Coworking: ¿Proveedor o Acreedor? Claves Contables para Espacios Flexibles

Por norma general, todas las empresas son clientas de alguna otra empresa o entidad que les suministra bienes o servicios, ya sea para desarrollar su actividad habitual o para cubrir otras necesidades. En el mundo empresarial, tanto el acreedor como el proveedor son dos figuras que tienen un papel importante. Aunque tienen funciones diferentes, estos dos términos suelen generar confusión, sobre todo entre aquellas personas que no están familiarizadas con el mundo de la contabilidad.

No es lo mismo un proveedor que un acreedor. Un contable debe saber la diferencia entre proveedor y acreedor, pero no todo el mundo tiene tan clara la terminología contable y se pueden confundir. Es importante llegar a hacer esta diferenciación ya que tendremos que clasificar a la empresa que nos factura como proveedora o acreedora a nivel contable.

La diferencia principal radica en el fin con el que la empresa “A” ha comprado bienes, productos o servicios a una empresa “B”. Conocer las diferencias entre proveedor y acreedor, así como el tratamiento contable de cada uno, es esencial para una correcta gestión financiera.

¿Qué es un Proveedor?

Un proveedor es una figura, que puede ser física o jurídica, a la cual una empresa compra un producto o servicio esencial para el desarrollo de su actividad. Según la Real Academia Española (RAE), un proveedor es una persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc. En el ámbito de la contabilidad, un proveedor es una persona física o jurídica que proporciona bienes, productos o servicios necesarios para que la empresa pueda realizar su actividad.

Si el fin ha sido conseguir material para seguir con su producción, esa empresa “B” será un proveedor. Entre los bienes que suministran los proveedores podemos encontrar: materias primas, componentes para maquinaria o mano de obra. Los proveedores son necesarios para obtener los bienes, materiales o servicios que requieres para la producción de los productos o la prestación de servicios de tu empresa.

Ejemplos de Proveedores:

• Imagina que tienes una empresa que se dedica a fabricar encimeras de cocina de mármol. El proveedor sería la cantera o la empresa que suministra el mármol.
• Una empresa productora de vino necesitará botellas para poder llevar a cabo su actividad; el fabricante de botellas sería su proveedor.
• Siguiendo con el ejemplo de un taller mecánico, uno de tus proveedores sería la empresa que suministra ruedas, algo necesario para la reparación de los vehículos que entran en tu taller. Tu empresa tiene un acuerdo por el cual esta empresa te hace una entrega de ruedas cada 15 días.
• Otra forma de ilustrar con claridad el concepto de proveedor es en la reventa de productos por parte de los comercios mayoristas y minoristas: la figura del mayorista actúa como proveedor del minorista, en cuanto este último revenderá a sus clientes finales los productos que le compre al mayorista.

Supongamos que una empresa se dedica al alquiler de vehículos a particulares: los gastos por las reparaciones de los automóviles se deberán contabilizar en una cuenta 600, ya que son gastos asociados al proceso productivo y, por lo tanto, para calcular el margen bruto, a los ingresos de los alquileres de los vehículos, hay que restarle los gastos necesarios para que estos puedan funcionar.

¿Qué es un Acreedor?

Por otra parte, un acreedor es aquella figura, que puede ser tanto física como jurídica, a quien una empresa compra un producto o un servicio que no es esencial para el funcionamiento del negocio. El acreedor es una persona física o jurídica a la que tu empresa debe dinero a cambio de los bienes o servicios que le ha comprado. Un acreedor es una persona física o jurídica a la que se le compran a crédito servicios que no están relacionados con la actividad desarrollada por la empresa.

Los bienes y servicios que prestan los acreedores se suelen englobar bajo el nombre de Servicios Generales (SS.GG.).

Ejemplos de Acreedores:

• Entre los bienes o servicios adquiridos a acreedores pueden estar los suministros de agua, gas y electricidad, la tarifa de internet o servicios de limpieza de local.
• También entrarían en el grupo de los acreedores servicios como los de marketing, consultoría, asesoría o recursos humanos, así como la financiación.
• En el caso de los acreedores, imagina que tu taller quiere poner un espacio de lavadero de coches con el que ampliar su carta de servicios. Necesitas un préstamo bancario para adquirir el terreno necesario. En este caso, la entidad bancaria que te presta el capital se convierte en acreedora de tu taller.

Diferencias Clave entre Proveedor y Acreedor

Hemos constatado que la principal diferencia entre un proveedor y un acreedor está en la naturaleza de los bienes o servicios que entregan a una empresa: mientras que los suministros de un proveedor están íntimamente relacionados con la parte central del negocio, los de un acreedor son considerados complementarios. Aunque las diferencias entre proveedor y acreedor son claras, especialmente en cuanto a su impacto en la actividad principal y su tratamiento contable, ambas figuras son, a su manera, indispensables para el crecimiento tanto a corto como a largo plazo de la empresa.

La diferenciación contable es vital. Los proveedores deben contabilizarse como compras de bienes o servicios, pero los acreedores, en función de la naturaleza de la operación, se registran como gastos financieros u operativos. Además, cuando contabilices los bienes de la empresa, tienes que hacer un seguimiento del inventario que has recibido, las facturas que vienen con ellos y todo aquello que se relacione con esa compra. Esta diferenciación contable permite que se clasifiquen correctamente las diferentes transacciones que realiza la empresa.

A continuación, presentamos una tabla que resume las principales diferencias:

Similitudes entre Proveedores y Acreedores

Como te hemos comentado en los puntos anteriores, aunque son dos figuras muy diferentes, en el mundo empresarial se tiende a confundir estos dos términos, sobre todo cuando estás empezando. Esto es debido a que también comparten algunas similitudes. Las dos son figuras que te proporcionan un bien o servicio por el que tienes que pagar. Además, los acreedores y los proveedores se sitúan en el pasivo del balance contable. Y no solo eso, también están bajo el mismo epígrafe llamado “Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar”.

El Coworking en la Contabilidad: ¿Cómo se Clasifica?

Cada vez más autónomos y pequeñas empresas optan por espacios de coworking en lugar de alquilar oficinas tradicionales o trabajar desde casa. La flexibilidad y la eficiencia son clave para el éxito empresarial. Es por ello que cada vez más empresas eligen los servicios de los espacios flexibles para alquilar sus oficinas o salas de reuniones, evitando así los largos periodos de contratación de las oficinas convencionales.

Si consideramos la definición de acreedor: "aquella figura a quien una empresa compra un producto o un servicio que no es esencial para el funcionamiento del negocio", un espacio de coworking generalmente se clasificaría como un acreedor. Los servicios de coworking (alquiler de espacio, internet, uso de salas, etc.) son complementarios a la actividad principal de la mayoría de los negocios que los utilizan, no son materias primas ni componentes directos para su producción o venta.

Beneficios Fiscales del Coworking

Además de sus ventajas en productividad y networking, los coworkings ofrecen beneficios fiscales que pueden suponer un ahorro significativo para autónomos y empresas. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus ventajas, es necesario contar con una gestión financiera efectiva.

• Deducción en IRPF para autónomos: Los gastos de coworking son deducibles en el IRPF para autónomos, siempre que el uso del espacio esté directamente relacionado con la actividad profesional.
• IVA deducible: El IVA del coworking también es deducible en el caso de los autónomos y empresas que lo usen exclusivamente para su actividad.
• Deducción en Impuesto de Sociedades: Las empresas que trabajan desde un coworking pueden deducir el gasto en el Impuesto de Sociedades como parte de los costes operativos. Por ejemplo, si una empresa alquila un despacho privado por 500€ al mes, puede incluir este gasto en su contabilidad como parte de los costes fijos de la empresa. Esto no solo permite reducir la base imponible del Impuesto de Sociedades, sino que también optimiza la gestión financiera al no requerir una inversión inicial elevada en infraestructuras.
• Domicilio fiscal y social: Muchos coworkings ofrecen la posibilidad de utilizar su dirección como domicilio fiscal y social de la empresa, lo que añade un valor adicional.

Si una empresa pequeña alquila una oficina por 1000€/mes frente a un coworking por 300€/mes con los mismos beneficios, el ahorro anual es considerable, sin mencionar la flexibilidad y las oportunidades de negocio que un espacio de coworking puede ofrecer.

Contabilización del Alquiler de Espacios de Coworking y Salas de Reuniones

El alquiler de una sala de reuniones o un espacio de coworking puede contabilizarse como un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, al considerarse parte de las operaciones comerciales de tu empresa. Aquí hay algunos puntos importantes a tener en cuenta al contabilizarlo:

Pasos para la Contabilización Correcta:

1. Registro adecuado: Asegúrate de mantener un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con el alquiler, incluyendo facturas, recibos y cualquier otro documento que respalde el gasto.
2. Categorización precisa: Es importante categorizar este gasto de manera precisa en tu sistema contable. Para que el alquiler sea totalmente deducible, debe estar vinculado a las actividades comerciales de tu empresa, manteniendo una clara separación entre el uso personal y comercial para garantizar la elegibilidad de esta deducción.
3. Documentación justificativa: Conserva todos los comprobantes de pago y contratos de alquiler asociados. Una documentación exhaustiva que respalde estos pagos, incluyendo facturas detalladas y contratos de alquiler, es clave para optimizar la carga tributaria de tu empresa.
4. Consultoría con un profesional fiscal: Considera la posibilidad de consultar a un asesor fiscal para asegurarte de que estás aprovechando todas las deducciones fiscales disponibles y cumpliendo con las regulaciones fiscales vigentes.

Los gastos deducibles en Hacienda incluyen el alquiler de salas de reuniones, el alquiler de salas de formación (la capacitación y el desarrollo del personal son aspectos fundamentales para el crecimiento empresarial) y el alquiler de coworking.

Importancia del Tipo de Contrato y NIIF 16

El tipo de contrato que se escoge puede tener repercusiones significativas en diversos aspectos, desde la gestión financiera hasta la conformidad con normativas contables específicas. La Norma Internacional de Información Financiera 16 (NIIF 16) ha introducido cambios sustanciales en la forma en que las empresas deben contabilizar los arrendamientos. Es muy importante determinar si un contrato contiene un arrendamiento bajo los términos de la NIIF 16, ya que esto puede tener implicaciones significativas en la presentación de estados financieros y en la evaluación del rendimiento financiero de la empresa.

Los arrendatarios pueden clasificarse en diferentes categorías según sus necesidades y objetivos comerciales. Comprender estos tipos de arrendatarios es esencial para elegir el contrato de arrendamiento más adecuado y para cumplir con las obligaciones contables correspondientes.

Asignación Contable Específica: La Cuenta 621

Entender cómo contabilizar los gastos de salas de reuniones y coworking implica una consideración cuidadosa de los tipos de empresas beneficiarias y la correcta asignación en la cuenta 62 y el uso efectivo de subcuentas específicas. Tanto startups, empresas emergentes como grandes empresas pueden encontrar beneficios significativos en el alquiler de salas de reuniones y espacios de coworking. Cada tipo de empresa puede optimizar el coste de estos espacios flexibles, maximizando así la eficiencia operativa.

La cuenta 621 en el plan contable se destina a los arrendamientos y, por lo tanto, es la categoría contable clave para registrar los gastos relacionados con el alquiler de salas de reuniones y coworking.

La Importancia de una Correcta Gestión Contable

El tratamiento contable de proveedores y acreedores es fundamental para registrar correctamente las operaciones en la empresa. Ahora que conoces la diferencia entre acreedores y proveedores, y sus implicaciones en la contabilidad de la empresa, te resultará más fácil identificar el tipo de mercancía o servicio adquirido, y contabilizar correctamente las facturas que correspondan a proveedores o a acreedores. El consejo más valioso que podemos ofrecerte es que tengas una breve conversación con la asesoría para determinar las necesidades específicas de información contable. La labor de los expertos en contabilidad no solo se limita a la presentación de declaraciones de impuestos, sino a proporcionar información contable relevante y oportuna que mejore la toma de decisiones en cualquier tipo de negocio. Así que, ante la duda, ¡no dudes en recibir la ayuda que requieren tus grandes decisiones!