Requisitos Esenciales para Emprender una Cafetería en España

by Admin on 21/10/2025

¿Estás pensando en abrir tu propia cafetería? Abrir una cafetería puede ser una experiencia emocionante y gratificante, pero también conlleva una serie de desafíos y, cómo no, de papeleo y burocracia. Abrir una cafetería, ya sea grande o pequeña, requiere planificación.

En esta guía encontrarás información sobre cómo abrir una cafetería en España de forma responsable y rentable: desde la definición del concepto de negocio hasta la obtención de licencias, pasando por la elección del local, la inversión inicial y la estrategia de marketing.

Los pasos para abrir una cafetería en España son similares a otros negocios. Supone una gran inversión de tiempo y dinero y, por eso, hay que ser consciente y comprender el esfuerzo y la energía necesarias para que tenga éxito.

España cuenta con un sector hostelero muy sólido, especialmente en regiones con clima soleado y zonas costeras, donde este tipo de negocio es uno de los motores clave de la economía. Por ello, si estás pensando en montar la tuya, incluso con recursos limitados, desde Gestor de Cocina, te explicamos, en este artículo, todo lo que necesitas saber: desde los trámites legales hasta la elección del local, el presupuesto inicial y los consejos útiles para que tu proyecto sea viable y rentable.

Incluso si no puedes obtener suficiente información de ellos, vas a aprender mucho observando. Sal y visita tantas cafeterías como sea posible. Tómate un café, echa un vistazo al local, inspírate en el estilo, la gestión del negocio y la elaboración de las bebidas. Haz una lista con tus propias puntuaciones.

Como propietario de una cafetería, tratarás con mucha gente. Por eso, no solo debes estudiar la cafetería en sí, sino también a los clientes. ¿Quiénes serán y cuáles son sus necesidades y expectativas? ¿Qué es lo que más les gusta de otras cafeterías y qué es lo que menos? Estudiar a la clientela te ayudará en el proceso de planificación y a elaborar un menú, fijar unos precios y crear un ambiente acogedor.

A la hora de investigar, también debes buscar dónde y cuántas cafeterías existen en zonas específicas del ayuntamiento en el que deseas instalarte ya que esto te mostrará dónde es necesario abrir una. Habrá barrios con una amplia oferta de cafeterías de calidad y otros en los que existan bastantes, pero peores. Sin embargo, aún hay muchas áreas en las que faltan este tipo de local de hostelería.

Investiga también sobre los registros de empresas de tu ciudad o localidad. Esta información puede ser muy útil, ya que obtendrás información sobre qué cafeterías han cerrado en los últimos años y por qué. Haz una lista de sus errores para poder evitarlos.

Otro punto importante en el estudio de zonas es determinar si un negocio de este tipo puede contribuir a la dinamización de la vida local.

Este paso va ligado al anterior. A medida que analices las cafeterías de una zona concreta, también deberás estudiar a tus competidores. A la larga, tendrás que cuestionarte si podrás ser su competencia y mantenerte a la altura. Si decides establecer tu negocio en una zona con muchas cafeterías, debe ser diferente a las demás.

E incluso si lo abres en una zona con menos cafés, ten en cuenta que la gente puede optar por desplazarse para tomarse un buen café en lugar de ir a uno cercano pero malo. La clave está en aprender de lo bueno, de lo malo y de lo mejorable. Se trata de aprovechar su experiencia y mejorarla pero también de darle un toque personal y creativo.

En Makro no queremos que copies a una empresa. Queremos que te inspires en ellas y mejores lo que hicieron mal. Solo así podrás competir y hacer que una pequeña empresa se haga grande.

Hay un punto muy importante que mucha gente olvida al abrir un negocio de este tipo. El objetivo no es complacer a todo el mundo; esto es muy poco realista y, además, imposible. Se trata más bien de comprender quiénes son tus clientes y para qué grupo de gente está diseñado tu negocio. ¿Están dispuestos a pagar por tu café los clientes de una zona concreta? ¿Ofrecerás comida?

Antes de empezar con la fase de obras, visualiza la idea de cafetería que tienes en mente. Anota en un papel todas tus percepciones y objetivos. Después de echar un vistazo a algunas cafeterías e inspirarte, la imagen de tu propio negocio irá tomando forma, como un puzzle. Ahora es momento de trabajar en todos los detalles.

