Acceso del Empresario al Expediente Médico del Trabajador en España

La vigilancia de la salud viene reconocida en el artículo 22 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales (LPRL): “El empresario garantizará a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo”.

Este artículo analiza los puntos clave relacionados con el acceso del empresario al expediente médico del trabajador, basándose en la legislación española y las directrices sobre protección de datos en el ámbito laboral.

Obligatoriedad y Voluntariedad de la Vigilancia de la Salud

La Vigilancia de la Salud se articula como una obligación del empresario respecto del trabajador. Pero, si como también decíamos, la Vigilancia de la salud se erige como un derecho del trabajador, ¿éste puede resultar obligado a someterse, por ejemplo, a un reconocimiento médico?

Esta vigilancia sólo podrá llevarse a cabo cuando el trabajador preste su consentimiento. De este carácter voluntario sólo se exceptuarán, previo informe de los representantes de los trabajadores, los supuestos en los que la realización de los reconocimientos sea imprescindible para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre la salud de los trabajadores o para verificar si el estado de salud del trabajador puede constituir un peligro para el mismo, para los demás trabajadores o para otras personas relacionadas con la empresa o cuando así esté establecido en una disposición legal en relación con la protección de riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad.

Las pruebas en las que se concrete la Vigilancia de la Salud no pueden suponer ningún coste respecto del trabajador que se somete a las mismas, en cuanto que, como hemos visto, se configura como una obligación respecto del empresario y un derecho para el empleado.

Confidencialidad y Acceso a la Información Médica

Los datos relativos a la vigilancia de la salud de los trabajadores, no podrán ser usados con fines discriminatorios ni en perjuicio del trabajador. El acceso a la información médica de carácter personal se limitará al personal médico y a las Autoridades Sanitarias que lleven a cabo la vigilancia de la salud de los trabajadores, sin que pueda facilitarse al empresario o a otras personas sin consentimiento expreso del trabajador.

PRIMERA. El artículo 22 de la Ley 31/1995 establece el principio de “confidencialidad de toda la información relacionada con la salud”, limitando el acceso a la información médica al personal médico y a las autoridades sanitarias que lleven a cabo la vigilancia de la salud.

SEGUNDA. Principios clave a tener en cuenta:

• Principio de licitud, lealtad, y transparencia: que exige que los datos personales sean “tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado”.
• Principio de minimización: que determina que los datos a tratar sean “adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados”.

El empresario no puede pedir a sus trabajadores que aporten su historial médico para firmar o renovar un contrato. Esta es una información sensible amparada por el derecho a la intimidad y especialmente protegida por cuanto su manejo implica un riesgo de discriminación. La empresa no está, pues, autorizada a recabar estos datos sin el consentimiento del trabajador ni mucho menos a condicionar la relación laboral a su entrega, so pena de sanción laboral.

Como excepción, el empresario o los responsables en materia de prevención tienen derecho a saber las conclusiones de las pruebas médicas, pero solo en la vertiente de aptitud o no para el trabajo que vienes desarrollando; o sobre las necesidades de introducir nuevas o mejores medidas de prevención para garantizar la seguridad y salud del trabajador.

Responsabilidades del Empresario y del Servicio de Prevención

Para su cumplimiento, establece la Ley como obligación de la empresa, la de constituir un servicio de prevención que se responsabilice de las actividades de prevención y protección de riesgos laborales. El servicio de prevención ajeno será responsable del tratamiento.

Indicas que te hiciste esta analítica hace un año y que la empresa ha guardado tales datos personales y permite accesos a tu responsable. Esto supone diversas obligaciones para el empresario. La primera, la obligación de establecer un fichero de datos con todas las garantías que marca la norma orgánica indicada. Entre ellas, el nombramiento de un responsable de datos o encargado de los mismos. E incluso, de no ser el caso, excepcionalmente, un profesional sanitario obligado por el secreto profesional.

Estos sujetos deben garantizar la seguridad de los datos, garantía que incluye el NO acceso a terceros no autorizados, entre otras. Si esta garantía no se ha respetado puedes exigir a la empresa que adopte medidas sancionadoras contra la persona que haya accedido a tus datos personales sin ser uno de los sujetos que tienen habilitación de acceso.

La empresa deberá elaborar anualmente y mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes la memoria y programación anual del Servicio de Prevención.

Vigilancia de la Salud en Situaciones Específicas

El empresario garantizará de manera específica la protección de los trabajadores que, por sus propias características personales o estado biológico conocido, incluidos aquellos que tengan reconocida la situación de discapacidad física, psíquica o sensorial, sean especialmente sensibles a los riesgos derivados del trabajo. A tal fin, deberá tener en cuenta dichos aspectos en las evaluaciones de riesgos y, en función de éstas, adoptará las medidas preventivas y de protección necesarias.

La evaluación de los riesgos deberá comprender la determinación de la naturaleza, el grado y la duración de la exposición de las trabajadoras en situación de embarazo o parto reciente a agentes, procedimientos o condiciones de trabajo que puedan influir negativamente en la salud de las trabajadoras o del feto, en cualquier actividad susceptible de presentar un riesgo específico.

Antes de la incorporación al trabajo de jóvenes menores de dieciocho años y previamente a cualquier modificación importante de sus condiciones de trabajo, el empresario deberá efectuar una evaluación de los puestos de trabajo a desempeñar por los mismos, a fin de determinar la naturaleza, el grado y la duración de su exposición, en cualquier actividad susceptible de presentar un riesgo específico al respecto, a agentes, procesos o condiciones de trabajo que puedan poner en peligro la seguridad o la salud de estos trabajadores.

Colaboración con las Autoridades Sanitarias

El Servicio de Prevención colaborará con los servicios de atención primaria de salud y de asistencia sanitaria especializada para el diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de enfermedades relacionadas con el trabajo y con las Administraciones sanitarias competentes en la actividad de salud laboral que se planifique, siendo las unidades responsables de salud pública del Area de Salud, que define la Ley General de Sanidad, las competentes para la coordinación entre los Servicios de Prevención que actúen en esa Area y el sistema sanitario.

El Servicio de Prevención colaborará con las autoridades sanitarias para proveer el Sistema de Información Sanitaria en Salud Laboral. El conjunto mínimo de datos de dicho sistema de información será establecido por el Ministerio de Sanidad y Consumo, previo acuerdo con los órganos competentes de las Comunidades Autónomas, en el seno del Consejo Interterritorial del Sistema Nacional de Salud.