Digitalización de Procesos de Negocio: Impulso a la Eficiencia y Competitividad Empresarial

Los avances tecnológicos han cambiado la forma en que empresas y empleados desarrollan su actividad, y lo seguirán haciendo en los próximos años. En este contexto, la digitalización es esencial para que una empresa se mantenga competitiva y se adapte a un entorno en constante evolución.

¿Qué es la Digitalización de Procesos de Negocio?

La digitalización de los procesos implica la transformación de las actividades tradicionales de una empresa en flujos de trabajo digitales y automatizados. En términos generales, la digitalización de las empresas es el proceso de convertir o adaptar las funciones y operaciones del mundo analógico al entorno digital. Por ejemplo, si las cuentas de un negocio se registran en grandes libros de papel y se guardan en archivadores, con la transformación digital, dicha contabilidad se puede hacer en un ordenador.

Las nuevas tecnologías permiten capturar, almacenar y procesar datos e información de una manera más eficiente. Pero digitalizar procesos no implica solo convertir algo que antes se hacía de manera manual o con documentos en papel en un flujo automatizado o en un archivo digital, sino que aporta mucho más. La tecnología digital es capaz de mejorar los procesos empresariales, optimizando recursos y, consecuentemente, incrementando la competitividad y rentabilidad de las empresas.

Para que una empresa se considere digitalizada debe transformar, siempre que sea posible, aspectos relacionados con su modelo de negocio: cadena de producción, gestión administrativa, consumo o pagos, entre otros. La digitalización de procesos se ha convertido en el pilar fundamental de la transformación digital corporativa.

Importancia y Contexto de la Digitalización

La transformación digital del tejido empresarial es un reto imprescindible para los emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas. La conectividad ofrece oportunidades organizativas y culturales y está, cada vez más, ligada al modelo de negocio. Transformar los procesos empresariales a través de la tecnología mejora la eficiencia, la productividad y la capacidad de adaptación de las organizaciones, haciéndolas más ágiles e innovadoras.

Muchas organizaciones todavía dependen de procesos documentales manuales, donde los datos se introducen a mano, los documentos físicos se almacenan en diferentes sistemas aislados y la información crítica se pierde entre correos electrónicos y carpetas. Mantener procesos basados en papel o en la gestión manual de PDFs genera costes ocultos masivos. En el caso de las pymes, la transformación digital también ha traído consigo oportunidades para obtener un rendimiento económico más elevado, lo que se traduce en mayor productividad, menores costes de producción o mayores ventas, por ejemplo.

Digitalización de Procesos vs. Transformación Digital

Es importante distinguir entre la digitalización de procesos y la transformación digital en un sentido más amplio. La transformación digital es la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa, cambiando fundamentalmente la forma en que opera y brinda valor a sus clientes. Ayuda a una organización a seguir el ritmo a las demandas emergentes de los clientes, manteniéndolas en el futuro. Permite que las organizaciones compitan mejor en un entorno económico que cambia constantemente a medida que la tecnología evoluciona. La tecnología impulsa la necesidad de la transformación digital y respalda la digitalización de una organización.

Es posible que, cuando se piensa en digitalizar un negocio, lo primero que venga a la cabeza sea crear una página web. Sin embargo, eso es solo una parte de una digitalización mayor. La digitalización de procesos es una pieza fundamental dentro de este gran rompecabezas.

Beneficios Clave de la Digitalización de Procesos para las Organizaciones

La digitalización de procesos empresariales es clave para mejorar la eficiencia operativa y gestionar la información de forma inteligente. Algunas de las razones por las que es importante la digitalización de procesos son:

