Guía Completa para la Adaptación de Negocios al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Desde el 25 de mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se aplica, marcando un antes y un después en la gestión de la privacidad y la protección de los datos personales. Adaptar una empresa al RGPD es un proceso de obligado cumplimiento al que deben someterse las compañías durante su ejercicio económico, ya que la seguridad y protección de los datos de sus clientes está recogido como un derecho fundamental desde el año 2016 en España.

La gestión de protección de datos en las empresas es fundamental no solo para evitar incurrir en una infracción de la normativa vigente y las correspondientes denuncias y sanciones por un mal uso de datos personales, sino también para ganar y mantener la confianza de clientes, empleados y socios. Es crucial para cualquier negocio que maneje información personal garantizar que cumple con los requisitos establecidos por la ley.

¿Qué es el RGPD y por qué es crucial su cumplimiento?

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es la normativa europea que se encarga de recoger todas las pautas e indicaciones para proteger la privacidad y evitar la libre circulación de los datos personales de los ciudadanos. Gracias a este nuevo reglamento, se permitió la entrada en vigor de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), por la cual las compañías deben defender la información retenida sobre sus usuarios.

En el nuevo mundo de las tecnologías conectadas, es fundamental que los ciudadanos dispongan de la mayor protección posible ante el uso fraudulento de sus datos, o cualquier otra información privada de su persona. La normativa de protección de datos es bastante estricta en algunos aspectos y la AEPD cada vez impone más sanciones. Adaptarse y gestionar la protección de datos es algo que no se debe hacer mal, porque las consecuencias pueden ser graves.

El RGPD desarrolla en su Capítulo IV el principio de responsabilidad activa, que subraya la importancia de que los responsables y encargados de los tratamientos de datos personales no solo cumplan con las obligaciones, sino que demuestren proactivamente dicho cumplimiento. Sobre la base de los documentos obtenidos, los responsables y encargados de los tratamientos de datos personales deberán llevar a cabo cuantas adaptaciones fueran necesarias de forma particularizada para cada tratamiento de datos personales; teniendo en cuenta los riesgos que para los derechos y libertades de las personas físicas pudieran derivar de dichos tratamientos en función de su naturaleza, su alcance, su contexto y sus finalidades (Considerando 76 y Artículo 35.1 del RGPD).

¿Quién debe adaptarse al RGPD?

Todas las organizaciones, sociedades o asociaciones que deben adaptar a su empresa el RGPD, son aquellas cuyo ejercicio se encuentra dentro de la Unión Europea, que monitorizan el comportamiento de clientes dentro, o que ofrecen sus servicios a las personas que viven en ella. No obstante, quedarán exentas de llevar a cabo la adaptación a la protección de datos aquellas cuyas labores estén centradas en realizar labores domésticas o personales, como las clases particulares.

Además, si usted es una persona física que maneja datos personales, como por ejemplo, un autónomo o autónoma, una comunidad de propietarios, federación deportiva, asociación de madres y padres, un club y otros organismos, debe seguir la Ley de Protección de Datos. Comunidades de Propietarios, Federaciones Deportivas, Asociaciones y AMPAS manejan datos personales, tanto de sus integrantes, miembros, alumnos, propietarios, etc. como de terceros, con lo cual tienen la obligación de cumplir con la normativa vigente de protección de datos.

Niveles de Protección de Datos

Si se encuentra dentro de una de las entidades que deben cumplir con el RGPD, también tiene que tener en cuenta el tipo de grado de protección que se requiere a su negocio. Según el reglamento, existen los siguientes niveles:

Herramientas de ayuda para la adaptación: Facilita RGPD

Con la finalidad de facilitar la adecuación al RGPD a las empresas y profesionales (personas responsables o encargadas de tratamientos) que traten datos personales de escaso riesgo para los derechos y libertades de las personas, la Agencia Española de Protección de Datos pone a su disposición una herramienta de ayuda.

