Prevención del Blanqueo de Capitales: Umbrales y Obligaciones para Microempresas

La prevención del blanqueo de capitales es una política que se ha desarrollado en España en consonancia con los estándares internacionales, a través de su participación como miembro del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) desde su fundación en 1989. El blanqueo de capitales consiste en encubrir la procedencia ilícita del dinero. Las empresas afectadas por la normativa de prevención de blanqueo de capitales deben contar con procedimientos y órganos adecuados de control interno y de comunicación para conocer, prevenir e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales. Conocer las buenas prácticas de prevención es crucial para reaccionar y aplicar la legislación a través de las autoridades pertinentes.

Los sujetos obligados deben analizar los riesgos principales a los que se enfrentan, los cuales variarán en función del tipo de negocio, de productos y de clientes con los que establecen relaciones de negocio. Este enfoque orientado al riesgo no solo incrementará la eficiencia de las medidas a aplicar, sino que también se presenta como un elemento de flexibilidad de la norma, dirigida a un colectivo muy heterogéneo de sujetos. El objetivo es limitar las obligaciones procedimentales para los sujetos de tamaño más reducido, incrementando la exigencia en función de la dimensión y volumen de negocio del sujeto obligado.

Obligaciones de Diligencia Debida

Las obligaciones de diligencia debida nacen con el objeto de identificar y determinar con qué tipo de entidades y/o personas está pretendiendo el sujeto obligado establecer relaciones de negocio. Entre otras obligaciones enumeradas en el citado reglamento se encuentra la identificación del titular real. Las personas jurídicas, además, deberán presentar una manifestación de quienes sean sus titulares reales, las cuales se harán constar por nota marginal y deberán ser actualizadas en caso de cambio de esta titularidad real.

La identificación y comprobación de la identidad del titular real podrá realizarse, con carácter general, mediante una declaración responsable del cliente o de la persona que tenga atribuida la representación de la persona jurídica. A estos efectos, los sujetos obligados requerirán de sus clientes la información y documentación necesarias para determinar la estructura de propiedad y control. En los fideicomisos anglosajones («trusts») u otros instrumentos jurídicos análogos que, no obstante carecer de personalidad jurídica, puedan actuar en el tráfico económico, los sujetos obligados requerirán el documento constitutivo, sin perjuicio de proceder a la identificación y comprobación de la identidad de la persona que actúe por cuenta de los beneficiarios o de acuerdo con los términos del fideicomiso, o instrumento jurídico. A estos efectos, los fiduciarios comunicarán su condición a los sujetos obligados cuando, como tales, pretendan establecer relaciones de negocio o intervenir en cualesquiera operaciones.

Para las personas físicas de nacionalidad extranjera, la Tarjeta de Residencia, la Tarjeta de Identidad de Extranjero, el Pasaporte o, en el caso de ciudadanos de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, el documento, carta o tarjeta oficial de identidad personal expedido por las autoridades de origen son válidos. En los casos de representación legal o voluntaria, la identidad del representante y de la persona o entidad representada será comprobada documentalmente. A estos efectos, deberá obtenerse copia del documento fehaciente correspondiente tanto al representante como a la persona o entidad representada, así como el documento público acreditativo de los poderes conferidos. Los documentos de identificación deberán encontrarse en vigor en el momento de establecer relaciones de negocio o ejecutar operaciones ocasionales. Los sujetos obligados identificarán y comprobarán mediante documentos fehacientes la identidad de todos los partícipes de las entidades sin personalidad jurídica.

Cuando no exista una persona física que posea o controle, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25 por ciento del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, o que por otros medios ejerza el control, directo o indirecto, de la persona jurídica, se considerará que ejerce dicho control el administrador o administradores. Se incluye la persona o personas físicas que sean titulares o ejerzan el control del 25 por ciento o más de los bienes de un instrumento o persona jurídicos que administre o distribuya fondos, o, cuando los beneficiarios estén aún por designar, la categoría de personas en beneficio de la cual se ha creado o actúa principalmente la persona o instrumento jurídicos.

