Guía Completa del Instrumento PYME: Fase 1 de las Ayudas Europeas a la Innovación

Encontrar la financiación correcta para cualquier proyecto suele ser un auténtico quebradero de cabeza. Sin embargo, las alternativas disponibles son múltiples y dispares, y en el ámbito de la innovación europea, el Instrumento PYME se erige como una oportunidad fundamental.

¿Qué es el Instrumento PYME y por qué es relevante?

El Instrumento PYME se creó en el marco del programa marco de investigación Horizonte 2020 para dar apoyo a la innovación en las pequeñas y medianas empresas (pymes). Su objetivo es desarrollar y explotar el potencial de las pymes colmando las lagunas que existen en la financiación de la fase inicial de los proyectos de alto riesgo y potenciando la comercialización por el sector privado de los resultados de la investigación.

Tanto el Parlamento Europeo como el Consejo han subrayado la importancia de apoyar la innovación (en particular, la innovación de vanguardia) y el crecimiento de las empresas emergentes y de las pymes. Han observado que el apoyo a las pymes y a las empresas emergentes innovadoras es esencial para maximizar el potencial de crecimiento y de transformación socioeconómica de Europa. La Estrategia Europa 2020 destaca la importancia de la innovación para impulsar el crecimiento y el empleo en la UE, y Horizonte 2020, como el octavo programa marco de investigación de la UE, ha otorgado más importancia a la innovación que cualquiera de sus predecesores.

El Instrumento PYME es novedoso ya que permite a dichas empresas participar como beneficiarios únicos sin formar parte necesariamente de un consorcio, como se requiere generalmente en los programas marco de investigación. El Instrumento Pyme de H2020 da soporte a las pymes europeas con ambición de convertirse en líderes internacionales de su nicho de mercado. Con este “mantra” busca focalizar su soporte en aquellas pymes europeas que sean capaces de crear nuevos mercados con sus innovaciones y ofrecer nuevas vías de valor a sus clientes.

Con un presupuesto global de 3 000 millones de euros para el período 2014‑2020, el instrumento concede subvenciones a empresas con un alto potencial para apoyarlas en el desarrollo de un estudio de viabilidad (fase 1) o en la realización de investigación y desarrollo y pruebas de mercado (2,5 millones en la fase 2). También puede proporcionar asistencia a través de la orientación, la tutorización u otros servicios de aceleración empresarial (fase 3).

Evolución y Enfoque del Instrumento PYME

El Instrumento PyME - a partir de 2018 denominado EIC-SME Instrument - de la Comisión Europea es un subprograma de Horizonte 2020 que apoya la innovación empresarial. Los objetivos de los sucesivos programas de trabajo se modificaron en numerosas ocasiones durante la aplicación. Los dos primeros programas de trabajo (2014‑2015 y 2016‑2017) se centraron en cualquier innovación que impulsara el crecimiento de la empresa y que fuera nueva en el mercado. Los programas de trabajo para el proyecto piloto del Consejo Europeo de Innovación (2018‑2020) y el proyecto piloto mejorado del Consejo Europeo de Innovación (2019‑2020) desplazaron su orientación a la innovación «creadora de mercados».

El Consejo Europeo de Innovación (EIC) pone el foco en las innovaciones que crean mercado, por lo tanto, este elemento va a estar presente de manera explícita en muchos de los criterios de evaluación. La propuesta del Consejo Europeo de Innovación en el marco de Horizonte Europa, que se encuentra actualmente en procedimiento legislativo, mantiene algunos elementos del instrumento como la atención continuada a las pymes y las ayudas consistentes exclusivamente en subvenciones.

La Fase 1 del Instrumento PYME: Concepto y Evaluación de la Viabilidad

La Fase 1 del Instrumento PyME, denominada “Concepto y evaluación de la viabilidad”, se enfoca en analizar la viabilidad científica o técnica del proyecto y su modelo de negocio asociado al producto o servicio. El objetivo de esta fase consiste en la elaboración de un análisis de viabilidad de la idea de negocio. La fase 1 del instrumento proporciona un apoyo eficaz gracias a su proceso de selección sencillo y rápido, a la marca de la UE y al acceso a servicios de aceleración empresarial que ofrece.

Beneficios y Duración de la Fase 1

Son muchas las Pymes y Startups que se plantean la presentación de un proyecto a la convocatoria SME INSTRUMENT FASE 1 con el objetivo de obtener 50.000 euros de subvención para analizar la viabilidad del proyecto y su modelo de negocio asociado. La CE establece un máximo de 50.000 euros en subvención y coaching empresarial. El proyecto podrá contar con un plazo de 6 meses de duración.

Aunque las distintas fases están numeradas, el Instrumento PYME no es secuencial: no es necesario completar la fase 1 para participar en la fase 2. Para acceder a esta fase no es imprescindible haber pasado previamente por la fase 1, siempre y cuando la PYME disponga del correspondiente análisis de viabilidad que se exige.