Pregúntate qué estilo debe tener tu cafetería, cómo quieres servir tus productos y cómo lo financiarás. Además, puedes empezar a plantearte cómo quieres diseñar y decorar el interior. Una visión del negocio claramente definida y por escrito te ayudará en los siguientes pasos de planificación y ejecución.

Ya hemos insistido en el hecho de estudiar las zonas en las que te plantees abrir una cafetería y, a estas alturas, el círculo debería estrecharse. En concreto, observa cuánta gente se desplaza a pie y si cuenta con zonas de aparcamiento. Una vez más, tienes que plantearte las siguientes preguntas: ¿Es el local suficientemente visible y de fácil acceso? ¿Cuáles son las características de la zona? ¿Qué le gusta y qué no a la gente de esa área?

Ten en cuenta que pasarás mucho tiempo en tu cafetería. Por tanto, debes conocer cómo es el barrio, los alrededores y a la gente que vive allí. Preocúpate también por los índices de criminalidad, la legislación local y opciones de proveedores en la zona.

Además, debes tener en cuenta la propia ubicación, asegurarte de que hay espacio suficiente y que cuenta con todo el equipamiento necesario de gas, electricidad y agua. También puedes considerar la posibilidad de tener una zona de recepción, así que comprueba si hay espacio y capacidad suficientes para ello.

Muchos emprendedores tienen la tentación de saltarse este paso, ya que supone demasiado trabajo burocrático y quebraderos de cabeza pero, en realidad, no es más que tu idea plasmada en un papel. Además, elaborar un plan de empresa casi perfecto es un factor crucial para que tu negocio vaya bien.

Este paso es aún más odiado que la creación del plan de negocio ya que puede resultar muy farragoso y lento. Sin embargo, se trata simplemente de hacer papeleo y gestiones para conseguir los permisos y licencias necesarios. Como estos difieren según el municipio y la comunidad autónoma, consulta con tu administración local y haz una lista de todos los trámites que necesitas.

Abrir una cafetería supone un importante desembolso de dinero, al igual que sucede en cualquier otro tipo de negocio. Por eso, tienes que asegurarte de que dispones de financiación y capital inicial suficientes. Determina cuánto dinero necesitas para abrir una cafetería, desde alquiler hasta equipamiento y personal. Puedes probar con préstamos comerciales tradicionales, líneas de crédito para empresas o préstamos para pequeñas empresas. Incluso puedes conseguir el apoyo de patrocinadores o financiadores mediante el sistema de crowdfunding. Otra opción es pedir un crédito a un banco.

¿Qué permisos y licencias se necesitan para abrir una cafetería?

Para poder abrir una cafetería en España debes contar con las licencias y permisos adecuados para poder hacerlo. Sin ello podrías enfrentarte a multas, cierres temporales e incluso la clausura permanente de tu negocio. Los permisos y licencias necesarios para abrir una cafetería dependen de tu ubicación, pero ten en cuenta que existen algunos requisitos universales de en materia de salud, seguridad y zonificación. Estos son los que debes considerar para operar legalmente:

Licencia de actividad: Fundamental para abrir legalmente una cafetería. La Licencia de Apertura es un permiso obligatorio que autoriza a un negocio a iniciar su actividad.
Licencia de apertura: Necesaria para iniciar la actividad comercial en el local. La licencia de actividad para una cafetería puede costar entre 1000 y 1500 €.
Autorización sanitaria: Imprescindible para manipular alimentos y bebidas en un entorno comercial. El departamento de salud local inspeccionará tu cafetería para asegurarse de que cumpla con los estándares en materia de salud y seguridad. Tu tienda deberá contar con áreas adecuadas de saneamiento, almacenamiento de alimentos y preparación antes de que pueda abrir. Debes estar preparado para someterte a inspecciones periódicas después de abrir.
Licencia de terraza (si aplica): Si planeas tener una terraza, necesitarás una licencia específica para su uso.

Es muy importante investigar y cumplir con los requisitos específicos de tu ubicación, ya que las regulaciones pueden variar según la comunidad autónoma y el municipio.

