Plan de Negocios para Cafeterías y Bares: Guía Completa para Emprendedores

Montar un negocio de hostelería, ya sea un restaurante, bar o cafetería, es una tarea desafiante que requiere una planificación meticulosa. No es solo elegir un local, levantar la persiana, contratar al personal y empezar a tirar cafés; montar nuestro propio restaurante, bar o cafetería va más allá de escoger el local y ponerse a funcionar.

Un plan de negocio es un documento detallado que describe los objetivos de tu negocio y los pasos necesarios para alcanzarlos. Es una herramienta esencial para emprendedores, ya que ayuda a prever los desafíos, establecer estrategias y asegurar financiamiento. El plan de negocios es un mapa que te irá guiando en cada paso que des en tu emprendimiento; es común que los negocios fracasen cuando no se cuenta con uno. Lo ideal es que lo redacte el propio autónomo o emprendedor porque nadie mejor que él sabe cómo quiere montar su bar.

1. Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es una vista general de tu plan de negocio. Consiste en un resumen breve y esquemático del plan de negocio en el que se destacan los puntos clave del proyecto. Debe ser conciso pero informativo, destacando los puntos más importantes. Su objetivo es conseguir llamar la atención de quien lo lea y despertar interés. Es una suerte de “curriculum vitae” de nuestro plan de negocio que tiene que vender el negocio de restauración, no solo describirlo.

2. Descripción del Negocio

En esta sección, presenta tu negocio en detalle. Describe qué tipo de establecimiento estás abriendo (restaurante, bar, cafetería), su ubicación, el concepto y la temática. Explica por qué tu negocio se destacará en el mercado y qué lo hace único. Decidir el tipo de cafetería que vas a abrir es el primer paso.

Definición y Concepto

Decide si quieres abrir un restaurante, bar o cafetería. Por ejemplo, un bar no es lo mismo que un pub o un restaurante, así que debes distinguir bien cuál va a ser la actividad de tu negocio y qué vas a hacer diferente a los demás bares de la zona. Elige un estilo y temática para tu establecimiento. Diseña un menú que refleje tu concepto y describe los productos y servicios que tu cafetería ofrecerá.

Aquí debes describir dónde se encuentra tu proyecto actualmente, si aún todo sigue en papel o si ya tienes avances tangibles. ¿Será una cafetería pequeña, mediana o grande? ¿Lo harás en un negocio sobre ruedas, un kiosco o local grande bien establecido?

Origen de la Idea y Equipo

Describes el origen de tu idea y las motivaciones que te han llevado a emprender con este negocio. Después defines las bases que te van a permitir ofrecer una propuesta de valor mejor que la competencia y que te diferencie de ella, así como el equipo disponible para sacarlo adelante. Otro punto importante es presentar al equipo promotor del proyecto, ya que muchas veces el éxito del mismo se basa en el talento de quienes están detrás del mismo.

3. Estudio de Mercado

El estudio de mercado es crucial para entender el entorno en el que operarás. Es fundamental para asegurar el éxito de tu proyecto porque a través de este estudio vas a conocer y explicar sus puntos clave: la ubicación en la que vas a desarrollar tu negocio, la clientela objetiva que quieres conseguir y la competencia con la que vas a coexistir. No hay proyecto destinado al éxito sin un adecuado estudio de mercado que lo respalde.

Análisis del Sector en España

Antes de empezar, es esencial investigar el mercado en el que deseas incursionar. Analiza las tendencias actuales del sector, los tipos de establecimientos más populares y los hábitos de consumo de los clientes. El grupo Bebidas y comidas fuera del hogar representa un importante gasto para muchas personas. De hecho, los españoles son los europeos que más comen fuera de casa. No sorprende entonces que España sea un país de bares. Sin parangón, ningún otro país europeo ostenta una cifra tan elevada de bares y cafeterías por número de habitantes, siendo Asturias la Comunidad donde esta proporción es más elevada. Existe una fuerte demanda, pero también cierta saturación de la oferta.

