Proceso de Demanda y Solicitud de un Sistema ERP

Hoy en día, muchas empresas buscan un sistema ERP para su compañía. El término ERP, o software ERP, se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) es un repositorio central de datos que conecta todos los departamentos de una organización y permite acceder a toda la información de la empresa en cualquier momento y lugar. Las soluciones ERP modernas son plataformas potentes e inteligentes que pueden automatizar tareas manuales, consolidar toda la información relacionada con el inventario, los productos, la fabricación, la distribución y los proyectos, y preparar a las empresas para el éxito en la economía digital. El software ERP sirve para hacerse cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos.

Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes. La información empresarial de diferentes departamentos se reúne en un ERP. Tener una fuente de información central es una condición previa para la integración de procesos empresariales. El ERP automatiza las tareas, los flujos de trabajo y los procesos. El software suma automáticamente las facturas, el inventario se actualiza en tiempo real y las tareas se asignan a los empleados adecuados. Mediante un ERP, los empleados pueden acceder a información que resulta relevante para sus funciones. Todos los datos proceden directamente del ERP. Por ejemplo, un preparador de pedidos consulta una lista de embalaje, mientras que el director financiero estudia la facturación del mes de abril.

El software para enterprise resource planning es adecuado tanto para grandes multinacionales como para empresas medianas y pequeñas. Incluso existen paquetes de ERP que se pueden adquirir a partir de dos usuarios. Anteriormente, solo las grandes organizaciones podían pagar un paquete de ERP debido a los altos costes de inversión, como la compra del software y nuevos servidores con mucha capacidad. Con el surgimiento de ERPs en la nube, el software empresarial también se ha vuelto accesible para organizaciones sin muchas posibilidades de inversión.

Beneficios de un Sistema ERP

Las ventajas de implementar un sistema de ERP varían dependiendo del modelo de implementación. Un sistema de ERP puede aliviar muchas preocupaciones empresariales, ya que una solución ERP conecta a las empresas de principio a fin, ayudándolas a automatizar las tareas manuales, consolidar toda la información relacionada con inventarios, productos, fabricación, distribución y proyectos, y encontrar el éxito en la economía digital.

• Informes acelerados: Agilice los informes de finanzas y negocios y comparta los resultados fácilmente.
• Automatización y optimización: Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes.
• Fuente única de verdad: La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para brindar una única fuente de verdad a todas las funciones del negocio.
• Mayor control y toma de decisiones: Debido a que la información de los procesos empresariales está vinculada y actualizada, la dirección puede disponer de información empresarial confiable y actual. Tendrán un mayor control sobre la organización y podrán tomar decisiones estratégicas basadas en estos datos actualizados.
• Escalabilidad: Un ERP se adapta al crecimiento de su negocio, lo que significa que no tendrá que cambiar de ERP cuando su empresa crezca.
• Automatizaciones y procesos a medida: Permite adaptar el software a los procesos específicos de la empresa.
• Reducción de costos operativos: Entre los ahorros que genera el ROI se incluyen la reducción de los gastos operativos generales y la mejora de la eficiencia en la producción.

Aplicaciones Específicas del ERP por Industria

La forma en que las organizaciones utilizan su software de ERP varía significativamente dependiendo de la industria.

Componentes y Tipos de Sistemas ERP

Módulos del ERP

Un sistema de software de ERP es un conjunto de aplicaciones o módulos integrados para gestionar los procesos de negocio centrales de una empresa. El software ERP suele consistir en una serie de módulos básicos, a los que se pueden añadir módulos adicionales. Esto incluye:

• CRM (Gestión de Relaciones con Clientes): Se enfoca específicamente en la gestión de relaciones con clientes, almacenando datos de contacto, interacciones pasadas y facturas pendientes.
• HRM (Gestión de Recursos Humanos): Para la administración del personal.
• SCM (Gestión de la Cadena de Suministro): Para optimizar la logística y el flujo de materiales.
• DMS (Gestión de Documentos): Para la organización y almacenamiento de documentos.
• Módulo financiero (finanzas): Para la contabilidad, facturación y gestión financiera.
• BI (Inteligencia Empresarial): Para el análisis profundo de datos y la toma de decisiones estratégicas.

La ventaja de conectar estos sistemas al sistema ERP es que toda la información se puede gestionar, visualizar y almacenar de manera centralizada. Posteriormente, también es posible realizar análisis profundos basados en los datos completos e integrados del software. Big data es un término que se utiliza mucho en este contexto, que consiste en analizar la mayor cantidad de datos posible para obtener nuevos conocimientos.

Tipos de Implementación de ERP

Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación: basada en la nube, on-premise, de dos niveles, e híbrida.

• On-premises: Significa que el software ERP de una empresa está instalado en los servidores dentro de sus propias instalaciones. Este es el modelo tradicional, permitiendo el mayor nivel de control.
• Cloud ERP: Significa que el software se ejecuta en el servidor de una tercera parte, por ejemplo, el del fabricante o proveedor del ERP. Ellos ofrecen su software como un servicio. Este concepto se conoce como SaaS (software as a service), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa. El ERP en la nube es un software para planificación de recursos empresariales que se implementa en la nube en lugar de hacerlo on-premise. La nube brinda un entorno ideal para el ERP, ya que es una plataforma accesible, confiable y altamente escalable para software de misión crítica. La preferencia por el ERP en la nube seguirá intensificándose a medida que más empresas descubran sus beneficios, incluyendo acceso desde "cualquier lugar", costos reducidos de hardware y soporte técnico, mayor seguridad, e integración con otros sistemas.
• ERP de dos niveles: Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes -tales como fusiones, expansiones o adquisiciones- suelen optar por un modelo de dos niveles. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas.
• Híbrido: Un modelo híbrido es un tipo de sistema ERP de dos niveles que combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.

Proveedores y Personalización

Los software ERP más conocidos son los de SAP, Oracle y Microsoft. Estos tres proveedores llevan largo tiempo en este campo y son los más usados entre las empresas que optan por este tipo de programas. Sin embargo, la popularidad de un ERP no significa que sea el más adecuado para su empresa, pues uno menos conocido puede incluir funciones que le resulten imprescindibles.

El ERP basado en código abierto es una opción seria para algunas empresas, especialmente si el sistema ERP necesita ser altamente personalizado. La empresa puede modificar el código fuente por sí misma para que se ajuste exactamente a sus procesos empresariales. Sin embargo, una desventaja es que la organización debe contar con programadores (internos) y también tendrá que encargarse del mantenimiento del software por sí misma.

Hoy en día, los sistemas ERP se han vuelto más flexibles, lo que permite que las empresas con un paquete estándar puedan añadir por sí mismas nuevos campos, funcionalidades adicionales, controles o flujos de trabajo completos. Además, hay paquetes de ERP orientados a sectores específicos, como la salud, la construcción o la industria manufacturera.

El Proceso de Implementación de un ERP

Implementar un sistema ERP no es tarea sencilla. Es un proceso complejo y la duración puede ser más larga de lo esperado. Se estima que en casi el 75% de las implementaciones de ERP surgen problemas imprevistos. Un proyecto de ERP es un proceso que requiere una preparación exhaustiva. La implantación de un ERP es un proyecto tan estratégico y transversal que afecta a los pilares de los procesos del negocio y por tanto a las personas que los ejecutan.

El proceso de implantación de un ERP consta de varias fases, desde la elección de la opción de implantación hasta la puesta en marcha. Al igual que con cualquier proyecto grande, debe abordar la implementación de ERP avanzando cuidadosamente a través de cada una de las fases del proyecto ERP, un paso a la vez. El plazo para completar estas etapas también difiere de una empresa a otra y dependerá de sus decisiones personales sobre la rapidez con la que desea avanzar. La mayoría de las implementaciones de ERP se completan, desde la planificación hasta la puesta en marcha del sistema, en un plazo de seis meses a un año. A continuación, analizaremos en detalle las fases del ciclo de vida de la implantación de un ERP. Cada paso debe completarse en su totalidad antes de pasar al siguiente.

Fase 1: Preparación y Planificación Inicial

Este paso, que comienza incluso antes de que haya elegido el sistema ERP, tiene varios subpasos clave. La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un ERP es vital para alcanzar el éxito, siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema.

1. Planteamiento inicial y definición de objetivos: Antes de dar el primer paso, es fundamental tener claro qué se espera conseguir con la implementación del ERP. ¿Se busca optimizar la gestión de proyectos, tener un mayor control financiero o automatizar tareas repetitivas? También es esencial que sea una apuesta clara por parte de la dirección.
2. Obtener apoyo de la dirección y el departamento de TI: El apoyo del equipo directivo y del departamento de TI es fundamental, ya que el resto de la organización espera de ellos liderazgo y seguridad. Explique por qué es importante una solución ERP en la nube moderna y resalte el ROI.
3. Mantener informado al equipo directivo: Un campeón del equipo directivo deberá reunirse periódicamente con toda la organización para mantener a todos informados.
4. Comunicar el plan de implantación a los empleados: Comunicar el plan de implantación del ERP de inmediato es crucial. Avisar a los empleados de que se está preparando un nuevo sistema de gestión empresarial les dará tiempo para asimilar la noticia, hacer preguntas y adaptarse al cambio. Es importante comunicar claramente las funciones y ventajas del nuevo sistema.
5. Reunir el equipo de implantación del ERP: Estos empleados deben provenir de diferentes departamentos, y a cada uno se le asignará una función específica en el equipo de implementación. La función del equipo de implantación es guiar el proyecto de principio a fin, por lo que debe estar formado por personas de toda la organización que se vean más afectadas por la nueva tecnología.
6. Establecer requisitos y KPI claros: Para evaluar el éxito de su implantación, tendrá que establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) claros, cuantificables e impactantes.
7. Gestionar los riesgos no deseados: Debido a la gran cantidad de recursos económicos y de tiempo que conlleva un proyecto de este tipo, es necesario que se gestionen los riesgos para reducirlos.

Fase 2: Definición de Requisitos y Selección del ERP

Esta fase implica documentar los procesos empresariales actuales y las lagunas funcionales del sistema actual. A continuación, usted y su equipo elaborarán una lista de funciones, empezando por las esenciales y terminando con las adicionales que sean asequibles y se ajusten a su calendario.

1. Descripción de procesos: Esto significa crear los documentos que expliquen cómo se ejecutan las diversas actividades de la organización, quiénes las llevan a cabo, y los subprocesos o tareas que conforman cada proceso.
2. Determinar los requisitos técnicos y funcionales: Para esto el equipo de proyecto trabaja de la mano con el proveedor, pudiendo determinar las características del sistema, las funcionalidades, el diseño, siempre asegurándose que el ERP sea flexible y fácil de usar.
3. Selección del sistema ERP: Ahora que ha establecido sus requisitos, es el momento de seleccionar el sistema ERP que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Esto implica investigar las opciones, evaluarlas en función de su escalabilidad, facilidad de uso, funcionalidad y características de seguridad; programar demostraciones; preguntar a los proveedores de ERP sobre su soporte técnico y de usuario; buscar asesoramiento de los socios de ERP; y leer las reseñas de los analistas.

Fase 3: Desarrollo e Instalación

Lo que suceda en este paso dependerá de la opción de implementación de ERP que haya elegido. Si optó por una instancia SaaS, no tendrá requisitos de instalación de software y el tiempo será escaso o nulo. La fase de desarrollo es la etapa crítica de la implementación del nuevo sistema.

• Desarrollo de nuevos elementos: Por ejemplo, la inclusión de funcionalidades que permiten automatizar ciertas tareas.
• Instalación y configuración: Seguir lo establecido en la fase anterior para la instalación y configuración de la herramienta.

Fase 4: Migración de Datos

Una vez instalado el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) elegido, hay que filtrar los datos de la empresa (para eliminar cualquier dato incorrecto o redundante) e introducirlos y/o trasladarlos a la base de datos de la nueva solución. Esto incluye "registros básicos" como archivos maestros de clientes, proveedores y artículos; listas de materiales; instalaciones de producción e información de rutas; planes de cuentas del libro mayor; etc. Nota: Esta es la única etapa que puede extenderse a las siguientes. La gestión de los datos es otro de los factores que hemos de priorizar durante la instalación de un sistema ERP, haciendo una correcta manipulación de la información que debe migrar al nuevo entorno de gestión.

Fase 5: Formación y Pruebas

Este paso implica la creación y aplicación de un plan de pruebas detallado, que medirá la aceptación del usuario y ayudará a determinar si el sistema ERP se ajusta a sus necesidades desde el primer momento o si deben realizarse modificaciones.

1. Formación especializada: Los empleados designados como expertos en la materia deben recibir formación especializada para que puedan enseñar a otros a utilizar el software ERP y ser las personas de referencia en caso de preguntas después de la puesta en marcha.
2. Pruebas y validación: Se debe proceder a la comprobación y validación del sistema ERP, mediante un conjunto de pruebas. La finalidad es detectar cualquier falla o problema para realizar las correcciones pertinentes y garantizar el funcionamiento óptimo del software. Es importante que en la comprobación participen representantes de diversos roles para detectar fallos tanto en la simulación del proceso como en la comunicación entre roles.
3. Práctica constante: Pasada la capacitación inicial, cada persona debe realizar las operaciones de práctica en el sistema todos los días para reforzar los conocimientos adquiridos.

Fase 6: Puesta en Marcha (Go Live)

Cuando esté listo para implantar el ERP en toda su empresa, es el momento de elegir qué enfoque se adapta mejor a su contexto. La puesta en marcha es la fase esperada de todo el proceso de implementación. Esto incluye la elección de la fecha durante la etapa de planificación y la autorización.

• Estabilización: Esta fase consiste en monitorizar continuamente el sistema durante varios días posteriores a la implantación.

Fase 7: Soporte y Optimización Continua

El proceso de implantación de un ERP no termina con la puesta en marcha. A partir de ese momento, a medida que sus empleados utilicen el software y su empresa evolucione, recogerá los comentarios de los usuarios y realizará mejoras y ajustes continuos en el sistema. Además, su software ERP debe recibir mejoras y actualizaciones de forma periódica. La mayoría de los sistemas ERP tienen una vida útil de entre cinco y diez años, aunque esto puede variar en función del sistema que se elija.

• Soporte continuo: El éxito de la implantación del ERP también depende de que el usuario pueda comprender la tecnología y de que disponga de una guía para solucionar o superar las incidencias o resolver las dudas que se presenten durante el uso del sistema. El proveedor y/o el socio del ERP deben proporcionar formación y asistencia completas.
• Optimización y actualizaciones: Garantizar que su solución ERP funcione de manera óptima requiere un soporte continuo, lo que incluye revisar la configuración actual, añadir eventualmente funciones adicionales que no fueran necesarias para la puesta en marcha inicial y adaptar los procesos empresariales a medida que el sistema se va utilizando.

Desafíos y Consideraciones Clave

La implementación de un ERP, lamentablemente, no siempre es un camino fácil. Una empresa puede enfrentar varios desafíos. Las dos desventajas más comunes son el coste y la duración de la implementación. La implantación de un ERP es un proceso costoso que requiere mucho tiempo. Es esencial una buena preparación para la llegada del ERP, tanto para la gerencia como para los empleados que finalmente trabajarán con el software.

Costos y Retorno de la Inversión (ROI)

Los costes de un paquete pueden ser muy altos. Si una organización tiene procesos de negocio específicos que no están cubiertos por las funcionalidades estándar, esto deberá ser desarrollado a medida (personalizado). Para futuras actualizaciones, el software deberá ser adaptado nuevamente. Para poder estimar lo que el futuro sistema ERP le aportará a la empresa, se puede realizar un cálculo de ROI (retorno sobre la inversión). El ROI consiste en comparar el coste total de propiedad (TCO) con los beneficios directos e indirectos que se espera obtener a lo largo de un periodo de entre cinco y diez años. Sin embargo, solo una pequeña parte de las empresas lleva a cabo este cálculo.

Gestión del Cambio y Flexibilidad

La implementación tiene un gran impacto en la organización. Por muy bien que comunique las ventajas de un nuevo sistema, algunas personas preferirán seguir con lo ya probado. La implantación de un ERP supone cambiar de forma radical el modo de trabajo y la gestión de su negocio. Es importante ser flexible durante el proceso de implantación del ERP, ya que las cosas no siempre salen según lo previsto.

Las actividades paralelas conforman la gestión del cambio, y tienen como fin garantizar que la organización pueda alcanzar el rendimiento que se prevé en el proyecto. Un plan de comunicación y un plan de formación son esenciales, junto con un seguimiento y control de la puesta en marcha. Toda implantación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo. Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial.

La Importancia de la Experiencia del Consultor

Apóyese en el expertise del/la consultor/a para redefinir sus procesos. Implementar un ERP no es solo una cuestión de tecnología; también es una oportunidad para optimizar y mejorar sus procesos. Escuche las recomendaciones de su consultor/a, quien, gracias a su experiencia en proyectos similares, puede ofrecerle ideas valiosas para agilizar sus flujos de trabajo o solucionar ineficiencias que tal vez no había detectado. Mientras que las soluciones genéricas no incluyen consultoría ni atención al cliente durante la adopción de la herramienta, en un proceso de implementación de una herramienta a medida se encuentra la figura del consultor/a.

En conclusión, aunque la implementación de un ERP es una empresa importante y desafiante, las numerosas ventajas que ofrece la solución ERP adecuada, como una mayor eficacia, empleados más contentos y clientes más satisfechos, hacen que merezca la pena el esfuerzo.