Facilita RGPD es una herramienta fácil y gratuita. Ha sido diseñada como un recurso útil para cualquier empresa o profesional, ya que con tan solo tres pantallas de preguntas muy concretas permite a quien la utiliza valorar su situación respecto del tratamiento de datos personales que lleva a cabo: si se adapta a los requisitos exigidos para utilizar Facilita RGPD o si debe realizar un análisis de riesgos. Facilita RGPD está orientada a empresas que tratan datos personales de escaso riesgo, como por ejemplo, datos personales de clientes, proveedores o recursos humanos.

La herramienta genera diversos documentos adaptados a la empresa concreta, cláusulas informativas que debe incluir en sus formularios de recogida de datos personales, cláusulas contractuales para anexar a los contratos de encargado de tratamiento, el registro de actividades de tratamiento, y un anexo con medidas de seguridad orientativas consideradas mínimas. Una vez finalizada su ejecución, los datos aportados durante el desarrollo de la misma se eliminan, por lo que la Agencia en ningún caso puede conocer la información que haya sido aportada.

Sin embargo, Facilita RGPD no podrá utilizarse para tratamientos que impliquen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, como datos de salud o tratamientos masivos de datos, entre otros. Tenga en cuenta que Facilita RGPD es una ayuda y, por tanto, la documentación resultante deberá estar adaptada y actualizada a la situación de los tratamientos que se lleven a cabo en su entidad. La mera obtención de los documentos que proporcionan las herramientas de la AEPD no supone, en ningún caso, el cumplimiento automático de las obligaciones que el RGPD y la LOPDGDD establecen para los responsables y encargados de los tratamientos de datos personales.

Pasos clave para adaptar su empresa al RGPD

Si quiere saber cómo adaptar su empresa al RGPD con las últimas actualizaciones, a continuación, se enumeran los puntos clave a seguir junto con la documentación requerida por los organismos oficiales:

1. Designar un responsable de protección de datos (DPO)

   Una de las principales acciones a la hora de llevar a cabo la adaptación a la protección de datos, es la de designar un responsable de área o un delegado que se encargue de revisar los mecanismos de seguridad y coordinar las normas. Aun así, puede que no haga falta que este perfil concreto exista en su negocio, pero deberá indicar quiénes son las personas encargadas de adaptar la empresa al RGPD. Todo esto deberá constar en documentos oficiales.

2. Rellenar la documentación y realizar análisis de seguridad

   Debe rellenar toda la documentación requerida por los organismos o administraciones oficiales, con el fin de que quede constancia de la actividad que cumple la compañía, y si esta supone un riesgo para la seguridad de los datos personales y el nivel. Además, tendrá que llevar a cabo ciertos análisis de posibles peligros en su local o infraestructura informática y revisar las garantías que ofrece la empresa a la hora de resolverlos.

3. Desarrollar mecanismos de seguridad

   Una vez que ha detectado los potenciales riesgos de su negocio, es el momento de adaptar su empresa al RGPD con una serie de mecanismos de seguridad adecuados a sus necesidades y requerimientos. Incluso, se deben incluir herramientas de calidad que avisen de la quiebra de seguridad en su sistema, todo para garantizar los derechos de sus clientes a la intimidad y para impedir la fuga de datos personales.

4. Evaluación del impacto

   Cuando haya recibido los resultados correspondientes de estos análisis, solo tendrá que evaluar la calidad de su seguridad y el impacto recibido, todo con el fin de llevar a cabo las mejores herramientas para evitar estos contratiempos.

5. Presentación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

   Debe presentarlo todo ante el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos, donde darán o no el visto bueno a su negocio.

Consecuencias de una mala gestión o incumplimiento del RGPD

No solo se trata de las sanciones, también de la imagen de la empresa y la confianza de empleados y, especialmente, de los clientes. A partir de la nueva Ley Orgánica 3/2018 del 5 de diciembre, las sanciones por no adaptar su empresa al RGPD se han visto fuertemente endurecidas, conformándose en dos tipos según el nivel de seguridad: graves, y muy graves.

• Mientras las graves suponen multas de hasta 10 millones de euros o el 2% del máximo del volumen del negocio.
• Las muy graves pueden alcanzar los 20 millones o el 4% del total del ejercicio económico anterior.

