Guía Completa para Emprender Esquemas en Excel: Organización y Análisis de Datos

Excel ofrece una potente funcionalidad llamada "esquemas" que permite agrupar y organizar grandes volúmenes de datos. Esta herramienta es excepcionalmente útil para ocultar secciones específicas de un documento, facilitando la visualización y el análisis de la información clave.

¿Qué es un Esquema en Excel?

Si tienes una lista de datos que deseas agrupar y resumir, puedes crear un esquema de hasta ocho niveles. Cada nivel interno, que está representado por un número superior de símbolos del esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Utiliza un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo.

Por ejemplo, supongamos que deseas crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales acompañados de un gráfico de dichos totales. Un esquema sería la solución ideal para lograr esto.

Requisitos para Crear un Esquema

Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles. Por ejemplo, si disponemos de datos sobre los costes incurridos a lo largo del año en la empresa con los costes mensuales de cada uno de los centros de trabajo de la empresa, esto sería un buen candidato para un esquema. Sin embargo, no dispondríamos de niveles suficientes para hacer un esquema si únicamente tuviésemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto y Precio.

Es un requisito indispensable que las filas (columnas) con el sumatorio deben estar por encima o por debajo (a la derecha o a la izquierda) de los datos, nunca entremezclados.

Ejemplo Práctico: Incidencias por Provincias y Trimestres

Consideremos la siguiente tabla, donde hemos representado el número de incidencias en pedidos mensuales detectadas por provincias:

En este ejemplo, podemos ver que existen subtotales en las filas de "Total Castilla-La Mancha" y "Total Andalucía", y las columnas "Trimestre 1", "Trimestre 2" y "Trimestre 3" contienen los subtotales correspondientes. Podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se han organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se han calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).

Cómo Crear un Esquema

Crear un Autoesquema

Para aplicar un autoesquema a los datos, sigue estos pasos:

1. Selecciona una celda del rango de datos que deseas esquematizar.
2. Ve a la pestaña "Datos" en la cinta de opciones. Esta opción se encuentra en el extremo derecho de la cinta Datos.
3. En la sección "Esquema" (que está en el lado izquierdo de la cinta verde de opciones de la parte superior de la ventana de Excel), haz clic en "Agrupar".
4. Haz clic en "Autoesquema".

Si aparece un menú emergente que dice "No se puede crear un esquema", significa que tus datos no tienen un formato compatible con los esquemas.

Crear Esquemas Manualmente (Filas)

Puedes agrupar las filas de detalle para tener una fila de resumen correspondiente, por ejemplo, un subtotal.

1. Si lo deseas, las filas de detalle agrupadas pueden tener una fila de resumen correspondiente: un subtotal.
2. Puedes usar el comando "Subtotal" que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema.
3. También puedes insertar tus propias filas de resumen, con las fórmulas, inmediatamente encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Por ejemplo, debajo (o encima) de las filas de datos de ventas de marzo y abril, usa la función SUMA para obtener el subtotal de las ventas para esos meses.
4. De forma predeterminada, Excel busca filas de resumen debajo de los detalles que resumen, pero es posible crearlas encima de las filas de detalle. Si has creado las filas de resumen debajo de los detalles, ve al siguiente paso.
5. Para aplicar un esquema a los datos, ve a "Datos" > "Grupo" > "Esquema". En el cuadro de diálogo "Grupo", selecciona "Filas" y después "Aceptar".

Crear Esquemas Manualmente (Columnas)

De manera similar, puedes agrupar columnas de detalle:

1. Inserta tus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle.
2. Selecciona todas las columnas de detalle y subtotales.
3. Estas columnas están seleccionadas y listas para agruparse.
4. Para aplicar un esquema a los datos, ve a "Datos" > "Grupo" > "Esquema". En el cuadro de diálogo "Grupo", selecciona "Columnas" y después "Aceptar".

Puedes crear varios grupos en cada nivel interno.

Mostrar y Ocultar Datos Agrupados

Una vez creado el esquema, puedes ocultar o mostrar los datos agrupados:

• Haz clic en el botón [-] en la parte superior o en el lado izquierdo de la hoja de cálculo de Excel para ocultar los datos agrupados.
• Haz clic en el botón [+] para mostrar los datos ocultos.
• En los símbolos de esquema, selecciona el número del nivel que desees. Para mostrar todos los datos de detalle, selecciona el nivel más bajo de los símbolos de esquema.

Estilos de Esquema en Excel

En el caso de las filas del esquema, Microsoft Excel usa estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema.

Borrar un Esquema

Para eliminar un esquema, sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña "Datos".
2. En la sección "Esquema", haz clic en "Desagrupar" a la derecha de la opción "Agrupar".
3. Luego, haz clic en "Borrar esquema…" en el menú desplegable.

También puedes desagrupar secciones del esquema sin quitar todo el nivel.

Consideraciones Importantes al Desagrupar

Importante: Si desagrupas un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas o columnas de detalle pueden permanecer ocultas. Para mostrar los datos, desplázate por los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas.

Advertencia: No uses los grupos y esquemas si vas a proteger la hoja de cálculo, ya que esto podría generar inconsistencias en la visibilidad de los datos.