Diagrama de Flujo para Microempresas: Ejemplos y Guía Detallada

En el mundo empresarial, los procesos son fundamentales. Tener procesos robustos, ágiles y eficientes es crucial para cualquier empresa. Pero, ¿cómo estudiar un proceso? ¿Qué estudiar y por dónde empezar? En este artículo, te explicaremos cómo puedes hacerlo mediante un diagrama de flujo.

¿Qué es un Diagrama de Flujo?

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina, utilizando una serie de elementos visuales que ayudan a dibujar cada paso.

Importancia de los Diagramas de Flujo en las Microempresas

Cualquier organización, por pequeña que sea, tendrá varios procesos. Un diagrama de flujo ayudará a visualizar y mejorar estos procesos y, en definitiva, a llevar una mejor gestión empresarial. No cabe duda de que si un diagrama de flujo es útil en una pequeña empresa, imagina lo esencial que se puede convertir dentro de una organización con más de 50 o 100 empleados.

Las organizaciones, entre más grandes, más complejos serán sus procesos, y es aquí donde un diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por los cuales se desarrolla cada uno de sus procesos. Un diagrama de flujo ayudará a visualizar y mejorar estos procesos y en definitiva a llevar una mejor gestión empresarial.

Simbología de los Diagramas de Flujo

A la hora de representar y dibujar un diagrama de flujo, existe una simbología comúnmente aceptada. ANSI (American National Standards Institute) ha publicado una lista con símbolos que nos ayudan a realizar diagramas de flujos a la hora de representar actividades y el flujo de las mismas.

Tipos de Diagramas de Flujo

En internet podrás encontrar muchos artículos e infinidad de clasificaciones a la hora de enumerar los tipos de diagrama de flujo que existen. Aquí te presento dos tipos principales:

• Diagrama de flujo por bloques: Se dibujan los pasos del proceso, pero sin entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso.
• Diagrama de flujo funcional: Se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso.

Veamos esto con un ejemplo. Supongamos que en una empresa, para el proceso “Recepción y Pago de facturas a Proveedores” existen sólo dos métodos para el pago de facturas: confirming y transferencia bancaria.

Ejemplo de Diagrama de Flujo por Bloques

Ejemplo de Diagrama de Flujo Funcional

Fíjate cómo este diagrama funcional ofrece bastante más detalle que el anterior. ¿Te has percatado también en los conectores A y B que aparecen en el listado de simbología y cómo los utilizo en este diagrama? A veces, usar este símbolo de conector te ayuda a simplificar mucho el dibujo de tu diagrama de flujo.

Pasos para Crear un Diagrama de Flujo

Ya sabes lo que es un diagrama de flujo, para qué sirve, los beneficios y características de un diagrama de flujo y, además, conoces los tipos más comunes de diagramas de flujo y la simbología utilizada comúnmente a nivel mundial. Si te das cuenta, tienes todos los ingredientes para saber cómo hacer un diagrama de flujo.

1. Definir el Proceso: Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño proceso? ¿Vas a dibujar un gran proceso o vas a dibujar los diferentes subprocesos que componen un gran proceso?
2. Involucrar a las Personas Clave: Son las personas que te van a ayudar a dibujar y representar esos procesos. Qué duda cabe que las personas más idóneas para representar un proceso en un gráfico son las propias personas involucradas en los propios procesos. Reúnelas y explícales el trabajo que quieres realizar para que te puedan explicar con detalle qué pasos realizan.
3. Identificar el Inicio y el Fin: Como toda tarea, debes tener claro dónde comienza y dónde termina cada uno de los procesos que vas a dibujar. Es muy probable que la terminación de un proceso conecte con el inicio de otro proceso antes de entregar tu producto / servicio al cliente. Por lo tanto, identifica bien dónde comienza el proceso (qué tarea, persona o actividad dispara ese proceso) y dónde termina.
4. Resumir los Pasos: Con la información que te han aportado las personas involucradas en los procesos, resume esa secuencia en una serie de pasos que serán los que vas a representar mediante un dibujo. Cada paso dentro del diagrama de flujo podrá contener documentación/información/tareas/ materiales que irán aportando valor para conseguir el objetivo del proceso que estás representando.

Consejos Adicionales

• A la hora de dibujar el diagrama de flujo, si quisieses aprovechar espacio en el formato de papel, lo podrías dibujar de izquierda a derecha e ir bajando el dibujo a medida que vas avanzando con los pasos del proceso.
• Recuerda dibujar los registros de control que puedan existir en dicho proceso.
• Recuerda dibujar los pasos en los cuales hay que tomar una decisión o existe una alternativa en el proceso.

