Registro Mercantil para Empresarios Individuales: Requisitos y Proceso de Inscripción en España
El Registro Mercantil es la institución encargada de inscribir los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles. El objetivo principal es dar publicidad a estos actos, permitiendo que terceros que contraten con ellos tengan conocimiento de su situación legal y económica.
Organización del Registro Mercantil
Los Registros Mercantiles dependen del Ministerio de Justicia. La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública es la encargada de todos los asuntos relacionados con estos registros.
- Cada Registro Mercantil está a cargo de uno o varios Registradores, quienes son funcionarios públicos a todos los efectos legales.
- El Registro Mercantil se compone de los Registros Mercantiles territoriales y el Registro Mercantil Central.
Registros Mercantiles Territoriales
Están establecidos en todas las capitales de provincia, con competencia en el territorio de la provincia. Además, existen en ciudades como Ceuta, Melilla, Eivissa, Mahón (Maó), Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera y Valverde, y Santiago de Compostela.
Registro Mercantil Central
Tiene su sede en Madrid y se encarga de la centralización y publicación de la información registral.
Actos Inscribibles en el Registro Mercantil
En el Registro Mercantil se inscriben tanto los empresarios individuales como las sociedades, así como los actos y contratos relacionados con ellos.
Respecto al empresario individual, se inscribe la identificación del empresario y su empresa.
En el caso de las sociedades, se inscriben, entre otros, los siguientes actos:
- La constitución.
- Los aumentos y reducciones de capital.
- Las modificaciones estructurales, como fusiones, escisiones y absorciones.
- Las disoluciones y liquidaciones.
- Los nombramientos y ceses de cargos.
- Los poderes.
- Los concursos de acreedores.
Funciones Adicionales del Registro Mercantil
Además de la inscripción de actos, el Registro Mercantil tiene las siguientes funciones:
- La legalización de los libros de los empresarios.
- El nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas.
- El depósito y publicidad de los documentos contables.
- La centralización y publicación de la información registral, llevada a cabo por el Registro Mercantil Central.
- La centralización y la publicación de la información de resoluciones concursales.
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Registro Público Concursal
El Registro Público Concursal facilita la comunicación de las resoluciones adoptadas por los Juzgados de lo Mercantil a los registros públicos, el conocimiento de otras situaciones concursales y de los expedientes de negociación de los acuerdos extrajudiciales de pago. Este registro depende del Ministerio de Justicia, gestionado por el Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España a través de un portal de internet.
Nuevos Modelos para la Presentación de Cuentas Anuales
Se han aprobado nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.
El Ministerio de Justicia pone a disposición de sociedades, empresarios y demás entidades obligadas a presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, los modelos vigentes de depósito de cuentas anuales editables en castellano y traducidos a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma.
Tipos de Asientos en el Registro Mercantil
- Asientos de presentación: Se extienden al ingresar cualquier documento que pueda provocar una operación registral. La presentación puede hacerse por vía telemática.
- Inscripciones: Dejan constancia de los hechos inscribibles.
- Anotaciones preventivas: Protegen un derecho que aún no es firme o decisiones judiciales o administrativas.
- Notas marginales: Informan sobre hechos secundarios al margen de las inscripciones, anotaciones o asientos de presentación.
- Cancelaciones: Dejan sin efecto los asientos anteriores.
Principios Registrales
El Registro Mercantil se rige por varios principios fundamentales:
- Obligatoriedad: La inscripción es obligatoria, salvo que se disponga lo contrario.
- Prioridad: El documento que acceda primero al Registro tiene preferencia sobre los posteriores.
- Legalidad: El Registrador califica la legalidad de las formas extrínsecas de los documentos, la capacidad y legitimación de quienes los otorgan, y la validez de su contenido.
- Publicidad: El Registro Mercantil es público, y la publicidad se hace efectiva mediante certificación del contenido de los asientos o nota informativa.
- Legitimación: El contenido del Registro se presume exacto y válido.
- Oponibilidad: Los actos sujetos a inscripción son oponibles a terceros de buena fe desde su publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.
- Fe pública: La inexactitud o nulidad del contenido del Registro no perjudica a terceros de buena fe que confiaron en él.
Proceso de Inscripción
Las inscripciones deben realizarse en el Registro correspondiente al domicilio del empresario o sociedad. Este criterio también se aplica para la legalización de libros, nombramiento de expertos y auditores, depósito de documentos contables y demás operaciones del Registro Mercantil.
El Registro Mercantil se lleva por el sistema de folio personal, abriendo una hoja registral para cada sujeto inscrito donde se anotan todos los hechos y actos de su historial jurídico.
La inscripción se realiza en virtud de documento público, notarial, judicial o administrativo, salvo excepciones legales:
- Inscripción del empresario individual.