Como estos difieren según el municipio y la comunidad autónoma, consulta con tu administración local y haz una lista de todos los trámites que necesitas.

El más destacado es la licencia de apertura, también conocida como licencia de actividad. Estas condiciones podrás encontrarlas en la normativa municipal o, en su defecto, en la autonómica. Normalmente, para obtener la licencia de apertura se debe entregar un proyecto técnico en el que se reflejen todos los detalles del local.

La licencia de apertura se requiere cuando vas a abrir una cafetería desde cero.

Tampoco hay que olvidarse de los requisitos relacionados con Hacienda y la Seguridad Social. En el IAE, se debe seleccionar el epígrafe o los epígrafes que guarden relación con las actividades que se vayan a llevar a cabo. Por otro lado, también está el epígrafe 673, que corresponde a «Cafés y bares, con y sin comida».

Costes básicos de apertura

En lo primero que se piensa cuando uno quiere montar un negocio es en el dinero que va a tener que desembolsar para poder ponerlo en marcha. Los gastos iniciales en España pueden variar ampliamente dependiendo de factores como la ubicación (tanto la ciudad como el barrio), el tamaño del local, la calidad de los equipos y la decoración interior.

Los gastos iniciales incluyen el alquiler del local, el proyecto de obra y apertura, así como la licencia de actividad. Estos pueden oscilar entre 2.000 y 3.000 euros aproximadamente. El precio del alquiler puede ser uno de los gastos más significativos y varía según la ubicación y el tamaño del local.

Varían según la ubicación y los requisitos específicos de cada municipio. Esto puede incluir licencias de actividad, permisos sanitarios, licencias de terraza, entre otros.

Es importante reservar un presupuesto para promocionar tu cafetería y atraer clientes. Gastos de marketing y publicidad: es importante reservar un presupuesto para promocionar tu cafetería y atraer clientes.

Para un local de unos 100 m² que ya tenga parte de la infraestructura necesaria, el presupuesto de apertura suele oscilar entre los 12.000 y los 20.000 euros.

Es complicado estimar cuánto dinero hace falta para abrir una cafetería. Si quieres montar una cafetería pequeña, podría estimarse una inversión inicial aproximada de unos 15 000 €.

En total, para montar una cafetería pequeña podrías necesitar de 10.000 € a 30.000 €.

El café y la carta de cafés

Las cafeterías están especializadas en servir café recién hecho y de alta calidad; eso debe ser lo más importante de tu negocio. Por esta razón, encontrar un proveedor de calidad y fiable es esencial para el éxito de tu cafetería.

La calidad del café que sirvas en tu cafetería desempeña un papel fundamental en el éxito de tu negocio. El café puede ser el driver para elegir una cafetería u otra. Por lo tanto, es importante encontrar un distribuidor de café de confianza que te proporcione un café de calidad, asesoramiento y formaciones de manera consistente.

¿Quieres productos sostenibles? ¿Qué sabores buscas? ¿Prefieres el café más ácido y amargo o más cremoso e intenso? ¿Y qué hay de otras bebidas como el té? ¿Qué tipos de té quieres y cómo te imaginas servirlos?

Pero no solo debes contar con un buen proveedor de café en grano. Para montar una cafetería hay muchos más productos que necesitarás: leche, piezas de pan, dulces, azúcar… además de menaje como tazas, platos, cucharillas, servilletas, agitadores de café, teteras… Hay muchas más cosas que deberías añadir a esta lista. Anota todo y empieza a buscar proveedores especializados. Asegúrate de que trabajas con gente de confianza y experiencia, que te garantice una buena calidad y que siempre mantenga todos los acuerdos oficiales con contratos firmados.

Una carta de cafés bien elaborada es una parte esencial de la experiencia del cliente en tu cafetería.

Ofrece variedad: incluye una selección de cafés, desde espresso y capuccino hasta cafés especiales como lattes o macchiatos.
Destaca tus especialidades: si tienes recetas de café exclusivas o bebidas de autor, asegúrate de destacarlas en tu carta para atraer la atención de los clientes y fomentar la experimentación.
Añade opciones de temporada: considera incluir bebidas de temporada en tu carta para aprovechar las tendencias y celebrar festividades específicas.

