Claves para Crear y Gestionar una Base de Datos de Email Marketing Eficaz

Tener una base de datos es esencial para establecer un vínculo con los usuarios, aportarles valor y conseguir fidelizarlos. Pero, ¿qué es una base de datos? La base de datos es un banco de datos de clientes y prospectos de una empresa. A continuación, exploraremos cómo construir y mantener una base de datos de calidad, respetando la normativa y optimizando tus campañas de email marketing.

¿Por qué es importante una base de datos de calidad?

¿Crees que es mejor tener una base de datos de contactos que hayan expresado interés en recibir mensajes de tu empresa o una base de datos de direcciones compradas, a las que tal vez correspondan destinatarios muy alejados del público objetivo de tu negocio, poco interesados en tu marca y poco reactivos? Simple: cuanta más información conozcas sobre tus destinatarios, más podrás interceptar sus intereses y necesidades con campañas personalizadas, aumentando las probabilidades de clics, conversiones y compras.

Beneficios de una base de datos bien gestionada:

• Aumentar ventas. Mediante una lista de contactos bien gestionada, es posible incrementar las transacciones comerciales.
• Mejorar los servicios de soporte.

Pasos para crear una base de datos de calidad

Veámoslo juntos en estos sencillos pasos.

1. Marca el objetivo de crear tu lista de contactos. Antes de ponerte manos a la obra, es fundamental establecer claramente qué deseas lograr. ¿Quieres aumentar las ventas, promover nuevos productos o fortalecer la relación con los clientes existentes?
2. Define la información de tus contactos. Esto puede incluir nombres, direcciones de correo electrónico, datos demográficos, historial de compras y preferencias de productos o servicios.
3. Elige de dónde y cómo obtendrás los datos de tus clientes.
4. Incluye a los consumidores de tu ecommerce. Si tienes un negocio que opera en el ámbito online, es esencial incluir a tus clientes existentes en tu base de datos. Aprovecha la oportunidad de recopilar su información de contacto durante el proceso de compra, pero con su consentimiento explícito para enviar comunicaciones de marketing por correo electrónico.
5. Emplea la automatización.
6. Actualiza la información y mantén la higiene de la lista. Con MDirector puedes implementar mecanismos para que los contactos actualicen sus preferencias o datos personales. Además, tienes la posibilidad de realizar un mantenimiento periódico para eliminar usuarios inactivos, corregir direcciones de correo electrónico inválidas o realizar una limpieza de la lista de contactos.
7. Asegúrate del consentimiento claro y explícito para cumplir con las normativas. Es crucial contar con el consentimiento claro y explícito de los usuarios antes de añadirlos a tu base de datos.
8. Realiza pruebas A/B. Haz test A/B para determinar qué tipos de mensajes, CTAs o asuntos son los que generan mejores resultados.
9. Integra análisis y seguimiento para mejorar.
10. Incentiva la suscripción con ofertas o contenido exclusivo. Ofrece incentivos como descuentos, promociones o contenido exclusivo a cambio de suscripciones a tu lista de correo electrónico.
11. Proporciona opciones claras de baja para respetar las preferencias de los usuarios.

Métodos para recopilar datos:

