada hasta el almacenamiento, manejo y entrega.
7. Reordenamiento o Hacer un nuevo pedido al proveedor: Las empresas pueden establecer puntos de pedido para desencadenar el reabastecimiento cuando el inventario alcanza ciertas métricas, como niveles de stock, tasas de rotación o tiempos de ciclo.

Características Clave de una Gestión Eficaz de las Existencias

Para establecer una gestión de inventarios eficiente, las empresas deben comenzar por analizar sus necesidades logísticas y fijar objetivos claros. Además, hay una serie de normas generales que debes seguir si quieres gestionar tus existencias con eficacia:

• Conoce las necesidades y deseos de tus clientes: Si no realizas estudios de mercado con regularidad, corres el riesgo de acabar con existencias muertas o, por el contrario, de quedarte sin existencias. Pide a los clientes su opinión sobre tus productos para poder anticiparte a futuras ventas y resolver posibles problemas.
• Comprueba el estado y la calidad de los artículos cuando los recibas: Si algunos están inservibles en el momento de la venta, esto distorsiona las existencias y puede provocar insatisfacción.
• Utilizar un buen programa informático de gestión de existencias: Es crucial para contar diariamente los productos que entran y salen y evitar errores.
• Realiza inventarios periódicos para controlar los niveles de existencias: Acceder a información en tiempo real ayuda a garantizar el cumplimiento de los pedidos, reducir los tiempos de entrega e impedir desabastecimientos, sobreventas o acumulaciones innecesarias de mercancía.
• Reduce los hurtos o robos por parte de los empleados: Esto se logra aplicando herramientas de vigilancia, o incluso colocando etiquetas rastreables en los objetos (soluciones RFID en particular).
• Prever la demanda: Es la base para predecir la necesidad de los inventarios y, por tanto, para conocer el espacio de almacenamiento que se requiere tener. Lo recomendable para las temporadas altas es almacenar 1,5 veces el uso promedio del producto.
• Establecer una política de inventarios: Proponer una estrategia definida en relación a los stocks y existencias es fundamental para manejar una cifra apropiada de existencia y satisfacer los requerimientos del cliente.
• Aplicación de la tecnología: Las herramientas ahorran tiempo y mejoran la precisión de la información.

Tipos y Técnicas de Gestión de Inventario

Existen varios sistemas y técnicas para la gestión de inventarios, cada uno con sus propias características y aplicaciones.

Sistemas de Gestión de Inventario

• Sistemas de inventario perpetuo: Se actualiza de modo continuo con cada movimiento de stock, proporcionando una visión en tiempo real de las existencias. Son comunes en el caso de manejar cantidades pequeñas o medianas de stock.
• Sistemas de inventarios periódicos: Realizan un recuento físico del inventario a intervalos específicos. Estos modelos no trabajan con la información en tiempo real, optando por actualizaciones periódicas.
• Sistemas de inventario de códigos de barras: Asignan una combinación de números a cada producto. El objetivo es identificar cada unidad del inventario asociando datos y características relacionadas con el artículo como el tipo de fabricante, tamaño, dimensiones o peso del mismo.
• Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID): Sistema de seguimiento inalámbrico de los productos basados en tecnología de radiofrecuencia. Transmite de forma inalámbrica la identidad de un producto en forma de un número de serie único. Junto con el sistema por código de barras, son los más eficientes cuando se tienen que manejar cantidades muy grandes de stock.

Técnicas de Gestión de Inventario

• Gestión de inventarios ABC: Permite priorizar algunos productos en función de su impacto financiero, su nivel de venta respecto al resto o las campañas y promociones. Clasifica las referencias según su valor y rotación.
• JIT (Justo a Tiempo): Un producto sólo se fabrica o se lleva al almacén cuando lo pide el cliente. Este sistema evita el almacenamiento de mercancías y la posibilidad de acabar con existencias inactivas, buscando mantener el inventario al mínimo o en cero.
• Método Kanban: Consiste en colocar tarjetas en los contenedores. Cuando están visibles, recuerdan a los responsables que ha llegado el momento de hacer un pedido.
• Punto de pedido: Una alerta de reposición aparece directamente en el programa informático cuando se alcanza el número mínimo de productos fijado.
• Reaprovisionamiento periódico o por calendario: Adecuado para empresas que trabajan con proveedores que reciben pedidos en una fecha fija. Debe fijarse un nivel máximo de existencias para cada pedido.
• Cantidad de pedido económica (EOQ): Sirve para identificar la cantidad óptima de productos del pedido, disminuyendo al mínimo los costes de compra, almacenamiento y entrega.
• Cantidad mínima de pedido: Permite adecuar los pedidos a esa cantidad mínima que exigen los proveedores para mantener operativa la relación.
• PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas): Implica que las existencias más antiguas se venden primero o que los primeros artículos en llegar al almacén son los primeros que se comercializan.
• Stock de seguridad: Mantiene a mano cantidades de respaldo de artículos para emergencias, interrupciones en la cadena de suministro o aumentos inesperados de la demanda.

Ventajas y Desafíos de una Gestión de Inventario Eficaz

Mantener al día la organización de almacenes y el control de inventario permite tener un registro y conocer mejor la situación real de la empresa, lo que ayuda a tomar decisiones administrativas óptimas. Invertir tiempo y recursos redundará en beneficios variados y positivos que van desde la satisfacción del cliente hasta la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas.

