La Fiscalidad del Coworking y el Establecimiento Permanente en la Era Digital

La intangibilidad de los nuevos modelos de negocio exige que nuestro sistema fiscal reinterprete el concepto de establecimiento permanente. El teletrabajo se ha consolidado como una práctica habitual en muchas organizaciones, especialmente tras la pandemia de la COVID-19. Este cambio estructural plantea interrogantes relevantes en el ámbito fiscal internacional. Entre otras, ¿puede el trabajo remoto desde otro país dar lugar a un establecimiento permanente (EP) para la empresa?

Cuando estos casos suponen la presencia del trabajador en una jurisdicción distinta de aquella en la que reside la empresa a efectos fiscales, las obligaciones formales y materiales que pueden surgir para el empleador u otras entidades de su grupo deben ser analizadas en detalle, en particular para confirmar si existe o no establecimiento permanente.

Teletrabajo y Establecimiento Permanente: Un Análisis Profundo

Desde la irrupción de la COVID-19, muchas empresas como Google, Spotify o Salesforce han decidido mantener el teletrabajo, lo que permite a los empleados trabajar desde el extranjero (en su segunda residencia, en espacios de coworking, en su lugar de vacaciones…). Sin embargo, teletrabajar en España para una empresa francesa (o viceversa) tiene ciertas consecuencias fiscales. El teletrabajo en el extranjero puede constituir un establecimiento permanente en el país en cuestión y, por consiguiente, conllevar la obligación de pagar ciertos impuestos sobre los beneficios del empleador en dicho país.

Las autoridades fiscales del Estado en el que teletrabaje una persona comprobarán si la situación de teletrabajo puede calificarse como establecimiento permanente con el fin de aplicar la correspondiente imposición en dicho Estado. El Convenio no contempla de manera específica los casos de los teletrabajadores en el extranjero. No obstante, sí prevé que el establecimiento permanente en cualquiera de estos Estados tributará en el Estado de su implantación.

Interpretación de la OCDE y la DGT

La Dirección General de Tributos (DGT) ya ha abordado esta cuestión en diversas resoluciones vinculantes. Un ejemplo significativo es la resolución V0066-22, en la que se analiza si el hecho de que un trabajador desempeñe sus funciones desde su domicilio en España para una entidad residente en el Reino Unido implica la existencia de un EP para dicha sociedad en España. La DGT aborda esta cuestión desde las perspectivas de los conceptos de lugar fijo de negocios y agente dependiente (definidos en el artículo 5 del convenio para evitar la doble imposición entre España y el Reino Unido) y acude a los comentarios al modelo de convenio de la OCDE vigentes en el momento de emitir la resolución y al informe emitido por la OCDE el 3 de abril de 2020 a raíz de la crisis del Covid, posteriormente actualizado el 21 de enero de 2021.

Con el objetivo de determinar si el teletrabajo de un empleado en el domicilio puede calificarse de establecimiento permanente, la Secretaría de la OCDE publicó en abril de 2020 y enero de 2021 una serie de directrices útiles en el marco del teletrabajo durante la pandemia de la COVID-19.

Lugar Fijo de Negocios

Para que exista un lugar fijo de negocios en el sentido del convenio, es preciso que (i) exista un lugar de negocios, (ii) este sea fijo y (iii) en él se realice toda o parte de la actividad de la empresa. Para ser considerado establecimiento permanente, el lugar fijo de negocios debe a su vez presentar un cierto grado de permanencia y estar a disposición de la empresa. La DGT afirma que el hecho de que un trabajador realice su actividad desde su domicilio (en este caso, en España) no determina por sí solo la existencia de un EP para la entidad no residente. Será necesario que la empresa disponga de un lugar fijo de negocios en España y tenga poder de disposición sobre dicho lugar.

La OCDE ha afinado su interpretación sobre la incidencia del teletrabajo en la posible generación de establecimientos permanentes, enfocando su análisis únicamente en el concepto de lugar fijo de negocios (la interpretación en relación con el concepto de agente dependiente permanece sin cambios). Se deben atender a tres elementos esenciales: (i) la disposición del lugar por la empresa, (ii) la realización desde ese lugar de la actividad de la empresa y (iii) la habitualidad en este ejercicio.

La OCDE indica que se podrá entender que un domicilio se puede considerar a disposición de la empresa si se utiliza de forma continua para desarrollar su actividad y la empresa exige al trabajador que lo use con ese fin. Frente a ello, si el teletrabajo responde únicamente a la preferencia personal del empleado y la empresa no requiere que se utilice ese lugar para su negocio, no se debe entender que el domicilio esté a disposición de la empresa. Esto último hila con el concepto de razón comercial, donde se considera que no hay razón comercial si la empresa permite a una persona trabajar desde casa solo como medida para retener a ese trabajador o para reducir costes.

En lo que se refiere a la habitualidad, la OCDE recuerda que una vivienda también se usa para fines privados. La OCDE ofrece como solución entender que un hogar no se considere un lugar de negocio de la empresa si la persona trabaja desde ese lugar menos del 50% de su tiempo total de trabajo para esa empresa durante el transcurso de cualquier periodo de doce meses que comience o termine en el año fiscal correspondiente.

En el supuesto de consulta, una entidad residente en el Reino Unido disponía de un empleado que, como consecuencia de la pandemia del virus COVID-19, permaneció más de 183 días en España durante el año 2020, desarrollando su trabajo para la sociedad en remoto. Según la DGT y respaldándose en el informe del Secretariado de la OCDE, el ejercicio discontinuo de una actividad en el domicilio de un empleado no se puede considerar como un lugar fijo de negocios a disposición de la empresa. La DGT considera que es poco probable que la actividad de un empleado pueda considerarse habitual si solo trabaja desde su domicilio por un acontecimiento extraordinario, o por el COVID en este caso.

Agente Dependiente

En lo que se refiere a la perspectiva del agente dependiente, la DGT recuerda que, para que exista un EP, es preciso que el empleado tenga poder para concluir contratos en nombre de la empresa, por lo que el hecho de que la actividad se realice desde su vivienda o desde otro lugar debería ser indiferente. La OCDE reitera que, al igual que sucede con los lugares fijos de negocio, se requiere un cierto grado de permanencia para reconocer que las actividades desempeñadas por el agente dependiente constituyen un establecimiento permanente. Por consiguiente, no se contemplará tal grado de permanencia cuando la persona trabaje en el Estado en cuestión con motivo de aquellas medidas de salud pública que recomienden o impongan el teletrabajo durante un tiempo determinado.

Se deberá poner especial atención a aquellos empleados en modalidad de teletrabajo que gestionen cuentas de clientes (directores de cuentas), así como a trabajadores por cuenta propia o ajena (miembros del consejo de administración, consejeros delegados, etc.) que gocen de facultades para negociar o concluir contratos a fin de que las autoridades fiscales competentes determinen el reconocimiento del establecimiento permanente (salvo en los casos de excepción contemplados en el Convenio).

Beneficios Fiscales del Coworking para Autónomos y Empresas

Cada vez más autónomos y pequeñas empresas optan por espacios de coworking en lugar de alquilar oficinas tradicionales o trabajar desde casa. Además de sus ventajas en productividad y networking, los coworkings ofrecen beneficios fiscales que pueden suponer un ahorro significativo.

Deducción en IRPF e Impuesto de Sociedades

• Para autónomos: Los gastos de coworking son deducibles en el IRPF, siempre que el uso del espacio esté directamente relacionado con la actividad profesional. El IVA del coworking también es deducible en el caso de los autónomos que lo usen exclusivamente para su actividad.
• Para empresas: Las empresas que trabajan desde un coworking pueden deducir el gasto en el Impuesto de Sociedades como parte de los costes operativos. Por ejemplo, si una empresa alquila un despacho privado por 500€ al mes, puede incluir este gasto en su contabilidad como parte de los costes fijos de la empresa. Esto no solo permite reducir la base imponible del Impuesto de Sociedades, sino que también optimiza la gestión financiera al no requerir una inversión inicial elevada en infraestructuras.

Domiciliación Fiscal y Social

Muchos coworkings ofrecen la posibilidad de utilizar su dirección como domicilio fiscal y social de la empresa, lo cual simplifica la gestión y reduce costes operativos.

Tabla Comparativa de Costes: Oficina Tradicional vs. Coworking

Si una empresa pequeña alquila una oficina por 1000€/mes frente a un coworking por 300€/mes con los mismos beneficios, el ahorro anual es considerable, sin mencionar la flexibilidad y las oportunidades de negocio que un espacio de coworking puede ofrecer.

Nómadas Digitales

Como especial referencia a los comúnmente llamados “nómadas digitales”, también habrá establecimiento permanente cuando la persona física sea la única persona, o la más importante, que lleve los negocios de la empresa. El ejemplo que da la OCDE es un consultor no-residente que transcurre un largo período en un estado determinado donde lleva a cabo la mayoría de las actividades de su propia empresa de consultoría desde un despacho en su casa.

Trabajar en un coworking no solo aporta ventajas en flexibilidad y networking, sino que también puede representar un ahorro fiscal significativo. A pesar de la gran relevancia que estas modificaciones puedan tener en el ámbito tributario, debemos estar atentos a la interpretación que de los mismos hagan las autoridades fiscales españolas sin dejar de lado la necesidad, mencionada por el propio Comité de la OCDE, de analizar los hechos y circunstancias aplicables a cada caso concreto.

Estamos ante un área que presenta enorme complejidad, sin que se puedan establecer soluciones universales. Por este motivo, será preciso un análisis caso por caso, considerando factores como el grado de control, la duración, el motivo del desplazamiento y la integración del hogar del empleado en la estructura empresarial.