Voz IP para iniciativas emprendedoras y empresas: Optimizando la comunicación y el crecimiento

Hoy en día, incluso los clientes más conectados siguen resolviendo al final sus problemas en una conversación telefónica. Lo que es una reliquia del pasado es el sistema telefónico analógico, no el teléfono. Por suerte, cambiar a un servicio telefónico VoIP es sencillo y fácil, ofreciendo una solución moderna y eficiente para hacer llamadas utilizando Internet en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. Esto significa que puedes comunicarte desde cualquier lugar donde tengas conexión a Internet, ya sea en la oficina, en casa o incluso mientras viajas, y sobre todo, no necesitas grandes inversiones para instalar un sistema complejo.

¿Qué es un servicio telefónico VoIP para empresas?

El protocolo de voz por Internet, o VoIP, es una tecnología que te permite hacer llamadas utilizando una red de datos en lugar de una línea telefónica analógica. La voz IP se traduce como VoIP, unas siglas que significan Voice over Internet Protocol, es decir voz que se transmite a través de Internet, y no por líneas de cobre como la telefonía tradicional. Es decir, la VoIP es la tecnología y la telefonía IP es el servicio de comunicación.

Los servicios telefónicos VoIP para empresas están alojados online y los usuarios acceden a ellos a través de una aplicación en su ordenador de escritorio o su dispositivo móvil con conexión a Internet. Los sistemas telefónicos VoIP para empresas utilizan Internet para gestionar las llamadas de teléfono entrantes y salientes. Con VoIP, cuando haces una llamada de teléfono, la aplicación VoIP envía una señal a los servidores VoIP, y estos dirigen la señal al destinatario de tu llamada.

La principal diferencia entre VoIP y un sistema telefónico tradicional es que el primero utiliza Internet para transmitir información y el segundo, las líneas telefónicas. La principal diferencia es que VoIP es, por lo general, más barato, más fácil de escalar, más sencillo de configurar y ofrece más funciones.

Según la FCC, las llamadas de VoIP requieren una velocidad de descarga mínima de 0,5 Mbps. Ten en cuenta, no obstante, que el número de solicitudes afecta a la velocidad de Internet. Una conexión estable de al menos 100 kbps por llamada activa es suficiente.

Ventajas de la Voz IP para las empresas

Implementar la Voz IP en una empresa es rápido, sencillo y ofrece un ahorro de costes desde el primer momento. La reducción del hardware y la libertad de ubicación son solo la punta del iceberg de las ventajas de utilizar un sistema VoIP.

• Reducción de costes: Una de las formas de minimizar gastos en una empresa es implementando la telefonía IP ya que se consigue ahorrar hasta un 70%. La configuración de teléfonos fijos y el pago de los terminales para cada empleado supone un coste importante. Los sistemas de VoIP son mucho más económicos, ya que se adaptan a tu empresa, normalmente sin necesidad de utilizar un hardware adicional. Los sistemas de telefonía fija tienen costes de uso más altos para las llamadas de larga distancia e internacionales. Así que si tus clientes están dispersos geográficamente hablando, la telefonía fija resulta todavía más cara en comparación con las llamadas VoIP. En definitiva, el servicio VoIP es más barato que la telefonía fija y, en la mayoría de los casos, la diferencia es significativa.
• Flexibilidad y escalabilidad: Una de las ventajas de la VOIP para las empresas es la total flexibilidad que permite. Puedes adaptar las líneas y los números de teléfono al crecimiento de tu negocio y a las necesidades de tus clientes con un gasto mínimo. Cualquier empresa puede tener acceso a la telefonía IP ya que se trata de un modelo totalmente flexible que puede abarcar desde 1 solo usuario hasta 1000. Los servicios VoIP para empresas no dependen del hardware. Puedes actualizar tu plan para acceder a funciones más avanzadas en cualquier momento. Puedes añadir usuarios fácilmente a medida que se unan más empleados a la plantilla para gestionar las necesidades que vayan apareciendo en tu centro de contacto. Una buena solución de VoIP empresarial te permitirá adaptar tu plan a medida que el negocio cambie.
• Movilidad y teletrabajo: Tu equipo podrá utilizar el sistema desde cualquier sitio donde haya acceso a Internet. De hecho, muchas organizaciones utilizan el servicio VoIP para operar sus centros de llamadas íntegramente de manera remota. Se ofrece total movilidad ya que permite tener en el móvil la extensión de la centralita y contar con un único número para todos los dispositivos disponibles. El auge del teletrabajo ha impulsado la necesidad de soluciones flexibles para mantener la comunicación entre equipos dispersos.
• Comunicaciones unificadas: Para una mejor organización y productividad de los empleados de una empresa es necesario contar con las comunicaciones unificadas y eso sólo lo puede ofrecer la telefonía de Voz IP. Además de las funciones VoIP tradicionales como PBX, softphones y controles avanzados de las llamadas, MiCloud incluye conferencias, uso compartido de pantallas, mensajería, etc.
• Integraciones sencillas: Dado que, a diferencia de los sistemas basados en la telefonía fija, es un servicio digital, resulta mucho más fácil integrar sistemas telefónicos basados en VoIP con las aplicaciones y el software que ya utilizas. Esto permite a los usuarios de los servicios VoIP integrar herramientas como su sistema CRM o el correo electrónico con sus servicios telefónicos. Puedes mantener tu infraestructura tecnológica actual sin tener que cambiar nada, ya que los servicios de VoIP empresarial más adecuados se integrarán con las herramientas que ya utilizas para reducir las tareas manuales y mejorar la experiencia de los clientes.
• Funciones avanzadas de IA: Los sistemas de VoIP incluyen una serie de características que los sistemas de telefonía tradicionales no pueden ofrecer, como la transcripción de mensajes del buzón de voz, estadísticas y métricas, resúmenes de llamadas, análisis de opinión, reconocimiento de temas clave, indicaciones en tiempo real, agentes de IA y mucho más.

Inconvenientes de la Voz IP frente a la telefonía fija

Aquí tienes los pros y los contras del servicio VoIP frente a la telefonía fija en términos de calidad del servicio, funciones, ventajas y coste.

• Dependencia de Internet: Las líneas de teléfono fijas y los servicios VoIP operan en dos infraestructuras de red totalmente diferentes. Los servicios VoIP utilizan Internet en tanto que las líneas telefónicas fijas utilizan la red telefónica pública conmutada (PTSN). Por tanto, si Internet deja de funcionar, tu servicio VoIP dejará de funcionar también. Con las líneas telefónicas fijas, esto no sucede. De hecho, aunque se vaya la luz, podrás seguir utilizando tus teléfonos fijos porque la red PTSN proporciona electricidad de reserva a la línea de teléfono. Así pues, en lo que respecta a periodos de inactividad, las líneas telefónicas fijas con cable son técnicamente más fiables.
• Calidad de llamada variable: La calidad de las llamadas sobre VoIP también varía en función de la calidad de tu conexión a Internet. Es decir, si tienes una buena conexión a Internet, la calidad del sonido VoIP es igual de buena, o mejor, que con el teléfono fijo. Asegúrate de que el audio sea nítido y que no haya cortes ni retardos.

¿Qué te ofrecen los proveedores de servicios VoIP?

Siempre que evalúes una inversión en tu negocio, la pregunta clave es: ¿Qué me ofrece a mí? En el caso de los proveedores de servicios de VoIP, la respuesta es: mucho.

Implementación rápida y sencilla

Nadie quiere pasarse semanas o meses configurando el sistema telefónico de su negocio. Pero si vas a configurar un sistema basado en la telefonía fija, es el tiempo que vas a tardar. Por el contrario, siempre que tengas acceso a Internet, los proveedores de servicios VoIP pueden lograr que tu sistema esté operativo en menos de un día. Cuando hayas elegido a un proveedor VoIP, todo lo que tendrás que hacer es elegir un número de teléfono, añadir usuarios, y tus agentes podrán empezar a hacer llamadas.

Funciones avanzadas para mejorar la productividad

Una función esencial que deberías buscar en cualquier sistema VoIP para empresas es la distribución automática de llamadas o ACD. ACD es una función tanto de los sistemas de telefonía fija como de VoIP que distribuye (o "dirige") las llamadas telefónicas según unas reglas predeterminadas. Estas reglas deben establecerlas las empresas y se pueden personalizar totalmente. La función ACD funciona con frecuencia en conjunción con la respuesta interactiva de voz, o IVR. IVR es la función que saluda a los que llaman con una lista de opciones para que elijan una y conectar con la extensión, departamento o agente deseados.

• Estado de los usuarios: Al poder ver al instante el panel de estados del resto de usuarios, permite ver si éstos están ocupados o no, y por lo tanto, la toma de decisiones se hace al instante.
• Chat de textos: Otra forma de mantener la comunicación con los empleados y compañeros es a través de la mensajería instantánea. La telefonía IP permite iniciar un chat privado e incluso adjuntar archivos.
• Contactos de correo: En un solo click es posible hacer una llamada ya que los contactos quedan sincronizados.
• Integración con ERP y CRM: La integración te permitirá recopilar información sobre la persona que llama en un práctico panel de control que el agente que responde a la llamada puede utilizar mientras habla con ella. Con el servicio VoIP de Zendesk, podrás elegir entre cientos de aplicaciones disponibles en el Marketplace para integrarlas con tu sistema.

