Guía definitiva para emprendedores: cómo delegar funciones y responsabilidades en tu empresa

En el dinámico mundo del emprendimiento, la capacidad de delegar funciones y responsabilidades es una habilidad fundamental que a menudo marca la diferencia entre el estancamiento y el crecimiento exponencial. Muchos emprendedores, impulsados por su pasión y el deseo de un control absoluto, se encuentran asumiendo una media de 4,2 roles en su negocio, según un estudio de Salesforce. Si bien este compromiso inicial puede ser gratificante, también es agotador y, a la larga, un obstáculo para escalar el negocio y disfrutar de una mayor libertad personal.

La delegación es más que una simple asignación de tareas; es un arte que permite a los líderes orquestar equipos de manera eficaz, impulsando la motivación y liberando el potencial de cada miembro. Aprender a delegar de forma eficaz es una habilidad que todo mánager debe dominar para liderar adecuadamente y lograr el éxito de sus empresas.

¿Por qué la delegación es un desafío para los emprendedores?

La dificultad para delegar se arraiga en diversas barreras psicológicas y miedos que suelen enfrentar los líderes:

• Fe en el efecto de su supervisión: Muchos líderes piensan que necesitan supervisar las tareas de manera directa y que el resultado de su trabajo siempre será mejor. Esta tendencia lleva a valorar de forma más positiva una tarea cuanto más se han implicado en ella.
• Perfeccionismo: Son personas perfeccionistas que sienten que, teniendo todo bajo su control, pueden garantizar los mejores resultados.
• Miedo a perder importancia: Al confiar el trabajo a los subordinados, el líder teme perder su relevancia.
• Preocupación por la calidad del trabajo: Existe el temor de que la persona que vaya a ejecutar la labor no sea capaz de hacerlo, o que no obtenga el mismo resultado.
• Falta de confianza en los subordinados: No saber cómo confiar en los miembros del equipo.
• Miedo a cometer errores y fracasos: La aversión al riesgo puede llevar a un control excesivo.
• Falta de tiempo para delegar: Muchos emprendedores creen que capacitar a alguien llevará tiempo y prefieren hacer las tareas ellos mismos.
• Creencia de que nadie está capacitado: Simplemente no creen que haya alguien capacitado para hacer bien el trabajo.

Sin embargo, una investigación de Gallup concluyó que los directores ejecutivos que delegan con éxito generan un volumen de ingresos un 33% superior que aquellos que no lo hacen. Este dato subraya la importancia crítica de superar estas barreras.

La importancia de un plan de asignación de tareas

Un plan de asignación de tareas es un documento o enfoque que describe cómo se distribuirán y gestionarán las diversas actividades y responsabilidades dentro de un proyecto, tarea o actividad. Es esencial para el éxito de cualquier proyecto, ya que proporciona estructura, claridad de roles y una hoja de ruta clara.

Los elementos clave de un plan de asignación de tareas incluyen:

• Descripción de tareas: Enumera las actividades específicas que deben realizarse para lograr los objetivos del proyecto.
• Responsabilidades: Asigna a personas o equipos responsables de cada tarea.
• Cronograma: Indica las fechas de inicio y finalización previstas para cada tarea.
• Recursos necesarios: Especifica los recursos requeridos para cada tarea.
• Dependencias: Identifica si hay tareas que deben completarse antes de que otras puedan comenzar.
• Prioridades: Clasifica las tareas según su importancia y urgencia.
• Seguimiento y control: Describe cómo se supervisarán y evaluarán las tareas a lo largo del proyecto.
• Comunicación: Define cómo se comunicarán los avances, problemas y cambios en las tareas.
• Plan de contingencia: Incluye un enfoque para abordar posibles desviaciones o problemas.
• Aprobación y revisión: Establece cómo se aprobará el plan y cómo se revisará y ajustará.

