Guía Completa para Emprender y Montar tu Propia Empresa en España

¿Quieres materializar tu proyecto empresarial, pero no sabes por dónde empezar? El impulso emprendedor no se detiene. En las últimas décadas, el espíritu empresarial ha ido ganando terreno, de manera que cada vez más personas se sienten atraídas por la idea de montar su propio negocio, lo cual está dando paso a la creación de un mayor número de nuevas empresas y startups.

Cuando alguien decide dar el valiente paso de emprender para convertir una idea de negocio en realidad, uno de los mayores desafíos es la cantidad de formalismos y trámites legales que existen en España para crear una compañía. Desde que tienes una idea de negocio hasta que consigues plasmarla en una empresa, pasa un tiempo considerable debido a los numerosos trámites que debes cumplir y requisitos legales que se exigen antes de empezar a andar con tu empresa. A la mínima que te pongas a investigar, reunirás un listado interminable de tareas a realizar y te surgirán múltiples dudas jurídicas sobre cómo crear una empresa que necesitarás aclarar por el camino.

No pierdas la esperanza, ya que el proceso puede ser más sencillo de lo que parece si se siguen los pasos adecuados. En este artículo, te explicaremos de forma fácil y paso a paso todos los trámites que tienes que hacer para fundar una compañía, y te daremos consejos clave para que el proceso de constitución sea más económico y con resultados profesionales.

1. Elaboración del Plan de Negocio

El primer paso y el más importante cuando montas un negocio es crear un plan de empresa. El plan de empresa es un documento en el que se explica con detalle una idea de negocio. No es un requisito legal para arrancar un negocio, pero es el documento básico y central de todo el conjunto. En él se perfilan todos los aspectos claves de la propuesta de negocio y las herramientas de control económico y financiero.

Este plan deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: Deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia. Se investigan distintos puntos que condicionan la viabilidad del proyecto, como las preferencias de los clientes, la estacionalidad o los precios.
• DAFO: Tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: Para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.
• Estructura jurídica: Aunque se detallará más adelante, el plan de negocio ya debe considerar la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa, etc.
• Productos y servicios: Expone toda la gama de productos y servicios que se van a vender, su coste y las necesidades en cuanto a instalaciones, maquinaria, almacenamiento y stocks. Es esencial definir los controles y normas de calidad.
• Estrategia de marketing y ventas: Establece la política de ventas, los modelos de publicidad, la red comercial, la estrategia de negociación y cómo atraer al cliente: por innovación, calidad, precio o servicio.
• Organización y recursos humanos: Elección del equipo directivo y los recursos humanos. Los departamentos y las tareas de cada uno.
• Plan económico y financiero: Para el primer año se elabora una estimación de ingresos y gastos, y una proyección para los siguientes según la evolución prevista de las ventas. Desarrolla todas las inversiones previstas de inmovilizado y su amortización. Debe contemplar las fuentes y necesidades de financiación a corto y largo plazo. La clave está en fijar un endeudamiento asumible para no ahogar la liquidez y asegurar recursos suficientes para cubrir los gastos corrientes y los primeros plazos de pago de la deuda.

Si aún no has hecho tu plan de empresa o te parece muy complicado, existen herramientas online que pueden ayudarte a definir todos los componentes y analizar posibles escenarios.

2. Elección de la Forma Jurídica

Una vez que has analizado la viabilidad de tu proyecto empresarial con el plan de empresa, es el momento de revisar cuáles son los pasos necesarios que tienes que hacer a nivel legal y jurídico para poder constituir tu negocio. La decisión sobre la fórmula jurídica es una de las más importantes.

Cuando te dispones a empezar un negocio en España tienes dos alternativas principales: poner el negocio a tu nombre (autónomo o empresario individual) o poner el negocio a nombre de una sociedad mercantil. La diferencia es que si pones el negocio a tu nombre, el riesgo del negocio lo asumes tú personalmente, mientras que si pones el negocio a nombre de una sociedad mercantil, solo arriesgas el dinero que has invertido en la sociedad como capital social (salvo excepciones, como por ejemplo que avales personalmente algún préstamo de la empresa). La mayor parte de las empresas de éxito que conoces, tienen una forma jurídica mercantil de sociedad limitada o de sociedad anónima.

Tipos de Formas Jurídicas Comunes

A continuación, se presenta una tabla con algunas de las formas jurídicas más comunes para montar una empresa en España, destacando el número mínimo de socios, capital social y responsabilidad:

Si se quiere limitar la responsabilidad de los socios y conseguir el efecto de separar el patrimonio personal del patrimonio de la empresa, hay que escoger entre la Sociedad Limitada o la Sociedad Anónima. En este post, nos centraremos en cómo crear una empresa mediante la constitución de una Sociedad Limitada, ya que es una de las formas jurídicas más comunes y adecuadas para la mayoría de los emprendedores.

3. La Ley Crea y Crece

La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como la Ley ‘Crea y Crece’, fue aprobada por el Congreso de los Diputados en septiembre de 2022, con el objeto de facilitar la creación de empresas, reducir obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar su crecimiento y expansión.

Principales Ventajas de la Ley Crea y Crece:

• Registro rápido y simplificado: Facilita la constitución de empresas, reduciendo la burocracia.
• Constitución de una S.L. por 1€: Se simplifica la constitución de Sociedades Limitadas, permitiendo que el capital social mínimo sea de 1 euro, en lugar de los 3.000 euros anteriores. Este tipo de organización sigue el mismo régimen que la Sociedad Limitada, excepto en ciertas obligaciones para garantizar la responsabilidad frente a terceros.
• Uso generalizado de la factura electrónica: Generaliza el uso de la factura electrónica en las transacciones en las que intervienen profesionales y empresarios, ampliando la obligación de expedir y remitir facturas de este tipo a cualquier relación comercial. Como consecuencia, se mejora la trazabilidad y el control de pagos, lo que permite obtener información fiable con rapidez.
• Ampliación del listado de actividades económicas exentas de licencia: Simplifica la puesta en marcha de ciertas actividades al eliminar la necesidad de licencias.
• El papel de los notarios: Los notarios no podrán rechazar ningún trámite necesario para la creación de empresas que ya hayan iniciado los trámites a través del Documento Único Electrónico (DUE) o del CIRCE. También se les obliga a estar registrados en la Agencia Electrónica Notarial.
• Contra la morosidad: Incluye varias medidas para combatir la morosidad, entendiendo que es una de las causas que más incide en la liquidez y rentabilidad de muchas empresas españolas, con particular incidencia en las pymes.

Aunque la Ley Crea y Crece recoge la posibilidad de tramitar la constitución de una empresa de forma telemática, a través del ‘PAE electrónico’, esta opción solo se aplica a determinadas sociedades mercantiles.

4. La Denominación Social

El primer paso para crear una sociedad limitada es escoger la denominación social, que no es más que un nombre único que distingue a una sociedad limitada de otras. Tiene una función similar al número de CIF, ya que no existen dos iguales y sirve para distinguir una empresa de otras.

¿Cómo realizar este trámite?

Para ello, tendrás que acudir al Registro Mercantil para obtener la Certificación Negativa del nombre de la empresa, que acredite que no existe ningún otro negocio con la misma denominación. Puedes introducir tu código postal y te saldrán los notarios que se encuentran a tu alrededor. Ten en cuenta que el nombre queda reservado durante 6 meses desde la expedición de la certificación. Contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

Es importante recordar que tener registrada una denominación social en el Registro Mercantil no supone que el nombre esté protegido jurídicamente como marca, debido a que son dos registros independientes. Para ello, necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.

5. El Depósito del Capital Social

El capital social de una empresa es el total de lo aportado por los socios a la entidad y puede consistir en dinero, bienes o derechos patrimoniales. Para que una sociedad limitada ofrezca la ventaja de limitar la responsabilidad de los socios, con la Ley Crea y Crece, el capital social mínimo es de 1 euro.

Muchos confunden el capital social como si fuera una tasa o impuesto que debes pagar al estado para crear la sociedad limitada, pero no es así. El dinero que aportan los socios al capital social son los fondos con los que cuenta la empresa para empezar sus negocios.

Seguidamente, hay que depositar en una entidad bancaria el capital mínimo exigido dependiendo del tipo de sociedad elegida. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el que deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.

6. Elaboración de los Estatutos Sociales

Una vez elegida la forma jurídica, has de redactar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye y recopilan todas las obligaciones y los derechos de los socios, así como las normas que regulan el funcionamiento de la sociedad. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano o la estructura administrativa, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Para redactar los estatutos, tanto se puede recurrir al apoyo de un abogado o asesor jurídico, como hacerlo los propios fundadores. Los estatutos se realizan antes de la constitución de la empresa o sociedad dado que deben aparecer en las escrituras de constitución correspondientes.

7. Creación de la Escritura Pública en Notaría

Una vez solicitada la certificación negativa y reunido el certificado bancario, el próximo paso es firmar la constitución de la sociedad limitada ante notario. Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. La escritura de constitución de una empresa es el documento jurídico a través del cual el socio/socios hacen constar de forma legal su voluntad de crear una empresa para poder llevar a cabo una actividad económica determinada.

Puedes escoger el notario que prefieras y llamarle por teléfono para pedirle hora para firmar la constitución de la nueva sociedad limitada. Una vez hayas personalizado los estatutos y hayas remitido el resto de la información necesaria al notario, este se encargará de redactar la escritura pública de constitución de sociedad limitada y te dará una fecha para que todos los socios y administradores (en caso de que no coincidan) asistan a la notaría para firmar la escritura ante notario.

Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil
• Certificado bancario de depósito de capital social
• Estatutos sociales
• DNI o NIE de los socios

Una vez firmada la escritura ante notario, ya habrás creado tu compañía. Ahora lo único que queda es solicitar el CIF provisional y enviar la escritura al registro mercantil del domicilio social para que se inscriba la nueva empresa en el registro mercantil.

8. Solicitud del NIF de tu Empresa y Alta en Hacienda

Una vez completados estos procedimientos necesarios para el proceso de constitución, debes ponerte al día con Hacienda. Una vez se ha procedido a la constitución de una empresa siguiendo los parámetros establecidos en la legalidad vigente, el paso siguiente es solicitar el número de identificación fiscal (NIF).

¿Cómo solicitarlo?

Para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria. Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa. Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada».

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

9. Inscripción en el Registro Mercantil

Una vez la escritura entre en el registro mercantil cuenta con que el registro mercantil dispone por ley de 15 días hábiles para revisar la escritura. Tras dicha revisión el registrador puede hacer dos cosas: o inscribirla o calificarla negativamente. Si la inscribe, el registro te asigna un número de inscripción y automáticamente pasa a dar publicidad de la nueva sociedad en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

Cuando tengas la escritura de constitución, deberás inscribirla en el registro mercantil del domicilio social en el plazo de dos meses desde su otorgamiento notarial. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.

10. Trámites Adicionales y Obligaciones

Una vez constituida la sociedad y cuando tengas el NIF, estarás preparado a nivel legal para comenzar tu actividad, siempre que cumplas con el resto de los requisitos administrativos.

Trámites Fiscales y Contables:

• Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Es un tributo derivado del ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas.
• Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar estos documentos contables.
• Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad: La legislación actual obliga a las sociedades mercantiles a llevar unos libros registro y a realizar anualmente su presentación en el Registro Mercantil Provincial.
• Obtención de un certificado electrónico: El certificado electrónico posibilita firmar documentos electrónicos e identificar inequívocamente al propietario de la firma.

Licencias y Permisos:

• Licencia de actividad: En cada ayuntamiento habrá que obtener las solicitudes necesarias para habilitar un local de negocio (licencias, permisos de obra, etc.) y pagar las tasas correspondientes.
• Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros: En función de la actividad desarrollada, se deberá comunicar con carácter obligatorio el inicio de la actividad en aquellas administraciones, autoridades y/o registros específicos. Ejemplos: bares, cafeterías, restaurantes, agencias de viaje, actividades industriales, empresas de seguridad, industrias y establecimientos alimentarios, etc.

Trámites para Contratar Trabajadores:

Si tu intención es contratar a trabajadores, los requisitos legales y los trámites van en aumento:

• Inscripción de la empresa: La Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones (código de cuenta de cotización).
• Afiliación de trabajadores: Acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el Sistema de Seguridad Social.
• Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social: Todo empresario que contrate a trabajadores deberá comunicar el alta en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda.
• Alta de los contratos de trabajo: Este trámite consiste en realizar la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo: Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral.
• Obtención del calendario laboral: Las empresas deben exponer en cada centro de trabajo el calendario laboral, que deberá estar en lugar visible.

Una vez estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas.