CRM para Escuelas de Negocios: Optimizando la Gestión y la Atracción de Alumnos

El mundo de la formación y educación tradicionalmente no se ha preocupado en exceso por el área comercial de su actividad. Incluyendo en este área de instituciones educativas a escuelas, colegios, academias, universidades, guarderías, centros de formación técnica, etc.

Actualmente, este aspecto toma especial relevancia en un periodo en el que el número de alumnos en todos los estamentos educativos no obligatorios está descendiente poco a poco. La utilización de programas de gestión que maximicen el número de alumnos para las instituciones educativas está cobrando especial relevancia. Y por eso en este artículo vamos a hablar de los CRM para escuelas e instituciones educativas.

Un CRM para universidades (Customer Relationship Management) es un sistema diseñado para gestionar y optimizar las relaciones con los estudiantes, futuros alumnos, egresados y otros actores clave. La necesidad de un CRM para universidades radica en los desafíos únicos que enfrentan estas instituciones.

¿Qué es un CRM Especializado para el Sector Educativo?

A diferencia de un CRM genérico, un CRM especializado está creado exclusivamente para el sector educativo. El CRM especializado en educación acompaña a su institución desde el primer contacto hasta la finalización de la formación.

En el caso de un CRM adaptado a centros de formación, los principales aspectos a tener en cuenta son la captación de alumnos, la relación con ellos durante su estancia en el centro, y la relación con todos aquellos que hayan pasado por la instituciones, los antiguos alumnos.

CleverCRM está diseñado específicamente para Escuelas de Negocio, Universidades y Centros de Estudio de cualquier tamaño. CleverCRM es la herramienta ideal para gestionar la Formación On-Line y presencial.

Funcionalidades Clave de un CRM en Educación

Para ser efectivo en el ámbito académico, un CRM educativo debe incorporar varias características clave:

• Gestión Centralizada de la Información: Funcionando como una base de datos centralizada, un CRM educativo permite que profesores, administradores y otros miembros del personal accedan a la información de los estudiantes de manera remota y en tiempo real. Esto simplifica la gestión de procesos que van desde la inscripción hasta el seguimiento del progreso académico. Los CRM (o software de Customer Relationship Management) para educación son sistemas avanzados para perfiles de alumnos potenciales, informes y funciones de envío masivo de correos electrónicos. Un CRM representa un sistema único para monitorear y gestionar todos los detalles de los estudiantes, incluyendo notas, finanzas, asistencia y horarios; así como datos de demás partes interesadas, incluyendo exalumnos. La implementación de procesos eficientes y seguros es muy difícil sin una plataforma de CRM para el sector educación, ya que la información está dispersa y en general es de difícil acceso. Gracias al CRM, la información queda al alcance de cualquiera de los miembros de tu organización con una sencilla búsqueda, por lo que la personalización del servicio es brutal. En este sistema también se pueden gestionar a través de la herramienta matrículas, quejas, expedientes, problemas, etc.
• Automatización del Marketing y Comunicaciones: La automatización del marketing es fundamental para atraer y retener estudiantes. Un CRM educativo facilita la creación y ejecución de campañas de marketing dirigidas, como boletines informativos por correo electrónico, publicaciones en redes sociales y seminarios web, personalizando los mensajes según el perfil del estudiante. Este es probablemente uno de los aspectos más importantes de un sistema de gestión de relaciones con clientes para el sector de educación: la capacidad de comunicarse a escala. Las campañas de marketing por correo electrónico, los formularios y las páginas de destino son muy útiles. Envío automático de SMS que se entregan mostrando en el móvil con el texto de la marca de su centro. Todos los mensajes quedan integrados en el expediente del alumno. Gestiona la comunicación por medio de plantillas de correo electrónico, para una imagen de marca excepcional y con mensajes totalmente personalizados. No es necesario utilizar Outlook u otros clientes de correo para gestionar el correo electrónico con los clientes.
• Seguimiento Preciso de Oportunidades y Progreso Académico: Este sistema permite monitorear y rastrear el progreso y desempeño de los estudiantes, lo cual es vital para la mejora continua de la calidad educativa y la adaptación de las estrategias de enseñanza según sea necesario. Se realiza un seguimiento preciso de cada oportunidad de matrícula.
• Comunicación Proactiva y Personalizada: La capacidad de comunicarse de manera proactiva y personalizada con los estudiantes es clave. Los CRM educativos posibilitan el envío de alertas y mensajes personalizados, aumentando así el compromiso y la satisfacción del estudiante. Crea comunicaciones personalizadas con estudiantes actuales y potenciales.
• Análisis y Reportes Detallados: La generación de reportes y análisis detallados es esencial para la toma de decisiones informadas. Un CRM educativo ofrece herramientas para analizar los datos y medir el impacto de las estrategias implementadas, lo que contribuye a la optimización de los procesos y a la mejora de los resultados. Recibe todos los informes necesarios de la operación.
• Automatización de Tareas y Flujos de Trabajo: Los CRM pueden automatizar tareas repetitivas, como el seguimiento de prospectos, el envío de información y la programación de recordatorios, lo que libera tiempo para que el personal educativo se enfoque en labores más estratégicas. Define los flujos de trabajo y crea acciones automáticas. Flujos de trabajo especializados en función de la convertibilidad del lead. Crea excelentes experiencias de usuario con fases automatizadas, desde la solicitud hasta la aceptación.
• Integración con Otros Sistemas: Los CRM pueden integrarse con otros sistemas y aplicaciones educativas, lo que facilita la centralización de la información y la optimización de los procesos en toda la institución. CleverCRM se integra con sistemas LMS, sistemas contables, etc. Integra tu CRM de formación superior con las herramientas y plataformas que tus estudiantes ya están usando.
• Gestión Completa de Ventas y Matriculaciones: Gestiona cada plan de pagos y controla el 100% de las ventas. El proceso de matriculación se puede completar por esta vía. Incrementa la conversión de leads en alumnos de tu organización. Desarrolla un embudo que se adapte a tu proceso de solicitud y agiliza las inscripciones. Registra los datos principales del estudiante, como selección de cursos, calificaciones, apoyo financiero y contratos de alojamiento.
• Atención al Cliente y Soporte: Tratamiento asistido por Bots, para atención básica de 24 horas. Complementa la comunicación con leads y alumnos por medio de esta vía. Soporte completo a la operación. Por último, para que tanto clientes como prospectos tengan una buena percepción de tu organización, es necesario evaluar las funciones de servicio y atención al cliente del CRM. Asistente personal para emisión de llamadas con pauta de seguimiento parametrizable. Seguimiento de clientes no asistido por Asesor.

Ventajas Estratégicas de un CRM Educativo

La implementación de un CRM especializado en educación se ha vuelto esencial para las instituciones educativas que desean mejorar su eficiencia, incrementar la matriculación y retener a los estudiantes más destacados. Este tipo de plataforma ofrece ventajas significativas más allá de las herramientas de gestión tradicionales, facilitando una integración completa de los procesos educativos y de marketing.

Algunas de las ventajas de utilizar un CRM en el sector educativo son:

1. Mejora en la Gestión de Admisiones: Un CRM puede ayudar a automatizar procesos de admisión, seguimiento de solicitudes y gestión de información de los estudiantes, lo que agiliza y organiza este proceso crucial. Implementar un sistema CRM en universidades ofrece beneficios medibles que transforman la gestión educativa y la experiencia estudiantil. Las instituciones que han adoptado estas herramientas han reportado incrementos significativos en las tasas de matriculación. Según un informe de Salesforce, las instituciones que utilizan CRM para universidades han observado una mejora promedio del 10% en la retención de estudiantes durante los primeros dos años.
2. Personalización de la Experiencia Estudiantil: Al contar con información centralizada y detallada de los estudiantes, las instituciones pueden personalizar las interacciones y proporcionar experiencias más adecuadas a las necesidades individuales de cada estudiante.
3. Gestión Eficiente de Relaciones: Facilita la gestión y seguimiento de las relaciones con los estudiantes para promover la retención, la satisfacción estudiantil y la fidelización a la institución educativa.
4. Análisis de Datos Mejorado: Permite recopilar, analizar y visualizar datos relacionados con la gestión académica y administrativa, lo que ayuda en la toma de decisiones informadas y estratégicas.
5. Automatización de Tareas: Los CRM pueden automatizar tareas repetitivas, como el seguimiento de prospectos, el envío de información y la programación de recordatorios, lo que libera tiempo para que el personal educativo se enfoque en labores más estratégicas.
6. Integración con Otros Sistemas: Los CRM pueden integrarse con otros sistemas y aplicaciones educativas, lo que facilita la centralización de la información y la optimización de los procesos en toda la institución.
7. Gestión de Antiguos Alumnos: Al tener toda la información hipersegmentada de todos tus alumnos, podrás con facilidad: Gestionar los datos de una asociación de antiguos alumnos. Gestión y coordinación de eventos para ellos por varios miembros del equipo. Campañas de marketing para ofrecer nuevas formaciones. Con un CRM especialmente adaptado a escuelas e instituciones educativas podrás dar un salto de calidad y personalización en la comunicación con todos tus alumnos, actuales y antiguos, así como mejorar la captación de nuevos estudiantes y a rellenar antes las matrículas disponibles. Haz uso de las características de los servicios de un CRM para educación para mantener fidelizados a los egresados.
8. Seguridad y Accesibilidad: Accede a CleverCRM desde cualquier delegación y con la máxima seguridad. CleverCRM es una solución 100% Cloud, lo que permite acceder desde cualquier delegación con altos estándares de seguridad y protección de datos. La seguridad de los datos es clave no solo para tener éxito en el uso de un CRM, sino también para rentabilizar tu inversión en esta tecnología.

Cómo un Software CRM Ayuda a Generar Más Inscripciones

Una comunicación sólida en tiempo real es clave para atraer a más estudiantes y competir con otras universidades. Con un CRM académico, tanto los estudiantes como el personal tienen una visión general completa de todo el ciclo vital del estudiante.

Los sistemas CRM de educación superior como Pipedrive te ayudan a respaldar la inscripción de los candidatos con herramientas de programación, recordatorios y funciones de firma electrónica, permitiéndoles completar su solicitud sin problemas. Crea excelentes experiencias de usuario con fases automatizadas, desde la solicitud hasta la aceptación.

Gestionar cientos de miles de estudiantes durante años de formación puede ser complicado. El software CRM educativo de Pipedrive facilita el soporte en cada punto de contacto del ciclo vital del estudiante. Desde la inscripción hasta el graduado, gestiona la contratación y las comunicaciones desde tu CRM.

Automatiza las ofertas de aceptación, las actualizaciones por SMS y los recordatorios de cursos para mantener actualizados a los solicitantes y promover el éxito del estudiante. Realiza un seguimiento de la actividad de marketing por correo electrónico, incluidas las aperturas y los 'clics', para ver cómo los solicitantes y los estudiantes interactúan con tu centro educativo.

Integración del CRM con Otros Sistemas Universitarios

Optimiza tus flujos de trabajo de educación superior con las mejores integraciones CRM. Las integraciones correctas impulsarán la administración de tu universidad.

Agiliza tu proceso de inscripción conectando correos electrónicos, SMS y calendarios y confirma las ofertas con herramientas de firma electrónica. Sincroniza todos los contactos de cualquier proveedor de correo electrónico, como Outlook, Google e iCloud. Nunca te pierdas una reunión con las sencillas integraciones de calendario.

Ayuda al personal universitario a trabajar de manera más eficiente conectando Microsoft Teams con Pipedrive. Recibe notificaciones, ve el calendario y comparte archivos, todo en un solo lugar. Selecciona una plantilla de tu tablero de Pipedrive para enviar ofertas de forma segura. Los estudiantes reciben un enlace para firmar electrónicamente su formulario de aceptación sobre la marcha. Inscribe a los estudiantes con la integración de DocuSign en Pipedrive.

Conecta más de 3000 aplicaciones y plataformas a Pipedrive con Zapier. Realiza y recibe llamadas y mensajes de texto con un solo 'clic'. Mantente conectado con la integración de JustCall en Pipedrive.

Integrar un CRM para universidades con una plataforma de comunicación omnicanal como Ringover es importante porque permite una gestión más eficiente y efectiva de las interacciones con los estudiantes. Al combinar un CRM, que centraliza y organiza la información estudiantil, con una plataforma omnicanal de telefonía VoIP, que facilita la comunicación a través de diferentes canales como llamadas, mensajes de texto y correo electrónico, las universidades pueden brindar una experiencia estudiantil más personalizada y satisfactoria.

La integración entre CRM y Ringover permite un seguimiento completo de las interacciones, gestión de llamadas y mensajes, así como la automatización de tareas, la personalización de las comunicaciones y la mejora de la colaboración entre los equipos. Esto resulta en una comunicación más ágil y efectiva, lo que a su vez contribuye a la retención de estudiantes, la satisfacción estudiantil y la mejora de los resultados académicos. Prueba Ringover gratis.

Los 5 Mejores CRM para Educación y Universidades

En el mercado actual, las instituciones educativas cuentan con una variedad de opciones de CRM diseñadas específicamente para sus necesidades. Aquí presentamos cinco de las mejores soluciones disponibles, destacando sus características principales y los beneficios que ofrecen.

Descripción Detallada de los Principales CRM Educativos

• 1. Salesforce Education Cloud

  Salesforce Education Cloud se destaca como una de las plataformas más avanzadas y reconocidas para el sector educativo. Proporciona un conjunto completo de herramientas y aplicaciones que abarcan todas las etapas del ciclo de vida del estudiante, desde la admisión hasta la graduación y más allá. Gracias a funcionalidades como la automatización de marketing, análisis de datos avanzados e integración de inteligencia artificial, Education Cloud facilita la personalización de las experiencias estudiantiles y mejora la eficiencia operativa de las instituciones. Prueba la integración de Salesforce con Ringover.

• 2. HubSpot Education CRM

  HubSpot Education CRM es una solución todo-en-uno que integra marketing, ventas y servicio al cliente en una única plataforma. Diseñada para captar y fidelizar a los estudiantes más prometedores, esta herramienta permite desarrollar campañas de llamadas personalizadas y gestionar leads con alta eficiencia. HubSpot también brinda capacidades de automatización y análisis para optimizar los procesos y alcanzar mejores resultados. Prueba la integración de Hubspot con Ringover.

• 3. Creatio for Education

  Creatio for Education se centra en la automatización de procesos y en la gestión efectiva de las relaciones con los estudiantes. Con funcionalidades clave como gestión de leads, automatización de marketing y fácil integración con otros sistemas, Creatio ayuda a las instituciones educativas a ser más eficientes y efectivas en su gestión.

• 4. Zoho CRM for Education

  Zoho CRM for Education ofrece una solución económica y fácil de utilizar, adaptada a las necesidades específicas del sector educativo. Además, cuenta con funcionalidades de análisis y generación de informes que permiten a las instituciones comprender mejor a sus estudiantes y mejorar sus estrategias de marketing y ventas. Prueba la integración de Zoho CRM con Ringover.

• 5. Dynamics 365 for Education

  Dynamics 365 for Education, desarrollado por Microsoft, es una solución CRM que se integra a la perfección con otros productos de Microsoft, incluidos Office 365 y Teams. Esta plataforma proporciona herramientas avanzadas para gestionar las relaciones con los estudiantes, automatizar procesos y analizar datos de forma eficiente. Además, Dynamics 365 facilita la personalización de las experiencias de los usuarios y fomenta una mejor colaboración entre el personal educativo y los estudiantes. Prueba la integración de Dynamics 365 con Ringover.

Cómo Elegir el CRM Adecuado para Tu Institución Educativa

Si tienes una institución educativa y es tu primera vez explorando un CRM, no te preocupes, ¡estás en el lugar correcto! Elegir el software adecuado puede parecer complicado, pero con los pasos que te compartiremos, el proceso será mucho más claro y sencillo. Al final de esta guía, tendrás todo lo necesario para tomar una decisión informada y llevar la gestión de tu universidad al siguiente nivel.

1. Define y Prioriza tus Objetivos: Anota tus objetivos y priorízalos.
2. Involucra a tu Equipo: No tomes esta decisión solo.
3. Busca un CRM Especializado en Educación: No todos los CRM están diseñados para universidades. Haz una lista de lo que un CRM para universidades debe tener para cubrir las necesidades de tu universidad.
4. Considera la Escalabilidad: ¿Tu universidad planea crecer en los próximos años? Asegúrate de que el CRM pueda ajustarse al aumento de estudiantes y personal.
5. Establece un Presupuesto: Determina cuánto estás dispuesto a invertir. Algunos CRM tienen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas, mientras que otros ofrecen paquetes premium más completos.
6. Realiza Pruebas y Demostraciones: Nunca compres o implementes un CRM para universidades sin probarlo primero. Puedes probar un CRM gratuito o una demostración antes de contratarlo, con el fin de entender mejor su funcionamiento.
7. Prioriza la Facilidad de Uso y Capacitación: El éxito del CRM para universidades también depende de que todos sepan usarlo. Puedes comenzar organizando sesiones de capacitación para los usuarios. Por otro lado, la facilidad de uso también permite que los empleados adopten el CRM rápidamente, obteniendo una mayor productividad en poco tiempo. Estas características también ahorran dinero en procesos de formación adicionales. Así, podrás sacar el máximo partido a tu inversión tecnológica desde el primer día si la plataforma es fácil de usar y muy funcional.

Si tienes dudas en cualquier etapa del proceso, no dudes en contactarnos por chat. Estamos aquí para guiarte en cada paso y ayudarte a encontrar la mejor solución para tus necesidades.