Áreas y funciones clave para el éxito en cualquier negocio

En el complejo entramado del mundo empresarial, identificar las áreas y funciones que resultan más interesantes y estratégicas es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de un negocio. Tanto si se trata de optimizar operaciones existentes como de explorar nuevas avenidas de crecimiento, comprender la relevancia de cada departamento y función es crucial.

La importancia del mantenimiento de software y la transformación digital

Una de las labores fundamentales en cualquier negocio moderno, especialmente en el contexto de la transformación digital, es el mantenimiento del software. Puede parecer una labor baladí y, sin embargo, es una de las más importantes a la hora de garantizar el correcto funcionamiento de todos los programas informáticos de la empresa, así como la seguridad.

Y es que, no podemos perder de vista que los equipos informáticos y el software en ellos instalado son las herramientas fundamentales que permiten establecer las dinámicas de trabajo, planificar, organizar, medir la productividad, encargarse de la logística, etc., de la mayor parte de las empresas.

Software Factory: un área relevante

El software de una empresa muchas veces es el encargado de gestionar los procesos más relevantes de la misma. Por ello, su correcto mantenimiento se convierte en algo obligatorio. En Imagar, una consultoría informática especializada, se cuenta con un área de expertos dedicada específicamente al mantenimiento de programas y aplicaciones, el Software Factory.

Uno de los aspectos más evidentes es que los equipos mejoran la operatividad y rendimiento cuando se someten a un buen mantenimiento, pero también la seguridad es reforzada. Además, el mantenimiento permite conocer el estado del software y garantizar su correcto funcionamiento. Por ello, podemos decir que el mantenimiento forma parte del ciclo de vida de todos los programas y aplicaciones.

Así que es importante que todas las empresas cuenten con un plan estratégico de mantenimiento del software. Esta debe incluir la actualización de las licencias o documentación correspondiente y el control de funcionamiento y calidad.

Pasos en el mantenimiento de software

Casi todas las funciones relativas al mantenimiento de software siguen una serie de pasos que incluyen:

• Rastreo para identificar las partes del software que deben modificarse o que presentan errores.
• Análisis para entender la modificación que se debe realizar.
• Diseño e implementación de los cambios a introducir.
• Pruebas que garanticen la subsanación del problema o el correcto funcionamiento del software en cuestión.

Tipos de mantenimiento de software

Podemos hablar de cuatro tipos diferentes de mantenimiento de software, cada uno de los cuales tiene una función diferente:

• Mantenimiento correctivo del software: Se trata de reaccionar a los errores que se presentan. La aparición de errores o bugs es un proceso inevitable con el tiempo, se trata de detectarlos y corregirlos lo antes posible para minimizar las incidencias. En este apartado puede incluirse también la reparación de los daños causados por virus, spywares o malwares, la incompatibilidad de drivers, etc.
• Mantenimiento preventivo: En este caso se trata de mirar al futuro, buscando alargar la vida útil del software todo lo posible. Las actualizaciones y cambios forman parte de este tipo de mantenimiento. Para realizarlo se monitoriza el software buscando mejorar sus propiedades sin alterar su funcionalidad. La ingeniería inversa de software es una de las ramas de este tipo de mantenimiento.
• Mantenimiento adaptativo: A día de hoy es evidente que la tecnología avanza y sufre cambios a gran velocidad. En este sentido, el mantenimiento adaptativo es el encargado de las modificaciones que tienen que ver con los cambios de software o hardware. Por ejemplo: cambios en el sistema operativo, almacenamiento en la nube, cambios de hardware…
• Mantenimiento evolutivo: Con este tipo de mantenimiento se busca adaptar la infraestructura de Tecnología de Información (IT) de la empresa a las nuevas necesidades que puedan surgir con el tiempo.

Departamentos clave en una empresa

Sea cual sea el ámbito o área en el que nos desempeñamos, es importante conocer los distintos tipos de departamentos que suelen formar parte de una empresa. Especialmente cuando se trata de organizaciones de cierto tamaño, muchas veces es difícil tener una perspectiva global de ellas. Un departamento es una unidad funcional de la empresa a la que se le asignan una serie de funciones y responsabilidades concretas. Para el desarrollo de dichas funciones, un departamento cuenta con una serie de recursos y personas que hacen posible su funcionamiento. Los integrantes de un departamento están dirigidos por un jefe o director de departamento, el cual establece los objetivos y asigna tareas a los distintos trabajadores y equipos.

Si detectas fallos en la organización o en el rendimiento de tus empleados, es muy probable que se deba, entre otras cosas, a un organigrama mal diseñado o inexistente. Para conocer más acerca de los organigramas empresariales es necesario saber cuáles son los departamentos que conforman una empresa habitualmente. Los departamentos de una empresa se pueden organizar de muchas formas en función del organigrama elegido. La imagen superior se corresponde con un organigrama vertical jerárquico, el más utilizado. Sin embargo, los grandes cambios que experimenta a diario la economía y la tecnología obligan a las organizaciones a estructurarse con modelos de organigramas alternativos.

1. Departamento de Dirección General

Este departamento está conformado por los cargos más altos de la empresa, además del presidente y/o el administrador. El organigrama de una empresa suele empezar con este departamento en la cima y a partir de él van derivándose todos los demás. Sin embargo, esta es solo una manera de representar el organigrama. Con el fin de facilitar la comunicación online y la toma de decisiones en las altas instancias de las empresas, también han surgido softwares de gobierno corporativo que agilizan todos los procesos propios de los consejos de administración y las juntas de accionistas. Es un departamento clave hoy en día para aquellas empresas que buscan liderar su sector.

2. Departamento Financiero

Este es el departamento encargado del control financiero de la empresa. En él se estudian los resultados de la empresa, tanto desde el punto de vista de los ingresos como de los gastos. Además de llevar un registro, este departamento se encarga de tomar decisiones clave para el futuro de la empresa, como por ejemplo compras y ventas de activos, fusiones, inversiones o gestión de deudas.

Tareas de Contabilidad

Hasta hace no tanto tiempo las facturas se creaban a mano. Así, una de las tareas de la contabilidad empresarial ineludibles consiste en apuntar todas las operaciones que se efectúan de manera ordenada. ¿Qué debemos entender por operaciones económicas? Ventas, compras o gastos efectuados con sus conceptos e importes.

• Libro Diario: En él han de registrarse todas las operaciones relacionadas con la actividad empresarial día a día en forma de asientos contables.
• Libro de Inventarios y Cuentas anuales: En él debe figurar el balance inicial de la empresa al inicio del año. Por lo menos de trimestralmente deberán incluirse los balances de comprobación «con sumas y saldos».

El balance de situación debe recoger al menos:

• El activo de la empresa, por ejemplo, los recursos que posee.
• El pasivo del negocio, por ejemplo, sus deudas.
• El stock de materias primas, mercancías adquiridas de terceros y productos terminados o en proceso de fabricación.

Una de estas tareas de la contabilidad básicas es el control permanente del nivel de liquidez de un negocio, así como su solvencia. Asimismo, evaluar la solvencia de una empresa es de vital importancia para tomar decisiones estratégicas, fijar objetivos empresariales y mejorar los resultados de un negocio.

Precisamente, una de las tareas de la contabilidad más sensibles es la gestión de las cuentas bancarias, puesto que ellas albergan el dinero líquido del que dispone un negocio. A ello debemos sumar la conciliación bancaria, es decir, la comparación que deben realizar los responsables de la contabilidad entre la información de los libros contables y los movimientos de las cuentas bancarias. ¿Para qué? Los responsables de la contabilidad deben encargarse de crear las remesas de cobros y asegurarse de que se cobran todos los productos comercializados o los servicios prestados a los clientes. Asimismo, también es crítico pagar a los proveedores en tiempo y forma las facturas que se reciben.

3. Departamento de Recursos Humanos

Este departamento es el encargado de contratar a las personas que prestan servicios dentro de la empresa. Es uno de los departamentos más importantes de una empresa por su capacidad de influencia sobre el rendimiento de las personas, su eficiencia y su compromiso.

Tareas de Gestión Laboral

En el departamento laboral se encargan de la gestión de los contratos, nóminas, finiquitos, seguros, bajas laborales y cualquier otro asunto que tenga que ver con las condiciones de los empleados. La normativa laboral en vigor establece una serie de obligaciones en lo relativo al pago de las nóminas.

4. Departamento de Marketing

Actualmente, dentro del departamento de marketing hay perfiles y funciones muy especializadas, sobre todo en el marketing digital. Hay que destacar que el marketing empieza en las primeras fases de desarrollo de producto.

5. Departamento Comercial/Ventas

Además de en lo relativo a las ventas, el departamento comercial también desarrolla otras funciones, como los servicios postventa, los estudios comerciales o labores de gestión interna. Para aumentar la eficiencia y la agilidad de todo este tipo de procesos, han surgido un sinfín de herramientas digitales, como por ejemplo los CRM. Asimismo, debido al auge de las redes sociales y los canales online en general, los equipos de ventas se han visto en la necesidad de formarse en nuevas tecnologías. En todo caso, estamos asistiendo a un incremento nunca antes visto de las ventas online. En muchos casos ya no basta con que los clientes vayan a la tienda para adquirir un producto.

6. Departamento de Compras

Aunque sea menos conocido, este es otro de los departamentos indispensables dentro del organigrama de una empresa. Además, no basta con comprar únicamente.

7. Departamento Fiscal

Se encarga de la gestión interna de la documentación necesaria para que la actividad económica de la empresa se ajuste a los requerimientos y obligaciones que marca la ley. En el departamento fiscal se ocupan de tramitar y controlar todos los impuestos correspondientes al ejercicio de la actividad empresarial.

8. Departamento de Contabilidad

En contabilidad mantienen actualizadas las cuentas de la empresa para su presentación ante los órganos competentes y para el análisis adecuado de la situación económica y financiera de la empresa.