Factores que hacen un coworking poco rentable y cómo mejorar la rentabilidad

En el dinámico mundo del coworking, el objetivo final de cualquier negocio es el aumento de las ganancias. Si bien se habla mucho sobre el valor de la comunidad y la calidad de los servicios, estos solo tienen sentido si se traducen en una mayor rentabilidad. De lo contrario, un espacio de trabajo podría considerarse más una organización de caridad. Este artículo explora los desafíos económicos de los espacios de coworking y ofrece estrategias concretas para mejorar su rentabilidad.

¿Un negocio de coworking es bueno para hacer dinero?

Cuando los emprendedores inician nuevos centros de coworking, a menudo ven la economía del coworking como algo prometedor y en constante evolución. Es cierto que las estadísticas predicen un crecimiento estable de la industria, pero esto no garantiza la rentabilidad de cada espacio individual. Según la Encuesta Global de Coworking 2023 realizada por Deskmag, con la colaboración de Nexudus & Yardi Kube, solo el 46% de los espacios de coworking fueron rentables. En 2017, este porcentaje era del 40%, lo que significa que una gran parte de los espacios incurre en pérdidas.

Hagamos un cálculo rápido para entender el margen. Supón que tienes casi 100 miembros en tu espacio, y cada uno te paga 100 dólares al mes, lo que te da ganancias de 10,000 dólares. Ahora, tienes que pagar la renta (unos 3,000 dólares), impuestos (unos 1,500 dólares) y el salario (unos 1,500 dólares). Un porcentaje de ganancia del espacio de coworking promedio es el 10%, lo que en este ejemplo serían 1,000 dólares. Este margen es bajo y subraya la necesidad de estrategias efectivas para la monetización del espacio de trabajo.

Factores que contribuyen a la baja rentabilidad:

• Bajos márgenes y bajo volumen: Un negocio de coworking es de bajos márgenes y bajo volumen, lo que significa que no tienes muchos clientes cada mes y tus precios también son bajos.
• Altos costes fijos: La estructura de costes del coworking es implacable. A grandes rasgos, el alquiler representa el +/- 40% de los costes totales, el personal +/- 15%, y los suministros el 15%. Esto suma casi el 70% de tus costes antes de considerar marketing o tecnología.
• Bajas barreras de entrada: Es relativamente fácil comenzar un espacio de coworking, lo que genera una alta competencia. Es difícil diferenciarse y es fácil copiar innovaciones.
• Falta de economías de escala: No es más barato gestionar un espacio de trabajo si abres 100 ubicaciones más. No puedes reducir tus gastos sin automatizar.
• Tamaño del espacio y mix de ingresos: Los espacios de menos de 80-100 puestos tienen un problema estructural: los costes de personal no escalan bien. El gran error que se repite es diseñar el espacio pensando en membresías y hot desks, y olvidar que ahí está el margen más bajo. Las oficinas privadas y las salas de reunión son donde está el verdadero margen.
• Ubicación: Un coworking ubicado en una zona donde la oferta de este tipo de servicios es alta puede hacer que la rentabilidad caiga.
• Gestión: En algunos estudios se ha observado que los espacios dirigidos por mujeres presentan menos beneficios, lo cual puede deberse a que los hombres invierten más en sus espacios, gestionando coworkings más grandes y con más miembros.

Cómo renovar la economía de tu espacio de coworking y comenzar a obtener ganancias

Ahora que tenemos una comprensión clara de los problemas principales que limitan potencialmente tus ganancias del negocio de coworking, vamos a pensar en estrategias para mejorarlo. Es un largo camino y no te puedes rendir a la mitad del camino. Tu coworking es esencial y merece una ganancia sustancial.

Estrategias para aumentar tus márgenes e ingresos

1. Inducir altos precios con servicios complementarios de alto margen

La clave es ganar más en tu producto de bajo margen (el coworking) ofreciendo servicios adicionales. Aquí hay una breve lista de las comodidades que puedes ofrecer para que los miembros prácticamente puedan vivir en tu espacio, satisfaciendo la mayoría de sus necesidades:

• Cafetería o servicio de comidas (desayuno, almuerzo, cena)
• Servicio de recepción de paquetes y correos.
• Servicios de turismo, negocio y visa.
• Servicios de un abogado o contador.
• Coliving, spa, masajes, ejercicios, relajación.

Si tus miembros comen en tus restaurantes, se ejercitan en tu gimnasio, usan procedimientos de bienestar, la factura mensual de cada cliente puede aumentar significativamente. Tus ganancias pueden multiplicarse.

