Documentos Legales Esenciales para la Creación de una PYME en España

El ecosistema empresarial es muy variado. Cada negocio es único, pero hay unos trámites y requisitos para montar una empresa que suelen ser, hasta cierto punto, semejantes. Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son el motor de la economía española, representando más del 99% del tejido empresarial del país y contribuyendo significativamente a la generación de empleo, la innovación y el crecimiento económico.

Antes de profundizar en los requisitos, es importante definir qué es una PYME en el contexto español. Una PYME es el acrónimo de Pequeña y Mediana Empresa. Los principales requisitos para ser considerada una PYME son no superar los 250 empleados ni los 50 millones de facturación anual. Estas categorías son esenciales para determinar las obligaciones fiscales, las ayudas disponibles y los requisitos legales específicos para cada tipo de empresa. Cumplir con los requisitos para ser PYME y poner en marcha un negocio sólido no siempre es un proceso sencillo.

Primeros Pasos: Planificación y Forma Jurídica

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Elección de la Forma Jurídica

Una vez tenemos las ideas claras y la financiación programada, el siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio. La elección de la forma jurídica dependerá de factores como la naturaleza de la actividad, el alcance del proyecto, el número de socios y la responsabilidad legal que estás dispuesto a asumir. De esa elección también dependerán las obligaciones fiscales y de contabilidad que asumirás, así como la inversión económica inicial para la constitución de la empresa.

Las formas jurídicas más comunes para una PYME en España son:

• Empresario individual (autónomo): Si no tienes socios, puedes crear una sociedad limitada unipersonal (SLU) para restringir tu responsabilidad fiscal al capital aportado. Hay cafeterías o microempresas del sector hostelero que arrancan bajo la figura de empresario individual o autónomo para reducir costes administrativos en sus primeros años.
• Sociedad Limitada (SL): Si vas a asociarte con otras personas, podrías crear una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Las sociedades de responsabilidad limitada se han hecho muy populares porque, en ellas, los socios no arriesgan su patrimonio personal.
• Sociedad Anónima (SA): Otra posibilidad es crear una sociedad anónima (SA), cuyo capital puede ser fraccionado en acciones y repartido entre los socios. Muchos negocios con vocación de crecimiento eligen la sociedad anónima, que facilita la entrada y salida de socios.
• Sociedad Cooperativa: en cuyo caso necesitarás al menos tres socios y estos ejercerán al mismo tiempo como trabajadores de la empresa.

Con el tiempo se puede modificar la forma jurídica. Contar con el apoyo de un asesor financiero especializado puede marcar una gran diferencia desde el inicio. Un profesional te ayudará a elegir la forma jurídica más adecuada, optimizar tu carga fiscal, gestionar correctamente la contabilidad y aprovechar las ayudas o subvenciones disponibles para PYMEs. Además, un buen asesoramiento evita errores costosos en los trámites de constitución y garantiza que tu empresa cumpla con todas las normativas vigentes.

Documentación y Trámites Legales Fundamentales

Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil.

1. Obtención de la Certificación Negativa del Nombre

Entre los requisitos para montar una empresa se encuentra obtener la certificación negativa del nombre que hayas elegido para tu negocio. Puedes pedirla en el Registro Mercantil Central acudiendo a sus oficinas físicas, rellenando el formulario web en su sede online o remitiendo una carta por correo postal. Este documento acredita que no existe otra sociedad operando con ese mismo nombre, por lo que evita duplicidades y problemas legales de cara al futuro. Si el nombre que solicitas está libre, quedará reservado durante seis meses. Transcurrido este periodo de tiempo, si no has inscrito la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, el nombre quedará libre y otras entidades podrán reclamarlo. De hecho, la certificación negativa tiene una vigencia de tres meses, prorrogable por otros tres, el tiempo necesario para realizar el resto de los trámites legales para constituir la empresa.

2. Redacción de los Estatutos Sociales

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa. Los estatutos sociales rigen el funcionamiento de la empresa y, aunque se pueden modificar posteriormente, lo ideal es dejarlos claros desde el inicio para evitar posibles controversias entre los socios.

Deben reflejar la información básica de la empresa, como su denominación, domicilio social, duración prevista, objeto social y público al que se dirige. También deben recoger todo lo relacionado con el capital social inicial para constituir la empresa, así como la política de participaciones; es decir, su división entre los socios y formas y circunstancias de los traspasos. Los estatutos sociales también deben incluir la estructura organizativa de la empresa, indicando desde cómo se administrará hasta qué retribución recibirá el administrador. Señalarán, además, cómo se votan las decisiones y cómo se distribuyen los beneficios y pérdidas entre los socios, cuál será el fondo de reserva y por qué causas y cauces se puede disolver la sociedad.

3. Apertura de Cuenta Bancaria y Depósito de Capital Social

Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa. Uno de los requisitos para montar una empresa consiste en aportar un capital social mínimo. Según el tipo de sociedad que constituyas, tendrás que depositar ese dinero en una cuenta bancaria a nombre de la empresa.

4. Obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF)

Para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria. El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un código alfanumérico que tendrás que usar en todos los documentos relacionados con tu negocio, tanto para la constitución de la sociedad como para la presentación de impuestos y la facturación de la actividad. Recibirás un NIF provisional con el que puedes comenzar a facturar y en un plazo de seis meses te proporcionarán el definitivo, cuando presentes una copia de la escritura de constitución de la sociedad. Para darnos de alta en Hacienda, contaremos con los modelos 036 y 037, este último una versión simplificada del primero.

5. Firma de la Escritura Pública ante Notario

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil
• Certificado bancario de depósito de capital social
• Estatutos sociales
• DNI o NIE de los socios

Si los socios están casados en régimen de separación de bienes, tendrán que presentar las capitulaciones matrimoniales. Si están casados en régimen de gananciales, el cónyuge tendrá que acudir a la firma de la escritura pública. Si la aportación al capital social de alguno de los socios no es dineraria, deberá presentar una relación de los bienes en la que se desglose su descripción y valoración, así como la cantidad de acciones o participaciones que se atribuyen a esa aportación. Cuando se trata de bienes inmuebles, por ejemplo, tendrá que presentar los datos registrales.

6. Inscripción en el Registro Mercantil

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. El Registro Mercantil da constancia de la creación de la empresa. Al inscribir los actos de los empresarios, otorga a la sociedad plena capacidad jurídica y le permite ser reconocida por proveedores, entidades bancarias, inversores, entidades públicas y otras figuras con las que se relacionen. De hecho, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Para ello, solo tienes que acudir a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliado tu negocio e inscribirlo. Deberás presentar todos los documentos que acrediten la constitución de la sociedad, como la escritura pública y el NIF. Y no olvides legalizar los libros de sociedades. Para realizar este trámite tienes un plazo de dos meses desde el momento en que firmes la escritura de la constitución. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas. Contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

7. Obtención del NIF Definitivo

Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

8. Alta en IAE (Impuesto de Actividades Económicas)

El Impuesto de Actividades Económicas se aplica a todas las pymes y autónomos que desempeñan una actividad profesional, empresarial o artística en España. Por consiguiente, para abrir una empresa tienes que tramitar el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a desarrollar, un trámite que puedes hacer de manera presencial en las sedes físicas o directamente online. Si vas a ejercer como administrador de la sociedad, también tendrás que darte de alta en el censo de empresarios de la Agencia Tributaria y en el RETA, donde figurarás como autónomo societario. Ten en cuenta que los autónomos societarios no pueden acogerse a las bonificaciones para autónomos y que tu cuota de la Seguridad Social será más alta que la de los autónomos inscritos en el régimen general.

9. Inscripción en la Seguridad Social

La inscripción del empresario en la Seguridad Social y la apertura de cuenta de cotización principal es un paso obligatorio. Para ello, emplearemos el modelo TA.6. La asignación de otros códigos de cuenta de cotización a través del modelo TA.7. Solicitaremos uno por cada una de las provincias donde la empresa vaya a ejercer su actividad. También es necesaria la afiliación de trabajadores que no hayan estado dados de alta con anterioridad en la Seguridad Social. Si tienes una pequeña empresa familiar, sea cual sea tu sector, registra a todos tus empleados en la Seguridad Social desde el primer día. Además, las pymes deben implementar medidas de seguridad y salud laboral, especialmente en sectores industriales o con alto riesgo.