Todas las soluciones VoIP para empresa tendrán todas estas funciones en los niveles de suscripción inferiores. Sin embargo, deberías tener la posibilidad de suscribirte a un nivel superior que proporcione a tu equipo las funciones que hemos mencionado más arriba.

¿Qué impacto ha tenido el COVID-19 en los servicios VoIP?

Debido al distanciamiento social necesario durante la pandemia, los servicios VoIP para las empresas adquirieron un papel más importante si cabe en la infraestructura de las comunicaciones. Al mismo tiempo, la adopción masiva y el aumento del uso de los servicios VoIP proporcionaron un canal nuevo a los delincuentes para llevar a cabo estafas y robos de información. Por fortuna, los proveedores de servicios VoIP como Zoom han respondido mejorando la protección y añadiendo funciones de seguridad adicionales. Sin embargo, eso no significa que puedas fiarte totalmente de que el servicio te protegerá a ti y a tu organización.

8 de los mejores proveedores de sistemas de telefonía VoIP

La elección del proveedor de VoIP adecuado puede transformar la forma en que tu equipo se comunica con los clientes y con sus compañeros. Las mejores plataformas se conectan con tus herramientas empresariales, automatizan las tareas repetitivas y te proporcionan información que ayuda a tu equipo a trabajar de forma más rápida e inteligente.

Vamos a desglosar ocho de los mejores proveedores de telefonía VoIP y destacar sus características principales, integraciones y precios. Ten en cuenta que no todos los proveedores de VoIP ofrecen el mismo nivel de rendimiento, integraciones o valor.

1. Aircall

   Aircall es una plataforma de inteligencia y comunicaciones con clientes impulsada por IA que está diseñada para los equipos de ventas y soporte de pymes en crecimiento. Ofrece información en tiempo real, automatización y más de 200 integraciones para mantener todas las conversaciones conectadas.

   • Funciones: Inteligencia de llamadas impulsada por IA, automatización de llamadas sencilla, grabación de llamadas en tiempo real, Power Dialer multilínea, registro de disposición, inteligencia de conversación e identificación de la persona que llama.
   • Integraciones: Más de 200, incluidas ActiveCampaign, HubSpot, Microsoft Teams, Salesforce y Slack.
   • Precios: Desde 30 $ al mes/persona (facturación anual).

2. Vonage

   Vonage cuenta con soluciones VoIP flexibles centradas en móviles, con asistencia virtual impulsada por IA. Es un sistema empresarial de telefonía en la nube que ofrece herramientas de comunicación flexibles para pymes.

   • Funciones: Asistente virtual de IA, llamadas telefónicas con voz en HD y desvío, registro y grabación de llamadas, además de grabación de llamadas de empresa y mensajería de equipo.
   • Integraciones: Cuenta con 24 integraciones, incluidas Microsoft Dynamics, Microsoft Teams, Salesforce, ServiceNow y Zendesk.
   • Precios: Desde 13,99 $ al mes/extensión, más impuestos y tarifas (facturación anual).

3. Nextiva

   Nextiva ofrece una plataforma de comunicación omnicanal escalable, diseñada para pymes que necesitan capacidades avanzadas de centro de contacto, con analíticas sólidas e integraciones perfectas. Destaca por la combinación de funciones tradicionales de VoIP como IVR, grabación automática de llamadas y enrutamiento de llamadas con analíticas exhaustivas.

   • Funciones: IVR, grabación y distribución automática de llamadas, paneles de control e informes, enrutamiento inteligente de llamadas y clasificación por IA.
   • Integraciones: Cuenta con 44 integraciones, incluidas HubSpot, Microsoft Teams, Salesforce, Zendesk y Zoho.
   • Precios: Desde 15 $ al mes/persona para pequeñas empresas y 75 $ al mes/persona para el resto de compañías (facturación anual).

4. Ooma Office

   Ooma Office es una solución de VoIP asequible y sencilla, ideal para equipos pequeños que buscan una calidad de llamada fiable y funciones empresariales esenciales sin complicaciones.

   • Funciones: Audio en HD, recepcionista virtual, aplicaciones móviles y de escritorio, asignación de llamadas, videoconferencia y transcripción de mensajes del buzón de voz.
   • Integraciones: Freshdesk, Microsoft Dynamics, Salesforce, Zendesk, Zoho.
   • Precios: Desde 19,95 $ al mes/persona (facturación mensual).

