Modelos de Comunicación Escrita para Emprendedores en Empresas

Para todo líder empresarial exitoso, es fundamental tener una estrategia de comunicación eficaz. Esto es especialmente cierto para los emprendedores que lideran startups. Desarrollar las habilidades de comunicación verbal y escrita es crucial para construir buenas relaciones con todas las partes interesadas, desde los empleados hasta los socios e inversores. La comunicación en los negocios es muy importante, por lo que la transparencia es clave tanto en la información que se brinda como en los productos o servicios que se ofrecen.

La Importancia de la Comunicación en el Emprendimiento

Emprender no solo implica desarrollar un producto o servicio de calidad, sino también comunicar de manera efectiva tu propuesta de valor. Una buena estrategia de comunicación para emprendedores puede marcar la diferencia entre pasar desapercibido y destacar en un mercado competitivo. Todo emprendedor necesita aprender a comunicar, ya que una startup puede verse afectada por la falta de comunicación o una mala gestión de la misma. La comunicación escrita empresarial es una parte fundamental de la estrategia de marketing de toda compañía y es clave para trasladar información de forma precisa, dejando constancia a lo largo del tiempo.

La transparencia es increíblemente importante para generar confianza con las partes interesadas internas y externas. Retener y ocultar información genera desconfianza y abre la puerta a narrativas falsas. Puedes evitar por completo ese tipo de situación dando a tu audiencia un acceso adecuado a la información. La vulnerabilidad y la autenticidad te conectan con tu equipo. En caso de duda, comunícate en exceso, ya que nadie se quejará de estar demasiado informado. Cuando sabes el estilo que funciona mejor para ciertos clientes o miembros del equipo, puedes ajustarlo en consecuencia.

Consejos Clave para una Comunicación Efectiva

• Sé transparente: Dirige tus mensajes de forma clara y precisa, nunca ocultes información. Ante una circunstancia extrema, el líder tiene la obligación de saber comunicar lo que está pasando y qué acciones va a tomar o ya está tomando. Si tienes que despejar dudas, debes ser claro y brindar toda la información necesaria para que el receptor quede satisfecho.
• Escucha, no asumas: Si realmente quieres comunicarte de manera efectiva, también debes aprender a escuchar de forma efectiva. No escuchar podría hacer que saques conclusiones equivocadas y caigas en malentendidos con los demás.
• Cuida el lenguaje y el tono: No solo es importante lo que decimos, sino también cómo lo hacemos. Sé humano y cercano, utiliza un lenguaje sencillo, conciso y evita tecnicismos. Evita también las palabras y expresiones negativas; tu discurso tiene que ser constructivo.
• No establezcas expectativas equivocadas: Si no te comunicas adecuadamente con proveedores, inversores, clientes y clientes potenciales, estableces una expectativa incorrecta desde el principio.
• Valida a otros: Es parte fundamental del proceso de comunicación. Es una forma de mostrar a las personas que piensan de forma similar que estamos de acuerdo con sus ideas.
• Ten una piel dura cuando sea necesario: No todos en la industria ni todos en la comunidad van a tener una actitud positiva y agradable, ni todos serán aliados o amigos.

Modelos de Comunicación Escrita Imprescindibles

Son muchas las comunicaciones escritas de las empresas. A continuación, se presentan diversos modelos de comunicación escrita que son esenciales para los emprendedores en el entorno empresarial:

1. Acuse de Recibo

El acuse de recibo es un documento formal o notificación que confirma la recepción de bienes, servicios, documentos o cualquier otro tipo de correspondencia.

Ejemplo de Acuse de Recibo:

Estimada Sra.

Hemos recibido con fecha de hoy su informe sobre la adecuación de nuestras instalaciones a la plantilla de trabajadores de movilidad reducida. Le agradecemos la rapidez del envío y su buena disposición a aclararnos personalmente cualquier duda que pudiera surgir y a ampliarnos aquellos aspectos que convenga.

Por nuestra parte, sepa que estudiaremos detenidamente las propuestas de su equipo de trabajo, analizaremos su viabilidad y, tal y como quedamos, hacia finales de mes nos pondremos de nuevo en contacto con usted a fin de informarle sobre la decisión que haya adoptado la dirección.

2. Comunicación de Pago

Les comunicamos que hemos satisfecho el pago pendiente de su factura no 3545, con fecha de 2 de abril de 1997, mediante una transferencia bancaria a la cuenta que en su día nos indicaron, correspondiente a su instalación de una red eléctrica en nuestra oficina. Tal y como acordamos, la segunda parte del pago, correspondiente a su factura no 3.546, les será abonada antes del 5 de junio.

3. Convocatoria de Reunión

Este documento se utiliza para convocar a una reunión, especificando la fecha, hora, lugar y agenda.

Ejemplo de Convocatoria de Reunión:

Avda. Sr.

Le convocamos a la reunión que se celebrará el próximo miércoles 5 de diciembre a las siete de la tarde en los locales de la Asociación.

• Lectura y aprobación del acta anterior.
• Propuesta de ampliación de los locales.
• Creación de una comisión económica.
• Turno abierto de palabra.

Su asistencia es importante, sobre todo si tiene disponibilidad para ser miembro de la comisión económica.

Cordialmente.

4. Rescisión de Contrato

El escrito puede consistir en una carta cuya información principal sea la solicitud de rescisión del contrato en una fecha estipulada.

5. Carta de Reclamación de una Empresa

Este tipo de carta se utiliza para reclamar a un cliente por un pago pendiente o para solicitar una acción específica.

Ejemplo de Reclamación de una Empresa:

El pasado 30 de enero nos dirigimos a usted con el objetivo de comunicarle que había finalizado el periodo de su suscripción a la revista ‘Pesca y caza ibérica’ correspondiente a su último pago. A fin de actualizar su suscripción, le rogamos nos remita el impreso de domiciliación bancaria, o bien un cheque con el importe de la suscripción anual. De no estar interesado en seguir recibiendo la publicación, le agradeceríamos que nos lo comunicara. En caso de no recibir noticias suyas antes de quince días, nos veríamos obligados a suspender el envío de la revista.

6. Servicios Profesionales

Una carta de servicios profesionales describe las habilidades y la experiencia de un profesional, generalmente para ofrecer sus servicios.

Ejemplo de Servicios Profesionales:

Desde hace seis años trabajo para diversas empresas como traductor de textos en inglés y alemán. Por otra parte, tengo una gran experiencia en tareas de interpretación simultánea en dichas lenguas en congresos. Les adjunto información sobre mis datos personales, titulaciones y tarifas habituales. No duden ustedes en ponerse en contacto conmigo para cualquier ampliación de dicha información.

7. Comunicado Interno

Un comunicado interno es un mensaje dirigido a los miembros de la empresa para informarles sobre temas relevantes.

Ejemplo de Comunicado Interno:

MENSAJE: Os envío el borrador del acta de la última reunión a fin de que confirméis mi interpretación de vuestra intervención relativa a las nuevas máquinas PD705, o bien para que propongáis una redacción mejor desde el punto de vista técnico. Os agradecería que me enviaseis vuestra respuesta antes del día 10. Muchas gracias.

8. Envío de Documentación

Este tipo de comunicación acompaña el envío de documentos importantes, proporcionando instrucciones o aclaraciones.

Ejemplo de Envío de Documentación:

Avda.

Le enviamos el contrato de la edición de la obra (de la cual es usted coautor) ‘Corrientes poéticas del siglo XIX en la Cartagena de Indias’. Debe firmar todas las copias en el margen izquierdo de cada una de las páginas a excepción de la última de ellas, en la que deberá hacerlo en el lugar indicado. A continuación, le agradeceríamos que nos devolviera el contrato a fin de que nuestra editorial pueda formalizarlo convenientemente. Gracias por su colaboración.

9. Carta de Bienvenida a la Empresa

Una carta para dar la bienvenida a un nuevo empleado, expresando felicitaciones y ofreciendo apoyo.

Ejemplo de Carta de Bienvenida a la Empresa:

Dpto. Dpto.

En nombre de Bancatel y en el mío propio, te felicito por la buena preparación que has acreditado en el proceso de selección y te doy la bienvenida a nuestra empresa. Como ya sabes, Joseba Galbarriatu te presentará a tus nuevos compañeros de trabajo y te ayudará a familiarizarte con tu nuevo puesto de trabajo.

10. Carta de Felicitación

Una carta para felicitar a alguien por un logro o un evento importante.

Ejemplo de Carta de Felicitación:

Espero tener pronto la ocasión de poder felicitarle personalmente y de ofrecerle mi más sincera colaboración.

11. Descargo

Un descargo es una declaración formal que exonera de responsabilidad en ciertos asuntos.

Ejemplo de Descargo:

1. Que, próximas a nuestras instalaciones y también a la vera del embalse de Leboreiro, existen otras empresas establecidas que, muy probablemente, utilizan mercurio.
2. Afluencias de mercurio vertidas en 2017.

12. Autorización

Una autorización es un documento que permite a una persona o entidad realizar una acción específica en nombre de otra.

Ejemplo de Autorización:

ANA SASTRE PARRA, con DNI no 56 786 564, de 28 años, trabajadora de la empresa, a recoger la documentación que la empresa presentó en su día en el Ayuntamiento de Santander con motivo del concurso de adjudicación de las obras de construcción del parque infantil Antonio Machado.

13. Carta de Invitación

Una carta para invitar a alguien a un evento, feria o presentación.

Ejemplo de Carta de Invitación:

Mediante la presente deseamos comunicaros que tenemos previsto asistir a Expobovi 17 y nos complace invitaros a visitar dicha feria. Por otra parte, también queremos comunicaros que el jueves 12 de noviembre, a las 10 de la mañana, Mauricio Planas, nuestro director de Producción, llevará a cabo una presentación de las últimas novedades sobre las líneas de mejora genética de la raza Holstein. En nuestra opinión, esta conferencia puede interesaros ya que lo expuesto puede aplicarse en las granjas de EGE. Confiamos en poder saludaros personalmente en la feria.

14. Autopresentación

Una autopresentación es una carta o mensaje donde una persona se presenta, a menudo para informar sobre un nuevo cargo o para establecer contacto.

Ejemplo de Autopresentación:

Avda. Sra. Avda. Estimada Sra.

Me complace informarle que he sido nombrado nuevo director de su delegación de la Banca de Oviedo. Como usted ya sabe, nuestra entidad cuenta con una amplia gama de servicios y modalidades de ahorro e inversión, que siempre pueden ajustarse a sus necesidades concretas. Confío en tener pronto la oportunidad de saludarla personalmente.

15. Carta de Queja

Una carta de queja se utiliza para expresar insatisfacción o desacuerdo con una situación o una propuesta.

Ejemplo de Carta de Queja:

1. Que he recibido del Ministerio de Fomento una propuesta por escrito referente a la expropiación de un terreno de mi propiedad para la construcción del trazado del TGV, y que tal propuesta no corresponde a la cantidad pactada inicialmente en la reunión celebrada el pasado día 2 de junio en el Ayuntamiento de Alfaro con el señor Juan Antonio Rodríguez de las Heras, director general de Obras Públicas de este departamento.

Estrategias de Comunicación Digital para Emprendedores

En esta era digital, la comunicación en las redes sociales es fundamental. Dentro de tu estrategia de marketing digital, debes prestar atención a la forma en que te comunicas con tus clientes en tus plataformas digitales. La comunicación escrita, todo lo que escribes y las estrategias que decides utilizar para ello, ya sea a través de redes sociales, del blog, en una revista o en un anuncio, te definen como marca y es una de las maneras de comunicar con mayor impacto en tu audiencia. Por ello es importante definir una estrategia y coherencia conjunta.

Consejos para una Estrategia de Comunicación Digital Exitosa:

1. Crea historias que enganchen: Los medios y las redes sociales no buscan solo productos o servicios, sino historias que enganchen. Tu marca debe tener un estilo propio o alinearse con una tendencia del sector en la que puedas diferenciarte. Por ejemplo, si tienes una tienda de productos ecológicos, puedes contar cómo surgió la idea inicial de empezar este emprendimiento y compartir anécdotas personales.
2. Sé constante: La clave para mantener una estrategia efectiva es la constancia. No basta con publicar algo en redes de vez en cuando o enviar una nota de prensa al año.
3. Genera contenido de valor: Comparte historias e hitos de tu negocio, genera contenido de valor para posicionarte como referente en tu sector, e incluso muestra tus apariciones en prensa. Publica información relevante sobre tu industria para captar el interés de tu audiencia, utilizando formatos variados como videos cortos, infografías y publicaciones interactivas que faciliten la comprensión y el engagement. Además, fomenta la participación haciendo preguntas abiertas, respondiendo comentarios y motivando a tu comunidad a compartir sus propias experiencias.
4. No temas salir en los medios: Salir en los medios no es exclusivo de las grandes empresas.
5. Analiza el impacto de tus acciones: Analizar el impacto de tus acciones te permitirá mejorar tu estrategia de comunicación. ¿Cuántas visitas o interacciones generó? ¿Los medios publicaron tu nota de prensa? ¿Cuáles?

Como emprendedor, puedes gestionar tu propia comunicación sin necesidad de grandes presupuestos ni conocimientos previos. Si no sabes por dónde empezar, prueba con una nota de prensa bien segmentada y distribuida.

Comunicación con los Medios de Comunicación

Todo emprendedor necesita aprender a comunicarse; por eso, desde UnLimited Spain queremos darte unos sencillos consejos de comunicación que te orientarán a la hora de hablar de tu startup ante los medios de comunicación.

Consejos para Apariciones en Medios:

1. Crea un argumentario y un Q&A: El argumentario es un conjunto de mensajes que definen tu startup y sus principales productos, servicios o líneas de acción. Un Q&A es un documento que contiene todas las posibles preguntas y respuestas que un periodista puede hacer sobre tu empresa. Ambos documentos te ayudarán a ser consistente a la hora de hablar ante los medios, utilizando siempre los mismos argumentos y palabras clave. Es importante que incluyas una frase que describa tu proyecto de manera sencilla y sin tecnicismos. Identifica las fortalezas para destacarlas y ten claras tus debilidades para tener respuestas dirigidas a mitigarlas. Es recomendable que toda la plantilla tenga acceso a estos documentos para tener un equipo alineado en los mensajes.
2. Define tu objetivo de comunicación: Antes de realizar una entrevista o enviar un comunicado de prensa, debes preguntarte por el objetivo que persigues: ¿quiero posicionarme como referente en el sector?, ¿busco visibilidad de mi startup o de mi producto?, ¿quiero diferenciarme de mi competidor? Plantearte de antemano el objetivo te ayudará a centrarte en los mensajes clave que quieres enfatizar en la entrevista.
3. Elige un portavoz: Todas las empresas tienen definido quién es la persona responsable de hablar ante los medios. Este portavoz tiene habilidades comunicativas y conoce a fondo el argumentario y los mensajes clave de la organización. Cualquier intervención del portavoz tiene que ser planificada para cerciorarnos que sus respuestas van dirigidas a cumplir el objetivo de comunicación que nos hemos fijado.
4. Sinceridad y transparencia: Ante todo, debes ser sincero con la información que cuentes a los medios y no inventar datos que no estén a tu alcance y que sean susceptibles de ser contrastados. Es recomendable también ser transparente, pero sin contar más de lo que nos pide el entrevistador.
5. Adapta tu mensaje al medio: Investiga antes un poco el medio que te va a entrevistar y elige los mensajes y el lenguaje en base al público al que te diriges. No es lo mismo hablar para un medio técnico o especializado que para uno más generalista.
6. Cuida la relación con el periodista: No cuestiones las preguntas que te hace un entrevistador y nunca pidas que te las facilite de antemano, está en sus manos decidir si lo hace o no. Ten siempre en cuenta que hablas con un periodista y todo lo que digas puede ser publicado. Si te pregunta por algún dato que desconoces, no te lo inventes, pídele tiempo para buscarlo y facilítalo después. La entrevista finaliza cuando el periodista termina con sus preguntas y no antes.
7. Refuerza tu comunicación con una nota de prensa: Envía una nota de prensa a medios específicos de tu sector o del emprendimiento ante hitos noticiables de tu startup o cuando quieras comunicar algo interesante (presentación de un producto, apertura de una ronda de inversión, participación en un programa de apoyo, etc.). El texto de la nota de prensa debe ir de lo más a lo menos importante, el título debe resumir la información más noticiable y no te olvides de incluir la información de contacto al final.

Con la práctica, ganarás confianza y seguridad en tus exposiciones ante los medios y llevarás a cabo estos consejos de manera casi automática. Aun así, es importante planificar cada aparición para evitar sorpresas. Recuerda que los medios de comunicación pueden ser grandes aliados, préstales atención y mantén una buena relación con ellos.

Comunicación Interna en la Empresa

Tan importante es la comunicación externa, hacia tu audiencia, como la interna, hacia tu equipo. El ambiente laboral es una de las cosas más importantes que se ha de cuidar. Cuando, por ejemplo, entras nuevo en una empresa o en un equipo y los comentarios que te trasladan tus compañeros no son muy buenos, dice mucho de dónde te estás metiendo. La comunicación organizacional es vital para establecer una buena relación entre trabajadores/as de diferentes departamentos.

Tabla Resumen de Tipos de Comunicación Escrita y su Propósito

Recomendaciones para Potenciar la Comunicación Escrita

Dado que la comunicación escrita en la empresa es algo vital, te proponemos unas cuantas recomendaciones para potenciarla:

• Claridad en el objetivo: ¿Cuál es la meta de la comunicación escrita empresarial en ese momento? Si sabemos cuál es el objeto de nuestro escrito, podremos crearlo con claridad, evitando ambigüedades y, así, posteriores confusiones.
• Brevedad y concisión: Lo bueno, si breve, dos veces bueno. La comunicación escrita en las organizaciones debe huir de retóricas innecesarias. Ha de ser atractiva e interesante, pero también inteligible y concisa. Si es necesario, pueden aportarse detalles o datos que ilustren el tema tratado. Evita los escritos repetitivos.
• Considera al lector: En las comunicaciones escritas empresariales no existe el lenguaje corporal, la comunicación no verbal y, por tanto, cómo decimos las cosas también es importante para no causar reacciones negativas en el/la interlocutor/a. Piensa en el lector cuando escribas el texto.
• Revisión exhaustiva: Las prisas no son buenas consejeras. Una vez escribas el texto, tómate tu tiempo para repasarlo.

Una buena comunicación escrita empresarial necesita, primeramente, organizar los conceptos que quiere transmitir y sus objetivos. Si hay una comunicación por escrito por excelencia actualmente, esta sería el correo electrónico. Envía un correo por idea que quieras transmitir.

La transparencia es clave para construir confianza en la comunicación.

Aprender a escuchar de forma efectiva es tan importante como saber comunicar.

Las redes sociales son un canal fundamental para la comunicación de marca.