Guía Completa para la Elaboración y Presentación de la Memoria y Cuentas Anuales de PYMES

La contabilidad de una empresa, independientemente de su tamaño, implica estar atento a un amplio abanico de cuestiones. La cumplimentación y presentación de documentos tiende a ser un quebradero de cabeza. En este contexto, la memoria y cuentas anuales para PYMES tiende a suscitar todo tipo de dudas. Hoy venimos a clarificar para que sepas cómo actuar y qué aportar al Registro Mercantil en cada caso.

¿Qué son las Cuentas Anuales de una PYME?

Las cuentas anuales son documentos que recogen la información financiera necesaria de una empresa para que todas aquellas personas relacionadas con ella puedan conocer la situación y marcha de la misma a fin de poder tomar una decisión económica basándose en ella. Podríamos decir que las cuentas anuales (CCAA) son la síntesis informativa de todos los procesos contables que ha practicado una empresa durante un ejercicio económico concreto. Hablamos de una de las obligaciones contables por excelencia que debe cumplir una empresa.

Estos documentos forman una unidad y deben redactarse conforme a unos modelos establecidos en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. Eso sí, en el caso de las pymes (pequeñas y medianas empresas) existe una versión simplificada (Plan General de Contabilidad para Pymes), que permite a los pequeños negocios no aplicar criterios como los de las grandes empresas.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa (respetando siempre la normativa contable).

En función de la empresa, existen diferentes modelos de cuentas anuales:

• Cuentas anuales ordinarias.
• Cuentas anuales abreviadas.
• Cuentas anuales PYMES.
• Cuentas anuales consolidadas.

La peculiaridad en la que nos vamos a centrar es que para las pymes y microempresas existe la posibilidad de presentar versiones abreviadas de las cuentas anuales si se cumplen ciertos requisitos. Por su parte, las PYMES pueden optar por escoger el modelo específico de cuentas anuales para PYMES. Eso sí, la opción que escojan deberá mantenerse al menos durante 3 ejercicios consecutivos.

Es importante mencionar que los Modelos Abreviados de Cuentas Anuales son un formato de presentación de la información financiera con menos desglose. Las empresas que no superen ciertos límites pueden (o deben, según el caso) presentar sus cuentas (balance, memoria, etc.) en este formato simplificado. Es una obligación o facultad sobre cómo presentar la información.

¿Quién puede presentar las Cuentas Anuales PYMES? Requisitos y Límites

La respuesta la encontramos en el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas, un documento específico para este tipo de empresas con el que se pretende dotarlas de un marco normativo simplificado, en sintonía con el tipo de operaciones que la PYME desarrolla. El modelo PYME es el que utilizan la mayor parte de las microempresas de nuestro país.

Límites para formular cuentas anuales (PYMES)

Podrán aplicar este Plan todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Es decir, las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas ante el Registro Mercantil.

¿Quiénes no pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES?

En ningún caso podrán aplicar este Plan las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

• Que cumpla la definición de entidad de interés público.
• Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Que su moneda funcional sea distinta del euro.
• Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público asumiendo obligaciones respecto a los mismos y las entidades que asuman la gestión de las anteriores.

En caso de que cumplas estos requisitos, tendrás plena libertad para acogerte a las cuentas anuales para PYMEs. Las cuales destacan por ser más sencillas de completar y de presentar ante la Junta General y el Registro Mercantil.

¿Eres una microempresa?

Dentro del régimen de PYMES, existe una categoría especial con mayores simplificaciones: las microempresas. Si tu negocio cumple durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, puedes acogerte voluntariamente a criterios contables aún más sencillos:

• Activo total: No superior a 1 millón de euros.
• Importe neto de la cifra de negocios: No superior a 2 millones de euros.
• Número medio de trabajadores: No superior a 10.

Acogerse a este régimen permite simplificar la contabilización de operaciones como los arrendamientos financieros (leasing) o el impuesto sobre sociedades, lo que supone una ventaja administrativa considerable.

Documentos Obligatorios para PYMES en las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales de una PYME deben estar formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria. Se trata de documentos obligatorios que todas las PYMES deben presentar en el Registro Mercantil.