Criterios Clave para una Propuesta Ganadora en Fase 1

Independientemente de la fase en la que se encuentre nuestro proyecto, es imprescindible tener en cuenta varios factores para la presentación de una propuesta ganadora. El Instrumento PYME facilita el acceso a financiación a aquellas pequeñas y medianas empresas con potencial de innovación, crecimiento y grandes posibilidades de liderar a medio plazo mercados internacionales.

Desde un punto de vista práctico, la CE busca proyectos que vayan a ser muy disruptivos a nivel de mercado. Este material presta gran atención a la cercanía al mercado, el alcance internacional, las grandes expectativas de crecimiento, la novedad en el mercado, la escalabilidad del modelo de negocio y la disponibilidad de un prototipo en curso. Sin embargo, lo que no dice tan explícitamente es que el nivel tecnológico requerido es muy elevado. Otro aspecto que no muestra en detalle esta infografía pero que sí se intuye en el vídeo es la profesionalidad y las capacidades del equipo a nivel de gestión y desarrollo de negocio. Esto afecta especialmente a las startups ya que, aunque a nivel técnico suelen ser potentes, no siempre se incluyen perfiles con conocimiento y experiencia en gestión de negocio y desarrollo comercial. Y esto afectará claramente a la credibilidad de la expansión e internacionalización de la propuesta.

El principal factor que determina la participación del Instrumento PYME y el éxito del proyecto es la excelencia. Por lo tanto, teniendo en cuenta los distintos niveles de innovación entre los Estados miembros, cabe esperar una distribución desigual de los fondos.

Las memorias, especialmente en fase 2, tienen que abordar de manera detallada los mercados objetivo de la empresa, por lo que esta herramienta pretende ser una guía sencilla sobre la información más relevante que debe estar documentada sobre el mercado de las propuestas. Esta herramienta ayuda a las empresas a explicar su modelo de negocio y a identificar y definir mejor sus posibles vías de monetización.

Infografía: Factores de crecimiento y potencial innovador de las PYMES europeas.

Proceso de Solicitud para el Instrumento PYME Fase 1

La posibilidad de presentar un proyecto individual en cualquier momento del año, ya que tiene fechas de corte cada tres meses, hace que esta convocatoria tenga un gran atractivo para Pymes y Startups. Dada la gran competitividad de esta convocatoria, con tasas de éxito inferiores al 10%, es muy frecuente trabajar con consultores expertos en ayudas europeas e incluso especializados en la convocatoria SME INSTRUMENT.

En su favor hay que decir que el proceso administrativo de esta convocatoria es sencillo y que la documentación a presentar es breve. Pero en contra habrá que tener muy claro que presentar una propuesta SME instrument Fase 1 requerirá muchas horas de lectura de manuales, guías y work programmes, European Roadmaps, informes sectoriales y de mercado, etc. para saber qué información incluir en cada apartado de la memoria y también de mucho trabajo de redacción y diseño iterativo de la propuesta. Además, el equipo de trabajo debe tener un nivel avanzado de inglés, gran capacidad de síntesis y, cada vez más importante, capacidades de diseño gráfico para generar un documento atractivo y singular.

Pasos Administrativos para la Solicitud

Los pasos administrativos son similares a los de cualquier proyecto H2020, y por tanto relativamente sencillos en comparación con otras convocatorias y con la gran ventaja de que normalmente los proyectos son individuales o en consorcios muy reducidos. Una vez que se está familiarizado con el Participant Portal podríamos decir que son muy sencillos, pero como todo, al principio tienen su complicación y es normal dudar de si se está haciendo lo correcto.

1. Crea una cuenta personal ECAS (European Commission’s authentication service): Está asociada a una persona. Es interesante que los diferentes miembros del equipo de trabajo tengan su propia cuenta. Son cinco minutos.
2. Da de alta a tu empresa hasta obtener un PIC (Participant Identification Code) provisional: Tras la obtención de la cuenta ECAS, puedes dar de alta a tu empresa. Si tienes duda de si tu empresa ya tiene PIC puedes utilizar un buscador para comprobarlo. Para la presentación de la propuesta con el PIC provisional es suficiente, si te financian tendrás que presentar documentación de empresa adicional para obtener el PIC definitivo.
3. Realiza la auto-evaluación como Pyme: La convocatoria SME Instrument es solo para Pymes y la aplicación comprueba que lo seas antes de que puedas crear tu propuesta y por eso necesitamos realizar esta auto-evaluación. Dentro del portal del participante, en la sección My organizations puedes editar los detalles y realizar el SME -self assessment. Se requiere bastante información así que se recomienda tener a mano las escrituras de constitución, cuentas de la empresa, número de empleados, etc. para poder avanzar más rápidamente.
4. Da de alta el proyecto: Elige la convocatoria SME Instrument Fase 1 y apunta la fecha límite. Hasta que no creas el proyecto en el participant portal no tendrás acceso al formulario que hay que completar ni a las plantillas de la memoria del proyecto.