Análisis de la Demanda y Público Objetivo

Analiza la demanda, identifica a tus competidores y define tu público objetivo. Incluye datos demográficos, preferencias del consumidor y tendencias del sector. Define tu público objetivo. ¿A quién quieres atraer? ¿Familias, jóvenes, profesionales? Deberemos definir nuestro público o cliente objetivo, es decir, aquel o aquellos grupos a los que te quieres dirigir de forma prioritaria para adaptar después tus acciones de marketing a sus características. En esta parte necesitas poner tus ideas sobre lo que sabes de tus clientes, debes incluir aspectos como la ubicación, la edad, si son profesionistas o estudiantes, etc. Considera sus hábitos de consumo: ¿con qué frecuencia salen a comer?

Análisis de la Competencia

Estudia a tus competidores directos e indirectos. Observa qué están haciendo bien y en qué aspectos puedes diferenciarte. Es importante conocer la competencia que tenemos a nuestro alrededor y valorar si esta puede actuar de forma positiva o negativa en nuestra futura generación de ventas. Antes de abrir un negocio, debes conocer bien la competencia y a los clientes de la zona para saber qué les gusta. Analiza si la competencia va a ser positiva o negativa en el futuro para tus ventas. Varios bares próximos crean “zona de ambiente”, eso atrae clientes y puede beneficiar a todos.

Ubicación Estratégica

Selecciona una ubicación estratégica para tu negocio. Este es un punto crucial, ya que gran parte de los clientes que recibirás será gracias a tu ubicación, entre más céntrico y mejor ubicado esté tu local, más clientes irán. La ubicación ideal del local es una zona comercial o muy transitada, en emplazamientos frecuentados peatonalmente y preferiblemente cercanos a lugares públicos que permitan la rotación constante de clientes. Es un factor decisivo, aunque no es determinante porque todos conocemos excepciones que confirman la regla y lo "petan" estando ubicados en el quinto pino, pero no es lo habitual.

Análisis DAFO

El análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) te ayuda a evaluar los factores internos y externos que pueden afectar tu negocio. Identifica las fortalezas que puedes aprovechar, las debilidades que necesitas mejorar, las oportunidades que puedes capitalizar y las amenazas que debes mitigar.

4. Estrategia Comercial y Marketing

Desarrolla una estrategia comercial que detalle cómo atraerás y retendrás clientes. La estrategia comercial debe estar alineada con los hallazgos de tu estudio de mercado. En la estrategia comercial tienes que definir cuál será tu propuesta de valor y en la estrategia de marketing establecerás tus canales de comunicación y tus tácticas para llegar al cliente objetivo.

Propuesta de Valor y Diferenciación

Establece objetivos de ventas y describe cómo planeas alcanzarlos. Deberemos preguntarnos: ¿qué vendo? ¿Por qué los clientes comprarían en su cafetería? Si no temes competir en un mercado consolidado y hacerlo frente a una dura competencia, montar un bar o una cafetería sigue siendo una elección ganadora. Según los expertos, los nuevos proyectos sin diferenciación, originalidad y creatividad tienen dificultades para consolidarse, especialmente en época de desaceleración. Lo que nunca pasa de moda es la calidad, lo que explica que los locales de toda la vida sigan llenos.

Por ejemplo, se ha ido extendiendo el concepto de comida rápida y saludable (casual food), la moda del brunch (desayuno y almuerzo a la vez), el after work (unión de restaurante y bar de copas en el mismo local), el servicio a domicilio, la comida para llevar y la conexión wifi a Internet (incluso está subvencionada). También hay que innovar en los aspectos de imagen y de ambiente del local, poco cuidados hasta ahora, prevaleciendo un concepto más tradicional. La comodidad está de moda y se han multiplicado los locales de ambiente relajado, modelo Starbucks, donde descansar, leer la prensa o charlar. En estos casos, diferenciarse es siempre un acierto.

Estrategia de Precios

La estrategia comercial debe incluir planes de marketing, promociones y precios. Determina cuánto vale tu producto. No solo deben ir los costos de las bebidas o los alimentos, sino que debes incluir todos los gastos como servicio, el uso de la máquina, los platos, tazas, etc. A esto se le llama hacer un costeo de menú, para saber el valor de cada bebida y alimento.