5. Zoom Phone

   Zoom Phone es ideal para equipos que ya utilizan Zoom y necesitan llamadas integradas. Ofrece una experiencia unificada con sus otras herramientas.

   • Funciones: Aplicaciones móviles y de escritorio, transferencia y delegación de llamadas, supervisión silenciosa y AI Companion con funciones como la extracción de tareas de buzón de voz y la priorización de mensajes de voz.
   • Integraciones: Google Workspace, Microsoft Teams, Salesforce, Slack.
   • Precios: Desde 10 $ al mes/persona (facturación mensual).

6. Dialpad

   Dialpad está dirigido a equipos empresariales que buscan una inteligencia de voz con funciones de IA punteras que crezca con ellos.

   • Funciones: Transcripciones en tiempo real, resúmenes instantáneos de llamadas, inteligencia de voz por IA, asesoramiento en tiempo real con IA y analíticas predictivas y calificación de satisfacción del cliente.
   • Integraciones: Google Workspace, HubSpot, Salesforce, Slack, Zendesk.
   • Precios: Desde 15 $ al mes/persona.

7. RingCentral MVP

   RingCentral es para empresas que necesitan un paquete de comunicaciones omnicanal y escalable en la nube con un número amplio de integraciones. Su plan en el nivel más bajo, Essentials, admite hasta 20 usuarios e incluye llamadas ilimitadas en Estados Unidos y Canadá, así como mensajes de texto empresariales ilimitados.

   • Funciones: Llamadas ilimitadas, SMS, documentos compartidos, mensajería de equipo, voz en HD, conferencias, supervisión y grabación de llamadas y cancelación de ruido mediante IA.
   • Integraciones: AWS Marketplace, Google Workspace, HubSpot, Microsoft Teams, Salesforce.
   • Precios: Desde 20 $ al mes/persona.

8. Quo (OpenPhone)

   OpenPhone es ideal para empresas emergentes y pymes que necesitan un sistema de telefonía asequible y fácil de usar para equipos remotos, de ventas o de soporte.

   • Funciones: Resúmenes y transcripciones de llamadas impulsados por IA, sugerencias de contactos mediante IA, menús telefónicos, llamadas de grupo y API.
   • Integraciones: HubSpot, Jobber, Make, Salesforce, Zapier.
   • Precios: Desde 15 $ al mes/persona.

¿Qué tener en cuenta a la hora de elegir un sistema VoIP?

La elección de un sistema VoIP no consiste únicamente en elegir el proveedor más conocido, depende de cómo opera tu negocio en la actualidad y hacia dónde planeas llevarlo en el futuro. Antes de decidir, ten en cuenta estos factores:

• Las necesidades específicas de tu empresa: Dependiendo del tamaño de la empresa, existen requisitos diferentes. Además, debes tener en cuenta la naturaleza de tu negocio. ¿Necesitas un centro de contacto a gran escala que te ayude a gestionar las consultas de los clientes que llaman o el trabajo de tu equipo se basa principalmente en realizar llamadas de ventas?
• Tus planes de escalabilidad: La rapidez con la que estimes que tu negocio va a crecer debería influir en tu elección de un proveedor de servicios de VoIP. Debes escoger una herramienta que se adapte a tus requisitos y que te permita añadir funciones más avanzadas a medida que las necesidades de tu empresa se vuelven más complejas.
• Tu presupuesto: Si tienes un presupuesto ajustado, compara detenidamente qué proveedores de VoIP ofrecen la gama más avanzada de características en el plan más básico. También debes tener en cuenta lo que se incluye en cada plan y los complementos por los que podrías tener que pagar (esto puede salirte caro con el tiempo).
• Tu pila tecnológica existente: Presta atención a las herramientas empresariales con las que se integra cada sistema VoIP, ya que te interesa poder conectar el software que utilizas cada día con la herramienta que elijas.
• El nivel de experiencia de tu equipo: Necesitas una herramienta que sea fácil de implementar. No importa si la van a usar tus agentes de ventas con más experiencia o los empleados nuevos. También debes tener en cuenta el nivel de incorporación y soporte continuo que ofrece cada solución. Contar con una asistencia experta marca la diferencia a la hora de resolver incidencias técnicas y aclarar dudas.

Muchas PYMES aún creen que soluciones como VoIP están reservadas para grandes corporaciones, pero la realidad es muy distinta. La migración a VoIP puede parecer compleja, pero con el acompañamiento adecuado se convierte en un proceso fluido y sin interrupciones. Las empresas locales, como gestorías, clínicas, despachos o comercios, pueden beneficiarse enormemente del cambio a VoIP.