ERP Estándar vs. Desarrollo a Medida: ¿Cuál es la Mejor Solución para Su Empresa?

Cuando una empresa decide empezar con un proceso de transformación digital, además de contar con una estrategia de digitalización donde se establecerán los objetivos a conseguir, también deberá escoger las herramientas y plataformas necesarias para llevar a cabo dicha digitalización. La elección de un nuevo ERP es una decisión crítica y es en este punto, cuando surge la gran duda: ¿apostar por un ERP a medida o por un ERP estándar? En este artículo, exploraremos estas dos alternativas y analizaremos cuál puede ser la mejor opción para usted.

¿Qué es un ERP Estándar?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema completo que ayuda a administrar y controlar todos los recursos, procesos y operaciones de manera integral. Ofrece una plataforma centralizada que cubre desde la gestión de inventario y compras hasta la contabilidad y el seguimiento de ventas. Un ERP centraliza la información en un solo sistema, lo que le permite acceder de manera más rápida y precisa a los datos relevantes.

Los sistemas ERP ya forman parte del día a día de la operativa de miles de empresas de diversos tamaños y de sectores de actividad muy diferentes entre sí. La principal ventaja del ERP genérico reside precisamente en el hecho de que sean productos muy probados por múltiples usuarios diferentes, lo que garantiza su condición de soluciones fiables. Además, pueden presumir de un reducido plazo de implantación y de nutridos servicios de soporte.

Ventajas del ERP Estándar

Algunas ventajas de usar un ERP estándar incluyen:

• Optimización de procesos: Un ERP integra y automatiza los diferentes departamentos y funciones de su empresa, lo que le permite lograr una mayor eficiencia y productividad.
• Toma de decisiones informada: Al contar con información en tiempo real y reportes personalizados, usted y sus directivos pueden tomar decisiones más acertadas y estratégicas.
• Mejora de la colaboración: Un ERP facilita la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos, fomentando un flujo de trabajo más eficiente y una mejor coordinación.

Al automatizar y agilizar los procesos empresariales, un ERP permite una mayor eficiencia y productividad. Usted y sus empleados pueden realizar tareas de manera más rápida y precisa, lo que libera tiempo para actividades estratégicas y de mayor valor. Un ERP proporciona informes y análisis en tiempo real, lo que le permite tomar decisiones basadas en datos con mayor precisión. Esto ayuda a identificar áreas de mejora, optimizar los recursos y responder de manera ágil a los cambios del mercado. Un ERP puede proporcionarle una base sólida para el crecimiento empresarial.

Limitaciones del ERP Estándar

A pesar de sus numerosos beneficios, un ERP estándar puede tener algunas limitaciones que usted debe tener en cuenta:

• Costos iniciales y de implementación: Comprar e instalar un sistema ERP puede ser caro y necesitar mucho tiempo y recursos. El costo de las licencias puede ser elevado para empresas medianas y pequeñas.
• Adaptabilidad limitada: Al ser un sistema estandarizado, es posible que el ERP no se ajuste perfectamente a los procesos y necesidades únicas de su empresa, lo que puede requerir modificaciones o personalizaciones adicionales. La empresa tiene que adaptarse al software y no al revés.
• Curva de aprendizaje: Usted y sus empleados pueden necesitar tiempo para familiarizarse con el nuevo sistema y adaptarse a sus funcionalidades.
• Dificultad de cambio: A veces los ERP estándar suponen ser cautivo del proveedor, dificultando cambiar el software implantado.

Desarrollo a Medida: ¿Qué Implica?

El desarrollo a medida es crear una solución tecnológica especial para su empresa. En lugar de usar un sistema estándar, se genera un software personalizado para sus necesidades únicas. Un software ERP a medida (o Custom ERP en inglés) es aquel que ha sido creado desde cero para adaptarse completamente a los procesos empresariales de una empresa. El desarrollo suele estar hecho por un desarrollador profesional (bien sea una persona, un equipo o una empresa). Las empresas que suelen tener o requerir un software ERP a medida son aquellas con procesos empresariales muy específicos. Al tener un software que se adapta íntegramente al proceso, la empresa obtiene un valor distintivo frente a la competencia.

Ventajas del Desarrollo a Medida

Un desarrollo a medida ofrece las siguientes ventajas:

• Adaptabilidad total: El software desarrollado a medida se ajusta precisamente a los procesos y necesidades de su empresa, proporcionando una solución altamente personalizada.
• Escalabilidad: A medida que su empresa crece y evoluciona, el software a medida puede adaptarse y ampliarse para satisfacer nuevas demandas y requisitos.
• Flexibilidad: El desarrollo a medida le permite realizar cambios y mejoras según sea necesario, lo que le brinda un mayor control sobre el software utilizado.
• Diferenciación: Un ERP a medida también puede ser el elemento de diferenciación con la competencia.

Limitaciones del Desarrollo a Medida

Sin embargo, también existen algunas limitaciones a tener en cuenta:

• Costos y tiempo de desarrollo: En ocasiones, si el análisis inicial no se realiza correctamente, el desarrollo a medida puede ser más costoso y llevar más tiempo en comparación con la implementación de un sistema ERP estándar. Para evitar esto se debe realizar un levantamiento de necesidades detallado al inicio del proceso y llevar un estricto control del proyecto. A la larga, se convierte en una opción mucho más cara que un ERP estándar. Mantener un ERP a medida es una tarea interna, y por tanto, tendrá que tener en cuenta los costes adicionales e imprevisibles. Cada vez que la empresa necesita un nuevo módulo, una integración o una actualización, debe invertir en programación a medida, lo que dispara el presupuesto año tras año.
• Riesgo de dependencia: Si usted opta por un desarrollo a medida, su empresa puede volverse dependiente del equipo de desarrollo para el mantenimiento y las actualizaciones futuras del software. Implantando un ERP a medida dependerás siempre de la empresa que lo desarrolle, debido a que nadie más tiene los conocimientos necesarios para hacerlo.
• Menor seguridad: La seguridad es un punto importante a tener en cuenta a la hora de implantar una solución en la empresa, ya que en el caso de los ERP a medida, se centran más en adaptarse a tu forma de trabajar y no en garantizar la seguridad al 100%.
• Escasa flexibilidad para crecer: Los procesos empresariales evolucionan con rapidez y un ERP a medida rara vez consigue adaptarse al mismo ritmo, generando cuellos de botella e ineficiencias.
• Problemas de compatibilidad tecnológica: Muchos de estos sistemas no están preparados para integrarse fácilmente con otras aplicaciones o con nuevas tecnologías del mercado.

Comparativa Detallada: ERP Estándar vs. Desarrollo a Medida

El hecho de que haya mercado para los ERP a medida da a entender que tienen aspectos interesantes para bastantes compañías. Sin embargo, su elevado coste tanto de desarrollo como de despliegue desaconseja su adopción en PYMES, para las cuales no es tan importante el nivel de detalle de cada módulo como que tenga robustez, versatilidad, integración, soporte y actualizaciones.

Es cierto que las dos opciones, tanto el ERP a medida como el ERP estándar, tienen sus pros y sus contras. El factor decisivo para muchos clientes suele ser el precio, aunque obviamente el ERP a medida será más caro.

Costos e Implementación

El costo de un ERP es más que solo la licencia. Implementar un ERP como SAP puede costar entre €100,000 y varios millones, dependiendo del tamaño y la complejidad. A esto se suman los costos de consultoría de implementación, capacitación, personalizaciones y los costos de integración con los sistemas existentes. Un artículo de Evaluando ERP, el costo de un ERP puede ser equivalente a la inversión en licencias de software y los gastos de aplicación técnica, es decir, USD 1 en la inversión para la implementación por cada USD 1 invertido en software.

El software personalizado tiene un costo inicial más transparente pero igualmente variable. Un MVP funcional puede comenzar desde €30,000-€60,000, mientras que una plataforma completa puede requerir €150,000-€500,000. La ventaja es que se paga solo por lo que se necesita, sin módulos sobrantes. En ambos casos, el mantenimiento anual suele ser del 15% al 25% de la inversión inicial. Atención: en algunas implementaciones de ERP estándar hay una serie de costes ocultos que puede que no sean indicados al principio.