Ventajas:

• Organización y administración del almacén: Se podrán adelantar decisiones, conocer en qué época se vende menos o más de determinados productos y asumir nuevas campañas de marketing.
• Compras más eficientes: Comprar mayores cantidades de producto permitirá disminuir el coste global destinado a compras.
• Menor obsolescencia: Al conocer la fecha de vencimiento se podrán realizar promociones de productos que estén cercanos a la fecha de caducidad o puedan estar en riesgo de deteriorarse.
• Mejor localización y seguimiento: Si el stock está bien gestionado, se reducen los plazos y mejora la administración de los productos.
• Mejor planificación de la producción: Es posible programar y ajustar la producción en función de la demanda existente, evitando el exceso o la escasez.
• Minimizar riesgos: Se minimizan las pérdidas por robos, daños o productos ya caducados.
• Reducir los residuos: Disminuir el número de productos que se quedan obsoletos, caducados o dañados, mejorando los esfuerzos de sostenibilidad y aumentando la rentabilidad.

Inconvenientes de una Gestión Deficiente:

• Desconocimiento de la demanda futura: Disminuye significativamente el flujo de la cadena de abastecimiento, generando sobrestock o escasez.
• Falta de Control: Realizar el control del inventario de forma manual o en hojas de cálculo incrementa considerablemente la probabilidad de cometer errores.
• Falta de seguridad: No contar con un respaldo de datos para situaciones imprevistas puede provocar una pérdida significativa de información.
• Mala gestión de almacenamiento: Desconocer la ubicación de los productos, desaprovechar el espacio o tener desactualizadas las entradas y salidas, puede generar pérdidas importantes.
• Registro incorrecto de movimientos: Conduce a fallos en las demás áreas involucradas en el proceso de abastecimiento.
• Ausencia de un sistema de gestión: Impide la automatización de procesos, el seguimiento en tiempo real y la eficiencia general.

Recursos y Sistemas para la Gestión de Inventario

La gestión manual de las existencias con lápiz y papel ya no es una opción, al menos para las medianas y grandes empresas. La automatización y el uso de la tecnología van en aumento, y ahora hay herramientas de vanguardia disponibles para todo tipo de empresas.

Software de Gestión de Inventario

Un sistema de gestión de existencias, o SMS, es un programa informático compartido por todos los que intervienen en la gestión de las existencias. Es esencial para optimizar los costes y facilitar el trabajo de los equipos. Un software de gestión de inventario es un programa informático que permite a las empresas llevar un control exhaustivo de cada producto o materias primas. Esto permite controlar la tienda online con el almacén, lo que también posibilita optimizar procesos, maximizar el control y la eficiencia, así como reducir errores.

Características de un Buen Software de Gestión de Inventarios:

• Actualización en tiempo real.
• Automatización de procesos.
• Escalabilidad y adaptabilidad.
• Integración con otros sistemas (POS, e-commerce, ERP, WMS).
• Medición mediante KPI (Key Performance Indicators).
• Capacidades analíticas y de pronóstico.

Los métodos manuales, las hojas de cálculo y las tecnologías heredadas dan pie a errores humanos, a múltiples fuentes de información, a datos fragmentados y a una lucha continua por convertir la información en tiempo real en decisiones optimizadas. El software de gestión de inventario más avanzado va más allá del simple seguimiento, conectándose a sistemas ERP, plataformas de ventas, sistemas de almacén y datos de proveedores, y mediante modelos estadísticos, predice la demanda futura.

Tecnologías Innovadoras para la Gestión de Existencias

La globalización, la tecnología y el poder de los consumidores están cambiando la forma en la que las empresas gestionan el inventario. Los operadores de la cadena de suministro utilizarán tecnologías que proporcionen información significativa sobre cómo mejorar el rendimiento de la cadena de suministro.

• Automatización de almacenes y robótica: La adopción de tecnologías de la Industria 4.0, incluyendo inteligencia artificial (IA), algoritmos de machine learning e IoT, se ha generalizado, reduciendo la dependencia de entradas manuales de datos propensas a errores.
• Capacidades avanzadas de IA: Impulsadas por IA, como la detección de demanda, se están volviendo más comunes para predecir la demanda con mayor precisión.
• IoT y conectividad en la nube: La integración de IoT y dispositivos conectados a la nube, junto con la transición a sistemas de inventario basados en la nube, está amplificando la eficiencia en los procesos de fabricación, producción, almacén y logística.
• Analíticas predictivas y blockchain: El poder de las analíticas predictivas está redefiniendo la gestión de inventario, proyectando posibles interrupciones de la cadena de suministro y prediciendo la demanda futura.
• Gestión de inventario omnicanal: Permite a las empresas gestionar el inventario de manera eficiente en múltiples canales, combinando almacenes remotos con tiendas físicas locales para crear experiencias del cliente convenientes.

La gestión de inventarios es un proceso indispensable en empresas que manejan productos físicos. La innovación tecnológica y la de fabricación van de la mano, pero lograr ese crecimiento puede ser un desafío para los fabricantes en crecimiento con recursos más limitados.

En un entorno cada vez más dinámico, contar con un sistema de inventario digitalizado supone una ventaja competitiva para mantener la rentabilidad y acompañar el crecimiento del negocio. La gestión del inventario ha evolucionado lejos de los días en que los mercaderes escribían los totales de stock contados a mano en polvorientos libros de encimera.