¿Qué busca un empresario en un asistente personal? Requisitos y funciones clave

Los asistentes personales (AP) son profesionales de confianza que proporcionan apoyo administrativo y personal a los altos directivos. La función principal de un asistente personal es ayudar a un gerente o director, o a veces a un equipo de gestión, a hacer un mejor uso de su tiempo, gestionar su carga de trabajo y asegurarse de que su oficina funcione sin problemas.

Funciones principales de un asistente personal

Dentro de las responsabilidades de un asistente personal, se incluyen diversas tareas que facilitan la gestión y organización del trabajo de un directivo. Estas son algunas de las funciones más destacadas:

• Gestión de la agenda: Programar reuniones y priorizar citas en nombre del directivo o directiva.
• Comunicación: Atención telefónica y vía correo electrónico, filtrando las comunicaciones importantes.
• Documentación: Búsqueda de información y documentación para asegurar que el jefe esté bien preparado para las reuniones.
• Organización de eventos: Planificación de conferencias y eventos para la empresa o el directivo.
• Tareas administrativas: Realizar tareas de secretaría administrativa y de alto nivel, incluyendo las actas de las reuniones, el envío de correos electrónicos, la elaboración de informes y la preparación de las presentaciones.
• Apoyo en la contratación: Apoyo en la contratación, formación y supervisión de los auxiliares administrativos.

¿Qué busca el empresario en un asistente personal?

A la hora de contratar, el empresario busca una serie de actitudes, conocimientos y aptitudes, en definitiva, competencias profesionales que son necesarias para el desempeño adecuado de las funciones que van a desarrollar en el puesto de trabajo. Además, es fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Autoevaluación y Objetivos Profesionales

Antes de iniciar la búsqueda de empleo, es crucial realizar una autoevaluación para identificar tus cualidades personales, habilidades y conocimientos profesionales. Pregúntate:

• ¿Cuáles son mis cualidades personales?
• ¿Qué soy capaz de hacer?
• ¿Qué conocimientos profesionales poseo?
• ¿Qué trabajos me interesan?
• ¿Qué debo hacer?

Una vez elaborado tu perfil personal, debes pensar en qué quieres y puedes trabajar. El objetivo profesional vendrá determinado, entre otros elementos, por la formación, la experiencia profesional, las habilidades sociales y el entorno socioeconómico. Para marcar dichos objetivos debemos preguntarnos ¿Qué es lo que quiero? y ¿a qué puedo aspirar? Y a partir del autoanálisis tener una idea clara de tus posibilidades dentro del mercado. Es importante no caer en el desánimo ante las dificultades.

2. Análisis del Entorno Externo

Es importante analizar los factores externos que no puedes controlar, tales como:

• Limitaciones en la oferta de trabajo.
• Situación del mercado laboral de tu zona.
• Sectores con más demanda de empleo.
• Condiciones de trabajo.
• Oportunidades de desarrollo.
• Requisitos de acceso.

Aunque son datos que no podemos controlar, sí interesa conocerlos para afrontar de la mejor manera posible la búsqueda de empleo.

3. La Importancia del Currículum Vitae (CV)

El CV es un documento donde se recopilan todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de su vida profesional. Es una herramienta imprescindible para la búsqueda de empleo, es flexible y reciclable. Existen diferentes tipos de currículum:

• Cronológico: Datos desde los más antiguos hasta los más recientes.
• Inverso: Empieza por lo último que has hecho y te vas remontando hasta el comienzo.
• Funcional: Se agrupan las experiencias en bloques temáticos.
• Electrónico: Realizado a través de páginas web, portales de empleo, etc.
• Modelo de currículo europeo: Modelo común diseñado con consulta a los Estados miembros y expertos.

Sé breve y conciso al redactar tu CV, ya que sirve como tarjeta de presentación.

4. La Carta de Presentación

La carta de presentación complementa al CV y debe incluir:

• Encabezamiento: Datos de la empresa.
• Contenido: Motivo por el que escribes y breve referencia de los aspectos formativos y experiencia que te hacen ser la persona indicada para el puesto.

Cuida tu redacción, ortografía y presentación, nunca excedas la página y busca un papel con calidad. Además, es conveniente que una carta se dirija a una persona concreta. Sobre qué decir, recuerda que tienes que convencer a quien la lee que eres el candidato adecuado para el puesto, explica brevemente lo que ofreces y quieres.

5. Pruebas de Selección y Entrevista

Una vez superada la preselección, se le podrá exigir al aspirante que realice una prueba específica donde deberá demostrar sus competencias. Las pruebas pueden incluir:

• Test psicotécnicos: Para saber las aptitudes y actitudes de los aspirantes.
• Pruebas de personalidad: Para apreciar rasgos de personalidad, intereses y valores profesionales.
• Dinámicas grupales: Para valorar los comportamientos dentro de un grupo.
• Pruebas de conocimiento: Para demostrar las capacidades y competencias para realizar el puesto de trabajo.

La entrevista de selección de personal tiene como objetivo ampliar la información que previamente se conoce del candidato mediante su currículum. Sirve para conocer el grado de adaptación del candidato al puesto que se ha ofertado. Constituye la última fase para los candidatos a un puesto de trabajo. Las entrevistas pueden ser:

• Individual: Un entrevistador y un candidato.
• Informal: Sin guion elaborado.
• De choque: Para evaluar la reacción ante situaciones de tensión.
• Colectiva: Varios entrevistadores y/o entrevistados.

Recaba información sobre la empresa antes de la entrevista y al finalizar, realiza preguntas sobre temas que no te hayan quedado claros.

6. Recursos para la Búsqueda de Empleo

Existen diversos recursos para encontrar empleo, entre ellos:

• Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE-INEM): Administra empleo.
• Prensa: Anuncios en periódicos y revistas locales y nacionales.
• Agencias de colocación privadas: Ponen en contacto a empresas y demandantes de empleo.
• Portales de empleo: Plataformas online como Infojobs.
• Red de contactos: Informar a amigos y familiares sobre tu búsqueda de empleo.
• Empresas de selección de personal: Contratadas por terceras empresas para la elección de personal.
• EURES (European Employment Services): Red de cooperación para el empleo y la libre circulación de trabajadores.
• Cámara de Comercio e Industria.
• Asociaciones profesionales y de empresarios.

7. Autoempleo como Alternativa

Se entiende por autoempleo toda actividad laboral generada por el propio sujeto que la ejerce de forma directa. El autoempleo no es más que una vía de incorporación al mercado laboral, pero con la particularidad de que la creación de una empresa propia no influye únicamente en los propios emprendedores que obtienen un empleo, sino en el tejido empresarial, en la economía y en la creación de nuevos puestos de trabajo.

El autoempleo no es un camino fácil, no todo el mundo reúne las características necesarias para hacerlo, pero ofrece:

• Estabilidad en el empleo.
• Independencia.
• Posibilidad de mayores ingresos.
• Asumir la toma de decisiones.

Aunque también implica un riesgo económico.

En resumen, para tener éxito como asistente personal, es fundamental poseer habilidades organizativas, comunicativas y administrativas, así como una actitud proactiva y capacidad de adaptación. La preparación y la búsqueda de empleo son procesos que requieren dedicación y estrategia.