10. Registro de Patentes y Marcas

Inscribir tu empresa en el Registro Mercantil no te garantiza que tu logotipo, eslogan o cualquier producto que crees estén protegidos. Necesitas registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Tu marca es uno de los activos intangibles de tu negocio y cuando la registras, la proteges para que otras empresas o personas no puedan usarla, lo cual aporta un valor añadido a tu actividad. Por otra parte, registrar la patente te ofrecerá la titularidad y derecho exclusivo de explotación, impidiendo que terceros puedan plagiarla o usarla sin tu consentimiento.

11. Obtención del Certificado Electrónico

La Administración está apostando cada vez más por los medios electrónicos, por lo que el último paso para crear una empresa en España consiste en obtener el certificado electrónico para tu negocio, el cual te facilitará muchos trámites y te ahorrará muchísimo tiempo.

Obligaciones Fiscales y Contables para PYMES

Independientemente de la forma jurídica, todas las pymes deben inscribirse en el Registro Mercantil, lo que es un paso obligatorio para la obtención de la personalidad jurídica. El Código de Identificación Fiscal (CIF) o Número de Identificación Fiscal (NIF) es necesario para cualquier actividad comercial. Por otro lado, aunque esté ligado al tema legal, el plano de los impuestos y la fiscalidad merece mención especial.

• Impuesto sobre Sociedades: Aplica a las ganancias obtenidas por las empresas.
• IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Las pymes deben cobrar y declarar el IVA sobre las ventas de bienes y servicios.
• IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): Para los autónomos y socios que reciban rendimientos.

Además, las pymes están obligadas a llevar una contabilidad ordenada y a presentar cuentas anuales en el Registro Mercantil. En este sentido, es aconsejable hacer una inversión en tecnología e implementar un sistema de contabilidad digital. Mantener informada a Hacienda de nuestros datos es fundamental. Ser una PYME no solo te da acceso a ventajas, también conlleva ciertas obligaciones. A cambio, podrás beneficiarte de tipos impositivos reducidos, deducciones especiales por inversión o creación de empleo, y programas de asesoría gratuita.

Ayudas y Subvenciones para PYMES

Afortunadamente, existen ayudas para la creación de empresas y subvenciones específicas para pymes en España. Muchas PYMEs han dado el salto gracias a estas iniciativas. Un ejemplo es el programa "Crecimiento Empresarial" de la EOI, que ha ayudado a cientos de pequeños negocios a expandirse a nuevos mercados y desarrollar modelos innovadores. Panaderías Granier, que comenzó como una pequeña panadería en Barcelona, aprovechó las subvenciones locales y las ayudas a la innovación para expandir su negocio.

Casos de Éxito de PYMES en España

• Bicicletas BH: Empresa vasca con más de 100 años de historia, comenzó como una microempresa familiar, aunque con el tiempo, se ha transformado en una Sociedad Limitada (SL) para aprovechar las ventajas fiscales y de responsabilidad limitada de esta forma jurídica.
• El Ganso: Conocida marca de moda española, se inscribió en el Registro Mercantil como Sociedad Limitada (SL) en sus inicios. Esto les permitió no solo formalizar su estructura empresarial, sino también acceder a financiación bancaria y protección legal para sus socios fundadores.
• Eneko Atxa (Restaurante Azurmendi): Chef y propietario del restaurante Azurmendi, con tres estrellas Michelin, gestiona su negocio gastronómico como una pyme. A pesar de su crecimiento y reconocimiento internacional, Atxa mantiene un riguroso control contable y cumple con la presentación de cuentas anuales.
• Paco & Lola: Bodega gallega que produce vinos albariño, ha crecido de forma sostenida gracias a la contratación de personal cualificado y la correcta gestión de sus obligaciones laborales.
• Hawkers: Startup española, comenzó vendiendo gafas de sol a través de redes sociales e invirtió fuertemente en tecnología desde su inicio, lo que se ha convertido en un requisito fundamental para las pymes en este entorno digital.

Estos ejemplos demuestran que cumplir con todos los requisitos es un desafío para cualquier microempresa y pequeña o mediana empresa, pero con una buena planificación y el apoyo adecuado, el éxito es posible. A medida que tu empresa crezca, es probable que en algún momento supere los límites de empleados o facturación para ser considerada PYME. Cuando esto ocurra, pasarás a ser considerado una gran empresa. Lo importante es estar atento a tu evolución y ser consciente de cuándo estás cerca de superar los límites.