Ejemplos de Diagramas de Flujo en Microempresas

Aquí te presento algunos ejemplos de procesos comunes en microempresas y cómo se pueden representar en un diagrama de flujo:

Proceso de Producción

Este es el momento en el cual se solicita la contabilidad del último ejercicio cerrado y se comienza a estudiar las áreas a auditar mediante un programa de auditoría: inmovilizado, cuentas de clientes, cuentas de proveedores, patrimonio neto, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, etc.

Proceso de Entrega del Servicio

Este es el momento en el cual se comienza a impartir las clases teóricas, prácticas y se resuelven dudas de los alumnos.

Proceso de Análisis de la Solicitud del Cliente

En el cual se estudian las necesidades formativas de los alumnos y sus preferencias de sectores para insertarse en el mercado laboral.

Herramientas para Crear Diagramas de Flujo

En la actualidad, tienes a tu disposición una serie de programas y aplicaciones informáticas cuyo objetivo es elaborar diagramas de procesos. Algunas de las herramientas más populares incluyen:

• Visio: Una herramienta de diagramación que facilita e intuitiva la creación de diagramas de flujo, diagramas, organigramas, planos de planta, diseños de ingeniería y mucho más, con plantillas modernas con la conocida experiencia de Office.
• Edraw OrgCharting: Un potente e innovador software de organigramas que te permite importar y exportar archivos de datos para establecer la estructura organizativa.
• HubSpot: Ofrece plantillas gratuitas para crear diagramas de flujo y entender mejor las etapas, actividades clave y correlaciones entre ellas.

Casos Empresariales de Diagramas de Flujo

Los casos empresariales de diagramas de flujo se definen como implementaciones prácticas que documentan la aplicación exitosa de esta metodología en procesos específicos. Aquí te presento tres áreas críticas:

1. Compra a Proveedores: Optimización de adquisiciones, diferenciando proveedores nuevos versus establecidos.
2. Selección de Personal: Mejora de contratación, considerando candidatos internos y externos.
3. Pedidos de Venta: Eficiencia comercial, optimizando el flujo de pedidos y manejando la disponibilidad de inventario.

Beneficios de Utilizar Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo ofrecen numerosos beneficios para las microempresas:

• Proporcionan una representación visual clara de los pasos involucrados en un proceso empresarial.
• Permiten identificar fácilmente áreas de ineficiencia, cuellos de botella y redundancias.
• Sirven como herramientas de comunicación efectivas, permitiendo a los equipos comprender rápidamente cómo se lleva a cabo un proceso.
• Ayudan a establecer un registro claro y detallado de las operaciones comerciales al documentar cada paso de un proceso.
• Facilitan la toma de decisiones informadas sobre cómo mejorar el proceso, al visualizar claramente el flujo de trabajo.
• Son herramientas flexibles que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio.

Elementos Clave de un Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo completo y comprensible debe incluir los siguientes elementos:

• Entidades: Representan las fuentes externas o destinos de datos dentro del sistema.
• Procesos: Son las actividades o funciones que se llevan a cabo dentro del sistema. Representan acciones específicas que transforman los datos de entrada en datos de salida.
• Almacenes de Datos: Son lugares donde se almacenan los datos dentro del sistema. Pueden ser bases de datos, archivos, registros u otras estructuras de almacenamiento de datos.
• Flujo de Datos: Representa el movimiento de datos entre los elementos del sistema. Indica cómo los datos se transmiten desde una entidad a un proceso, de un proceso a un almacén de datos, o entre diferentes procesos.

Tipos de Diagramas de Flujo Especializados

Existen clasificaciones especializadas que permiten representar diferentes aspectos de los procesos empresariales:

• Flujo de Proceso Simple: Para secuencias básicas.
• Flujo de Decisiones: Para bifurcaciones.
• Flujo de Datos: Para movimiento de información.
• Flujo de Documentos: Para trayectoria documental.
• Flujo de Servicio: Para entrega de servicios.

Etapas en el Proceso de Creación de Diagramas de Flujo

El proceso de creación de diagramas de flujo consta de seis etapas secuenciales que permiten desarrollar representaciones visuales efectivas:

1. Definición del proceso a representar.
2. Localización de etapas destacadas.
3. Realización de borrador.
4. Solicitud de retroalimentación.
5. Trazado del diagrama final.
6. Asignación de roles específicos.