La ventaja de la gestión externa especializada en protección de datos

Aunque adaptarse uno mismo a la LOPDGDD y el RGPD es posible, se requiere tiempo y conocimientos específicos para mantener un nivel de cumplimiento óptimo. Dado el tiempo y dedicación que puede exigir la gestión de la protección de datos, lo habitual es, por tanto, que las empresas u organizaciones tengan a una persona responsable y dedicada a las tareas relativas a la gestión de la protección de datos en la entidad o, en su defecto, un servicio de gestión de protección de datos contratado a una consultoría especializada.

Por ello, la mejor opción es un servicio externo, que no solo se ocupará de realizar la adaptación a la LOPDGDD, sino que llevará una completa gestión de la protección de datos de su empresa o negocio, con asesoramiento continuo y personalizado, así como el mantenimiento del cumplimiento de la normativa. Esto es clave, ya que tanto la gestión de la LOPD en empresas como la LOPD para autónomos implica no solo adaptarse a la normativa, sino llevar a cabo un mantenimiento de la misma; es posible que el negocio crezca y se traten mayores volúmenes de datos, o que se inicie una nueva actividad comercial que requiera nuevos tratamientos de datos personales o que se produzcan cambios legislativos o lleguen nuevas leyes.

¿Cómo una empresa especializada puede ayudarle?

Las empresas especializadas en adaptación a la Ley de Protección de Datos ofrecen una solución transparente, especializada y comprometida. Son auditores, consultores, asesores y especialistas en ofrecer la mejor opción de implementación de la ley de protección de datos en su empresa. Se comprometen a ser la opción más transparente, especializada, comprometida y adaptable a la particular situación de cada empresa.

Los servicios que una consultoría especializada puede ofrecer incluyen:

• Elaboración de la documentación necesaria para cumplir con el deber de informar a los interesados (clientes, empleados, usuarios, etc.) sobre aspectos relativos al tratamiento de sus datos, como la finalidad, el tiempo de conservación, cesiones a terceros, legitimidad y derechos que les asisten.
• Elaboración de la documentación para acreditar el cumplimiento de la normativa.
• Asesoramiento y asistencia en caso de brecha de seguridad.
• Asesoramiento y asistencia en la gestión de derechos de los interesados.
• Elaboración de contratos de encargo de tratamiento.
• Auditorías de protección de datos periódicas para comprobar el nivel de cumplimiento de la normativa y solucionar problemas que hayan podido detectarse.
• Mantenimiento y actualización de la gestión LOPDGDD y RGPD.
• Departamento Jurídico propio a disposición inmediata para atender cualquier duda, consulta o incidencia.
• Consultores Especializados en RGPD, LSSI/CE y Delegado de Protección de Datos (DPD). También podrá contratar el servicio de Delegado de Protección de Datos.

Estas empresas son su proveedor sin intermediarios en todo lo referente a la Ley de Protección de datos, trabajando directamente con su empresa. No son franquicias, son especialistas directos en protección de datos. Su dedicación es su marca de identidad, involucrándose en su empresa para poder diseñar la mejor forma de implantar las medidas de seguridad necesarias para cumplir con la normativa vigente.

Testimonios de clientes

«Muy profesionales y atentos a cualquier cambio normativo. Resolución de dudas al momento.»

«La Ley de Protección de datos es algo que me preocupaba como Autónomo. Desde que trabajo con Adaptanor estoy más tranquilo y además, todo es muy fácil, ellos te guían en todo momento, además de ofrecerte toda la documentación y cualquier necesidad o ayuda que necesites. Son muy cercanos y esto también me gusta.»

«Contacté con Adaptanor porque no me sentía protegida con la anterior empresa con la que trabajaba a nivel de Protección de Datos. ADAPTANOR es una empresa seria y profesional, siempre dispuesta a resolver y aclarar todas mis dudas en la materia de la Ley de Protección de Datos. Siempre pendientes de las modificaciones y novedades, de las que nos informan puntualmente. Un acierto contratar sus servicios.»