Diseño de Proyectos de Emprendimiento: Del Concepto al Éxito con Metodologías Ágiles

Numerosos emprendedores tienen una idea, dedican meses a desarrollarla e implementarla y, cuando la lanzan al mercado, ¡sorpresa!, resulta que no funciona. De hecho, el 90% de las startups fracasan a los tres años, según el Mapa del Emprendimiento de Spain Startup. ¿Quieres evitar esta situación? El diseño de proyectos es una de las fases iniciales de su ciclo de vida donde se planifican las ideas, procesos, recursos y entregables.

En los últimos años, la aplicación de metodologías ágiles como el Design Thinking o Lean Startup para el desarrollo de nuevos proyectos empresariales se han convertido en habituales en las sesiones de formación, consultoría y apoyo a las personas emprendedoras. Si analizamos todas estas metodologías, el aspecto en el que convergen tiene que ver con la necesidad de aprender de los propios usuarios para desarrollar el producto/servicio que estos de verdad necesitan. De este modo, en lugar de llevar a cabo el desarrollo del proyecto de forma aislada, estas metodologías proponen un enfoque centrado en el cliente (customer centric).

Design Thinking para Emprendedores: Un Enfoque Centrado en el Usuario

El Design Thinking es una metodología ágil que pone al usuario en el centro con el fin de buscar nuevas ideas de negocio y soluciones viables a un problema concreto. Se trata de involucrar al público objetivo en todo el proceso de emprendimiento, para que puedas comprender cuáles son sus necesidades y definir con un mayor grado de acierto cómo tu idea puede solucionar sus problemas. Con esta metodología los errores se convierten en oportunidad y aprendizaje. La posibilidad de trabajar esta mentalidad y proceso está abierta a todo el mundo. El Design Thinking es una metodología colaborativa y perfecta para los emprendedores porque aquí no hay lugar para la intuición o las creencias.

Para incorporar este enfoque a la hora de emprender, solo tienes que seguir las cinco fases en que se divide el Design Thinking. La peculiaridad de esta metodología es que no es lineal, pero el único requisito a cumplir es que hay que pasar de forma ineludible por todas las etapas.

1. Fase de Empatización: Entender al Cliente

El Design Thinking para emprendedores comienza con un trabajo de empatización. En esta fase debes entender las necesidades, motivaciones y frustraciones de tu público: empatizar con tu buyer persona. Esta fase es clave porque sentará las bases de todo el proceso. Y aunque estemos hablando de una metodología ágil, este proceso de investigación ha de ser concienzudo y lleva su tiempo. Existen diversas herramientas con las que podrás realizar ese trabajo de inmersión y descubrimiento:

• Mapa de actores: Permite identificar a todas las partes interesadas en el proyecto.
• Focus group: Es un formato de entrevista grupal. La idea es que todos los participantes expresen su opinión y se genere debate.
• Inmersión cognitiva: Esta herramienta de Design Thinking para emprendedores te permite experimentar lo mismo que el consumidor.
• Observación encubierta: No se interactúa directamente con la persona, se estudia su comportamiento desde la sombra. Obviamente, no puedes hacer shadowing con una sola persona.
• Benchmarking: Por último, no te olvides de la competencia. Internet tiene muchas de las respuestas que buscas.

2. Fase de Definición: Concretar el Problema

Es hora de concretar el problema o necesidad que se abordará. A partir de los insights detectados en la investigación, debes definir un foco de acción. Lo ideal es hacer una lista de los problemas más frecuentes, los más relevantes para tus usuarios, los que mayor impacto generan, etc. Corres el riesgo de que el foco sea demasiado amplio o demasiado concreto, lo cual dificulta la satisfacción de esa palanca detectada.

Herramientas para la fase de definición:

• Saturar y agrupar: ¿Qué haces con esa información válida? Organízala por temas.
• Mapa mental: Es una forma sencilla y visual de plasmar las ideas y conceptos clave y establecer vínculos entre ellas.
• Diagrama de Ishikawa: Permite identificar las causas raíz de un problema.
• Matriz 2x2: Otra herramienta de Design Thinking para emprendedores de la fase de definición es la matriz 2x2, un eje formado por dos variables. Por ejemplo, si quieres estudiar la viabilidad económica de varias ideas, puedes crear un eje para el coste y otro para el impacto y ubicar cada iniciativa en el punto oportuno del cuadrante.
• Árbol de problemas: Es una herramienta visual en la que se recoge cuál es el problema, las causas que lo originan y el efecto que generan.

3. Fase de Ideación: Generar Soluciones

Llegamos a la parte más creativa del Design Thinking. Ya tienes el trabajo de campo hecho. En esta etapa puedes dar rienda suelta a tu pensamiento divergente para buscar múltiples soluciones al problema planteado. Ideas que de alguna manera aporten valor a tu target o les solucione un problema. Aquí todo vale. Una vez recopiladas todas las ideas, selecciona aquellas que más te resuenan.

Técnicas de ideación:

• Brainstorming: La tormenta de ideas es todo un clásico. Lo importante es que surjan múltiples soluciones, sin juzgar, desde la diversión.
• Brainwriting: Una variante del brainstorming que permite a todos los participantes aportar ideas de forma individual y anónima.
• Drawstorming: Generar ideas a través de dibujos o bocetos.
• Método Scamper: Una técnica que ayuda a la generación de ideas mediante la formulación de preguntas específicas: Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Poner en otros usos, Eliminar, Reordenar.
• Existen otros métodos para generar ideas, como la técnica de los seis sombreros, el método 365, mapas mentales, etc.

4. Fase de Prototipado: Materializar la Idea

Sigues avanzando en el desarrollo de tu proyecto de negocio y, para ello, necesitas crear un prototipo que puedas probar posteriormente en el mercado. Un prototipo es una forma ágil de probar el producto, de fallar rápido y barato. En este punto, tu objetivo debe ser transformar la idea en un producto o servicio real. En esta etapa tienes que “pensar con las manos”. Al prototipar puedes darte cuenta de que la idea no era buena, en cuyo caso vuelves a la etapa anterior.

El emprendimiento tecnológico, especialmente lo relacionado con esas empresas tan particulares que son las Startups, cuenta ya con metodologías propias de desarrollo. Partimos de asumir que tanto el Lean Startup como el Design Thinking dan mucha importancia al prototipado para la validación de las ideas. Este papel protagonista del prototipado parte de una misma concepción sobre el valor de un producto: el mercado es el único “validador” útil y, por eso, la mejor manera de desarrollar un producto/empresa es intentar maximizar las interacciones con el propio mercado.

Para diseñar un prototipo hay que considerar los siguientes pasos:

1. Plantear una versión preliminar del producto o servicio.
2. Para ello se utiliza una herramienta digital que permita simular una versión final de un emprendimiento digital, como una web, aplicación o programa.
3. Adoptar la mentalidad de un cliente.
4. Someterlo a evaluaciones y análisis de distintos profesionales, cualquiera sea el rubro en donde funcione.
5. El diseño debe basarse en la información recopilada; además, se crea un respaldo de cada una de las pruebas realizadas sobre la utilidad del diseño.

Técnicas de prototipado:

• Plano de producto/servicio: Identifica cuáles son las características diferenciadoras de tu idea.
• Storyboard: Una secuencia de imágenes que ilustran cómo un usuario interactuaría con el producto o servicio.
• Landing Page: Crear una página web sencilla para probar el interés de los usuarios en la propuesta de valor.
• Rol playing: Consiste en que realices una simulación sobre cómo funciona tu producto o servicio.
• Mock up: Es un borrador gráfico con el que se visualiza el resultado final. Este tipo de prototipos se acercan mucho a lo que es el producto y, por tanto, están más elaborados y son más costosos.

5. Fase de Testeo: Validar y Aprender

Con el prototipo has materializado la idea. Aquí su feedback es clave. En esta etapa te reencuentras con tu usuario, al que no veías desde la fase de empatizar. El verdadero potencial del prototipado consiste en la validación y el aprendizaje: con este producto o servicio ¿realmente damos solución al problema identificado?, ¿hemos definido bien la propuesta de valor?, ¿los usuarios y usuarias potenciales consideran útiles las funcionalidades específicas del producto o servicio?, ¿les resulta fácil de usar?, ¿les resulta fácil acceder? ¿el público objetivo percibe la propuesta como innovadora?, ¿estarían dispuestos a pagar por ella? ¿cuánto estarían dispuestos a pagar?

Técnicas de testeo:

• Entrevista cualitativa: Recopilar opiniones detalladas de los usuarios sobre el prototipo.
• Test cuantitativo: Recopilar datos numéricos sobre la usabilidad y la percepción del prototipo.
• Focus group: Para obtener feedback en un entorno controlado.
• Test de usuario: Se centra en la experiencia de usuario.
• "¿Qué es lo que no te gusta de este producto?": Se escribe una pregunta al lado del bote. De esta forma, nuestro usuario puede atribuirle características o definir rasgos concretos, y expresar de forma más sencilla e ilustrativa lo que el producto supone para él. Son los primeros testeos que se realizan y que conllevan las primeras iteraciones.

Si sigues estos pasos, seguro que consigues perfeccionar tu idea inicial y obtener un proyecto que enamore a tus usuarios. Si tienes que fallar, que sea rápido y cueste poco. Este modelo tiene la capacidad de generar soluciones en poco tiempo, involucrando a los usuarios en el proceso.

La Planificación Estratégica: Un Pilar Fundamental para el Emprendedor

Emprender significa iniciar un camino lleno de aprendizajes, retos y satisfacciones y también de sacrificios y problemas. Por ese motivo, un emprendedor prevenido vale por dos y la planificación estratégica es una herramienta clave para sobrevivir en el mundo emprendedor. La planificación estratégica determina la visión a medio y largo plazo del emprendimiento. Hoy en día que está de moda el Lean Startup, y yo soy el primer fan de esta metodología, algunos se olvidan de pensar a medio y largo plazo.

La estrategia de emprendimiento es una guía que debe adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, a las preferencias de los clientes y a los nuevos aprendizajes que vayas adquiriendo en el camino. Incorpora sesiones de evaluación mensuales y trimestrales. Analiza qué funcionó, qué no, y pivota y corrige rápido en función de los resultados.

Aquí te presentamos los pasos clave para una planificación estratégica exitosa:

1. Define tu Visión y Propósito

El primer paso en toda estrategia de emprendimiento es tener claro por qué quieres emprender y hacia dónde te diriges. Reflexiona sobre la razón fundamental que te motiva: ¿resolver un problema?, ¿mejorar la vida de las personas?, ¿o quizás aportar algo positivo a tu comunidad? Tu visión es ese ideal que te mantendrá enfocado cuando los retos se presenten. Escribe tu visión en un lugar donde puedas verla todos los días.

2. Investiga y Conoce el Mercado

Antes de lanzarte, es fundamental entender el mercado en el que vas a operar. Conocer a tu competencia, las necesidades de tus futuros clientes y las tendencias del sector te permitirá adaptar tu estrategia y encontrar oportunidades que te diferencien. Realiza encuestas o entrevistas con potenciales clientes.

3. Establece Objetivos a Corto, Medio y Largo Plazo

Sin objetivos claros, es fácil desviarse o perder la motivación. Divide tus metas en objetivos a corto, medio y a largo plazo. Los objetivos a corto plazo te proporcionarán logros que puedes celebrar en el camino, mientras que los de largo plazo representan el destino final de tu proyecto emprendedor. No olvides seguir las normas de Objetivos SMART (specific, measurable, achievable, realistic, y time-bound) para fijar tus objetivos. Un ejemplo podría ser: "Conseguir un crecimiento del 30% en las ventas de este año en la línea de producto A por el equipo de tareas difíciles."

4. Diseña un Plan Financiero Realista

En este paso, deberás plasmar los números que harán viable tu proyecto. Muchas veces, la falta de planificación financiera es una de las principales causas de fracaso en los emprendimientos. Dedica tiempo a investigar programas de apoyo al emprendedor, subvenciones y ayudas locales.

5. Crea tu Propuesta de Valor

Tu propuesta de valor es la razón por la que los clientes elegirán tu producto o servicio. Aquí, debes comunicar claramente qué problema resuelves y por qué tu oferta es especial. ¿Ofreces un producto más asequible? ¿Una experiencia mejor? ¿O un enfoque más personalizado? Testea tu propuesta de valor con amigos o conocidos antes de lanzarla al mercado.

6. Desarrolla un Plan de Marketing

Un buen producto no tendrá éxito si nadie lo conoce. Aquí es donde entra el plan de marketing. Define cómo llegarás a tu audiencia, a través de qué canales y con qué mensajes. Define una voz de marca auténtica y coherente.

7. Establece un Plan de Operaciones

Tu plan de operaciones es la estrategia que guiará el funcionamiento diario de tu emprendimiento. Incluye procesos clave, gestión de inventario, logística, producción y cualquier otra área que asegure que todo funcione correctamente.

Diseño de Proyectos: Siete Pasos para la Optimización

El diseño del proyecto es una de las fases iniciales de su ciclo de vida donde se planifican ideas, procesos, recursos y entregables. Esta fase suele crearse antes que el plan del proyecto, ya que brinda una descripción general, mientras que un plan del proyecto contiene información más detallada. Un proceso de diseño de proyectos exitoso se desarrolla en 7 pasos, que incluyen desde la definición de metas y objetivos básicos hasta la consolidación de tu estrategia. Esto te permitirá mantenerte organizado al momento de gestionar un proyecto nuevo.

Estos medios visuales incluyen una variedad de métodos, como diagramas de Gantt, tableros Kanban y diagramas de flujo. Al proporcionar una representación visual de la estrategia de tu proyecto podrás brindar mayor transparencia entre los participantes y aclarar diferentes aspectos del proyecto, incluyendo la viabilidad general.

Los 7 Pasos del Diseño de Proyectos:

Paso 1: Definir los objetivos del proyecto

En el primer paso debes definir los objetivos de tu proyecto. Para empezar, organiza una primera reunión de ideación en la que establezcas el cronograma general y los entregables del proyecto. Considera los requisitos del proyecto y los participantes. ¿Qué problema estás intentando solucionar? Empieza por escribir una breve descripción del proyecto y de quiénes participarán. Una vez que hayas delineado los objetivos básicos del proyecto, determina los objetivos más concretos en detalle. Usa objetivos SMART al comenzar el diseño de tu proyecto para visualizar mejor hacia dónde avanzas.

Paso 2: Determina los resultados

A continuación, define los resultados del proyecto. Estos suelen ser más detallados que los establecidos en la fase inicial de planificación de objetivos e incluyen las tareas específicas que completarás durante el proyecto. Te recomendamos consultar las metodologías de gestión de proyectos más populares para decidir cuál se adapta mejor a las necesidades de tu proyecto. Para proyectos complejos, aplica la metodología ágil con iteraciones para dividir tareas grandes en sprints cortos. Para proyectos más tradicionales, aplica el método de gestión en cascada que proporciona un enfoque detallado paso a paso.

Paso 3: Identificar riesgos y limitaciones

Luego de determinar los resultados, identifica los riesgos y obstáculos de tu proyecto. Evalúa los aspectos de tu proyecto que podrían constituir posibles riesgos para evitar malgastar tus recursos durante la ejecución del proyecto. Para identificar los riesgos y las limitaciones, establece las herramientas de gestión de recursos necesarias, los fondos y los plazos requeridos. Trabaja con los participantes y los equipos del proyecto para minimizar o resolver estas limitaciones antes del inicio del proyecto. Usa un registro de riesgos para analizar, documentar y resolver los riesgos que surjan.

Paso 4: Usar medios visuales para perfeccionar la estrategia del proyecto

Una estrategia de proyecto es una hoja de ruta visual de tu proyecto que te permite comunicar el propósito a los miembros del equipo. Crea tu estrategia usando un medio visual que puedas compartir con los participantes. Existen varios medios visuales disponibles que puedes elegir:

Dado que cada herramienta visual tiene sus propias características, la ayuda que elijas dependerá de las preferencias de tu equipo. Analiza las funcionalidades de cada una de las herramientas visuales antes de implementarla para diseñar tu proyecto. Examina el nivel de detalle, la facilidad de uso y la apariencia visual de cada herramienta para poder encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Paso 5: Calcular el presupuesto

A continuación, calcula el presupuesto de tu proyecto para poder asignar tus recursos. Tu presupuesto debe tener en cuenta la rentabilidad del proyecto, los recursos disponibles y el trabajo externo necesario. En algunos casos, también deberás ajustarte al presupuesto establecido por el equipo directivo para poder ejecutar los entregables del proyecto. Es posible que el equipo directivo deba revisar o aprobar tu presupuesto. Una vez aprobado, puedes comenzar a asignar responsables, redactar documentos y crear tareas para tu proyecto. Al momento de asignar recursos, prueba implementar procesos automatizados usando un software de automatización para mejorar la eficiencia y reducir los errores del proyecto.

Paso 6: Crear un plan de contingencia

Antes de empezar a asignar tareas, te recomendamos crear un plan de contingencia, es decir, un plan de respaldo para afrontar los riesgos y limitaciones del proceso descritos anteriormente. Un plan de contingencia te ayudará a resolver los problemas que surjan en tiempo real y a optimizar la eficiencia. Para crear un plan de contingencia, organiza tus riesgos usando un diagrama de Gantt o una herramienta de cronograma y elabora un plan para cada uno. Una vez que hayas creado un plan para cada riesgo, estarás listo para comenzar a ejecutar tu proyecto. Usa las vistas de Lista, de Cronograma y de Calendario para visualizar el plan de tu proyecto de la forma que te resulte más útil.

Paso 7: Documentar los hitos

Durante el paso final, registra los hitos de tu equipo. Esto sirve para garantizar que el trabajo se realice a tiempo y para identificar fácilmente las inconsistencias a medida que surjan. Puedes hacer esto con un software de gestión de proyectos para que los participantes puedan acceder a la información y visualizar el progreso del proyecto. Te recomendamos gestionar estos hitos hasta el final del proyecto para garantizar que las tareas se finalicen a tiempo. Comunícate regularmente con todos los involucrados del proyecto para mantener las dependencias de las tareas bajo control y garantizar que se cumplan los objetivos a corto plazo.