Los cuadros relativos al Balance, a la Cuenta de pérdidas y ganancias y al Estado de cambios en el patrimonio neto SON DE UTILIZACIÓN OBLIGATORIA, con los límites definidos en las instrucciones. Los cuadros que normalizan la contestación a los diferentes puntos de la Memoria SON DE UTILIZACIÓN POTESTATIVA. Los cuadros normalizados de la Memoria no son de aplicación a todas las empresas y se facilitan como una ayuda para la aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas.

Balance de Situación PYMES

El balance de situación es una cuenta que refleja el activo (bienes y derechos), el pasivo (obligaciones) y el patrimonio neto de la empresa. Refleja el estado del activo, pasivo y el patrimonio neto de tu empresa.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Es un documento que muestra los ingresos (haber) y los gastos (debe) de un periodo económico concreto. Aquí se verán los ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio contable.

Memoria

La memoria contable es uno de los informes más importantes dentro de las cuentas anuales que complementa y enriquece la información financiera que periódicamente tienen que presentar las empresas como parte de sus cuentas anuales. La memoria amplía y comenta la información contenida en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Incluye datos importantes de la empresa, por ejemplo la actividad, la aplicación de resultado o las normas de registro de valoración. Se trata de un documento que es parte integrante de las cuentas anuales de una empresa. Ofrece una descripción ampliada de la información contenida en el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias. Este documento proporciona detalles sobre las prácticas contables, los criterios de valoración utilizados, además de una explicación detallada de las diferentes partidas que componen los estados financieros y otros detalles.

Su objetivo es complementar y profundizar en la información financiera, permitiendo una mejor interpretación y análisis por parte de los usuarios de las cuentas anuales.

¿Para qué sirve la memoria contable?

La memoria contable tiene múltiples propósitos, desde cumplir con obligaciones legales hasta facilitar la toma de decisiones informadas por parte de inversores, acreedores, y la dirección de la empresa e, incluso, como herramienta de comunicación corporativa a otros stakeholders. Es una herramienta clave para la transparencia financiera, ya que contribuye a explicar las fluctuaciones y tendencias dentro de los estados financieros, proporcionar información sobre riesgos financieros, compromisos futuros, y políticas de inversión, entre otros aspectos. Este nivel de detalle es vital para la evaluación del rendimiento empresarial y la planificación estratégica de una empresa.

¿Es obligatoria la memoria contable?

La memoria contable forma parte de los libros contables obligatorios que las empresas deben presentar ante el Registro Mercantil, al igual que el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto o el estado de flujos de efectivo. En consecuencia, sí, la memoria contable es un documento obligatorio, de acuerdo con la normativa prevista en la Ley de Sociedades de Capital.

En general, todas las empresas están obligadas a cumplir con esta responsabilidad anual:

• Sociedades de responsabilidad limitada.
• Sociedades anónimas.
• Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
• Fondos de pensiones.
• Toda empresa que, en virtud de la normativa vigente, esté obligada a publicar sus cuentas anuales.

En este caso, se excluyen de su presentación, al igual que de la presentación de las cuentas anuales, cualquier empresario individual, aunque sí esté obligado a llevar su contabilidad.

Tipos de memorias contables

Básicamente, existen dos tipos de memorias contables:

• Memoria ordinaria: que es la que tienen que presentar aquellas empresas que tienen un elevado volumen de activos. Incluye 25 notas, que tienen que referenciarse de manera directa con cada uno de los estados financieros presentados, a través de un número colocado en la columna adecuada.
• Memoria abreviada: más adecuada para pequeñas y medianas empresas. En este caso, las empresas tan solo tienen que rellenar 10 notas.

Contenido de la memoria contable

El contenido de la memoria es el único aspecto dentro de las cuentas anuales que no está regulada por el PGC, sino por el artículo 260 de la Ley de Sociedades de Capital. No obstante, dependiendo del tipo de memoria, su contenido será más o menos extenso.

Contenido de la Memoria Ordinaria (25 puntos):

1. Actividad de la empresa.
2. Bases de presentación de las cuentas anuales.
3. Aplicación de resultados.
4. Normas de registro y valoración.
5. Inmovilizado material.
6. Inversiones inmobiliarias.
7. Inmovilizado intangible.
8. Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar.
9. Instrumentos financieros.
10. Existencias.
11. Moneda extranjera.
12. Situación fiscal.
13. Ingresos y gastos.
14. Provisiones y contingencias.
15. Información sobre medio ambiente.
16. Retribuciones a largo plazo al personal.
17. Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
18. Subvenciones, donaciones y legados.
19. Combinaciones de negocios.
20. Negocios conjuntos.
21. Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas.
22. Hechos posteriores al cierre.
23. Operaciones con partes vinculadas.
24. Otra información.
25. Información segmentada.

Contenido de la Memoria Abreviada (10 puntos):

1. Actividad de la empresa.
2. Bases de presentación de las cuentas anuales.
3. Normas de registro y valoración.
4. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias.
5. Activos financieros.
6. Pasivos financieros.
7. Fondos propios.
8. Situación fiscal.
9. Operaciones con partes vinculadas.
10. Otra información.

¿Cómo hacer la memoria contable?

La redacción de la memoria contable debe cumplir con los requisitos que establece el Plan General de Contabilidad. En principio, no existe ninguna estructura prevista, aunque su contenido tiene que seguir los criterios establecidos en función de si la memoria es abreviada u ordinaria. No obstante, existen una serie de puntos que los expertos recomiendan incluir siempre:

• Políticas contables y criterios de valoración: La sección de políticas contables y criterios de valoración es fundamental para cualquier persona que busque comprender cómo la empresa aplica las normas contables internacionales o locales. Aquí, las empresas detallan cómo se valoran sus activos y sus pasivos, desde inventarios hasta propiedades, plantas y equipos, pasando por instrumentos financieros.
• Análisis de los estados financieros: Esta sección va más allá de los números, ya que ofrece una narrativa que contextualiza las cifras en el balance general y la cuenta de resultados. Este análisis ayuda a los inversores y analistas a entender las estrategias subyacentes y las expectativas de crecimiento.
• Información sobre los activos y los pasivos: Dentro de la memoria contable, la empresa desglosa sus activos y pasivos, ofreciendo una visión detallada de cada categoría.
• Capital social y variaciones: Este apartado no solo informa sobre los cambios en el capital social a lo largo del ejercicio, como emisiones de acciones o recompra de las mismas, sino que también puede incluir información sobre los derechos de voto, restricciones a la transmisión de acciones, y políticas de dividendos.
• Información sobre ingresos y gastos: En esta sección, la memoria se adentra en la composición de los principales ingresos y gastos, proporcionando claridad sobre las fuentes de ingresos de la empresa y la naturaleza de sus gastos. Igualmente, los gastos se desglosan para mostrar los costes directos, los gastos de administración, y otros gastos operativos, permitiendo una evaluación de la eficiencia operativa.
• Otra información relevante: Finalmente, la memoria contable puede incluir secciones dedicadas a aspectos como la investigación y desarrollo, los impactos medioambientales de las operaciones de la empresa, y los compromisos sociales y corporativos. Esta información ayuda a pintar un cuadro más completo de la empresa, mostrando no solo su rendimiento financiero, sino también su compromiso con la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa.

Documentos voluntarios pero recomendados

Si bien esos tres documentos son la base, las PYMES pueden incorporar voluntariamente otros dos estados financieros que para las grandes empresas son obligatorios. Las PYMES podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de cambios en el patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo que se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad.

• Estado de cambio de patrimonio neto: Refleja los cambios en el patrimonio neto de la empresa.
• Estado de flujos de efectivo: Es decir, las entradas y salidas de dinero de la empresa. Sin embargo, no existe un estado de flujos de efectivo en modelo abreviado: las empresas que puedan presentar el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, están eximidos de presentar este documento.

Presentación de las Cuentas Anuales de una PYME

Una vez hechas las cuentas no hemos terminado, falta presentarlas. Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de fecha del ejercicio social, o disolución.

Plazos de presentación de las cuentas anuales

En segundo lugar, es importante tener en cuenta que deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio. Lo normal es que estemos hablando del 31 de marzo como fecha tope para la formulación de las cuentas anuales (siempre y cuando el ejercicio coincida con el año natural).

Antes de presentar las cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente hay que cumplir con dos pasos:

1. La legalización de los libros contables.
2. La aprobación de las cuentas en la Junta General de socios o accionista.

Una vez aprobadas las cuentas, el empresario o administrador tiene un mes para presentarlas ante el Registro Mercantil del domicilio social correspondiente. Siempre y cuando el fin del ejercicio coincida con el año natural, estaremos hablando de que la fecha de presentación o depósito de las cuentas cumple generalmente el día 30 de julio.

A continuación, se muestra una tabla resumen de los plazos para los casos en los que la empresa cierre su ejercicio el 31 de diciembre:

Si quieres evitar sanciones o posibles bloqueos en tu actividad empresarial, no permitas que venzan estos plazos.

Cómo presentar las CCAA de una PYME | Depósito cuentas anuales

El depósito de las CCAA que debe realizar una PYME se puede llevar a cabo de manera telemática con certificado digital mediante el programa D2. También se puede optar por presentar las cuentas en formato CD, DVD o en papel. Yendo a la parte legal, hay que comenzar haciendo una distinción. Por un lado, las cuentas anuales de empresas, en general, se regulan en el Plan General Contable publicado en el BOE. Sin embargo, la normativa contable española para pequeñas y medianas empresas tiene sus matices (Real Decreto 1514/2007 y Real Decreto 1515/2007).

Los modelos de Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias y Estado de cambios en el patrimonio neto: estado de ingresos y gastos reconocidos normalizados, recogen en su columna «Notas de la memoria» el número de la nota de la memoria correspondiente en la que se detallan informaciones relativas a la partida del estado contable en cuestión. Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros. Los importes en euros deberán redondearse, por exceso o por defecto, al céntimo más próximo. En caso de que la última cifra sea la mitad de un céntimo, el redondeo se efectuará a la cifra superior. No obstante, podrán expresarse los valores en miles de euros o millones de euros cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje.

El modelo normalizado de cuentas anuales en formato PYMES está actualizado a la Resolución de 26 de mayo de 2025, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, referida a los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación (ejercicio 2024 y siguientes). Este modelo debe ser utilizado por todo empresario y empresa que vengan obligados a presentar cuentas anuales en los registros mercantiles, con los límites que se indican a continuación y en el párrafo siguiente.

¿Las cuentas anuales son públicas?

Sí, cualquier persona puede solicitar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa. Al considerarse información pública, cualquier persona o empresa puede acceder a la información recopilada en las cuentas.

Consejos para la Elaboración de Cuentas Anuales de PYMES

Confeccionar, transcribir (en su caso) y depositar las cuentas anuales de una PYME no es tarea sencilla. Requiere de tiempo y conocimientos de contabilidad, por lo que, en caso de no disponer de los medios necesarios, recomendamos ponerse en manos de expertos contables.

• Organízate y planifica: Sabemos que la contabilidad no es un tema apasionante de leer, pero también conocemos de primera mano lo importante que es para una PYME, y no solo por el mero hecho de que sea una obligación, sino por la cantidad de datos que reporta y que pueden ser de utilidad para el devenir del negocio y de la actividad empresarial de una pequeña o mediana empresa.
• Invierte en tecnología: Utiliza herramientas digitales que te ayuden a controlar mejor tu contabilidad. Contamos con aplicaciones tecnológicas propias que ayudarán y optimizarán las tareas contables de tu empresa.
• Confía en el asesoramiento profesional: Si tu empresa no cuenta con un equipo interno cualificado, no tienes tiempo y/o la contabilidad te parece compleja, te aconsejamos delegar funciones en profesionales. En Lean Finance tenemos experiencia en la redacción de la memoria y cuentas anuales para PYMEs (así como para otros modelos de negocios). Un trabajo que resolvemos sin errores en pro de tu tranquilidad.