El Dueño de Negocio con Sistema: Clave para la Rentabilidad y la Libertad Empresarial

En el mundo empresarial, muchos profesionales, emprendedores y dueños de negocio poseen excelentes productos y servicios, pero a menudo se encuentran con una capacidad de crecimiento limitada. Esto se debe, en gran medida, a que no conocen ni ejercen su verdadero rol como dueños de la empresa, convirtiéndose en "auto-empleados" de su propio negocio.

El propósito claro de la vida empresarial determina que solo se tiene un negocio de verdad cuando es una "empresa comercial, rentable y que funciona sin la presencia del dueño". Sin embargo, nadie realmente nos enseñó a ser empresarios exitosos.

¿Cuál es la Verdadera Función de un Empresario Exitoso?

Conforme al concepto de ActionCOACH, el propósito a largo plazo de un empresario es "construir un negocio que funcione prácticamente sin su presencia, que genere beneficios de forma sostenible y le proporcione más calidad de vida". Para lograr esto, es necesario que el empresario ejerza su papel de dueño del negocio, enfocándose en actividades que no pueden ser delegadas y que solo pueden ser ejercidas por él, sin gastar el 100% de su tiempo y energía en actividades operacionales.

El propietario también es responsable de dictar la cultura de la empresa, lo que en parte se hace a través de la vivencia diaria de los valores corporativos, los cuales deben definirse y vivir alineados a la misión y la visión. El empresario debe acompañar y establecer metas comerciales, de facturación y rentabilidad, que sean compatibles con el futuro que se desea alcanzar.

El paso de “auto-empleado” a “empresario” no es fácil, toma tiempo, paciencia, aprendizaje y acompañamiento. El foco debe ser realmente “construir una empresa comercialmente rentable que funcione sin su constante presencia”.

Actividades Clave del Dueño de Negocio:

• Saber contratar, entrenar y desarrollar personas es un punto fundamental en este proceso para que el empresario pueda delegar actividades y así ganar fuerza de actuación, y ampliar su capacidad de generar resultados.
• Establecer procesos y controles internos es otro punto importante, eliminando lo que llamamos el “caos empresarial”. Si este es el caso, muchas cosas sucederán en la empresa sin conocimiento o control del propietario.
• Construir y dar vida a la estrategia de la empresa, con énfasis especial en visión y misión. Estos puntos, cuando se definen y difunden adecuadamente, dan el tono para todas las acciones de la empresa y enamoran a las personas. Sin embargo, en muchos negocios no se utiliza esta gran herramienta de liderazgo e involucramiento del equipo.
• Desarrollar la planificación estratégica del negocio, definiendo planes de acción y sus KPI (indicadores clave de desempeño).

Una de las confusiones más caras en una empresa ocurre cuando el dueño cree que su trabajo es dirigirla. La indispensabilidad del dueño no es una virtud empresarial. En las empresas donde el dueño permanece atrapado en la operación, el crecimiento se encuentra limitado por la capacidad personal del fundador.

Hábitos del Empresario del Siglo XXI

Para transformarse en un empresario exitoso, es crucial adoptar ciertos hábitos que impulsan el crecimiento y la sostenibilidad del negocio:

1. Humildad: Los grandes empresarios reciben feedback de los expertos y se dejan guiar, aprendiendo a aprovechar las oportunidades de crecimiento para generar riqueza en un plazo más acelerado. Reconocen sus errores y evitan la confusión cuando las cosas van bien o mal.
2. Disciplina: Los empresarios "del millón" ejecutan prácticas empresariales enfocadas en frecuencia, secuencia y consistencia. El éxito del crecimiento empresarial depende un 80% de la disciplina necesaria en actividades clave como marketing, ventas, servicio al cliente, control de operaciones, estrategia de crecimiento y finanzas.
3. Enfoque: Su única meta es CRECER. Conocen sus prioridades y dónde incidir para multiplicar resultados, manejan los números de su negocio y toman decisiones basadas en su análisis. Mantienen su perspectiva en crecer consistentemente sus utilidades y flujo de efectivo.
4. Visión: La visión es la impulsora del crecimiento empresarial, genera y aprovecha la energía del dueño de negocio. Permite tomar riesgos controlados, impulsa el establecimiento de propósitos claros y metas a corto, mediano y largo plazo.
5. Equipo: Los grandes empresarios construyen talento. Contratar al personal ideal representa el 60% del éxito de las operaciones, y el otro 40% se encuentra en la inducción, capacitación y desarrollo que brindan los empresarios a su equipo. Procuran ante todo transmitir compromiso por crecer.
6. Estrategia: Los empresarios exitosos tienen una fórmula para crecer y estrategias para lograr resultados predecibles que les brinda certidumbre en el desarrollo de su negocio y felicidad en el cumplimiento de metas.
7. Decisiones: Se entrenan para tomar decisiones. No son empíricos ni emocionales. Entienden que para tener más resultados, deben experimentar cambios internos en su forma de pensar y de crecer una empresa, y deciden tomar riesgos todos los días.

El Papel Real del Propietario de un Negocio

Sea que ya tengas una empresa o que estés decidido a emprender tu proyecto de negocio, tu papel como dueño será liderar a las personas y establecer el rumbo de tu organización. Tú -en conjunto con tu equipo- deberás definir y dejar establecido lo siguiente, porque si tú no lo haces, siendo el Dueño, nadie más lo hará:

Elementos Esenciales a Definir por el Dueño:

• Visión de tu empresa: Señala el rumbo y la dirección que una organización debe seguir, apoyada en un conjunto de ideas que constituyen el marco de referencia de lo que una empresa ES y quiere SER en el futuro. Es un eslabón que une el presente con el futuro.
• Misión definida: Responde a preguntas como: ¿Para qué existe la organización?, ¿Cuál es su negocio?, ¿Cuáles son sus objetivos?, ¿Cuáles sus clientes?, ¿Cuáles son sus prioridades?, ¿Cuál es su responsabilidad y derechos frente a sus colaboradores?, y ¿Cuál es su responsabilidad social?
• Valores a promover: Son los lineamientos a seguir en tu organización, el modo de comportarse de todos los integrantes del equipo. Para establecerlos, puedes analizar cuáles son los valores vitales para ti como dueño y líder.
• Metas (SMART): Deben coincidir con los objetivos de la empresa y ser específicas, medibles, accesibles/alcanzables, orientadas a un resultado/estimulante y en un marco de tiempo cuantificable.
• Estrategia Comercial: Para una gestión comercial efectiva, tienes que generar definiciones imprescindibles: ¿Cuál es mi mercado o mis mercados meta? ¿Cuáles son las Ventajas Competitivas? ¿Qué acciones concretas y medibles se efectuarán para “hunting” (lograr clientes nuevos)? ¿Cómo plantear y dar seguimiento a mi embudo de prospectos?

¿Qué es un Sistema Empresarial y por qué es Importante?

Un sistema empresarial es un conjunto de procedimientos que describen cómo hacer algo en una organización. Los buenos sistemas simplifican las cargas de trabajo y mejoran la productividad al obtener resultados.

La implementación de sistemas es importante para cualquier dueño de negocio porque se necesita una estructura organizativa para que el negocio tenga éxito. Sus clientes también apreciarán lo fáciles que son las cosas cuando hay un buen flujo en todos los departamentos; simplemente se siente más profesional que no tener esas tareas críticas hechas a tiempo todos los días o semanas.

Los sistemas son importantes en el mundo de los negocios porque ayudan a garantizar que todo funcione sin problemas y que todos sean conscientes de sus responsabilidades. Al implementar y seguir un sistema, se pueden evitar confusiones, pérdidas de tiempo y errores. También ayudan a mejorar la comunicación y la colaboración dentro de una empresa, lo que conduce a una mayor eficiencia y productividad.

Finalmente, los sistemas proporcionan un marco para el cambio. A medida que su empresa crece y evoluciona, es posible que sea necesario actualizar o reemplazar los sistemas. Un sistema bien diseñado hará que este proceso sea más fácil y menos destructivo.

Beneficios de Implementar un Sistema de Negocios:

1. Crear una oportunidad de inversión: Construya un activo valioso que los inversores puedan comprar y saber que tendrán clientes que no solo aman el producto o servicio, sino que también lo respaldan constantemente año tras año.
2. Aumentar el margen de beneficio: Una vez que tenga los sistemas implementados, concéntrese en crear nuevos productos para diferentes segmentos de clientes para satisfacer sus necesidades de manera más efectiva.
3. Consistencia: Cuando los clientes obtienen una experiencia de clase mundial, se mantienen leales y felices con su compra, lo que se traduce en mayores ingresos.
4. Aprovechar la tecnología: La tecnología es una herramienta fantástica para empresas de todos los tamaños; puede ayudarlo a sacar más provecho de sus empleados y liberar su tiempo para que puedan concentrarse en tareas más valiosas.
5. Mejorar la eficiencia: Mediante la implementación de un sistema que realmente permita a sus empleados hacer cosas sincronizadas entre sí y con las operaciones comerciales.

¿Por qué Necesita Sistematizar su Negocio?

Los sistemas son aburridos. Esta es la razón por la que muchas pequeñas empresas los evitan al principio, pero a medida que su negocio crece y se vuelve más exitoso con el tiempo, se dará cuenta de lo importante que es tener un sistema administrativo eficiente para administrar un negocio sin problemas.

Al automatizar, delegar y organizar las actividades y funciones comerciales, se puede obtener el apalancamiento para crear una organización de alto crecimiento. La automatización es la clave para cualquier negocio exitoso porque les permite a los empresarios tener más tiempo para hacer crecer sus negocios mientras están escalando o comenzando como autónomos sin empleados todavía.

No espere a que su organización entre en modo de crisis y se salga de control. Es mucho más fácil comenzar a construir un sistema desde el principio que actualizarlo más tarde.

Tipos de Sistemas de Negocios y Cómo Implementarlos

Hay cuatro tipos principales de sistemas comerciales que debe crear para que su inicio tenga éxito. Estos funcionan como agregar combustible en la parte superior y ayudarán a establecer todos los demás aspectos, pero si no comienza con estos conceptos básicos, es posible que no tenga mucho sentido.

Los Cuatro Tipos Principales de Sistemas Comerciales:

1. Sistema de Marketing: El marketing es una parte integral de su negocio, y cuanto más utilice un flujo constante para que el sistema de marketing genere clientes potenciales en todo el negocio, mayor será la posibilidad de que estas personas se conviertan en compradores.
2. Sistema de Ventas: Su sistema de ventas es una parte vital de su negocio. Lo usa para nutrir clientes potenciales, seguirlos y, con suerte, convertirlos en clientes que pagan.
3. Sistema de Cumplimiento de Pedidos: Como persona de cumplimiento de pedidos, su trabajo no es solo verificar que todo se haya enviado y recibido, sino también garantizar la satisfacción del cliente a través de la entrega rápida de bienes o servicios.
4. Sistema de Administración: Su empresa necesita un sistema de administración para realizar un seguimiento de las finanzas, los empleados y otras tareas diarias. Este software puede ser utilizado con fines contables o por los recepcionistas que contestan el teléfono para atender mejor a los clientes.

Cómo Escribir un Sistema de Empresa en 4 Sencillos Pasos:

Los sistemas son importantes para cualquier negocio, pero son especialmente críticos para las empresas que necesitan eficiencia y precisión. Una buena manera de garantizar estas cualidades en su sistema es hacer tres preguntas:

• ¿Quién lo hará?
• ¿Qué harán ellos?
• ¿Cuándo lo harán?

Se pueden usar documentos de Google o Word para que los pasos sean claros y concisos con capturas de pantalla, audio o video instructivo.

1. Paso 1: Inventar un proceso. El equipo se une para encontrar la mejor manera de hacer las cosas. Se identifica quién hace qué, para que no haya confusión sobre la responsabilidad. La persona que recopila los datos debe asegurarse de tener toda la información relevante antes de presentar sus resultados.
2. Paso 2: Documentarlo. Se escribe el proceso en un documento, se toman capturas de pantalla de cada paso, y se pueden crear imágenes. Toda esta información se convierte en un SOP (Procedimiento Operativo Estándar) de marca.
3. Paso 3: Implementarlo. Una vez documentado, el sistema puede ser utilizado por nuevos empleados, asegurando la continuidad y la consistencia en las operaciones, independientemente de los cambios en el personal.
4. Paso 4: Mejorarlo continuamente. (Este paso no estaba explícitamente nombrado, pero se infiere de la necesidad de actualizar o reemplazar sistemas a medida que la empresa crece).

Ejemplo de un Sistema Empresarial: McDonald's

McDonald’s es una operación multimillonaria dirigida por jóvenes adolescentes que ni siquiera pueden confiar en sí mismos para hacer sus camas. ¿Cómo sucedió esto? Sucede con los sistemas corporativos, que están diseñados para la consistencia y el control del comportamiento humano: ¡exactamente lo que desea en un restaurante de comida rápida!

La empresa tiene innumerables políticas que cubren todo, desde las prácticas de contratación hasta las interacciones con los clientes en todos los restaurantes de Estados Unidos (y más allá). Estos lineamientos operativos aseguran que los clientes reciban solo experiencias positivas cuando visiten cualquier punto de venta; no importa si piden el Big Mac o los sándwiches de pollo. Cuando vas a un McDonald’s, la comida nunca es decepcionante y su servicio se mantiene fiel a esta consistencia.

Construya sus Sistemas para Ser Libre

Los emprendedores tienen una forma única de ver las cosas, y esta mentalidad es lo que los diferencia de otras personas. Antes de que podamos pasar de autónomos a empresarios, primero debemos crear un cambio de mentalidad sutil pero vital. Los autónomos SON la empresa, mientras que los empresarios son DUEÑOS de la empresa.

Como empresario, siempre debe buscar formas de mejorar su negocio y hacerlo más eficiente. Una forma en que puede ayudar es construir sistemas en el lugar para que no tenga tanto trabajo en su plato, mientras se deshace del día a día de lo que se requiere de ellos durante la semana.

No debería estar trabajando sin parar, día y noche. ¡Construya un equipo de personas que estén ahí para usted cuando las cosas se pongan difíciles! Lo más importante para un emprendedor financiero exitoso es la libertad. Pero, ¿está planificando su negocio para facilitar este tipo de libertad?