• A través de una newsletter. Al ofrecer la suscripción a tu boletín habitual vía sitio web, blog o perfiles en redes sociales, puedes captar la atención de los visitantes interesados en recibir contenido regular de tu marca.
• Formularios de suscripción. Pueden colocarse en múltiples localizaciones, por ejemplo, en tu sitio web, blog o una página de aterrizaje.
• Redes sociales. Puedes publicar enlaces que dirijan a los usuarios a una página de destino con un formulario de suscripción.
• Encuestas por correo. Estas pueden estar diseñadas para conocer las preferencias, necesidades o comentarios de los destinatarios.
• Promociones, premios y sorteos. Brinda la oportunidad a tus seguidores de ganar algo a cambio de compartir su información de contacto.
• a través del sitio web o blog de tu empresa. Un formulario de registro puede ser útil para convencer a los visitantes que llegan a tu sitio a través de los motores de búsqueda para suscribirse a tus newsletters. Puedes insertar un formulario en todas las páginas del sitio o solo en la página de inicio, o puedes crear un formulario pop-up.
• a través de redes sociales.
• a través de WordPress. WordPress es uno de los CMS más utilizados y hay muchos plugins disponibles.
• a través de un enlace a tu firma corporativa. A menudo subestimada, la firma que estableces para tu dirección personal puede ser una excelente estrategia para insertar una invitación a suscribirse al newsletter a través de un enlace al formulario de suscripción. Entonces, ¿por qué no aprovechar esta vidriera también?
• a través de la descarga de contenido relevante. Guías, e-books, webinars, documentos técnicos: todos los recursos que creas pueden representar oportunidades para obtener datos importantes y recopilar nuevas direcciones, simplemente ingresando un formulario de descarga para acceder al recurso que incluya un campo de correo electrónico y otra información relevante.

Tipos de formularios de registro:

• Formulario de registro pop-up.

Creación del mensaje post-suscripción:

En una fase tan crucial como la postsuscripción, se vuelve esencial personalizar la primera experiencia del usuario con tu marca. ¿Cómo? Al asociar mensajes postsuscripción, correos electrónicos de confirmación y correos electrónicos de bienvenida diferentes dependiendo del formulario de suscripción creado por el embudo de suscripción activado y relacionado con ese formulario.

Cumplimiento normativo: LOPD y LSSI

Las comunicaciones comerciales electrónicas, además de respetar la Ley de Comercio Electrónico (LSSI) y la legislación publicitaria, debido a que están destinadas a un receptor que suele ser una persona física, también tienen que cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). El incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal de España (LOPD) y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSICE) puede acarrear fuertes sanciones económicas y muchos quebraderos de cabeza (Arts. 43 y ss. de la LOPD 15/1999 y Arts. 37 y ss.

Lógicamente, cuando un usuario de una página web se registra suele hacer click en la casilla “He leído y acepto las condiciones”. En dichas condiciones se suele explicar que se está recabando el consentimiento del usuario y para qué se está recabando. Esta sería la BBDD interna, en la que el usuario ha aceptado recibir comunicaciones comerciales electrónicas (como puede ser cualquier tipo de promoción o el newsletter). La cuestión es diferente cuando se “compra” una BBDD externa.

Esta práctica es legal siempre y cuando la empresa que “vende” los datos los haya recabado de manera legal y con el consentimiento del titular de los datos y, además, siempre y cuando los datos no sean cedidos físicamente al comprador. Como decíamos, esa empresa tiene el consentimiento para usar los datos de los destinatarios y estos destinatarios podrán oponerse frente a esa empresa para deje de usar sus datos. El problema surge cuando la empresa titular de la BBDD externa te “vende”, literalmente, la BBDD y te la entrega físicamente en un CD o en un pendrive. Aquí serías tú quien enviaría los correos publicitarios a personas a las cuales no les has preguntado si quieren recibir publicidad, no tienes su consentimiento.

Pero no solo a esa multa nos arriesgamos, puesto que también estaríamos incumpliendo la LSSI. El permiso para enviar publicidad no se puede transferir, y los destinatarios podrían marcarlo como SPAM o denunciarlo. Nuestras bases de datos solo contienen usuarios que han consentido recibir contenidos y publicidad de la comunidad o newsletter a la que se apuntaron. Es esencial que cualquier base de datos haya sido obtenida de manera legítima y con el pleno consentimiento de los individuos.

Recopilación de Consentimientos de Privacidad:

El RGPD ha impuesto a las empresas restricciones en la recopilación y el uso de datos personales. Para que se considere válido, el consentimiento debe ser específico para cada finalidad que se pretende perseguir, informado, libre, inequívoco, demostrable y revocable. Cuando creas un formulario de registro, asegúrate de ingresar siempre un campo dedicado a la recopilación de consentimientos de privacidad (el consentimiento debe recopilarse para cada propósito que pretendas perseguir y un formulario puede recopilar varios consentimientos) y un enlace que se refiera a la información sobre el procesamiento de datos.