- Inscripción y cese de administradores (excepto el nombramiento de Consejero Delegado, que requiere escritura pública).
Los documentos extranjeros también pueden inscribirse si tienen fuerza en España según las leyes.
Plazos y Calificación
La inscripción debe solicitarse dentro del mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios.
El Registrador debe calificar la legalidad de los documentos y la capacidad de las partes en un plazo de quince días desde la presentación o subsanación de defectos.
Recursos Contra la Calificación del Registrador
Contra la calificación negativa del Registrador, se puede interponer recurso ante la Dirección General de los Registros y del Notariado o ante el Juzgado de Primera Instancia de la capital de la Provincia en que radique el Registro.
Las resoluciones de la Dirección General son susceptibles de recurso ante los órganos del orden jurisdiccional civil.
En caso de conflicto, se puede solicitar que otro Registrador califique el documento.
Certificaciones del Registro Mercantil
El Colegio de Registradores ofrece un servicio de descarga de certificaciones electrónicas, incluyendo certificaciones de cargo y vigencia de cargo.
Este servicio permite obtener una certificación con un código seguro de verificación para acceder al documento original desde cualquier lugar.
Además, existe un servicio electrónico en colaboración con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) que facilita la obtención de información registral sobre la existencia y vigencia de los cargos de administradores.
El sistema integrado CORPME-FNMT permite adaptarse a la vigencia de los certificados, activando alertas sobre la revocación de poderes inscritos.
Obligaciones Contables y Registrales del Empresario Individual
Según el art. 25 del Código de Comercio, todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Deberá llevar necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
El art. 27 del Código de Comercio, indica que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.
En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario sea persona física o jurídica debe de llevar una contabilidad ordenada.
En cuanto a la legalización de los libros oficiales, hay que hacer algunas puntualizaciones:
- La primera, que el art. 16 del Código de Comercio indica claramente lo siguiente:
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
- Los empresarios individuales.
- Las sociedades mercantiles.
- Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
- Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
- Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
- Las agrupaciones de interés económico.
- Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de Sociedades Profesionales.
- Los actos y contratos que establezca la Ley.
- Igualmente corresponderá al Registro Mercantil la legalización de los libros de los empresarios, el depósito y la publicidad de los documentos contables y cualesquiera otras funciones que le atribuyan las Leyes.
- El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
Por lo tanto, en el punto dos se indica que los libros de los empresarios serán legalizados en el Registro mercantil.
- La segunda: Sin embargo en el art. 19.1 se indica:
- La inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero.
- El empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales.
También en el art. 88 del Reglamento del Registro Mercantil, se indica: la legitimación para solicitar la primera inscripción.
- La inscripción del empresario individual se practicará a instancia del propio interesado
En consecuencia, el empresario individual no inscrito no podrá solicitar la inscripción de ningún otro documento. Esto último, es muy importante en mi opinión y hay que saberlo.
Ahora bien, desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se le exige esta llevanza de libros contables oficiales, pero desde la óptica fiscal, esto es desde la perspectiva del cálculo del importe a pagar en el impuesto sobre la renta de las personas físicas, ya que se sustituyen por otros libros. Pero, desde el punto de vista mercantil y contable están obligados a la llevanza de contabilidad, ya que se obliga a todo empresario.
Los asientos de cierre debe hacerlos igual que el de las sociedades, las cuentas de gastos e ingresos con la cuenta (129) resultado del ejercicio.
Pero, en la cuenta 630 Impuesto sobre beneficios no debe registrarse impuesto alguno, ya que tributa por IRPF y no por Impuesto sobre Sociedades, entonces desde el punto de vista contable, no se aplicará el método del efecto impositivo, pues tal y como se indica en la NRV 13ª.5 del PGC y en la NRV 15ª.5 del PGC Pymes, "En el caso de empresarios individuales no deberá lucir ningún importe en la rúbrica correspondiente al impuesto sobre beneficios. A estos efectos, al final del ejercicio las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deberán ser objeto del correspondiente traspaso a la cuenta del titular de la empresa".
En consecuencia, todas las retenciones y pagos a cuenta efectuados se entiende realizados por cuenta del empresario, y no se utilizará en ningún momento la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios.
Por este motivo, el saldo existente al cierre en la cuenta 473. H. Pública retenciones y pagos a cuenta, se traspasará a la cuenta 550. Titular de la Explotación.
En cuanto a la distribución del resultado del ejercicio, puede traspasarse a reservas en el caso de que así se decida, o imputarse al titular de la explotación, cuenta 550 en el caso de que el empresario decida asumir dichos beneficios.
Requisitos Adicionales
- Personas casadas: Deben hacer constar el régimen civil aplicable, la identidad del cónyuge y la certificación del matrimonio, lugar y fecha de celebración.
- Declaración de alta en el I.A.E.