Comunicación y Promoción

Crea una identidad de marca sólida que incluya un logotipo, colores, tipografía y un mensaje claro. Definida tu propuesta de valor, llega el momento de decidir las acciones de marketing que vas a poner en marcha para transmitirla a tu público objetivo y visiten tu negocio. Debes invertir allí donde esté tu público objetivo utilizando los canales que mejor se adapten a tu mensaje.

• Promoción en el propio bar: Es un canal directo de comunicación y venta. Organiza promociones y eventos especiales para atraer clientes.
• Marketing online: Actualmente es un medio imprescindible. Una página web, tener presencia en redes sociales e invertir en campañas de publicidad online para promocionarte en estos medios es obligatorio, primero para que te vean y después para que te compren. Aprovecha también las crecientes oportunidades ofrecidas por la Web 2.0: portales temáticos, foros o blogs que recopilan información sobre bares, restaurantes o discotecas, a través de recomendaciones o críticas, siempre fomentando el intercambio de opiniones entre los internautas. Cada vez más se recurre a ellos para escoger un local. Los comentarios positivos benefician, mientras que los negativos pueden perjudicar gravemente. Los expertos señalan que es importante “averiguar qué se dice de nosotros en la Red y dónde se habla de locales similares o competidores, sin olvidar participar en los blogs, adquirir visibilidad y eventualmente establecer un contacto directo”.

5. Plan de Operaciones

Detalla el proceso operativo de tu negocio. Explica cómo se prepararán y servirán los productos, qué equipos necesitarás y cómo se gestionarán los inventarios. La descripción del local debe incluir los metros totales, metros dedicados a cocina, metros de baños, metros de barra, mesas previstas y el aforo previsto. No hay que olvidarse de los aseos independientes y debidamente adaptados a personas discapacitadas. Por su parte, en la zona de comedor se dispondrán las mesas y sillas necesarias.

Equipamiento y Mobiliario

Adquiere equipos de cocina de alta calidad y eficiencia. Selecciona el mobiliario de hostelería adecuado que refleje tu concepto y ofrezca comodidad a tus clientes. Compra el equipo adecuado para tu cafetería. Esta es una de las partes más importantes en las que no debes dudar recurrir a un experto, ya que elegir mal tu equipo te saldrá muy caro. Si no conoces de máquinas de café, molidos, creperas, licuadoras industriales y herramientas de barista, seguramente comprarás equipo ineficiente o muy caro que aumentará mucho tu presupuesto final. La maquinaria esencial incluye elementos como la cocina, el horno, la nevera, el congelador y la máquina de café. Considera también los proveedores de materia prima o mercancías.

Recursos Humanos

Describe la estructura del personal, incluyendo los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Contrata el personal adecuado. La persona adecuada para atender una cafetería es un barista, pero este barista tiene que tener cualidades que le permitan ofrecer un buen servicio y al mismo tiempo servir bebidas de calidad. Planifica las necesidades de capacitación y desarrollo para asegurar un servicio de alta calidad. En cuanto al perfil profesional y formación requerida para los trabajadores, deberemos tener en cuenta las diferentes necesidades del establecimiento y el cumplimiento de la normativa sanitaria.

• Cocinero/a: Organiza las actividades relacionadas con la preparación y puesta a punto de la cocina, materiales, utensilios, género.
• Gerente o responsable: Es la persona que lleva a cabo la gestión propiamente del negocio.

La amplitud de horarios, el esfuerzo físico y el bajo nivel de salarios justifican sobradamente la elevada rotación que sufre el sector. Según aconsejan los expertos, es necesario mimar al personal. Hay que seguir formando durante los 365 días y procurar, dentro de lo posible, adaptarse a sus exigencias, sobre todo en los horarios. Considera también el coste de personal de refuerzo en momentos de alta carga de trabajo.