En otras palabras, se trata de incluir una o más casillas que el usuario puede marcar libremente para dar su consentimiento para las actividades específicas de tu empresa. Sin embargo, te recomendamos que consultes a asesores expertos para asegurarte de que la recopilación de tus contactos sea correcta y conforme a las normas, y evitar el riesgo de incurrir en sanciones.

Métodos de Suscripción: Opt-in Simple vs. Opt-in Doble:

• El single opt-in es un método de suscripción en el que el contacto, una vez completado el formulario de suscripción y haciendo clic en el botón de confirmación del formulario, está completamente inscripto en tu lista de correo, sin ningún paso intermedio.

Importación de Contactos y Limpieza de la Base de Datos

Si tu objetivo es ganar cada vez más suscriptores y crecer, elegir soluciones de este tipo puede ser muy costoso. Por lo tanto, puedes importar tus nuevos contactos cada vez sin preocuparte por los costos adicionales. Si la primera fila de tu archivo es la que contiene los nombres de los campos, solo tienes que marcar la casilla «Ignorar la primera fila».

Sin embargo, los pasos de creación de la base de datos no han terminado. Falta uno, quizás el más importante: limpiar la base de datos. Supervisar el estado de tu base de datos es una actividad fundamental para preservar su calidad y no hacer inútiles los esfuerzos que has realizado en los pasos iniciales.

¿Cómo se limpia una base de datos?

Recuerda, de hecho, que la calidad supera a la cantidad cuando se trata de creación de bases de datos. Además de la posibilidad de darse de baja, también un enlace al Centro de preferencias te permite dar a tus destinatarios una alternativa válida para aquellos que todavía quieren mantener una relación con tu empresa y permitirles administrar el tipo o la frecuencia de las comunicaciones. También se puede acceder a la misma página en el paso de confirmación de baja, si es que decides configurar un double opt-out, es decir, una baja en dos pasos.

Además de los enlaces de baja y el centro de preferencias, siempre es útil incluir el recordatorio de permiso en el pie de página, que es una frase que recuerda al usuario cómo y por qué está recibiendo ese tipo de comunicación. El recordatorio de permiso recuerda que se ha dado consentimiento para recibir la comunicación y, por lo tanto, evita cualquier informe de spam. También puede ser útil para el administrador del sistema, el postmaster o el abuse desk manager para determinar si un posible informe de spam es legítimo o no.

Por lo tanto, identificar cuáles son los contactos inactivos de tu base de datos es importantísimo. busca reactivarlos y despertar su atención con campañas de re-engagement específicas (desde el carrito abandonado hasta descuentos en productos de interés). El objetivo también en este caso es comprender qué lagunas de engagement se esconden en tu base de datos, identificar a los inactivos y limpiar tus listas de contactos que no interactúan con tu empresa y que no aportan ningún valor agregado, es más, obstaculizan tu rendimiento. mantén siempre limpia la base de datos.

Segmentación de la base de datos

La elaboración de perfiles es de hecho una técnica de marketing que implica una recopilación y análisis de los datos de los usuarios para crear una identidad digital muy precisa, que establece quiénes son, cuál es su comportamiento online, cuáles son sus intereses y sus hábitos. Ahora, con esta información, ¿qué se puede hacer? ¿Cómo puedes usarla y para qué? Una cadena de restaurantes, por ejemplo, podría necesitar notificar solo a sus contactos (clientes y potenciales clientes) que residen en Milán sobre la apertura de un nuevo restaurante en la provincia.

¿Por qué es útil crear listas de correo perfiladas en este caso?