• Mayor eficiencia operativa: Permite automatizar tareas repetitivas y manuales y eliminar papeleo, lo que redunda en un ahorro de tiempo, una reducción de errores y una optimización de las operaciones.
• Reducción de costes: Almacenar y administrar documentos digitalmente es más económico una vez amortizada la inversión tecnológica necesaria. Se evitan costes asociados con manejo, almacenamiento e impresión de documentos. Automatizar procesos también puede implicar la eliminación de puestos de trabajo de bajo valor añadido, lo que supone reducir costes laborales.
• Mejora de la comunicación y colaboración: El correo electrónico, las videoconferencias, los softwares de gestión de proyectos o las herramientas de colaboración online facilitan el trabajo en equipo, sin importar desde dónde se conectan los empleados.
• Mejor experiencia del cliente: Contribuye a mejorar la experiencia y la satisfacción del cliente, por ejemplo, ofreciéndoles la posibilidad de realizar un proceso de contratación de un servicio de una manera totalmente digital e independiente, o atendiendo posteriormente sus consultas mediante un chatbot. Esa misma digitalización también contribuye a tener un mayor conocimiento de las necesidades y preferencias de los consumidores (gracias al Big Data), lo que ayuda a que las empresas puedan personalizar productos y servicios. Un mundo basado en datos permite entregar una experiencia de cliente completa, "a tiempo y en su totalidad". Desde la experiencia del cliente, no es la rapidez con que la organización responde el teléfono, sino la rapidez con que el cliente puede completar un pedido.
• Mayor preparación para los cambios: La digitalización es esencial para que una empresa se mantenga competitiva y sea capaz de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o en las demandas de sus clientes. De no hacerlo, pueden quedarse rezagadas frente a sus competidoras.

De hecho, según el informe The future of jobs de 2023 del Fondo Monetario Internacional, la adopción de tecnología seguirá siendo un motor clave de la transformación empresarial en los próximos cinco años. El estudio señala que más del 85 % de las organizaciones encuestadas identifican una mayor adopción de nuevas tecnologías y la ampliación del acceso digital como las tendencias que tienen una mayor probabilidad de impulsar la transformación en su organización. Dentro de estas tecnologías, la Inteligencia Artificial, el Big Data o la computación en la nube son las que despiertan un mayor interés en las empresas.

Del Proceso al Dato: Un Cambio de Paradigma

Un viaje de transformación digital mueve una organización de un mundo definido por el proceso a un mundo basado en datos. En el mundo actual, las empresas se construyen mediante procesos, intentando desarrollar procesos de alto nivel. Herramientas como Six Sigma están diseñadas para perfeccionar y mejorar esos procesos para crear eficiencia, enfoque y mejora en la calidad. En contraste a esto, la transformación digital reduce los procesos que una empresa hace o podría hacer en la actualidad, automatiza el trabajo que la gente realiza y convierte el proceso en software. Lo que queda son datos. Lo digital convierte los procesos en datos.

Esto permite a las organizaciones ver su negocio a través del lente de los datos en lugar del objetivo del proceso. De repente, los datos dejan claro que la gente importa y que la experiencia del cliente importa. En un mundo basado en datos, una organización puede reconsiderar muchas de sus suposiciones antiguas.

• Cuando Airbnb, por ejemplo, se separó de los procesos y se centró en los datos, se dio cuenta de que la empresa no necesita poseer activos físicos (hoteles). Los aspectos de un negocio hotelero que lo hicieron competitivo en un mundo impulsado por procesos se paralizaron en un mundo impulsado por los datos.
• Otro ejemplo de replanteamiento de suposiciones en un mundo basado en datos es el de los procesos de recursos humanos. Las empresas desarrollaron la experiencia de sus empleados en torno a los procesos de recursos humanos que prestan servicio a los empleados, como la nómina de sueldos, los beneficios, las comunicaciones de los empleados y el reclutamiento.

La velocidad es la nueva moneda en los negocios. Las organizaciones deben ser rápidas a la hora de cumplir con las necesidades o expectativas de los clientes y empleados en un mercado competitivo. A medida que una organización se adentra cada vez más en un mundo automatizado definido por software, se mueve cada vez más rápido porque surgen los datos y sus importantes asociaciones. Eso permite la transformación de lo que hace la empresa. En un mundo impulsado por procesos, estos deben ser rutinarios y permitir obtener de manera consistente el resultado definido. La transformación digital transforma los procesos, lo que hace que sea más rápido y más confiable concentrarse en lo que se debe hacer en lugar de quedar atrapada en el esfuerzo de obtener los procesos correctos. En un mundo basado en datos, una organización tiene el contexto completo de las expectativas de los clientes, empleados o usuarios finales. Por lo tanto, puede cambiar drásticamente dónde está el valor.

El Rol Crítico de los Datos y la Analítica en la Digitalización

Los datos son los habilitadores de nuevas tecnologías y soluciones, y donde se derivan los conocimientos empresariales importantes y procesables. El potencial para llegar a nuevos clientes es un factor crítico en la adopción de la digitalización, y la digitalización de los canales de venta es simplemente una respuesta a las preferencias cambiantes de los clientes. Por ejemplo, el uso generalizado de teléfonos inteligentes y velocidades de internet más rápidas cambiaron la forma en que los consumidores compran productos y hacen uso de los servicios. Los datos son clave para entender a los clientes y sus preferencias.

• Los datos estructurados, como los que provienen de los sistemas de CRM, ayudan a las organizaciones a generar información sobre sus clientes en función de sus compras anteriores y transacciones históricas.
• Las organizaciones también pueden recopilar datos desestructurados de los clientes de las redes sociales y escuchar lo que sus clientes quieren a través de sus publicaciones, comentarios y sentimientos online.

Además, los datos de los clientes ayudan a las organizaciones a adaptar sus canales de venta para servicios y compromisos más personalizados. Los datos sobre cuándo, cómo, dónde y por qué se utilizan los productos brindan a los ingenieros de productos, diseñadores y fabricantes información sobre cómo mejorar e innovar sus productos.

A medida que el panorama empresarial se vuelve cada vez más competitivo, son cada vez más las empresas que no pueden permitirse las ineficiencias que les cuestan tiempo y dinero. Por ejemplo, cada vez son más los aviones que están siendo equipados con sensores que miden el rendimiento operativo. Un único avión puede estar equipado con sensores que pueden generar 20 terabytes de datos después de una hora de vuelo. Esto permite a las aerolíneas elaborar planes de mantenimiento preventivo y extender la vida útil de sus aviones. Lo mismo ocurre con las empresas de fabricación.

A medida que continúa la transformación digital, las empresas están empezando a comprender que se debe hacer más con los datos. Los datos brutos por sí solos no generan información para impulsar el crecimiento del negocio. Más bien, son los análisis derivados de los datos los que crean un valor verdadero. El Internet of Things (IoT) ofrece nuevas fuentes de datos y la tecnología está evolucionando para recopilar, procesar y almacenar esta información. Los análisis de los datos de IoT, en particular cuando se combinan con otros datos comerciales, proporcionan información sobre el negocio, lo que ayuda a las organizaciones a comprender mejor los deseos y necesidades de sus clientes y, en última instancia, a diferenciarse de sus competidores.

Ejemplos Prácticos de Digitalización en Empresas

¿De qué manera pueden las empresas introducir la digitalización de procesos en sus actividades? Los avances tecnológicos son muchos y, por tanto, también son muchas las opciones:

• Una empresa de servicios, por ejemplo, puede implementar un software de gestión documental para facilitar un almacenamiento seguro de la documentación y un acceso rápido a ella desde cualquier punto.
• Una compañía industrial, por su parte, puede automatizar su cadena de producción recurriendo a robots y al Internet de las Cosas, incrementando la eficiencia de sus tareas de fabricación.
• Cualquiera de ellas puede recurrir al monitoreo y análisis en tiempo real de sus procesos a través de técnicas de analítica avanzada, para identificar patrones o errores y para tomar decisiones.

El Internet of Things (IoT) hace posible que tengamos hogares inteligentes, fábricas inteligentes y ciudades inteligentes. Los vehículos autónomos están empezando a cambiar la industria del transporte. Esta transformación digital que barre las industrias por sorpresa no sería posible sin datos.

La Cultura del Dato: Clave para la Supervivencia y la Innovación

Para poder aprovechar de manera efectiva el valor que se puede obtener del análisis de datos, se debe hacer un cambio cultural en la forma en que las organizaciones abordan el análisis. Ya no miramos los datos por lo que ya sabemos (o creemos que sabemos). En su lugar, exploramos los datos y los convertimos en una visión accionable, en un ciclo continuo. Esta improvisación conduce a la innovación, que a su vez conduce a optimizaciones y nuevas oportunidades.

La transformación digital de hoy, provocada por la explosión de datos y dispositivos conectados, debe verse como un mundo de oportunidades para las empresas, más que como una amenaza. La clave para la supervivencia, sin embargo, se basa en un cambio cultural que se centra en el valor del análisis de datos. Las empresas que consideran la importancia crítica de los análisis obtendrán el mayor beneficio de sus datos, ahora y en el futuro. Las organizaciones que invierten en la recopilación y el análisis de datos evitarán su desaparición en la era digital. Innovar y generar nuevas ideas sobre cómo utilizar estos conocimientos para crear nuevos productos y mejorar las experiencias de los clientes es el siguiente paso en el proceso.