Tener un plan de asignación de tareas es fundamental porque aporta una serie de beneficios significativos:

• Organización: Proporciona una estructura organizada para el proyecto.
• Claridad de roles y responsabilidades: Cada miembro del equipo sabe qué tarea le corresponde y cuál es su nivel de responsabilidad.
• Eficiencia: Maximiza la eficiencia al asignar tareas a personas con las habilidades adecuadas.
• Tiempo y recursos: Permite estimar el tiempo necesario y asignar los recursos de manera efectiva.
• Priorización: Asegura que se aborden primero las tareas más cruciales.
• Seguimiento y control: Facilita el seguimiento sistemático del progreso.
• Comunicación: Promueve la comunicación clara entre los miembros del equipo.
• Flexibilidad: Debe ser lo suficientemente flexible para acomodar cambios inesperados.
• Motivación: Demuestra a los miembros del equipo que sus contribuciones son valiosas.
• Gestión de riesgos: Permite identificar posibles obstáculos y riesgos antes de que se conviertan en problemas.
• Documentación: Crea un registro documentado de cómo se espera que se desarrolle el proyecto.

5 tácticas clave para una delegación efectiva

Para lograr los beneficios psicológicos y financieros de una correcta delegación, considera estas tácticas:

1. Descubre qué tareas puedes delegar

El primer paso es determinar qué tareas pueden gestionar otros empleados y cuáles no. Esto te ayudará a gestionar y reducir tu sobrecarga de trabajo, y a conseguir mejores resultados. Empieza haciendo una auditoría de las tareas que tienes que realizar cada semana. Para conocer de manera precisa cuánto tiempo requiere cada una de estas actividades, se recomienda emplear un temporizador. Incluye de manera minuciosa todas las tareas que realizas durante tu jornada laboral, incluso fuera de las horas de trabajo, como enviar un correo electrónico rápido después de cenar desde tu Smartphone.

Para ayudarte a decidir qué tareas puedes delegar, puedes consultar los "Six TS (Seis Ts)" de Jenny Blake, experta en estrategia empresarial:

• Diminuto (Tiny): Pequeñas tareas intrascendentes alejadas de tu área de especialización pero que requieren de tiempo. Por ejemplo, reservar viajes o gestionar reuniones. Resultado: Delegar.
• Tedioso (Tedious): Proyectos simples relacionados con el área de administración. Si puedes dedicar tu tiempo a otras tareas más rentables para la empresa, ¡delégalos!
• Consumen mucho tiempo (Time-Consuming): Tareas más complejas que, si bien es cierto que son importantes, pueden salir adelante descargando el 80% inicial del trabajo para después sumarte a una fase más avanzada del proyecto. En este caso, deberás descargarte de manera parcial estas funciones.
• Enseñable (Teachable): Proyectos que requieren de cierta capacitación y habilidades pero que, aun así, pueden delegarse con la formación necesaria.
• Terribles: Tareas que has asumido pero que no están bajo tu área de especialización. ¿Por qué no encuentras a alguien con más experiencia que pueda hacerlo mejor en menos tiempo? Delega estas tareas.
• En función del tiempo disponible (Time-sensitive): Esta es una cuestión de equilibrio. No puedes hacer todo, así que prioriza tus tareas en función de la relevancia que tengan para tu negocio y delega las que sea necesario.

Además, es útil organizar tus responsabilidades en tres columnas:

• Lo que solo tú puedes hacer (visión estratégica, relaciones clave, criterio creativo).
• Lo que se te da bien y disfrutas, pero otros podrían hacer con la formación adecuada.
• Lo que no te gusta o no se te da bien.

La segunda columna es el punto de partida real para delegar en tu negocio. La mayoría de emprendedores se sorprenden cuando ven que más del 60% de su semana vive en esa columna (gestión de redes, responder correos estándar, edición básica de contenido, organización de archivos, coordinación de proveedores repetitivos).

2. Encuentra al candidato perfecto y empieza el traspaso de tareas poco a poco

Una vez sepas qué tareas puedes transferir a un empleado, busca al perfil perfecto para desempeñarlas. Ten en cuenta las responsabilidades que implica y aprovecha los puntos fuertes del candidato. Un buen líder debe comprender las fortalezas, las debilidades y las preferencias de sus empleados. Por ejemplo, si necesitas delegar una tarea colaborativa, no se la transfieras a una persona que prefiere el trabajo en solitario.

Recuerda que en un inicio debes armarte de paciencia y añadir una buena dosis de confianza. Es normal que, al principio, los empleados y las empleadas que lleven a cabo tus tareas no las realicen del mismo modo que tú las harías, ni en el mismo tiempo. Siempre existe una curva de aprendizaje. Confía en que, si encuentras a la persona adecuada y tienes un mínimo de paciencia con este proceso, delegar estas tareas te facilitará tu día a día y tendrá una buena repercusión en los resultados de tu negocio.

Puedes utilizar pruebas de personalidad como DISC para determinar qué tareas se adaptan mejor a las fortalezas y preferencias de cada persona.

3. Establece tus expectativas de forma clara

La gestión de las expectativas es fundamental a la hora de delegar distintas tareas. Define de manera explícita quién se encargará de cada función y cuál es el resultado que se espera de cada empleado. Así no darás lugar a malas interpretaciones o posibles ambigüedades. Asegúrate de que la persona que se va a encargar de cada tarea pueda responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué necesito hacer? Define los objetivos, el plazo de ejecución de la tarea y los parámetros para medir el éxito. No es lo mismo decir ‘tienes que hacer facturas’ que ‘tienes que hacer 5 facturas a la semana’. Es decir, lo que tienes que delegar son metas dirigidas a resultados.
• ¿Cómo debo hacerlo? Da a conocer las estrategias específicas sobre cómo alcanzar las metas propuestas y ayuda a priorizar las tareas. El manager no debe dedicar demasiado tiempo a explicar cómo hacer las cosas, sino que debe permitir que cada persona decida cuál es el proceso que seguirá para hacer el trabajo.
• ¿Cuál es mi motivación para lograrlo? Comunica de manera clara cuál es la visión general de la empresa y de qué manera estas tareas acercan a la corporación a los objetivos marcados. Cuando los miembros del equipo comprendan el alcance de sus contribuciones, así como de qué manera estas tareas están contribuyendo a la consecución de los objetivos empresariales, estarán más motivados e inspirados para emprender estas actividades.

Una persona que sabe exactamente qué se espera de ella trabaja mejor.

4. Comprometerse, no microgestionar

Debes estar presente a lo largo de todo el proceso de formación, disponible para que te realicen consultas, para ayudar y motivar a tus empleados a medida que aprenden. Sin embargo, recuerda que existe una línea muy fina entre la supervisión y la microgestión. Diversos estudios demuestran que la microgestión puede tener consecuencias significativas a nivel mental y físico en los empleados. Es una clara falta de confianza por parte del directivo que afecta, por lo tanto, a sus capacidades para asumir estas tareas.

Para evitar la microgestión, es mejor comunicar cuál es el resultado final deseado en lugar de las tareas que implica conseguirlo. Por ejemplo, "Esto es lo que estamos haciendo, esto es lo que buscamos. Quiero que obtengas la venta" en lugar de "Haz un seguimiento de estos clientes potenciales". El control real no viene de revisar cada tarea, sino de tener métricas claras. Si defines de antemano cómo mides que algo está bien hecho, puedes revisar resultados en lugar de proceso. Establece revisiones periódicas en lugar de revisiones por tarea.

El grado de intervención por parte del manager es uno de los factores que determinará el éxito de delegar responsabilidades en una empresa. Para saber cómo liderar de forma eficaz, el manager debe encontrar el equilibrio entre confiar y verificar. Para ello, es interesante implementar un ciclo de revisión o un periodo de seguimiento que permita analizar las tareas realizadas y orientarlas, si fuera necesario, en la dirección correcta.

5. Documenta todos los procesos

Tu yo del futuro te agradecerá tremendamente el hecho de documentar todos los procesos en el mismo momento en el que empieces a delegar. Es cierto que documentar el conocimiento, los flujos de trabajo y las expectativas requiere de una inversión de tiempo inicial, pero valdrá la pena.

• Ayuda a responder consultas sencillas: Esta documentación ayudará a responder consultas sencillas del equipo a medida que aprenden sus nuevas funciones. Además, es un buen recurso que pueden consultar en caso de que se sientan demasiado intimidados a la hora de hacer preguntas breves o repetidas.
• Recurso para nuevos miembros: Los empleados no permanecerán siempre en el mismo puesto. Cuando esto ocurra, tendrás a mano un manual con el proceso documentado que podrás entregar a los nuevos miembros del equipo. Además, los empleados pueden ir actualizando la documentación a medida que optimizan los procesos.
• Evita la "delegación inversa": Delegar sin un proceso documentado es básicamente pedirle a alguien que adivine cómo piensas. Evita que el equipo te devuelva tareas porque no sabe cómo proceder.

Lo ideal es almacenar esta documentación en la nube. Para ello, puedes probar SharePoint, Google Drive, Trello o Evernote. Incluso puedes grabar sesiones de formación con el personal de la empresa y organizarlas en la misma unidad. Herramientas como Loom te permiten grabar pantalla y voz al mismo tiempo, lo que facilita la creación de guías paso a paso. No tienes que transcribir todo, solo los pasos concretos, en orden, con capturas de pantalla donde sea necesario.

Problemas comunes en la delegación y cómo superarlos

Además de las tácticas anteriores, es crucial abordar los problemas comunes que surgen al delegar:

Problema 1: Falta de comprensión de los procesos empresariales

A menudo, surgen problemas en el equipo de trabajo cuando los subordinados no comprenden completamente los procesos empresariales. Esto se debe a que la dirección establece tareas de manera incorrecta para los subordinados y también explica mal los matices del trabajo. Cuando contratas especialistas para trabajar, es necesario proporcionarles una descripción del puesto, introducirlos correctamente en el trabajo, explicar las responsabilidades y cómo enfrentar diversas tareas.

En este caso, los expertos recomiendan utilizar el modelo de liderazgo situacional. Esto significa que desde el principio, el director de la empresa trabaja mucho con el nuevo empleado, lo capacita en todo, lo introduce en los asuntos de la empresa y luego gradualmente reduce el control. Este enfoque permitirá preparar adecuadamente al nuevo especialista y luego transferirle parte de las responsabilidades.

Este modelo de liderazgo consta de cuatro etapas:

1. Fase directiva: El gerente informa al nuevo subordinado sobre las responsabilidades, explica cómo realizar las tareas, lo involucra en el trabajo y verifica cómo está manejando las tareas.
2. Fase de tutoría: El nuevo empleado comienza a trabajar siguiendo las recomendaciones del jefe, quien supervisa y guía.
3. Fase de apoyo: El gerente supervisa mínimamente al empleado, ayudándolo a resolver situaciones difíciles.
4. Fase de delegación: El subordinado está listo para trabajar de forma independiente y asume la responsabilidad de todas las tareas.

Aunque inicialmente requiere tiempo, este enfoque tiene varias ventajas: capacitas a los empleados según las necesidades de tu negocio, desarrollas sus habilidades, evitas errores graves y estableces un flujo de trabajo correcto, ahorrando recursos y permitiéndote delegar más adelante para enfocarte en asuntos importantes.

Problema 2: Falta de responsabilidad

En las empresas donde la estructura organizativa no está bien pensada y desarrollada inicialmente, surgen problemas de responsabilidad. Si tienes empleados que son especialistas multifuncionales, cada uno de los cuales realiza múltiples tareas, entonces en el equipo se borran las líneas de quién es responsable de qué.

Para empezar a delegar, necesitas desarrollar una estructura organizativa y establecer centros de responsabilidad. Esto te permitirá distribuir el trabajo correctamente, establecer una cadena de control y responsabilidad. Como resultado, cada empleado sabrá exactamente cuál es su área de responsabilidad. Para formar adecuadamente la base organizativa, sigue estas recomendaciones:

• Un líder debe tener alrededor de 10 empleados a su cargo, no más.
• Si algunos trabajos pueden ser realizados por alguien además del líder, entonces deben delegarse a los subordinados.
• Un líder supervisa el trabajo de un departamento.
• Los subordinados informan sobre los proyectos completados al líder de su departamento, quien les asigna tareas.
• Si los empleados tienen preguntas, deben dirigirse al líder de su departamento para obtener ayuda.

Problema 3: Barreras psicológicas (Revisión)

Ya hemos abordado en detalle las barreras psicológicas al inicio de este artículo. Es vital reconocer que delegar no significa soltar el control, sino construir un sistema donde el control ya no depende de que tú estés presente en cada paso. Es la diferencia operativa más importante que existe entre un emprendedor que trabaja en su negocio y uno que trabaja sobre su negocio.

Roles indelegables para el líder

En cualquier empresa, el líder debe ocuparse de las tareas de gestión principales para garantizar el buen funcionamiento de todo el equipo. Las demás funciones pueden distribuirse entre los departamentos y los empleados. Estas funciones indelegables incluyen:

• Estrategia de desarrollo de la empresa: El líder se encarga de establecer la estrategia, marcar la dirección y establecer metas.
• Ideología: Desarrollar una cultura y valores corporativos, establecer una misión y desarrollar relaciones de colaboración.
• Promoción: Determinar para qué se creó el negocio y cómo hacerlo crecer.
• Tecnología: Decidir qué tecnologías utilizar y qué indicadores comerciales mejorar.
• Estructura organizativa: Dividir a los subordinados en departamentos y designar gerentes.
• Control financiero y de recursos: Controlar las finanzas, realizar planificaciones de recursos y decidir la distribución de beneficios.
• Seguridad: Responsable de la seguridad física de los empleados y la seguridad jurídica de la empresa.

Muchas de las demás tareas pueden ser delegadas. Por ejemplo, el director de un centro de servicio que automatiza su trabajo con software de gestión en la nube (como Gincore) controla todos los pedidos, las tareas de los empleados, las compras a proveedores, los informes y analiza las estadísticas. Esto le permite delegar gran parte del trabajo a sus subordinados, manteniendo el control de los procesos clave y optimizando la empresa.

Herramientas para hacer un plan de asignación de tareas

Existen varias herramientas disponibles que pueden ayudarte a crear y gestionar un plan de asignación de tareas de manera eficiente. Estas herramientas ofrecen funcionalidades para la planificación, seguimiento y colaboración en proyectos. Algunas de las más populares son:

• SharePoint: Una plataforma de colaboración de Microsoft que permite compartir y gestionar documentos y proyectos.
• Google Drive: Ofrece almacenamiento en la nube y herramientas de colaboración como Google Docs, Sheets y Slides, ideales para documentar y compartir procesos.
• Trello: Una herramienta visual de gestión de proyectos basada en tableros, listas y tarjetas, ideal para asignar tareas con fechas y contexto.
• Asana: Una plataforma de gestión de proyectos más potente, con funcionalidades avanzadas para equipos en crecimiento.
• Evernote: Una aplicación para tomar notas, organizar información y crear listas de tareas.
• Loom: Herramienta para grabar pantalla y voz al mismo tiempo, muy útil para dar instrucciones en video y documentar procesos de forma visual.
• Notion: Una plataforma versátil que combina notas, bases de datos, wikis y gestión de proyectos, ideal para documentar procesos y guías de estilo.

Fomentando la motivación y el reconocimiento

No todo debe ser dinero. Puedes ofrecer horarios flexibles, días extra de vacaciones, oportunidades de desarrollo profesional o mayor autonomía como formas de recompensa. La retroalimentación es esencial para una buena delegación. Este proceso se va afinando con el tiempo: un mal resultado puede deberse a falta de claridad, mala comunicación o recursos insuficientes. Crea un sistema para dar retroalimentación sobre los resultados. Reconocer el trabajo de las personas siempre es una buena idea; refuerza el sentimiento de pertenencia y motiva al equipo a seguir mejorando.

Conclusión: Es el momento de empezar a delegar

Aprender a delegar es vital para que un negocio crezca. Delegar no es fácil para la mayoría de los emprendedores, pero es una habilidad que se desarrolla con la práctica. Te permite invertir tu tiempo en lo verdaderamente relevante en lugar de tener que hacerlo todo tú. Uno solo no puede ocuparse de todas las tareas y la delegación genera el crecimiento de la organización. Para avanzar, necesitas ceder algunas responsabilidades y tener presente que no existe una única forma de hacer las cosas.

Comparativa entre emprendedores que delegan y los que no.