Es importante que tengas descripciones detalladas de cada bebida en tu carta, incluyendo el tipo de café utilizado, la técnica de preparación, los ingredientes adicionales y cualquier nota de sabor distintiva. Y no olvides de mantener tu carta viva, es decir, actualizarla de manera frecuente con nuevas incorporaciones, promociones especiales o ediciones limitadas.

Equipamiento y diseño

A estas alturas ya deberías haber conseguido todos los permisos y licencias necesarios y encontrado a un proveedor adecuado. Además, la reforma del local tendría que estar finiquitada. Estamos a punto de llegar a la etapa final de tu viaje para poder abrir una cafetería con éxito.

En Makro hemos insistido en la importancia de contar con un estilo propio para atraer clientes y lograr el éxito de tu cafetería. Por tanto, debes acondicionar el interior buscando una coherencia visual con elementos decorativos como cuadros, fotografías, vinilos, plantas… así como colocar el nombre y el logotipo de la cafetería en la fachada del establecimiento.

Adquiere el equipamiento de cocina necesario y el mobiliario adecuado para tu cafetería.

Elige empleados con experiencia. En el caso de una cafetería estaría bien que alguno tuviera algo de formación como barista.

Este paso es más difícil de lo que parece. Mucha gente quiere contratar a personal con experiencia, cuando, en realidad, todo el mundo puede formarse. Lo que no se puede conseguir fácilmente es una buena actitud y trato al cliente. Por eso, cuando selecciones a tu equipo decántate por personas motivadas, apasionadas y con una gran energía positiva.

Después de abrir tu cafetería es el momento de hacer publicidad para atraer clientes. Una de las estrategias de marketing más exitosa son las redes sociales. El paso más difícil es conseguir los primeros clientes, pero en cuanto los consigas e impresiones con tu marca, se correrá la voz rápidamente. Para empezar, puedes distribuir folletos por las calles.

Todos los comienzos son duros y requieren mucho trabajo, pero darán sus frutos. Todos conocemos ese “bar de debajo de casa” o uno al que van solo los modernos de la ciudad. Sea cual sea el tipo de negocio, el proceso es similar.

Con un presupuesto ajustado puedes empezar con lo básico y mejorar poco a poco. Aunque quieras empezar con una inversión baja, debes estar preparado para asumir ciertos gastos inevitables.

Marketing y promoción

Una buena estrategia de marketing es esencial para destacar frente a la competencia y fidelizar a los clientes.

Aunque sea sencillo, contar con un sitio web propio puede marcar la diferencia.

Organiza eventos temáticos junto a otros comercios: desde presentaciones de productos hasta jornadas de puertas abiertas.

Asegúrate de que tus carteles llamen la atención y sean claros.

Un método tradicional pero eficaz es la tarjeta que se sella en cada compra.

Software de gestión

Abrir una cafetería implica muchos frentes: proveedores, personal, escandallos, costes, alérgenos, gestión del inventario… Por ello, contar con un software especializado en la gestión de cafeterías puede marcar la diferencia desde el primer día. En Gestor de Cocina, te ofrecemos una solución pensada para hosteleros como tú: fácil de usar, completa y adaptada a negocios pequeños o en crecimiento.

Existen soluciones específicas para cafeterías que integran la gestión de inventarios, ventas y facturación en una sola herramienta.

Es imprescindible contar con un Terminal Punto de Venta (TPV) para gestionar los cobros. Asegúrate de que el software que elijas cumpla con la normativa vigente, como la Ley Antifraude y el Reglamento VeriFactu, para evitar sanciones económicas. Nuestra recomendación es que elijas helloCash, ya que dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, posee múltiples y potentes funcionalidades y es muy fácil de usar y flexible.

En cualquier negocio, y más en uno como una cafetería, es imprescindible tener un TPV para gestionar y organizar los cobros a los clientes. En helloCash, ofrecemos un TPV gratis que incluye todas las funciones básicas que se suelen necesitar. Aparte de un TPV, en una cafetería también hace falta un terminal de pago.

En helloCash, actualizamos nuestro software regularmente para mantenerlo al día con los constantes cambios normativos.