Destructoras de Papel: Herramienta Esencial para la Protección de Datos y el Cumplimiento Normativo (RGPD y LOPD)

En el mundo actual, donde la privacidad de la información es primordial, la gestión responsable de documentos sensibles se ha vuelto esencial. Hoy en día la información es un activo invaluable. Por eso en este artículo te hablaremos de distintos aspectos a tener en cuenta para garantizar la confidencialidad y la protección de datos en empresas, instituciones y hogares.

Con la entrada en vigor de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en España y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa, cumplir con estas normativas es indispensable. Vas a verlo en muchas páginas: “compra ahora una trituradora de papel para estar al día con el RGPD” o “adapta tu empresa al RGPD con una trituradora de papel”. Este tipo de máquinas son importantes para las empresas, pero no son la panacea para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos que entró en vigor el pasado 25 de mayo. Sin embargo, para las empresas, esto significa invertir en una destructora de papel que garantice que los datos destruidos no puedan ser recuperados.

El Cumplimiento Normativo: RGPD y LOPD

La protección de datos personales se ha convertido en una prioridad para las empresas y particulares en los últimos años. Con la entrada en vigor del RGPD las empresas deben tienen aún más responsabilidad sobre los datos que manejan de sus clientes y proveedores. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el RGPD europeo establecen una serie de obligaciones para las empresas que manejan datos personales. El incumplimiento de estas leyes puede resultar en sanciones severas para las empresas, incluyendo multas significativas que van desde los 900 euros a los 600.000 euros. Por lo tanto, proteger los documentos que poseemos tanto en formato físico como digital es una norma básica de toda empresa.

Todas las empresas que almacenan datos personales de clientes, trabajadores o proveedores en papel deben utilizar la destrucción de papel segura, para cumplir con lo estipulado en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

¿Por qué una Destructora de Papel es Crucial para su Empresa?

En tu empresa manejas información importante, tanto de la propia compañía como de clientes o empleados. Información que está contenida en documentos que, cuando ya no son necesarios, tiras a la papelera. Las destructoras deshacen los documentos en tiras o partículas, imposibilitando prácticamente su reconstrucción. Conoce la importancia de las destructoras de papel cuando se tienen documentos confidenciales.

Aunque cada vez se utilizan más soportes digitales, el papel es todavía muy utilizado por empresas, despachos y hasta en el mismo hogar para imprimir documentos importantes. Las empresas o autónomos que manejan datos confidenciales y personales están obligados a la destrucción de dichos datos por lo que se hace necesario la utilización de una destructora de papel.

¿Cómo debe destruir una empresa los papeles? Siempre se puede recurrir a empresas especializadas en la destrucción de este tipo de archivos, pero también se puede optar por adquirir una destructora de papel para la oficina. Estas máquinas son perfectas para empresas pequeñas o que manejan poco volumen de material confidencial. Después de triturar los papeles, debes tirarlos al contenedor de papel.

Estilos de Corte en Destructoras

Existen destructoras de distintos estilos de corte, bien sean las de corte por tiras anchas, o cortes transversales, que sirven para destruir documentación confidencial. Además, influye la cantidad de cortes que estas realizan.

• Corte en tiras: Esta modalidad de corte es la más común entre las destructoras más simples o básicas. Las destructoras de corte en tiras trituran los folios en 36 trozos. Adecuado para información general y documentos internos que no contienen datos sensibles ni personales.
• Corte cruzado (en partículas): Esta modalidad también conocida como corte en partículas ofrece un nivel mucho mayor de seguridad. Las destructoras de corte en partículas efectúan 421 trozos.
• Microcorte: Si deseas proteger con la máxima seguridad tus documentos a destruir, el micro-corte es la elección perfecta. Para la destrucción de documentos altamente confidenciales necesitaremos una destructora de microcorte que destruye las hojas en 2.000 trozos.

Niveles de Seguridad en Destructoras de Papel: Guía Completa (Norma DIN 66399)

Los niveles de seguridad en las destructoras de papel están regulados por la norma DIN 66399 (ISO/IEC 21964), que establece distintos grados de protección de la información según el tamaño de las partículas resultantes tras la trituración. Esta clasificación permite seleccionar el equipo adecuado dependiendo del grado de confidencialidad de los documentos a destruir. Esta normativa establece 7 niveles de seguridad. El nivel de seguridad se determina por el gramaje concreto para las partículas trituradas de los documentos, dependiendo del tipo de documento y el grado de confidencialidad será necesario utilizar una destructora de papel profesional que tenga la capacidad de destruir los documentos hasta reducirlos a trozos del tamaño estipulado.

Clasificación de los niveles de seguridad DIN 66399

La normativa DIN 66399 establece siete niveles de seguridad (P-1 a P-7) en función del tamaño de las partículas tras la trituración. Los niveles de destrucción P3 y superiores son generalmente recomendados para cumplir con los requisitos del RGPD.

¿Cómo Elegir la Destructora de Papel Adecuada para su Empresa?

La elección de una destructora de papel adecuada es crucial para mantener la confidencialidad y cumplir con los estándares de privacidad. Antes de adquirir una destructora, evalúa tus necesidades y opta por el modelo que mejor se adapte a los requisitos de confidencialidad de tu empresa o institución. A la hora de elegir la destructora que mejor se adapte a su empresa debe tener en cuenta donde la va a utilizar y con qué frecuencia. El grado de seguridad requerido por la empresa o entidad es fundamental. Para oficinas estándar, un nivel P-3 o P-4 es suficiente. Sin embargo, para información altamente sensible o clasificada, se recomienda P-5, P-6 o P-7.

Tipos de Destructoras según el Entorno de Uso

Las destructoras de papel varían en diseño y capacidad según el entorno en el que se utilicen.

• Destructora para el hogar: Son ideales debido a su tamaño compacto y eficiente, pudiendo manejar cantidades moderadas de papel. Brindando una solución rápida y eficaz para mantener la privacidad en el ámbito doméstico.
• Destructora de pequeña y mediana empresa: Dependiendo del volumen que necesite triturar y los usuarios que van a utilizar la máquina, tiene distintos modelos que trabajan eficazmente la cantidad entre 250 y 500 hojas al día. En un entorno laboral de una oficina, las demandas son mucho mayores. Teniendo un tiempo de uso de entre 7 a 30 minutos y pudiendo destruir de 10 a 18 hojas cada vez.
• Destructora departamental: Las destructoras departamentales están diseñadas para un uso intensivo con ciclos de trabajo continuo para destruir gran volumen de papel, papelera de gran capacidad e ideal para ser utilizada por varios usuarios al mismo tiempo.
• Destructora de alta seguridad: Diseñadas para empresas que manejan documentos altamente confidenciales.
• Destructora industrial: Para los entornos que generan una cantidad masiva diarios de documentos a destruir, las destructoras industriales son la opción más adecuada. Cuentan con una capacidad de trituración superior y con tiempos de ejecución prolongados. Teniendo un tiempo de uso hasta 45 minutos y pudiendo destruir de 13 a 38 hojas cada vez.

Características Esenciales

Al seleccionar una destructora de papel para cumplir con la LOPD y el RGPD, hay varios factores clave que debe tener en cuenta.

• Nivel de seguridad: Para cumplir con la LOPD, una destructora de papel debe ofrecer un nivel de seguridad alto, como el corte cruzado o el microcorte, que haga imposible la reconstrucción de los documentos destruidos. El corte cruzado garantiza que los documentos se destruyan en fragmentos pequeños, lo que impide que los datos puedan ser reconstruidos.
• Capacidad de hojas: El número de hojas que puede destruir una trituradora al mismo tiempo es otro factor a tener en cuenta. Por ejemplo, una destructora puede permitir destruir hasta 8 hojas de papel A4 de 80 g/m2 en tan solo 3 segundos, o hasta 22-24 hojas.
• Capacidad de la papelera: La capacidad de la papelera integrada es otro aspecto importante. Una papelera con una capacidad de 15 litros, por ejemplo, significa que podrás triturar documentos durante varios días antes de tener que vaciarla. Hay modelos con papelera de 32 o hasta 83 litros.
• Ciclo de trabajo: Algunas destructoras ofrecen ciclo de trabajo continuo, ideales para un uso intensivo. Las destructoras automáticas permiten cargar el papel y realizar otras tareas mientras dura el proceso de destrucción.
• Facilidad de uso y mantenimiento: Es fundamental que la destructora sea fácil de usar y no requiera un mantenimiento complicado. Su mecanismo metálico de corte es duradero y eficiente, lo que minimiza la necesidad de mantenimiento.
• Consumo energético: En una época en la que las empresas buscan reducir su huella de carbono, es importante considerar el consumo energético de los dispositivos de oficina.
• Materiales adicionales: Algunas destructoras están diseñadas para destruir no solo papel, sino también tarjetas de crédito y otros materiales ligeros, lo que las hace versátiles y adecuadas para diversas necesidades de destrucción de documentos.

Consideraciones Adicionales

Las máquinas destructoras de papel suponen un coste para la empresa. Pero no pienses que solo es la inversión inicial en una máquina que te ofrezca la calidad que precisas, por ejemplo que realicen un doble corte y no en tiras. También hay que pensar el tiempo que supondrá a tus empleados o a ti mismo el meter los documentos en la misma, quitar grapas o clips y esperar a que la trituradora responda (muchas veces se calientan y paran). Triturar materiales que no están diseñados para la destructora puede dañar las cuchillas y reducir significativamente la vida útil de la máquina.

Existen empresas, como DCD, que prestan el servicio de destrucción de papel de forma segura. Sin ninguna duda, la mejor opción para una empresa que desea una destrucción de papel segura y confidencial es contratar los servicios de una empresa de destrucción de documentos. Si la empresa quiere cumplir con LOPD de forma correcta, no existen muchas más opciones para destruir el papel de forma segura.

Así que, la próxima vez que te enfrentes al momento de destruir documentos, elige con conocimiento y asegúrate de que tu información esté en las manos correctas, o mejor dicho, en las cuchillas correctas.