Qué es un Espacio Coworking: Definición, Funcionamiento y Beneficios de la Colaboración Laboral

Seguro que lo has escuchado alguna vez e incluso puede que conozcas a alguien que trabaje en un Espacio Coworking. Trabajar en un Coworking se ha convertido en una de las últimas tendencias en el mundo laboral entre autónomos, freelance y pequeños empresarios. El mundo del trabajo está cambiando rápidamente. La tecnología y la globalización han transformado la forma en la que trabajamos y una de las tendencias más notables en este contexto es el auge del coworking. El coworking es un concepto moderno de espacio de trabajo compartido que está revolucionando la forma en que las personas trabajan.

Qué es un coworking es una pregunta que se ha vuelto común en la última década. Este tipo de espacios sirven de lugar para trabajar y encontrar a profesionales de tu mismo sector. El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos.

¿Qué es un Coworking? Una Definición Clara

El término coworking proviene del inglés y se traduce al español como ‘cotrabajo’. La palabra «coworking» está formada por «co» que proviene de «colaborative» y significa colaborativo y, «work» que se traduce como trabajo. Por tanto, se trata de un espacio de trabajo donde las personas pueden desarrollar sus labores profesionales.

Pero el coworking es más que compartir un mismo espacio físico durante la jornada laboral. Un coworking es un espacio de trabajo compartido donde profesionales de diversas áreas pueden realizar sus actividades diarias. El término coworking se refiere a un espacio físico de trabajo compartido donde convergen profesionales con diferentes perfiles y estructuras de trabajo, desde autónomos, emprendedores, startups y pequeñas empresas, hasta incluso grandes empresas.

El coworking también se puede concebir como una filosofía de trabajo y vida donde los coworkers de distintas áreas comparten un mismo espacio sin perder su independencia. En un espacio de coworking, los profesionales de diferentes campos pueden trabajar juntos, compartir ideas y recursos, y crear sinergias que benefician a todos. Según Wikipedia, el coworking o cotrabajo se define como una forma de trabajo que permite a profesionales compartir un mismo espacio de trabajo, tanto físico como virtual, para desarrollar sus proyectos profesionales de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos.

Cómo Funciona un Espacio de Coworking

Un espacio de coworking sirve para proporcionar un lugar de trabajo a profesionales independientes, emprendedores y pymes de diferentes sectores. Estos espacios permiten a los profesionales desarrollar sus proyectos de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos.

Un espacio de coworking funciona como una cesión de espacio para que el profesional trabaje en un entorno compartido. Funciona como un entorno flexible y colaborativo donde los miembros pueden trabajar según sus propias necesidades y horarios. Existe un gestor del espacio que organiza la actividad del coworking, trata de ayudar a los coworkers, y se encarga de buscar oportunidades laborales que sean de interés para sus miembros.

La diferencia más importante entre el coworking y la clásica oficina o el centro de negocios es que en el primero existe la figura del gestor, una persona que trata de generar el clima adecuado para que surjan las dinámicas colaborativas. Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder». Este profesional trabaja para generar un ambiente de confianza dentro del espacio colaborativo, fomentando la interacción y el apoyo entre los miembros. Su labor va más allá de la gestión física del espacio, también se centra en cultivar la comunidad, su misión es establecer la base para incentivar relaciones profesionales sólidas y duraderas.

Un aspecto fundamental de cómo funciona un espacio coworking es la creación de una comunidad de profesionales que pueden colaborar y apoyarse mutuamente. Muchos coworkings organizan eventos regulares como talleres, charlas y actividades sociales para fomentar la interacción entre los coworkers.

Tipos de Espacios de Coworking

Existen distintos tipos de coworking y espacios compartidos. Los espacios coworking, a pesar de perseguir el mismo objetivo, pueden ser muy distintos. Aunque no hay una clasificación predeterminada, podemos encontrarnos con diferentes clases. La primera de ellas es la conocida como general, en la que profesionales y empresas de diversos sectores cuentan con un espacio fijo para desarrollar su actividad, es decir, tienen un puesto concreto.

Esta particularidad los diferencia del coworking flexible, una tipología donde los usuarios de este servicio no tienen un puesto determinado y solo asisten en momentos puntuales. Un coworking flexible ofrece diferentes modalidades: puesto de trabajo fijo, flexible, membresías anuales y pases de un día. Los usuarios eligen la opción que más se adapta a sus necesidades. En el coworking fijo, los usuarios trabajan siempre desde el mismo lugar.

Modalidades de Espacios de Trabajo

• Hot Desk o Puesto Flexible: El término hot desk se utiliza para definir un espacio de trabajo en el que el trabajador no tiene un escritorio fijo. Cada día puede ocupar un lugar diferente dentro de un espacio compartido, es decir, junto a otros coworkers. Este tipo de espacio es ideal para aquellos profesionales que realizan trabajo híbrido o teletrabajo, que se mueven constantemente dentro o fuera de la ciudad y necesitan un sitio para trabajar en cada lugar, o que simplemente no necesitan estar en un lugar fijo para desempeñar sus funciones.
• Fixed Desk o Puesto Fijo: El fix desk es un escritorio asignado permanentemente a un miembro. El Fix desk te permite un cierto nivel de personalización ya que tendrás el mismo escritorio todos los días. Esta es una opción económica para aquellas personas que buscan tener un espacio de trabajo fijo, ya sea de forma independiente o en equipo, y que además valoran la coexistencia con otros coworkers que estén a su alrededor.
• Oficina Privada: Un coworking también ofrece a los profesionales la opción de tener una oficina privada que se adapte a sus necesidades dentro de sus instalaciones. Las oficinas privadas dentro de un coworking son espacios cerrados destinados a un equipo que requiere privacidad y concentración adicional. Aunque este espacio es exclusivo para los coworkers que lo utilizan, de igual forma ellos pueden hacer uso de los espacios compartidos y demás amenidades del coworking. Además, algunos coworking incluyen en el servicio de oficinas privadas la personalización del espacio bajo petición del cliente.

Tipos Especializados de Coworking

Además de las modalidades de puestos de trabajo, existen espacios de coworking adaptados a necesidades específicas:

• Incubadoras-Coworking: Han tomado el modelo clásico de las incubadoras y añadido elementos propios del concepto coworking.
• Espacios de Coworking Ecológicos: Son aquellos en los que el compromiso con la sostenibilidad se encuentra en la base de su modelo de negocio. Es habitual que además de fomentar una cultura de sostenibilidad entre sus miembros, ofrezcan programas de educación ambiental y promuevan prácticas de trabajo sostenibles.
• Espacios de Coworking Temáticos o Especializados: Se centran en un sector o industria específica y buscan atraer a profesionales y empresas de su campo. Por ejemplo, un espacio de coworking temático podría centrarse en las industrias creativas, proporcionando instalaciones y recursos específicos para artistas, diseñadores y otros profesionales creativos.
• Coworking Rural: Son espacios de cotrabajo ubicados en zonas rurales, en un entorno tranquilo, natural y poco transitado.
• Espacios para Empresas Grandes: Destinados a empresas grandes que buscan una oficina satélite o un lugar para sus equipos remotos.

Comparativa de Tipos de Espacios de Coworking

Servicios Clave Ofrecidos en un Coworking

Un coworking cuenta con diferentes tipos de espacios y planes de contratación para los profesionales que deciden adoptarlo como su espacio de trabajo, y una de las características que los distingue es su flexibilidad. Los espacios de coworking habitualmente ofrecen una variedad de servicios y comodidades para sus usuarios. Otra característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. Un espacio de trabajo equipado y listo para que el usuario simplemente entre con su portátil y pueda comenzar a trabajar, y no solo eso, sino que también incluye todo lo que puede necesitar durante su día a día.

Los coworkings suelen ofrecer los siguientes servicios:

• Internet seguro y de alta velocidad en todo el espacio.
• Salas de reuniones o meeting rooms con equipamiento audiovisual.
• Áreas de descanso y zonas comunes.
• Cocina o cafetería.
• Servicios de impresión y copia.
• Acceso 24/7.
• Café y té gratis.
• Espacios de almacenamiento.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Servicios de limpieza.
• Cabinas para llamadas y videoconferencias.
• Espacios para eventos, talleres y seminarios.

Ventajas de Trabajar en un Coworking

Trabajar en un coworking tiene muchas ventajas. Los espacios de coworking han transformado la manera en que trabajamos, ofreciendo flexibilidad, comunidad y una variedad de servicios que se adaptan a las necesidades de diferentes profesionales. Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas:

• Formar parte de una comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, ya que fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativa entre sus usuarios. Estar cerca de otras personas es bueno para tu espíritu, puede mantenerte alerta y es genial para la creatividad. Gracias a este fenómeno inmobiliario, los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.
• Ahorrar costes: El espacio colaborativo es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos. El coworking ayuda a reducir costes ya que los planes que ofrece son mucho más económicos y fáciles de gestionar que el alquiler de una oficina tradicional.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial.
• Facilitar el networking: Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos. El coworking le brinda a sus usuarios múltiples espacios, workshops, eventos y actividades para hacer networking y disfrutar con la comunidad de coworkers.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Gracias a los entornos colaborativos, los trabajadores pueden garantizar su desarrollo profesional. Además, los espacios de coworking suelen organizar eventos de networking empresarial y formación dentro de las propias instalaciones.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Los espacios de un coworking están diseñados para potenciar la creatividad y el bienestar de los coworkers. Incluso existen espacios de coworking especiales para estimular la creatividad y diversidad de los profesionales.
• Proporcionar una ubicación física y profesional: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales. Las instalaciones de un coworking normalmente están localizadas en sitios céntricos, bien comunicados y atractivos dentro de la ciudad, lo cual resulta un beneficio no solo para los coworkers, sino también para sus clientes. Para los profesionales autónomos o que realizan teletrabajo, el coworking ofrece un espacio donde pueden concentrarse, que les brinda mayor profesionalismo y les permite separar su vida laboral de la personal.

¿Para Quién es el Coworking? Perfiles de Usuarios

El coworking es una opción ideal para una variedad de profesionales y empresas. El concepto de coworking se ha desarrollado rápidamente debido a la creciente demanda de flexibilidad laboral. Los perfiles de profesionales que puedes encontrar en un coworking son cada vez más variados.

Normalmente, estos profesionales solo necesitan un escritorio, un ordenador, un teléfono y una buena conexión a Internet para desarrollar su trabajo. En algunas ocasiones, también hacen uso de las salas y aulas. Sus profesiones son variadas: desde profesionales del marketing (periodistas, diseñadores gráficos, community managers…) hasta comerciales, consultores y psicólogos.

Algunos de los perfiles que más se benefician son:

• Freelancers y Autónomos: Para los freelancers y autónomos, los espacios de coworking ofrecen una alternativa a trabajar desde casa o en cafeterías. Evitan la soledad del emprendedor o del freelance, les permite salir de casa y relacionarse con otros profesionales.
• Startups y Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES): Las startups y pequeñas empresas a menudo optan por los espacios de coworking debido a la flexibilidad y el costo reducido en comparación con alquilar una oficina tradicional. Además del ahorro de costes, destaca la posibilidad de escalar rápidamente y acceder a servicios incluidos.
• Equipos Remotos y Empresas Grandes: Cada vez más empresas grandes están utilizando espacios de coworking para sus equipos remotos o como oficinas satélites. Esto permite a las empresas tener presencia en múltiples ubicaciones sin la necesidad de alquilar oficinas completas.
• Nómadas Digitales: Pueden ser desde nómadas digitales (profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente).

El Perfil del Coworker Ideal

A estos profesionales que habitan en un coworking se les conoce como coworkers. Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. Es un miembro de una comunidad de profesionales que busca crear conexiones y generar sinergias para impulsar el crecimiento profesional.

A pesar de que los perfiles y sectores profesionales de los coworkers sean tan diversos, estas son algunas características que los distinguen:

• Son colaboradores, están dispuestos a compartir su experiencia y sus conocimientos, y contribuyen activamente para que exista un buen ambiente en el espacio de coworking, que sea propicio para crecer y crear con los demás profesionales que lo habitan.
• Los mueve la innovación y la creatividad, les gusta desarrollar nuevas ideas y no le temen a los cambios que tienen como objetivo mejorar.
• Son apasionados de sus proyectos, tienen sus objetivos claros y están decididos a ir a por ellos.
• Tienen inquietudes y preguntas que buscan responder, así como un gran interés por aprender y crecer.

Los espacios de coworking están diseñados pensando en estos profesionales, con el objetivo de ayudarlos a crecer y sacar provecho de todas las cualidades que los caracterizan.

Posibles Desventajas del Coworking

Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sean la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo. Antes de decidirte a trabajar en un coworking, es importante considerar tanto las ventajas como las desventajas.

Estos son algunos de los inconvenientes que puede encontrar una persona o grupo de personas que buscan tener su espacio de trabajo en un coworking:

• Menor privacidad: Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Esto puede ser inconveniente para los profesionales o equipos que trabajan con temas confidenciales o que prefieren trabajar sin compañía. Sin embargo, aunque no es la opción más económica, los usuarios siempre podrán optar por instalarse en una oficina privada dentro del coworking y seguir disfrutando de todos sus beneficios sin perder la privacidad.
• Nivel de ruido: Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción. Sin embargo, un coworking tiene a disposición de sus usuarios salas de reuniones y cabinas para llamadas o videoconferencias que ayudan a solventar este inconveniente.
• Costo vs. trabajar desde casa: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico debido a que los gastos de servicio y mantenimiento son compartidos. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. En este sentido, se debe tener en cuenta también que un coworking ofrece más que solo un escritorio o una oficina, ofrece también diferentes áreas para trabajar y hacer networking, actividades como workshops y eventos, entre otros beneficios que pueden contribuir en el crecimiento de un negocio.

La Evolución y el Crecimiento del Coworking

La tendencia disruptiva del coworking tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

El concepto de coworking se ha desarrollado rápidamente debido a la creciente demanda de flexibilidad laboral. Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024.

El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.