Para saber a qué contactos enviar la notificación de apertura del nuevo restaurante y las posibles ofertas. ¿La diferencia? Está en el grado de segmentación. Supongamos que una cadena de restaurantes tiene una única base de datos grande, dividida en tres listas diferentes: una para enviar promociones a los clientes, una para enviar el newsletter (a clientes y prospectos), una para administrar las comunicaciones con los proveedores. En cada una de estas 3 listas, la empresa creó diferentes grupos, reuniendo los contactos en función de otra información personal o de comportamiento. ¿Qué sucede, en cambio, con las listas de correo no perfiladas? Un ejemplo puede ser crear dos grupos de destinatarios, «Mar» y «Montaña» y luego crear un formulario de autoperfilado para averiguar qué tipo de destino de vacaciones prefiere tu audiencia. especificar intereses (ofreciendo opciones de elección en el formulario, donde cada opción corresponde a un grupo de la lista de correo).

coloca tus contactos en diferentes listas para una primera segmentación de la base de datos.

Envío de correos a la base de datos con MDirector

Enviar un correo a tu base de datos es una práctica sencilla y segura a través de MDirector.

1. El paso siguiente es hacer la importación de tu base de datos.
2. Lo siguiente es ir a «Crear envío».
3. Una vez diseñado podrás hacer test antispam.
4. Selecciona la lista a la cual vas a hacer el envío. Elige una segmentación de ser necesario.

Diseño de creatividades HTML para email marketing

Envíanos la creatividad en formato HTML. Lo más recomendable es utilizar tablas para la maquetación de los contenidos para evitar la desestructuración del mensaje. Además:

• Las imágenes incluidas en dicho HTML serán gif, jpg/jpeg o png, nunca flash. Si son posibles GIFs animados, pero en muchos gestores sólo se visualizará la primera imagen
• Dentro del archivo HTML NO se podrán definir:
  • a) imágenes de fondo (background), si puedes definir colores de fondo.
  • b) hojas de estilo enlazadas ni hojas de estilo determinadas en el documento.
  • c) ninguna definición dentro de la etiqueta
  • d) etiquetas
• El peso de la creatividad (HTML + imágenes) será de 150kb como máximo.
• El html deberá alinearse, ya que por defecto se centrará si no se alinea.
• Los estilos serán in.line, es decir, se definirá al estilo en cada etiqueta. Ej:
• La anchura máxima de la creatividad es de 600 píxeles de ancho, aunque se recomienda no superar los 450 pixeles de ancho.
• No se admitirán HTML exportados de programas como Word o FrontPage para evitar el «código basura» que generan y que luego hace que se interprete mal en los gestores de correo.
• El asunto será breve, no más de 5 ó 6 palabras. Preferiblemente que no contenga el nombre del anunciante y que no tenga “tono” muy publicitario, pero si sugerente.

Errores comunes en el diseño de emails:

• Enviar correos informativos sin una propuesta de valor clara.
• No incluir una llamada a la acción efectiva.
• Diseñar el correo pensando que las imágenes se verán siempre.
• Usar asuntos aburridos.
• Creatividades no responsivas adaptadas a móviles.
• No medir los resultados.

Estrategias adicionales para el crecimiento de la base de datos

La buena noticia es que hay muchas maneras diferentes de hacer crecer tu lista de forma más rápida, y con un coste por subscriptor mucho menor. Hay 3 claves para que la competición viral funcione adecuadamente:

1. Necesitas un precio que llame la atención de las personas a participar en la competición. Ten en cuenta que la competición vaya dirigida a tu público objetivo, de tal forma que en un futuro sean posibles compradores.
2. El precio deberá ser bueno para que las personas quieran compartir esa competición con cuanta más personas mejor, y así incrementar sus probabilidades de ganar.

Herramientas y técnicas:

• Las aplicaciones SumoMe están dando muy buenos resultados ya que su creación es totalmente personalizada según el público al que van dirigidas. Esta aplicación funciona como un popup que se desencadena cuando un visitante está a punto de abandonar tu web, o después de un determinado tiempo desde que hizo la visita. (SumoMe recomienda que el popup aparezca 15 segundos después de que el visitante haya visitado la web, ya que estadísticamente es el intervalo de tiempo que mejor resultados ofrece).
• Mensajes personalizados según la página: Con la versión de pago podrás dar un paso más y personalizar los anuncios de forma específica para cada página. De tal forma que en vez de tener un popup genérico preguntándote si quieres subscribirte, tendrás un popup personalizado con el contenido actualizado de tu página. Con un popup personalizado puedes aumentar la tasa de suscripción.
• Testar un mensaje A y otro B: Con la versión de pago puedes hacer un test y probar así dos versiones de popup para ver cual funciona mejor en cuanto a la tasa de suscripción. Ten en cuenta que únicamente cambiando el texto del popup, la tasa de conversión puede variar de forma importante. Es sólo cuestión de elegir las palabras adecuadas y empatizar con tu público.
• Una publicación exitosa debe ser tan buena que tu público cuando la lea se sienta casi obligado a hacer click en ella, compartirla, imprimirla, reenviarla a sus amigos, etc. Una publicación "épica" no solamente ayuda al tráfico hacia tu página mediante las búsquedas y las redes sociales, sino que también construye y da credibilidad a tu web de forma más rápida que cualquier otra herramienta de marketing digital.
• Seguro que tú y tu equipo enviáis cientos de mensajes cada día a personas que probablemente no están suscritas a tu newsletter. Con este mensaje al hacer click nos llevará a un enlace en el que podremos suscribirnos.
• Esta estrategia es muy eficaz para los eventos, se puede crear una pieza de forma conjunta, o puedes crear cualquier otra añadiéndole valor a tu promoción, de tal forma que puedas hacer entrega de valor hacia ambas audiencias.
• Esta herramienta es muy parecida a la de añadir un enlace para la suscripción en las firmas de los correos de la empresa, pero en esta ocasión utilizamos en link de suscripción en las firmas de las publicaciones de tu blog. Ej: Escrito por Álex López. Con este mensaje al hacer click nos llevará a un enlace en el que podremos suscribirnos.
• Esta es una de las herramientas cuyo uso está incrementando a mayor ritmo en el último año. La estrategia consiste en ofrecer una opción de compartir tu página cuando la persona ha realizado una acción de suscripción o compra y concederle así un beneficio.
• Esta estrategia se utiliza mucho en las empresas "Startups", que son aquellas empresas que acaban de comenzar y usan esta herramienta para lanzar su negocio a la multitud. Además sirve tanto para empresas que venden productos físicos como servicios, ya que muchas empresas que ofrecen nuevos programas los pueden dar a probar durante un tiempo determinado.

Pero si lo que buscas es conseguir unos resultados de un nivel superior nuestro consejo es que pongas en pie más de una estrategia, o todas ellas.

Alternativas a la compra de bases de datos

Normalmente siempre se obsequia con algún detalle o descuento a cambio de los datos y el permiso expreso de nuestros clientes para poder recibir comunicaciones u ofertas concretas.

El funcionamiento es simple, el robot rastrea una dirección Web y lee todas sus páginas en busca de direcciones de correo que posteriormente almacena en una base de datos. Hay que tener en cuenta, que todos los datos que estén disponibles de un contacto y que hayan sido obtenidos de fuentes accesibles al público, deben ser incluidos en un fichero de datos, del que será responsable la empresa que los gestione. El uso y tenencia de estos datos tienen que ser inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) Art.

Hay que advertir que según la doctrina reiteradamente manifestada por la AEPD, Internet NO TIENE LA CONSIDERACION DE FUENTE ACCESIBLE AL PUBLICO, sino que es un mero canal de comunicación. La lista de Fuentes Accesibles al Público es taxativa y aparece en el Art. El resultado final es similar a la obtención de cuentas de correo y números de móviles de las bases de datos genéricas.