2. Atraer clientes acomodados y corporativos

Si tus clientes son principalmente freelancers y nómadas digitales, probablemente no obtendrás muchas ganancias. El secreto de las grandes ganancias está donde está el dinero: las empresas. Ofrece a los empleados corporativos trabajar en tu espacio por una quincena o un mes; la mayoría está feliz de cambiar de entorno y experimentar la flexibilidad de un espacio de coworking.

Los datos del sector son claros: las oficinas privadas representan el 44.6% de los ingresos de un espacio, y en mi opinión y experiencia, es bastante más, tanto como 60 a 70%. Las salas de reunión crecen al +15% anual. Ahí es donde está el margen.

3. Optimiza el uso del espacio

Un diseño eficiente y adaptable es clave. Considera la incorporación de áreas multifuncionales que puedan transformarse según las necesidades del día. Ofrecer soluciones de coworking flexibles, como escritorios rotativos y oficinas temporales, permite a los clientes elegir lo que mejor se adapte a sus necesidades, lo que no solo mejora la tasa de ocupación, sino que también incrementa la rentabilidad sin necesidad de ampliar el espacio físico. No debes prescindir de las salas de reuniones para ocupar más puestos para los coworkers, pero tampoco pueden ocupar más de un cuarto del total del local, ya que dedicar demasiado espacio a ellas puede reducir las ganancias.

4. Diversifica las fuentes de ingresos

• Organización de eventos y talleres: Son una excelente forma de atraer a nuevos miembros y generar ingresos extra. Asociarte con expertos locales para ofrecer una programación regular no solo diversifica tus fuentes de ingresos, sino que también fortalece la comunidad.
• Colaboración con negocios locales: Establecer asociaciones con negocios locales puede ofrecer a tus miembros descuentos o beneficios exclusivos, mientras generas una nueva fuente de ingresos a través de comisiones o acuerdos de colaboración.
• Ofrecer paquetes y membresías escalonadas: Ofrecer diferentes niveles de membresía con beneficios adicionales para los miembros premium es una estrategia efectiva para maximizar los ingresos.

Medidas de reducción de costes operativos

1. Implementación de software de coworking y automatización

Implementar un software de coworking decente es probablemente el primer y más importante consejo para aumentar la rentabilidad. Por ejemplo, con Spacebring, los mánageres ahorran mucho tiempo al automatizar reservas. Ron Yang, Vicepresidente en MY WORKSPACE, Seúl, Corea del sur, menciona un ahorro de más de 1,000 dólares mensuales en salarios, además de la posibilidad de vender salas de reunión a no inquilinos. La automatización de tareas repetitivas libera tiempo y recursos para enfocarse en el crecimiento del negocio.

En España, la adopción de la IA es lenta, pero ofrece grandes oportunidades:

• Análisis de ocupación y uso real del espacio: Sensores básicos combinados con datos de reserva permiten entender qué zonas se usan, en qué franjas y por qué perfiles, optimizando la asignación de recursos.
• Precios dinámicos: Fijar el precio de salas y escritorios flex según demanda, día y perfil de cliente puede mejorar el RevPAM (Revenue per Available Meter) entre el 8% y el 15%.
• Predicción del Churn: Saber qué cliente va a irse antes de que tome la decisión. Retener cuesta entre cinco y siete veces menos que captar.
• Automatización de reservas y atención: Chatbots que gestionan la primera línea, disponibilidad, confirmaciones e incidencias básicas, liberando al equipo para la comunidad, retención y experiencia.

2. Eficiencia energética y sostenibilidad

Implementar prácticas sostenibles y de eficiencia energética puede reducir costes a largo plazo y atraer a miembros que valoren la sostenibilidad. Tecnologías como sistemas de iluminación LED y termostatos inteligentes optimizan el uso de energía. La gestión eficiente de recursos como el agua y la electricidad es clave para mantener bajos los costes operativos.

Por ejemplo, soluciones como Polaroo permiten la automatización del proceso de recopilación de facturas y la monitorización del consumo energético y de agua, lo que permite detectar oportunidades de ahorro y mejorar la eficiencia operativa. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que además permite monitorizar la evolución del consumo energético, del consumo de agua y hacer seguimiento a los costes de servicios de uso recurrentes como el internet, seguros, llaves inteligentes, etc.

3. Negociación con proveedores y outsourcing

Negociar mejores términos con proveedores puede reducir los costes fijos y mejorar los márgenes de beneficio. Informarse sobre el mercado energético o contar con un equipo experto en la materia puede ofrecerte oportunidades de ahorro de hasta un 40% en las facturas eléctricas. El outsourcing de ciertas funciones, como la limpieza o la administración de suministros, libera tiempo y recursos para enfocarse en el crecimiento del negocio.

Mejora de la experiencia de los miembros

1. Construcción de una comunidad sólida

Fomentar un sentido de comunidad aumenta la satisfacción y lealtad de los miembros, y también puede reducir costes de marketing. Cuando los miembros se sienten conectados y valorados, es más probable que permanezcan en el espacio y recomienden el coworking a otros, lo que reduce la necesidad de invertir grandes sumas en publicidad para atraer nuevos clientes. Además, las actividades regulares pueden realizarse con bajo coste, aprovechando recursos internos o colaboraciones con los propios miembros.

2. Retroalimentación continua y mejora

Un sistema de retroalimentación continua permite identificar rápidamente áreas donde puedes mejorar sin incurrir en grandes gastos. Al actuar sobre las sugerencias y preocupaciones de los miembros, puedes evitar problemas costosos y mejorar los servicios de manera eficiente, lo que a su vez incrementa la retención de clientes y reduce la necesidad de atraer constantemente nuevos miembros para reemplazar a los que se van.

3. Soporte y compromiso al cliente

Un equipo de soporte proactivo no solo mejora la satisfacción de los miembros, sino que también puede reducir costes operativos a largo plazo. Al resolver problemas rápidamente y de manera eficiente, minimizas interrupciones en el uso del espacio y evitas que pequeñas quejas se conviertan en costosos conflictos. Además, un alto nivel de compromiso del cliente mejora la retención de ocupación, lo que incrementa los ingresos recurrentes y reduce el gasto en la adquisición de nuevos usuarios.

Tendencias y el futuro del coworking

El mundo del coworking está en constante evolución, con un enfoque creciente en la sostenibilidad, la personalización de servicios y la integración tecnológica. Los espacios de trabajo están evolucionando hacia modelos más inclusivos y colaborativos. Esto es crucial en 2024, cuando la demanda de espacios de trabajo flexibles ha alcanzado nuevos niveles. Algunos emprendedores están construyendo villas de coworking e incluso islas para cumplir con las necesidades de la nueva generación de trabajadores remotos, combinando coworking y coliving.

Los grandes players de la industria del coworking, con 54,000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €. Es especialmente llamativo el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.

En mercados maduros como Estados Unidos y Reino Unido, se observa un desplazamiento desde el arrendamiento puro hacia los acuerdos de Management o Revenue Sharing con propietarios. En este modelo, el coste del espacio se convierte en variable, donde el operador comparte ingresos con el propietario en lugar de pagar una renta fija. Cuando el negocio va bien, el propietario gana más. Cuando va mal, el operador no sufre solo. Este modelo aún no ha llegado a España debido a la cultura del arrendamiento profundamente arraigada, pero es una tendencia a observar.

Consideraciones para nuevos emprendedores

Si tienes un local y estás pensando si alquilarlo a una única empresa o convertirlo en un espacio de coworking, la respuesta es "depende". Depende sobre todo de los clientes que puedas tener, si son suficientes para cubrir costes y de la localización. Un coworking más rentable es aquel que se sitúa en una gran ciudad. Si tu local está en el centro de la ciudad, es grande y puedes adaptarlo a las necesidades de un coworking, ¡no lo dudes!

Es importante recordar que, al igual que la mayoría de los negocios, es habitual que el primer año sea duro económicamente. De hecho, los espacios de coworking empiezan a ganar beneficios a partir del segundo año.

Algunos elementos clave para el éxito, según Javier Moral, un experto con 9 años de experiencia en el sector y varios espacios de coworking en Madrid, incluyen:

• Definir lo más exactamente posible el perfil del cliente.
• Estudiar a la competencia.
• Trabajar mucho los elementos de diferenciación.
• El espacio debe ser polivalente, flexible (con acceso las 24 horas), cómodo y con un diseño inteligente.
• Debe ser muy accesible y ubicarse cerca de medios de transporte.
• Idealmente, debería permitir cierta expansión para ofrecer oficinas a empresas consolidadas.

Actualmente, no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector. Se aplican diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo.

La flexibilidad y la apertura a nuevas estrategias son claves para convertir tu espacio de coworking en un negocio próspero. Al aplicar las estrategias mencionadas, además de incrementar tus ganancias, también posicionarás tu espacio de coworking como un líder en la industria.