El formulario es sencillo y lo más costoso suele ser el Abstract y las palabras clave. La propuesta, de máximo 10 páginas (incluida la portada), debe realizarse de acuerdo a la estructura del formulario propuesto por la CE. Las secciones 1-3 tienen un límite de 10 páginas, mientras que las secciones 4-5 no tienen límite de páginas.

Documentación Adicional y Consejos

Otro punto relevante en vuestra propuesta deben ser las Cartas de apoyo. No son obligatorias, ni hay un lugar específico en las plantillas para incluirlas pero sin ellas será casi más difícil conseguir la ayuda. Lo más importante es incluir cartas de apoyo al proyecto firmadas y selladas por clientes o clientes potenciales, cuanto más reconocidos mejor, que justifiquen el interés del mercado. Pero por supuesto también dará valor presentar cartas de colaboradores, distribuidores interesados, asociaciones sectoriales, etc.

Para finalizar, se puede acceder al Self-evaluation form para evaluar la propia propuesta. No se requiere firma electrónica como en muchas convocatorias regionales o nacionales. Simplemente desde un usuario ECAS incluido como contacto del coordinador pulsando el botón Submit. Se puede enviar la propuesta todas las veces que se necesite y la que se evaluará será la última que haya sido enviada. Tampoco es recomendable apurar hasta las 17:00h de la fecha límite, pero en alguna ocasión se han realizado cambios pocos minutos antes del cierre sin incidencias.

Mapa: Distribución geográfica de la participación en el Instrumento PYME.

Participación Geográfica y Apoyo Nacional

La participación en el Instrumento PYME varía notablemente entre los distintos países. Las diferencias en las tasas de éxito entre los países se explican en parte por las diferencias existentes en los niveles de innovación. Una característica común de los países participantes con altas tasas de participación y de éxito en el instrumento es la presencia de una agencia nacional de innovación activa, que actúa como intermediario con las pymes innovadoras.

España es un buen ejemplo de Estado miembro con una estrategia nacional de apoyo a las empresas innovadoras que podrían beneficiarse del Instrumento PYME. Las autoridades españolas han creado un sistema para «vender» el Instrumento PYME con objeto de buscar activamente empresas altamente innovadoras y ayudarlas a presentar sus solicitudes. España es el mayor beneficiario del Instrumento PYME: recibe aproximadamente el 20 % del presupuesto total y es el país con el mayor número de pymes solicitantes. A pesar de ser un innovador moderado, según el cuadro europeo de indicadores de la innovación, tiene una de las tasas de éxito más altas.

En los Estados miembros visitados con un bajo nivel de participación en el Instrumento PYME (en términos de fondos adjudicados y de tasa de éxito) el conocimiento de la iniciativa era limitado. Había poco apoyo específico, poca promoción a nivel nacional y poca orientación para las empresas en relación con el instrumento. A su vez, las bajas tasas de éxito han disuadido a otras empresas de presentar sus solicitudes al Instrumento PYME.

Recursos y Herramientas de Apoyo

Para quienes buscan financiación, es muy recomendable que se busque proyectos similares o relacionados que hayan sido financiados por la CE en el buscador de proyectos de la EASME (Executive Agency for SMEs). Esto permite entrar también en la web de los beneficiarios y comparar el grado de innovación, el tipo y tamaño de empresa que lo desarrolla, etc.

Las empresas de alto potencial beneficiarias del Instrumento PYME reciben los servicios y el soporte más adecuado para favorecer la explotación con éxito de su proyecto de innovación. La Fundación madri+d, por ejemplo, les ayuda a identificar coaches adecuados e informa sobre los servicios de apoyo técnico adicionales disponibles a nivel regional y nacional, que permitan a la pyme finalizar con éxito las fases de su proyecto de innovación presentado. Ofrece un servicio de diagnóstico especializado, orientado a mejorar la gestión de sus sistemas internos de innovación. Como resultado de este servicio, las empresas que lo soliciten podrán identificar sus puntos fuertes y débiles y obtendrán una propuesta de plan de acción sobre dichos elementos con objeto de mejorar su sistema de gestión de la innovación y competitividad. El Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI) es el órgano de la Administración General del Estado que apoya la innovación basada en conocimiento, asesorando y ofreciendo ayudas públicas a la innovación mediante subvenciones o ayudas parcialmente reembolsables.

El Tribunal constató que se han realizado mejoras en los procedimientos de evaluación y selección durante el período de vigencia del instrumento, con la presentación oral de propuestas de proyectos a un grupo de miembros del jurado, que ha sido una novedad especialmente útil para identificar las mejores propuestas.

Esquema: Pasos clave en el proceso de solicitud del Instrumento PYME.