Integración con Sistemas Existentes

Uno de los factores más subestimados es la integración. Un ERP típicamente asume que será el sistema central, pero la realidad es que las empresas ya tienen herramientas específicas (CRM, comercio electrónico, logística, BI) que no quieren abandonar. Las integraciones de ERP tienden a ser costosas y rígidas. El software personalizado se construye desde el principio teniendo en cuenta su ecosistema tecnológico. Puede diseñar APIs que se conecten precisamente con sus herramientas existentes sin un middleware costoso o adaptadores frágiles.

Tabla Comparativa: ERP Estándar vs. Desarrollo a Medida

El Enfoque Híbrido: Lo Mejor de Ambos Mundos

Muchas empresas optan por una estrategia híbrida: utilizan un ERP para funciones estandarizadas (contabilidad, RRHH, inventario básico) y desarrollan software personalizado para procesos diferenciadores (portal de clientes, configurador de productos, motor de precios). Este enfoque reduce el riesgo y el costo. Se aprovecha la madurez del ERP donde la diferenciación no importa y se construye una ventaja competitiva donde sí importa. La clave es una arquitectura de integración sólida que permita que ambos mundos se comuniquen sin problemas.

También, hay empresas que combinan un ERP estándar y los conectan con pequeños programas desarrollados para ciertos procesos muy específicos. Es decir, el 80-90% de la carga de funcionalidades y datos de la empresa está en el ERP estándar, pero, debido a lo específico de la actividad de la empresa, hace falta un mini programa desarrollado para uno o varios procesos concretos.

Casos de Estudio: Experiencias Reales

TIC Portal ha realizado una investigación propia en la cual se han entrevistado a expertos en ERP de varias empresas.

Caso 1: Empresa de Distribución

Una empresa de distribución adquirió su software ERP a medida por imposición de su proveedor principal hace más de 10 años. Este proveedor tenía la necesidad de adquirir un ERP. Como el proveedor quería tener una buena sincronización con sus distribuidores, lo hizo para todos. De esta forma, todas las empresas de su red (entre ellas la empresa de distribución) tenían una buena conexión y unos recursos básicos automatizados. Esa herramienta les ha sido de gran ayuda hasta este momento.

No obstante, la empresa de distribución ha crecido y se les ha quedado pequeño. El ERP a medida está hecho en un lenguaje que ya está bastante anticuado, por lo que no se puede hacer más desarrollo. El desarrollador les ha dicho que para ello, habría que volver a comenzar de nuevo. La empresa proveedora que les había impuesto el software les ha dicho que no van a volver a hacer un software a medida a corto plazo. Por lo tanto, la empresa de distribución ha empezado a investigar las diferentes oportunidades del mercado.

Como la solución inicial no fue creada originalmente para ellos y la tuvieron que parchear para ajustarla a ellos, se replantean si lo quieren a medida o estándar. Otro motivo por el que se están decantando más por un software ERP estándar es por su ventaja económica.

Caso 2: Empresa Textil

Una empresa textil ha instalado un sistema ERP estándar para el sector del comercio textil para sustituir el Custom ERP que tenían desde hace 25 años. Este reemplazo se da porque la empresa ha crecido y, junto con ella, sus necesidades. Al principio, viendo la gran adaptabilidad de un ERP a medida, querían desarrollar a medida de nuevo. De hecho, el desarrollador del primer ERP empezó a hacerlo para Windows, pero les recomendó buscar un software vertical para su actividad. En la actualidad, ya han escogido un software ERP para el sector textil.

Como acaban de comenzar, el gerente reconoce que les está costando el cambio de un software al que estaban acostumbrado a uno nuevo. Debido a que todo el personal está acostumbrado al sistema anterior, el cambio se suele hacer cuesta arriba e, incluso, es normal que el personal cometa pequeños errores por proceder de la manera antigua. A pesar de que el sistema ya no está hecho a medida, el gerente ve la implementación como algo positivo.

Caso 3: Grupo de Producción de Alimentos y Distribución

El tercer caso es el de un grupo de producción de alimentos y distribución. Ellos tenían un ERP a medida desarrollado sobre AS400 (sistema introducido por IBM en 1988) que ha estado funcionando durante 20 años. Este software fue desarrollado para una de las empresas del grupo, por lo que sufrió muchos parches para adaptarse al resto de empresas. Por tanto, la conexión entre el software ERP a medida y los distintos programas daba problemas a veces. Esto hacía que datos faltaran o estuvieran duplicados, lo que hacía que no fuera del todo fiable.

Debido a todos estos problemas decidieron cambiar de software ERP y, al ver las distintas posibilidades, se decantaron por un ERP estándar. Respecto a las actualizaciones, cuando estaba el ERP a medida, era la empresa la responsable de las actualizaciones. Ahora, el proveedor se encarga de hacer constantemente actualizaciones para mejorar las funciones generales. Por ejemplo, cuando entró en vigor la ley que hacía obligatorio para cierto tipo de empresas el tener la facturación conectada al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), la empresa tuvo que hacer un gran esfuerzo para poder cumplir con la ley. Atención: Cuando el desarrollador de un ERP a medida es una empresa o equipo, se puede establecer un contrato para que hagan el soporte y las actualizaciones (legales y de seguridad, no desarrollo). Sin embargo, muchas pymes contratan desarrolladores particulares para los desarrollos de su software. En este caso, es la propia empresa la que tiene que estar pendiente de estos asuntos legales y de actualizaciones.

Factores Clave para Tomar la Decisión Correcta

En Consisa, comprendemos que cada empresa es única y tiene necesidades y objetivos específicos, considerando el número de colaboradores, presupuesto y recursos que se pueden asignar de acuerdo a su operación. Nuestro enfoque consiste en evaluar detenidamente esas necesidades y brindarle asesoramiento personalizado para ayudarle a elegir entre un ERP o un desarrollo a medida.

Realizamos un análisis exhaustivo de los procesos, requisitos y desafíos específicos de su empresa. Evaluamos cómo un sistema ERP puede satisfacer esas necesidades o si un desarrollo a medida sería más adecuado para abordar los aspectos únicos de su negocio. Tenemos en cuenta el tamaño de su empresa y la complejidad de sus procesos empresariales. Un ERP estándar puede ser más adecuado para empresas más pequeñas con procesos menos complejos, mientras que un desarrollo a medida puede ser la opción ideal para empresas más grandes o con requisitos muy particulares.

Consideramos sus objetivos y metas a largo plazo. Cuando decides iniciar un proceso de transformación digital en tu empresa es importante que tengas claro el porqué. Qué objetivos y metas quieres conseguir mediante la digitalización y qué hoja de ruta vas a seguir para conseguirlo (presupuesto, cambios a realizar, herramientas a implementar, metodología de trabajo, etc.). Antes de escoger una solución de software empresarial determinada analiza qué necesidades o aspectos de tu día a día necesitas cubrir y determina qué funcionalidades debería tener el ERP. Si conoces las necesidades que debe cubrir el ERP, es el momento de analizar las funcionalidades que ofrece un ERP. Los tiempos de implementación también son un factor importante a tener en cuenta. Una vez tienes todos estos aspectos resueltos, es momento de pasar a la acción.

Ejemplo de ERP Estándar: Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es un ERP genérico que aglutina todas las características que una PYME necesita de un sistema de gestión empresarial. Por una parte, reúne todos los módulos operativos de una empresa en una sola aplicación: finanzas, ventas, envíos, fabricación, administración de proyectos y servicio al cliente. Por otra parte, se integra con otras aplicaciones de negocio muy extendidas (las que componen la suite Microsoft 365) y muy útiles (Microsoft Power BI), proporcionando una experiencia de usuario sin fisuras.

Además, el hecho de que sea un ecosistema cerrado no quiere decir que no exista margen de personalización: Business Central permite la conexión con aplicaciones de negocio creadas con Power Apps (líder en soluciones low-code) para aumentar sus capacidades y adaptarlas a las necesidades de cada organización.