Los sujetos obligados recabarán de sus clientes información a fin de conocer la naturaleza de su actividad profesional o empresarial. Las acciones de comprobación de la actividad profesional o empresarial declarada se graduarán en función del riesgo y se realizarán mediante documentación aportada por el cliente, o mediante la obtención de información de fuentes fiables independientes. Los sujetos obligados realizarán un escrutinio de las operaciones efectuadas a lo largo de la relación de negocio a fin de garantizar que coincidan con la actividad profesional o empresarial del cliente y con sus antecedentes operativos.

Las respectivas obligaciones de las partes se incluirán en un acuerdo escrito de formalización de la aplicación por terceros de las medidas de diligencia debida.

Medidas Reforzadas de Diligencia Debida

En las relaciones de negocios o transacciones que impliquen a terceros países de alto riesgo identificados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 9.2 de la Directiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de mayo de 2015, los sujetos obligados deberán obtener información adicional del cliente, el titular real y el propósito e índole de la relación de negocios, así como información sobre la procedencia de los fondos, la fuente de ingresos del cliente y titular real y sobre los motivos de las transacciones. Los sujetos obligados incluirán al beneficiario de la póliza de seguro de vida como un factor de riesgo relevante a efectos de determinar la procedencia de aplicar medidas reforzadas de diligencia debida.

Medidas de Control Interno

Sin perjuicio del resto de las obligaciones establecidas por la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y con las excepciones establecidas por su Reglamento, aprobado por Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, los sujetos obligados deben aplicar las siguientes medidas de control interno.

Políticas y Procedimientos

Los sujetos obligados han de aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados en materia de diligencia debida, información, conservación de documentos, control interno, evaluación y gestión de riesgos, garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes, comunicación y admisión de clientes, con objeto de prevenir e impedir operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. Estas políticas y procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo serán aprobados por el órgano de administración del sujeto obligado.

Excepciones para Microempresas

Quedan exceptuados de esta obligación los corredores de seguros y los sujetos obligados comprendidos en los apartados i) a u) del artículo 2.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios o balance general anual no supere los 2 millones de euros, no siendo de aplicación dicho excepcionamiento en caso de superar uno de los dos criterios, volumen de negocio o balance general anual. No obstante, esta excepción no será aplicable a los sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras.

Representante ante el Sepblac

Los sujetos obligados deben designar como representante ante el Sepblac a una persona residente en España que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad y que será responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la Ley 10/2010, de 28 de abril. Por su parte, los sujetos obligados que operen en España mediante agentes u otras formas de establecimiento permanente distintas de la sucursal han de nombrar un representante residente en España, que tendrá la consideración de punto central de contacto. Los sujetos obligados que operen en España en régimen de libre prestación de servicios deben asimismo designar un representante ante el Sepblac, que podrá ser no residente en España.

En los grupos que integren varios sujetos obligados, el representante será único y deberá ejercer cargo de administración o dirección de la sociedad dominante del grupo. En el caso de empresarios o profesionales individuales será representante ante el Sepblac el titular de la actividad. El representante ante el Sepblac puede designar, asimismo, hasta dos personas autorizadas que actúen bajo su dirección y responsabilidad. La propuesta de nombramiento del representante y, en su caso, de los autorizados, acompañada de una descripción detallada de su trayectoria profesional, debe ser comunicada al Sepblac que, de forma razonada, podrá formular reparos u observaciones.

Excepciones para Microempresas

Quedan exceptuados de la obligación de designar representante ante el Sepblac los corredores de seguros y los sujetos obligados comprendidos en los apartados i) a u) del artículo 2.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios o balance general anual no supere los 2 millones de euros. No obstante, esta excepción no será aplicable a los sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras.

Órgano de Control Interno (OCI)

Los sujetos obligados han de establecer un Órgano de control interno (OCI), que deberá contar con representación de las distintas áreas de negocio del sujeto obligado, y será responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. El proceso de examen especial se realizará de modo estructurado, documentándose las fases de análisis, las gestiones realizadas y las fuentes de información consultadas. Los procedimientos de control interno determinarán, en función del riesgo, alertas adecuadas por tipología, intervinientes y cuantía de las operaciones. Los sujetos obligados mantendrán un registro en el que, por orden cronológico, se recogerán para cada expediente de examen especial realizado, entre otros datos, sus fechas de apertura y cierre, el motivo que generó su realización, una descripción de la operativa analizada, la conclusión alcanzada tras el examen y las razones en que se basa.

Excepciones para Microempresas

Quedan exceptuados de la obligación de establecer un OCI los corredores de seguros y los sujetos obligados comprendidos en los apartados i) y siguientes del artículo 2.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 50 personas y cuyo volumen de negocios o balance general anual no supere los 10 millones de euros. En tal caso, las funciones del OCI serán desempeñadas por el representante ante el Sepblac. No obstante, esta excepción no será aplicable a los sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras.

El análisis de riesgo será revisado periódicamente y, en todo caso, cuando se verifique un cambio significativo que pudiera influir en el perfil de riesgo del sujeto obligado.

Unidad Técnica

Los sujetos obligados, cuyo volumen de negocios anual exceda de 50 millones de euros o cuyo balance general anual exceda de 43 millones de euros contarán, además, con una unidad técnica para el tratamiento y análisis de la información. La unidad técnica deberá contar con personal especializado, en dedicación exclusiva y con formación adecuada en materia de análisis.

Manual de Prevención

Los sujetos obligados deben aprobar un manual de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que se mantendrá actualizado, con información completa sobre las medidas de control interno adoptadas. El manual estará a disposición del Sepblac para el ejercicio de sus funciones de supervisión e inspección. Los sujetos obligados deberán proceder a la verificación y actualización periódicas del manual.

Excepciones para Microempresas

Quedan exceptuados de esta obligación los corredores de seguros y los sujetos obligados comprendidos en los apartados i) a u) del artículo 2.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios o balance general anual no supere los 2 millones de euros. No obstante, esta excepción no será aplicable a los sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras.

Examen Externo

Las medidas de control interno adoptadas por los sujetos obligados serán objeto de examen anual por un experto externo. Los resultados del examen se consignarán en un informe escrito que describirá las medidas de control interno existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras. No obstante, en los dos años sucesivos a la emisión del informe, podrá ser sustituido por un informe de seguimiento, referido a la adecuación de las medidas adoptadas para solventar las deficiencias identificadas.

Excepciones para Microempresas

Los empresarios o profesionales individuales, así como los corredores de seguros y los sujetos obligados comprendidos en los apartados i) a u) del artículo 2.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios o balance general anual no supere los 2 millones de euros quedan exceptuados de esta obligación. No obstante, esta excepción no será aplicable a los sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras.

Formación de Empleados

Los sujetos obligados deben adoptar medidas para que sus empleados tengan conocimiento de las exigencias derivadas de la Ley 10/2010, de 28 de abril. A tal efecto, aprobarán un plan anual de formación en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo en los términos establecidos en el artículo 39 del Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril.

Excepciones para Microempresas

Los corredores de seguros y los sujetos obligados comprendidos en los apartados i) a u), ambos inclusive, del artículo 2.1 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios o balance general anual no supere los 2 millones de euros quedan exceptuados de esta obligación. No obstante lo anterior, deberán acreditar que el representante ante el Sepblac ha recibido formación externa adecuada para el ejercicio de sus funciones.

Comunicación de Infracciones

Los sujetos obligados deben establecer procedimientos para que sus empleados, directivos o agentes puedan comunicar, incluso anónimamente, información relevante sobre posibles incumplimientos de la Ley. En las comunicaciones por indicio se incluirá información sobre la decisión adoptada o que previsiblemente se adoptará por el sujeto obligado respecto a la continuación o interrupción de la relación de negocios con el cliente o clientes que participen en la operación, así como la justificación de esta decisión.

A continuación, se presenta una tabla resumen de las excepciones para microempresas en relación con las obligaciones de prevención del blanqueo de capitales:

Período de Conservación de Documentos

Los sujetos obligados conservarán, durante un período de 10 años, la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010; procediendo tras el mismo a su eliminación. Se exceptúan los sujetos obligados que, con inclusión de los agentes, ocupen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual no supere los 2 millones de euros, que podrán optar por mantener copias físicas de los documentos de identificación. Los sujetos obligados conservarán los documentos y mantendrán registros adecuados de todas las relaciones de negocio y operaciones, nacionales e internacionales, durante un periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional.