Cómo Darse de Alta en el Sistema RED para Autónomos por Internet

No es un secreto que ser emprendedor conlleva unos cuantos trámites, entre ellos, estar al día con la Seguridad Social. Como la mayoría de la burocracia en España, darse de alta en la Seguridad Social es un proceso que genera dudas y preguntas: ¿Cuándo es obligatorio? ¿Cuál es el coste? Sin embargo, para quienes aún no han comenzado su trayectoria laboral, este proceso burocrático puede parecer complicado, pero es más sencillo de lo que se cree. Los sistemas habilitados para realizar trámites online son el sistema RED y la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). El grueso de los trámites que ha de realizar el autónomo con la Seguridad Social se pueden hacer por vía online a través de los sistemas habilitados para ello.

¿Qué es el Sistema RED y su obligatoriedad para autónomos?

Técnicamente, darse de alta en la Seguridad Social consiste en registrar formalmente a una persona en el sistema laboral y social español. Así mismo, es un proceso obligatorio para todo aquel que vaya a trabajar, ya sea por cuenta propia o ajena. Darse de alta en la Seguridad Social no es voluntario, puesto que toda persona que trabaje en España tiene que estar registrada en el sistema. Es un trámite obligatorio porque formaliza cualquier situación laboral ante la Administración Pública y da acceso a derechos y prestaciones sociales básicas. El alta en la Seguridad Social debe gestionarse antes de comenzar una actividad laboral.

El sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) es una plataforma digital de la Seguridad Social operativa desde 2008. Es un servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) a las empresas y profesionales. Su objetivo es el cumplimiento por vía electrónica de las obligaciones adquiridas por los autónomos con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). Básicamente el Sistema RED te permite intercambiar datos y documentos con la Seguridad Social de forma telemática. Puedes acceder a todos los datos de tu empresa y trabajadores a la hora que quieras y sin tener que desplazarte a ninguna oficina de la SS.

Obligatoriedad del Sistema RED

En la actualidad, solo los autónomos con trabajadores contratados deben estar incorporados al sistema RED. Ahora bien, a la hora de cumplir con esta obligación como autónomo de pasar a formar parte del sistema RED antes del 1 de octubre de 2018 hay que establecer una premisa. La entrada en vigor el 1 de octubre de 2018 de la Orden ESS/214/2018 obliga al conjunto de trabajadores autónomos, con independencia de si tienen personal contratado o no, a formar parte del sistema. Este sistema simplifica una gran variedad de trámites relacionados con la gestión y comunicación de datos de autónomo societario a la Seguridad Social.

Funciones y Ventajas del Sistema RED

El Sistema RED es una plataforma online que permite gestionar telemáticamente todos los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas de la Seguridad Social. Sus principales funciones incluyen:

• Gestión de Afiliación: Permite realizar altas, bajas y variaciones en tus datos como trabajador autónomo. El servicio facilita el alta y baja de trabajadores, así como cualquier variación en sus datos o en los contratos de trabajo. También incluye la comunicación de la modalidad de contrato y la relación nominal de los trabajadores que tengas contratados.
• Cotizaciones: El Sistema RED facilita la presentación telemática de las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Comunicación de Partes Médicos: La plataforma facilita la remisión de los partes médicos de alta y baja por incapacidad temporal (tanto de contingencias comunes como profesionales).
• Gestión de Autorizaciones: El Sistema RED ofrece la posibilidad de gestionar las autorizaciones para acceder a los Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) y Números de Afiliación (NAF).
• Acceso a Información: Puedes acceder a todos los datos de tu empresa y trabajadores a la hora que quieras y sin tener que desplazarte a ninguna oficina de la SS.

Además, dentro del Sistema RED también está RED Directo. Para que autónomos y pymes, con menos de 15 trabajadores contratados, puedan realizar trámites como altas, bajas, modificaciones de datos, comunicaciones de altas o bajas médicas, de incapacidad temporal, partes de confirmación, etc...de una manera más rápida y segura a través de internet.

Cómo Darse de Alta en el Sistema RED

Para usar RED, la Seguridad Social te debe autorizar. Porque puedes hacerlo con 2 pasos más o menos sencillos (dependiendo de cómo te desenvuelvas por Internet, claro). La nueva normativa da la posibilidad de que sean los propios autónomos los que se afilien al sistema. El sistema permite que tú mismo, como autónomo, te afilies al sistema RED.

Opciones para el alta en el Sistema RED

Existen principalmente dos maneras de gestionar tu alta o la de tus trabajadores en el Sistema RED:

1. Solicitando en nombre propio ser autorizado RED: Esta es la opción si lo que se pretende es conocer de primera mano las notificaciones de la Seguridad Social a propósito de tu situación en la misma y la de tus trabajadores. Para acceder a este servicio es imprescindible disponer de un certificado electrónico válido que garantice la seguridad y confidencialidad de todas las actuaciones. Esta opción es únicamente viable en el caso de que la autorización sirva para gestionar los Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) de una misma empresa. Debes rellenar el Modelo FR. Al clicar sobre el botón azul Siguiente, aparecerán tus datos de autorización, domicilio y contacto. Te aparecerán tus datos de usuario para autorizarte. Una vez presentada la autorización, transcurridos unos días te llegarán las copias de la resolución de autorización.
2. A través de un autorizado RED que actúe en representación tuya: En este caso, autorizas a tu asesor para que actúe en tu nombre utilizando el sistema RED. Solo puede existir un único autorizado RED, por lo que, en este caso, la asesoría o gestoría será, si incorpora este servicio, quien pueda acceder al sistema.

Requisitos técnicos y documentales

Para operar con el Sistema RED, es necesario cumplir con ciertos requisitos:

• Certificado Electrónico: Es imprescindible disponer de un certificado electrónico válido que garantice la seguridad y confidencialidad de todas las actuaciones. Este certificado garantiza la seguridad y legalidad de las comunicaciones que realices con la Seguridad Social. Un certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre es una opción.
• Autorización para operar: Es necesario tener una autorización para operar con el Sistema Red.
• Códigos identificativos: El Código de Cuenta de Cotización (CCC) y el Número de Afiliación (NAF) son códigos que te identifican ante la Seguridad Social, y tienes que asignar a tu incipiente perfil en el sistema RED estos datos. Al solicitar la asignación de un CCC o NAF, el sistema verifica si el NIF del autorizado RED (es decir, la persona o entidad que tiene permisos para gestionar trámites) coincide con el NIF del CCC o NAF. Si todo encaja, la asignación se hace automáticamente, sin complicaciones.
• Programas específicos (para autorizados RED): Los autorizados RED deben disponer además de un Programa de nóminas adaptado al uso del Sistema RED, así como de la aplicación WinSuite32/ SILTRA, proporcionadas por la Seguridad Social, para poder llevar a cabo la presentación de los documentos de las series TC2 y solicitud de una de las modalidad de pago ofrecidas por la TGSS.

Tabla: Requisitos para el Sistema RED

Sistema RED vs. Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS)

Los sistemas habilitados para realizar trámites online con la Seguridad Social son el sistema RED y la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). Ambas plataformas te permiten compartir de forma efectiva la información que necesites. La respuesta a cuál es mejor no es definitiva. Si no tienes empleados contratados (ni los piensas tener), puede que el sistema RED (o RED Directo) te quede un poco grande. En este sentido, la sede electrónica -o su plataforma Importass- es suficiente. Los autónomos sin trabajadores a cargo pueden cumplir con la normativa haciendo uso de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). Puedes comunicar tus datos a la Seguridad Social a través de ambos portales.

Para trámites presenciales, puedes pedir cita previa en la página oficial de la Seguridad Social.

Aspectos clave del alta en la Seguridad Social para autónomos

El alta en sí no supone ningún gasto. Sin embargo, una vez dada, hay que aportar unas cotizaciones mensuales a la Seguridad Social. El número de afiliación a la Seguridad Social es un identificador único asignado a cada persona en el sistema. Normalmente, el alta es inmediata, una vez se ha gestionado la solicitud en la Seguridad Social. Por su parte, existe el certificado de alta en la Seguridad Social. Es necesario gestionar el alta de cada empleado en el sistema antes de que comience a trabajar.

Como ves, hay diferencias entre darse de alta en la Seguridad Social como autónomo o como trabajador por cuenta ajena. Para prestar servicios a terceros como empresario o profesional y facturar por ellos es necesario estar dado de alta en el RETA y en Hacienda. De la misma manera que los trámites con la Seguridad Social se digitaliza, los referidos a la fiscalidad del autónomo también se puede realizar vía online.

Consideraciones especiales

• Extranjeros: Los extranjeros que quieran darse de alta en la Seguridad Social deben contar con un NIE (Número de Identificación de Extranjero).
• Régimen Especial Agrario: El Régimen Especial Agrario exige el cumplimiento de ciertos requisitos especiales: Ser trabajador agrario, contratación por un empleador agrario y cumplir con los períodos de actividad mínimos. Señala el tipo de bonificaciones a las que tiene derecho el familiar colaborador.

Debes asegurarte de comunicar correctamente todos los datos de tu empresa y de tu actividad. Como emprendedor una de tus tareas es mantener informado a la Seguridad Social sobre tu actividad.