Aspectos Legales y Permisos

Investiga y obtén todas las licencias y permisos necesarios para operar. Consigue los permisos necesarios para operar. Decide la estructura legal de tu negocio (autónomo, sociedad limitada, cooperativa). Las licencias necesarias pueden incluir permisos sanitarios, de alcohol, de ocupación, entre otros. Para poder abrir nuestro local al público necesitaremos una licencia de actividad.

6. Análisis Económico-Financiero

El análisis económico-financiero incluye un presupuesto inicial, proyecciones de ingresos y gastos, análisis de punto de equilibrio y flujo de caja. Esta sección es esencial para demostrar la viabilidad financiera de tu negocio. Este es quizá el punto más tedioso y complicado de armar, pero es lo que determinará la viabilidad o no de nuestro proyecto. Incluye toda la información relacionada con la inversión necesaria para poner en marcha el negocio: los fondos propios y ajenos necesarios, así como la previsión de ingresos y gastos. Con eso estimas el resultado del negocio.

Inversión Inicial y Fuentes de Financiación

Calcula el presupuesto inicial necesario para montar tu negocio. No empieces hasta que estés seguro de cuánto vas a necesitar y que lo tienes todo cubierto. La inversión nos va a decir el dinero que necesitamos reunir para poner en funcionamiento el negocio. Identifica las fuentes de financiamiento. Una vez estimada la cantidad necesaria para poner en marcha nuestro restaurante debemos encontrar las fuentes de dónde obtenerla, ya que en la mayoría de los casos no dispondremos de ese capital.

Decidida la inversión necesaria hay que ver qué parte se cubre con fondos propios y cuál con un préstamo bancario. Hay que estudiar las líneas de financiación disponibles en el mercado para elegir la más interesante, su importe y el plazo de devolución. Si hay un traspaso, detalla los bienes que se traspasan (lavavajillas, cocina, sillas, mesas, fregadero) y el precio que realmente se va a pagar por el traspaso, evaluando si el nombre comercial, la clientela existente y la caja actual justifican la diferencia.

Proyecciones Financieras y Costos

Elabora proyecciones financieras para los primeros 3 a 5 años de operación. Conviene elaborar varios escenarios, uno con el mínimo de ventas necesario para que el negocio subsista y luego un par de alternativas más optimistas.

• Costes fijos: Son independientes de nuestro nivel de actividad, como la renta, sueldos base y amortizaciones.
• Coste de la materia prima: Es una partida muy importante en la gestión de un establecimiento.

Dependiendo del horario de apertura se servirán diferentes productos y cada uno de ellos tendrá diferentes márgenes. Por ello, se deberá establecer de manera separada una previsión de ingresos en las franjas diferenciadas del negocio. Por ejemplo, si se dispone de servicio de menú del día entre semana, hay que calcular cuántos se podrán servir y el ingreso medio por comensal. Un ejemplo simple para entender la necesidad de conocer los costos: si entre renta, sueldos, insumos y mantenimiento al mes debes de pagar $20 mil pesos, y cada cliente compra un kilo de café (lo cual no es habitual), necesitarías 80 clientes a la semana o 11 clientes al día para cubrir solo ese gasto. La idea es que debes conocer todos tus costos de producción y mantenimiento para saber cuánto necesitas vender a la semana. Los proveedores de cerveza, por ejemplo, pagan a los bares importantes comisiones dependiendo del consumo. También se pueden recibir comisiones por la instalación de máquinas recreativas o venta de tabaco.

Análisis de Resultados y Plan de Contingencia

Una vez que hemos realizado la estimación de ingresos y gastos podremos ver en la tabla de resultados los beneficios o pérdidas esperados en nuestro negocio. Para finalizar el plan de negocio, y considerando la inversión necesaria, la financiación bancaria y la previsión de gastos e ingresos, se obtiene una previsión de resultado que puede ser positivo (beneficio) o negativo (pérdida).

Incluye un plan de contingencia para manejar posibles imprevistos financieros. Prepara un plan de contingencia para enfrentar posibles imprevistos. El saber tus impedimentos y limitaciones es crucial para anticipar y mitigar riesgos.

A continuación, una tabla con ejemplos de elementos a considerar en la inversión inicial: