Guía Completa para Emprendedores que Viajan en Tren

Los viajes de negocios, de una u otra forma, han existido desde la aparición del comercio, es decir, desde el principio de los tiempos. Estos pueden dividirse en dos categorías: los viajes de negocios individuales, que incluyen los viajes regulares necesarios para realizar tareas relacionadas con el trabajo, y el turismo de negocios, que abarca una variedad de reuniones y eventos empresariales como incentivos, conferencias y exposiciones.

Las facilidades para viajar no aparecieron inmediatamente. Por ejemplo, en 1957 los ferrocarriles introdujeron el concepto Trans-Europ-Express (TEE), una red de trenes exprés de primera clase con un suplemento. En aquella época, muchas líneas aún no estaban electrificadas y viajar al extranjero era todavía un hábito reservado a una élite y a los ejecutivos de negocios. El TEE llegó a ofrecer un servicio de secretaría a bordo de los trenes y, más tarde, la posibilidad de realizar llamadas telefónicas. Si los hombres de negocios querían ir más lejos, tenían que tomar un tren nocturno y reservar un compartimento para ellos, lo que significaba pagar un billete de primera clase con un suplemento de coche cama llamado «Single».

En los años 60, con la llegada de muchos vuelos, los viajes de negocios se hicieron más comunes en toda Europa. A partir de entonces, muchos hombres de negocios podían hacer un viaje de ida y vuelta de Madrid a Barcelona, París o Londres en un día, lo que hizo que el tren fuera cada vez más obsoleto. Hoy en día, la gente vuela para asistir a dos horas de reuniones o a un seminario de medio día. Esto ha permitido a las empresas disponer de ubicaciones descentralizadas en función de su estructura.

El Trans-Europ-Express (TEE) ofreció un servicio de lujo y secretaría a bordo en su época.

En consecuencia, los trenes perdieron cada vez más esta clientela exigente. La democratización de los viajes a un público más amplio condujo a un debilitamiento del uso del TEE y a un replanteamiento del modelo. Las TEE desaparecieron en 1987, treinta años después de su nacimiento. ¿Qué les quedaba entonces a los empresarios?

La Era de la Alta Velocidad: Una Renovación para el Viajero de Negocios

La respuesta fueron los trenes de alta velocidad, que también copiaron el modelo de las aerolíneas introduciendo reservas y catering. Así, el ferrocarril fue capaz de recuperar una clientela antaño perdida, pero a costa de invertir miles de millones. Estas líneas de alta velocidad, a pesar de sus similitudes con un ferrocarril convencional, difieren mucho en ciertos aspectos técnicos, sobre todo un mayor número de estructuras de ingeniería y túneles.

Pero nada más llegar, los trenes de alta velocidad ya se enfrentaban a dos grandes cambios:

• A partir de la década de 2000, la aviación encontró un nuevo modelo de negocio de bajo coste que puso los precios bajo presión.
• Este nuevo modelo de negocio atrajo a un público empresarial diferente, que ya no es la élite del TEE, sino los gestores de empresas y ejecutivos que ya no pretenden pagar sumas astronómicas por viajar.

Por eso, a pesar del auge de la videoconferencia, el ritmo de los viajes nunca ha sido tan intenso, sobre todo en el segmento de los viajes de negocios. El ferrocarril tuvo entonces que volver a ofrecer ventajas que la aviación no podía: acceso rápido a los trenes sin múltiples puertas de seguridad, poder llegar sin tanto tiempo de antelación como en los aeropuertos, y, sobre todo, wifi, que con los años ha mejorado hasta convertir el tiempo de viaje en tiempo de trabajo para quienes lo deseaban.

Los trenes de alta velocidad ofrecen comodidad y conectividad, ideales para el profesional moderno.

El tiempo de viaje considerado «aceptable» por los clientes de negocios se ha ido ampliando paulatinamente hasta llegar a las cuatro horas, según algunas encuestas. Al mismo tiempo, la cuota de mercado de la aviación en rutas como París-Marsella, Madrid-Barcelona, Milán-Roma e incluso Berlín-Múnich disminuyó considerablemente.

La crisis del Covid-19 y la ola verde de sostenibilidad y ecologismo que impulsa Europa, han puesto recientemente en tela de juicio no solo el modelo de aviación, sino sobre todo este consumo desenfrenado de rutas en Europa. Esta crisis ha provocado esta vez un fuerte aumento del teletrabajo y las videoconferencias. En junio de 2020, el tráfico de trenes era la mitad, aunque se estaba recuperando gradualmente.

La Solución del Tren Nocturno para Viajeros de Negocios

Un mercado importante en el mundo empresarial es el de la hostelería. Cuando una conferencia o seminario tiene lugar de 9 a 18 horas, volar no suele ser una opción, especialmente cuando estos eventos se celebran en ciudades pequeñas con malas conexiones de transporte. La pernoctación en un hotel es entonces inevitable para muchos participantes.

Sin embargo, existe una solución que podría cumplir ciertos requisitos de tiempo: el tren nocturno. De hecho, la noche sigue siendo una noche para todos. Durante 8 horas duermes y recorres 600 o 1.200 kilómetros. El objetivo es llegar a su destino sobre las 7.30 horas para la conferencia de las 9.00 horas. Al final de la jornada, regresas a tu «hotel rodante» por la noche para volver a casa al día siguiente. La ventaja: dos noches menos de hotel a cargo de su empresa.

Para conseguir la máxima calidad, se necesitan más trenes nocturnos que los actuales. Todos ellos deben tener un coche cama con cabina privada y wifi. Las tarifas deben ser flexibles hasta el último minuto. El servicio a bordo debe ser impecable. Los clientes de negocios no deben quedarse fuera en un andén, sino sentados cómodamente en un salón de la estación mientras esperan el tren de la tarde. Esta es la única manera de atraer a los clientes empresariales al ferrocarril.

Se pueden sumar dos segmentos para viajes de negocios:

• El tren de alta velocidad para distancias de 300 a 500 kilómetros.
• El tren nocturno para distancias más largas.

Con esta red, podemos estar seguros de servir a casi todas las ciudades importantes de Europa, evitando así los costosos viajes en avión.

Como dijo un viajero de negocios: “En lugar de levantarme a las 4 a. m. para tomar un vuelo a las 7:30 a. m., estoy preparado, y mis colegas también, para viajar en tren durante la noche si el tren nocturno es agradable y si obtiene un buen desayuno.”

El tren nocturno ofrece una alternativa eficiente para el descanso y el desplazamiento en viajes de negocios.

Maximizando la Productividad: 10 Trucos para Emprendedores en Tren

A diferencia de los aviones, los trenes no requieren de una larga espera en la estación, un control de equipaje o la renuncia a conectarnos a Internet durante el trayecto. Muchas estaciones de tren y vagones han empezado a incluir wifi gratuito en los destinos con más frecuencia de pasajeros; incluso ofrecen la opción wifi de pago para disfrutar de una conexión de alta calidad. Si eres de los que utiliza el tren con frecuencia y quieres sacar partido al tiempo que destinas en el viaje, estos trucos te ayudarán a aprovechar tus viajes en tren para ser más productivo:

1. Prepara tus dispositivos: Ten tu smartphone o tablet a punto. Asegúrate de que cuentas con suficiente batería y unos cascos para no molestar. Si tu trayecto es más largo de lo habitual, no te olvides de llevar tu cargador o una batería externa portátil. Las mismas condiciones aplican para tu ordenador portátil.
2. Gana tiempo de antelación: A diferencia de otros medios de transporte, el tren no te exige que llegues a la estación con mucha antelación; 20 minutos de margen son más que suficientes.
3. Revisa tu bandeja de entrada: Aprovecha tu trayecto en tren para revisar y limpiar tu bandeja de entrada.
4. Ponte al día con tu sector: Si sigues varios blogs de tu sector o tienes el feed lleno de artículos guardados, usa esos minutos en el tren para ponerte al día con la actualidad. O si sigues un podcast, este es el momento perfecto para escucharlo.
5. Genera ideas y contenido: Si tienes el smartphone sincronizado con otras herramientas o aplicaciones, no dudes en avanzar con tu proceso de creación. Los trayectos en tren pueden ser una gran fuente de inspiración. Aprovecha para escribir un borrador de tu próximo artículo, hacer un esquema de tu próximo proyecto o anotar ideas para mejorar tu negocio.
6. Prepara tus reuniones o conferencias: Si el motivo de tu viaje es una reunión con un cliente o una conferencia en otra ciudad, este es el momento perfecto para revisar tu presentación, practicar tu discurso y comprobar que tienes todo a punto para esa cita importante.
7. Fórmate online: Si necesitas actualizar tus conocimientos de forma constante, seguro que tienes una presencia activa en webinars, cursos online o programas de certificación. Aprovecha el tiempo de viaje para avanzar en ellos.
8. Descansa y recarga energías: A veces la forma de ser más productivo es haber disfrutado de una larga noche de sueño. Si no has podido descansar, aprovecha las distancias largas para darle a tu cerebro esa dosis extra de reposo.
9. Evita las interrupciones: Es una máxima de la productividad. No puedes mantener tu atención por un tiempo ilimitado en una tarea. Cada 40 minutos desconecta. Levántate del asiento, pasea por el vagón y refréscate.

Aprovechar la conectividad a bordo del tren puede transformar el tiempo de viaje en tiempo productivo.

Herramientas Esenciales para el Emprendedor Viajero

Gestionar todos los aspectos de un viaje de negocios puede ser complejo. Plataformas como Vyootrip ofrecen una solución integral, permitiendo reservar y gestionar trenes (así como aviones, hoteles y otros servicios) para tu empresa y tus empleados con un solo clic, dotando de autonomía, control y optimización del gasto.

La Importancia del Itinerario de Viaje de Negocios

Un viaje de negocios exitoso empieza con un itinerario detallado. A través de él, describirás claramente todo lo que implica y sus objetivos.

¿Qué es un itinerario de viaje de negocios?

Se considera un viaje de negocios el hecho de que una o varias personas de una empresa realicen un viaje fuera de su lugar habitual de trabajo con fines corporativos. Las causas más comunes son para asistir a una reunión con clientes, un seminario, una conferencia o participar en una feria comercial o un evento.

Cuando se usa para planificar un viaje laboral, un itinerario de viaje de negocios es la hoja de ruta de ese desplazamiento. Se prepara previo a la fecha de salida y se distribuye entre todas las personas que vayan a participar. Como su nombre indica, incluye un recorrido detallado y proporciona al equipo una descripción general de los diferentes pasos del viaje. Cuando se trata de viajes de negocios, las palabras clave son organización y planificación anticipada.

¿Qué debe contener y cuándo tenerlo listo?

El itinerario no es un documento obligatorio, por lo que puede adaptarse a las necesidades de cada empresa. Generalmente incluye:

• ¿Dónde tendrá lugar el viaje de negocios?
• ¿Cuáles serán los principales momentos del viaje? (Fechas, horarios de reuniones, eventos, transporte).
• Información sobre alojamiento.
• Detalles de contactos importantes.

Idealmente, deberías reservar el transporte (billetes de avión o tren, por ejemplo) y las habitaciones de hotel con tiempo para conseguir un precio mejor y optimizar tu presupuesto. Una vez reservado, es el momento de planificar el itinerario.

La empresa es responsable de pagar cualquier gasto incurrido durante el viaje. Existen soluciones financieras, como Qonto, que ofrecen tarjetas de pago físicas y virtuales personalizables. De esa manera, los equipos no necesitan pagar todo por adelantado y presentar informes de gastos después. Esta opción también te permite mantener el control y seguir los gastos de viaje en tiempo real.

Beneficios de un itinerario detallado

Proporcionar una plantilla de itinerario de viaje de negocios detallado da a los viajeros toda la información que necesitan para tener tranquilidad y una guía clara durante el viaje. También pueden ahorrar tiempo gracias a ese documento detallado. Además, a través de un itinerario de viaje de negocios, la empresa también tiene una comprensión más clara de los objetivos del desplazamiento, lo que facilita el análisis de la relación coste-beneficio y el retorno de la inversión (que puede ser monetario, mejorar la relación con un cliente, aumentar el conocimiento de marca o establecer contactos).

Un itinerario bien estructurado es clave para la eficiencia en los viajes de negocios.

Explorando Europa en Tren: Una Experiencia para Emprendedores

Viajar en tren por Europa no solo te ofrece una manera cómoda y eficiente de moverte entre ciudades y países, sino que también te permite disfrutar del paisaje europeo de una forma inolvidable. A diferencia de los vuelos o los autobuses, el tren te da la oportunidad perfecta para relajarte mientras recorres largas distancias, sin el agotamiento del tránsito o aeropuertos.

Por qué viajar en tren por Europa

• Disfrute del paisaje: El tren te permite admirar paisajes lejos de las carreteras y los cielos.
• Impacto ambiental reducido: Los trenes emiten mucho menos CO2 comparado con otros medios de transporte, contribuyendo a la sostenibilidad.
• Conveniencia y eficiencia: Las estaciones están generalmente ubicadas cerca o dentro del centro de las ciudades, facilitando la llegada directa a tu destino.
• Ideal para nómadas digitales: Los trenes europeos cuentan con WiFi, mesas y enchufes para que puedas trabajar cómodamente durante tu viaje.
• Flexibilidad de equipaje: No tendrás que estresarte con los límites de equipaje, a diferencia de las aerolíneas de bajo coste.
• Puntualidad: El sistema ferroviario europeo es conocido por su puntualidad y eficiencia.

Consejos para planificar tu viaje en tren por Europa

Ahora que conoces los beneficios, pasemos a algunos consejos esenciales para planificar tu viaje:

1. Armado del itinerario: Empieza decidiendo tus destinos y traza la ruta geográficamente más eficiente con la ayuda de Google Maps. Considera incluir destinos menos conocidos para una experiencia más auténtica. Las líneas férreas cubren prácticamente todos los países de Europa (excepto Andorra, San Marino, Islandia, Malta y Chipre). La página Seat61 es excelente para todo lo relacionado con viajar en tren por Europa.
2. Compra de billetes: Puedes comprar billetes individuales para cada trayecto. Si tienes pensado saltar entre varias ciudades, podrías ahorrar dinero y tiempo con un Eurail Pass, que permite viajes ilimitados durante un periodo específico en 33 países europeos. Es importante reservar con bastante antelación, especialmente durante la temporada alta turística (junio - septiembre). Lo mejor y más económico suele ser hacerlo directamente con las compañías ferroviarias de cada país.
3. Eurail Pass vs. Interrail Pass: El Eurail Pass está diseñado para no residentes en Europa, mientras que el Interrail Pass está específicamente diseñado para ciudadanos y residentes europeos. Evalúa lo que ofrecen en sus páginas oficiales (eurail.com/es e interrail.eu/es).
4. Sobre el equipaje: Aunque no hay limitaciones como en los aviones, tener una mochila o maleta muy pesada siempre es una mala idea. Prioriza lo necesario: ropa cómoda adecuada al clima, calzado para caminar mucho y nada "por las dudas".

Algunas de las rutas ferroviarias más espectaculares de Europa

Los viajes en tren por Europa pueden ser una experiencia en sí misma, combinando eficiencia con vistas impresionantes. Aquí te presentamos algunas de las rutas más destacadas:

• Glacier Express, Suiza: Conecta Zermatt y St. Moritz a través de los Alpes suizos, pasando por 91 túneles y 291 puentes, ofreciendo paisajes alpinos impresionantes.
• Bernina Express, Suiza e Italia: Desde Chur (Suiza) hasta Tirano (Italia), atraviesa paisajes impresionantes y sitios Patrimonio Mundial de la UNESCO, incluyendo glaciares y el Viaducto Landwasser.
• Cinque Terre Express, Italia: Conecta las cinco aldeas costeras de la región italiana de Liguria, famosas por sus casas coloridas y vistas al Mediterráneo.
• Línea del Duero, Portugal: Se extiende desde Oporto hasta Pocinho, a través de paisajes espectaculares de viñedos en terrazas, montañas escarpadas y pueblos encantadores.
• Schwarzwaldbahn, Alemania: Atraviesa el corazón de la Selva Negra, pasando por 39 túneles y más de 100 puentes con vistas panorámicas del bosque y pueblos como Triberg.
• Salzkammergut Railway, Austria: Desde Attnang-Puchheim hasta Stainach-Irdning, ofrece vistas panorámicas de picos montañosos, tranquilos lagos azules y pueblos idílicos como Hallstatt y Bad Ischl.
• Bergen Railway, Noruega: Conecta Oslo y Bergen en un recorrido escénico de aproximadamente 500 kilómetros, con vistas impresionantes de fiordos y montañas.
• The Jacobite, Escocia: También conocido como "el tren de Harry Potter", este trayecto desde Fort William a Mallaig atraviesa las Tierras Altas escocesas, incluyendo el famoso viaducto Glenfinnan.

Las rutas ferroviarias escénicas ofrecen una forma única de disfrutar los paisajes europeos.

Innovación Ferroviaria: El Ecosistema Emprendedor alrededor de Renfe

El sector ferroviario no se queda atrás en innovación. Renfe, el mayor proveedor de servicios ferroviarios en España, se está transformando para acelerar la innovación y convertirse en un ‘animal’ distinto. Su estrategia se basa en tres pilares:

1. Convertirse en operador integrado en movilidad, es decir, ir más allá del ferrocarril y proponer soluciones de movilidad punto a punto.
2. La internacionalización.
3. La creación de un ecosistema emprendedor alrededor de Renfe, tirando de las startups, no como meras proveedoras de tecnología sino como partners. Se trata de buscar soluciones innovadoras desarrolladas por startups capaces de aplicar a los retos que lanzan las distintas áreas de negocio de la compañía.

Renfe ha expresado su agradecimiento a las startups y ha anunciado la posibilidad de invertir por primera vez en alguna de ellas. A las 12 startups aceleradas ya en TrenLab, se añaden las que participan en ediciones posteriores, contribuyendo al diseño de cómo será el tren del futuro en España.

Startups Innovadoras en el Sector Ferroviario

Varias startups están aportando soluciones cruciales para el futuro del transporte en tren:

Startup	Descripción de la Solución	Impacto para el Sector
Visualfy	Soluciones de accesibilidad para personas con discapacidad auditiva mediante micrófonos que identifican y analizan sonidos para enviar avisos.	Mejora la seguridad y la experiencia para pasajeros y personal con discapacidad auditiva en el entorno ferroviario.
GreeMko	Pone tecnología e innovación al servicio de la gestión ambiental, ayudando a las empresas a medir y publicar su impacto.	Contribuye a la sostenibilidad del sector, ayudando a las empresas a cumplir con la legislación y los requisitos ambientales.
Ecocar	Proveedora de tecnología para movilidad compartida, operando en diez países con clientes en rent a car, car sharing, etc.	Facilita soluciones de movilidad integrada y compartida, complementando el transporte ferroviario.
Limmat	Digitalización ferroviaria, optimizando el mantenimiento de trenes y la seguridad operacional. Recopila señales de alarma, organiza repuestos, cubre necesidades de mantenimiento para operadores extranjeros. También mapea el trazado para detectar comportamientos vulnerables y mejorar la conducción.	Disminuye el tiempo de inactividad de los trenes, optimiza recursos en talleres y mejora la seguridad mediante el análisis del factor humano en la conducción.
AllRead	Startup deeptech basada en computer vision y machine learning para la digitalización del transporte de mercancías. Ofrece software de detección, lectura y digitalización de todo tipo de códigos mediante cámaras de seguridad.	Mejora la trazabilidad de activos, control de accesos, lectura de contadores o control de stock en puertos, logística y empresas industriales, optimizando la eficiencia del transporte de carga ferroviaria.

Como señaló un entusiasta: “Los desplazamientos y los viajes de negocios deberían realizarse en tren, la empresa debería fomentarlo. Los trenes son sexys, los aviones son basura. Los trenes nos permiten conectarnos para observar el paisaje y con personas y lugares.”

El ecosistema de startups está impulsando el futuro del transporte ferroviario.

Consideraciones Generales al Viajar en Tren

Para aquellos que planean viajes en tren, es útil tener en cuenta algunas normativas generales:

• Equipaje: Para trenes, se podrá transportar sin cargo dentro del coche un bolso o cartera de mano, más un bolso o una valija en calidad de equipaje cuyo peso no exceda los 50 kilos.
• Viajar con menores: Los menores de seis años no podrán viajar solos. Siempre deben ir acompañados por uno de sus padres, por su representante legal o por un tercero autorizado. Si los chicos tienen entre 6 y 12 años inclusive, deberán viajar acompañados por uno de sus padres, por su representante legal, por un tercero autorizado, o bien pueden utilizar el servicio de menor no acompañado que brindan las empresas. Los que tienen entre 13 y 17 años podrán viajar solos con autorización de uno de sus padres o de su representante legal.

Estas consideraciones, junto con la planificación adecuada y el aprovechamiento de las ventajas que ofrece el tren, aseguran una experiencia de viaje más fluida y productiva para el emprendedor moderno.