Coworking: Guía Completa para Montar un Espacio Exitoso

Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios.

La más importantes es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.

¿Qué es un Coworking y por qué son tan Populares?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades.

Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking.

Los Orígenes del Coworking

El concepto de coworking tal como lo conocemos hoy en día comenzó a tomar forma a principios de la década de 2000. Aunque se puede rastrear la idea de espacios colaborativos compartidos hasta los hacker spaces de los años 90, donde programadores y desarrolladores se reunían para trabajar en proyectos tecnológicos de manera conjunta, el término “coworking” fue acuñado oficialmente en 2005 por Brad Neuberg, un programador de San Francisco.

Neuberg buscaba una solución a la soledad del trabajo freelance y la rigidez de las oficinas tradicionales, y con ese objetivo abrió el primer espacio de coworking en Spiral Muse, un centro de bienestar en San Francisco.

Este primer intento no fue inmediatamente exitoso, pero plantó la semilla de lo que se convertiría en un movimiento global. Rápidamente, surgieron nuevos espacios que ofrecían una combinación de flexibilidad, comunidad y servicios que no se encontraban en las oficinas convencionales.

Hacia finales de la década de 2010, WeWork, una de las empresas más grandes de coworking, ayudó a consolidar la popularidad de este tipo de espacios, haciendo del coworking una opción principal en las grandes ciudades de todo el mundo.

El Auge de los Coworkings y su Popularidad Actual

El boom del coworking realmente despegó después de la crisis financiera de 2008. Muchos profesionales, especialmente freelancers y emprendedores, buscaban una solución económica que les permitiera trabajar en un entorno profesional sin los altos costos de alquilar una oficina privada.

Además, con el crecimiento de las startups y el trabajo independiente, el coworking se presentó como una excelente opción para quienes deseaban un entorno laboral más dinámico, colaborativo y flexible.

Hoy en día, el coworking sigue siendo extremadamente popular por varias razones:

1. Flexibilidad: Adaptándose a las nuevas formas de trabajo

   El trabajo remoto y el freelance han ganado protagonismo en los últimos años, especialmente tras la pandemia de COVID-19, que aceleró la adopción de modelos de trabajo más flexibles. Los trabajadores valoran poder elegir dónde, cuándo y cómo trabajar, y los coworkings ofrecen exactamente eso: la libertad de elegir un espacio según sus necesidades sin comprometer la profesionalidad ni el acceso a servicios clave. Esta flexibilidad permite a los usuarios gestionar sus horarios sin las restricciones de las oficinas tradicionales.

2. Fomento de la colaboración y la comunidad

   Uno de los principales atractivos de los coworkings es la oportunidad de colaborar y crear una red con otros profesionales. Al compartir el espacio con personas de distintos sectores y especialidades, se abren oportunidades para generar contactos, colaborar en proyectos o simplemente aprender de otros. Este aspecto social y colaborativo es especialmente valioso para freelancers o startups, que a menudo buscan salir de la soledad del trabajo en casa o en pequeñas oficinas privadas.

   Los espacios de coworking no solo proporcionan un lugar físico donde trabajar, sino que también organizan eventos, talleres y actividades de networking, creando un verdadero sentido de comunidad. Esta capacidad de fomentar una red de apoyo profesional es una de las razones más fuertes por las que los coworkings siguen ganando terreno en el ámbito laboral.

3. Costos más bajos y optimización de recursos

   Abrir una oficina tradicional implica un compromiso financiero considerable: alquiler de largo plazo, mobiliario, servicios públicos, mantenimiento y otros gastos adicionales. En cambio, los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin esos costos elevados. Por ejemplo, un freelancer puede alquilar un espacio solo por unos días a la semana, mientras que una pequeña startup puede optar por oficinas privadas dentro del coworking a un precio más accesible que una oficina propia.

   Este modelo reduce la barrera de entrada para emprendedores y pequeñas empresas, permitiéndoles concentrarse en crecer sin preocuparse por los gastos fijos de infraestructura.

4. Espacios diseñados para la productividad y creatividad

   Los coworkings han entendido que el diseño del espacio juega un papel fundamental en la productividad. Por ello, estos lugares están diseñados cuidadosamente para crear un ambiente inspirador y funcional. La iluminación natural, los espacios abiertos, las zonas de descanso y las áreas creativas son parte del diseño estándar de la mayoría de los coworkings.

   A diferencia de las oficinas tradicionales, donde la rigidez y el aislamiento pueden ser predominantes, los coworkings buscan fomentar la creatividad y el bienestar.

5. Diversidad de servicios y comodidades

   Además del espacio de trabajo, los coworkings suelen ofrecer una serie de servicios adicionales que mejoran la experiencia del usuario. Desde internet de alta velocidad y café ilimitado, hasta espacios dedicados para reuniones, cabinas telefónicas, zonas de descanso y áreas para eventos. Algunos coworkings incluso incluyen servicios más especializados como guarderías, gimnasios o terrazas con vistas.

   Todo esto hace que trabajar en un coworking sea una experiencia mucho más atractiva que trabajar desde casa o en una cafetería.

6. Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales

   Finalmente, el modelo de coworking está alineado con algunas de las tendencias laborales más actuales, como el auge de los nómadas digitales, el crecimiento del trabajo freelance, y la búsqueda de espacios de trabajo que ofrezcan un equilibrio entre la vida personal y profesional. De hecho, en muchos casos, los coworkings se convierten en verdaderos hubs de innovación, donde startups y emprendedores convergen para generar nuevas ideas y proyectos.

Guía Paso a Paso: Cómo Montar un Coworking Exitoso

Montar un coworking desde cero puede parecer un desafío abrumador, pero si sigues un enfoque organizado y planificado, el proceso será mucho más manejable. Desde elegir la ubicación adecuada hasta decidir los servicios que ofrecerás, cada detalle cuenta para garantizar el éxito de tu coworking. Aquí te dejamos una guía paso a paso para ayudarte a crear un coworking atractivo, funcional y rentable.

1. Realiza un estudio de mercado detallado

   Antes de iniciar cualquier proyecto, es vital conocer el mercado local. La demanda de coworking varía según la ciudad y el tipo de público que deseas atraer. Aquí te mostramos cómo hacer un estudio de mercado efectivo:

   • Identifica tu público objetivo: ¿A quién quieres atraer a tu coworking? Los usuarios pueden ser freelancers, startups, nómadas digitales, pequeñas empresas o grandes corporaciones que buscan espacios flexibles. Cada uno tiene necesidades distintas, y esto influirá en el diseño y los servicios que ofrezcas.
   • Analiza la competencia: Visita otros coworkings en la zona y evalúa sus características. ¿Qué están haciendo bien? ¿Qué servicios ofrecen? ¿Qué precios manejan? Esto te ayudará a identificar oportunidades de diferenciación para tu negocio.
   • Demanda local: Asegúrate de que existe demanda en el área donde planeas abrir tu coworking. Si ya hay muchos espacios similares, puede que el mercado esté saturado. Utiliza herramientas como Google Trends para evaluar el interés por los coworkings en tu ciudad o región.
2. Elige la ubicación ideal

   La ubicación de tu coworking es uno de los factores más importantes para su éxito. Aquí te explicamos cómo seleccionar la mejor zona:

   • Accesibilidad: Busca un lugar que esté bien comunicado, cerca de estaciones de transporte público como metro, autobuses o trenes. Además, la disponibilidad de estacionamiento es un plus si esperas atraer a usuarios que lleguen en coche.
   • Entorno del barrio: Evalúa los servicios que ofrece la zona. Un coworking ubicado en una zona comercial o cerca de restaurantes, cafeterías y tiendas de conveniencia será mucho más atractivo. Considera la proximidad a gimnasios, parques o áreas recreativas, lo que también puede mejorar la experiencia de los miembros.
   • Competencia y visibilidad: Asegúrate de que la ubicación sea visible desde la calle o tenga fácil acceso. Un coworking escondido o difícil de encontrar puede perder clientes potenciales. Evita zonas donde ya haya demasiada competencia a menos que ofrezcas algo muy distintivo.
   • Tamaño y estructura del local: Elige un local que tenga suficiente espacio para acomodar tanto áreas de trabajo comunes como oficinas privadas, salas de reuniones y zonas de descanso. Idealmente, el local debería permitir una distribución flexible para adaptarse a futuras expansiones o cambios en el diseño.
3. Define el diseño y los espacios clave

   El diseño de interiores de tu coworking es crucial para atraer y retener a tus usuarios. Estos son los espacios clave que deberías considerar:

   • Área de trabajo abierta: Esta es la zona principal donde los usuarios trabajarán. Elige mobiliario cómodo y funcional, como escritorios grandes y sillas ergonómicas que favorezcan una buena postura y comodidad durante largas horas de trabajo.
   • Oficinas privadas y salas de reuniones: Muchos coworkings ofrecen oficinas privadas para empresas más grandes o startups que necesitan más privacidad. Las salas de reuniones son esenciales para quienes necesitan recibir clientes o realizar videollamadas. Estas salas deben estar equipadas con pantallas, proyectores y una buena acústica para garantizar la calidad de las reuniones.
   • Zonas de descanso y networking: Crea espacios donde los miembros puedan relajarse, conversar o simplemente tomar un café. Las áreas de descanso bien diseñadas fomentan la interacción y la creación de una comunidad entre los usuarios. Coloca sofás cómodos, mesas bajas y, si es posible, elementos naturales como plantas.
   • Espacios adicionales: Dependiendo de tu presupuesto y público objetivo, puedes ofrecer servicios adicionales como una cafetería, gimnasio, o incluso una terraza al aire libre para quienes quieran trabajar en un ambiente más relajado.
4. Adquiere el mobiliario y la tecnología adecuada

   El mobiliario y la tecnología son dos aspectos esenciales para que tu coworking sea funcional y atractivo. Aquí algunos puntos clave:

   • Mobiliario ergonómico: Las sillas y escritorios deben ser de alta calidad y diseñados para promover la comodidad y el bienestar de los usuarios. Opta por mesas ajustables en altura, sillas con soporte lumbar y áreas de descanso cómodas.
   • Iluminación adecuada: La iluminación para coworking debe ser equilibrada. Aprovecha la luz natural tanto como sea posible y complementa con iluminación LED en zonas de trabajo y reuniones. Evita luces demasiado brillantes o tenues, ya que pueden afectar la productividad.
   • Tecnología y conectividad: El acceso a internet de alta velocidad es imprescindible en cualquier coworking. Asegúrate de tener una red WiFi robusta que pueda manejar un gran número de dispositivos. Además, instala enchufes y cargadores en cada estación de trabajo, pantallas en las salas de reuniones, y proyectores si ofreces espacios para eventos.
   • Software de gestión para coworking: Utiliza una plataforma de gestión que te permita administrar las reservas de espacios, la facturación y el acceso de los miembros de forma eficiente. Herramientas como Nexudus o Cobot son populares en la gestión de coworkings.
5. Cumple con los requisitos legales

   Abrir un coworking también implica cumplir con ciertos requisitos legales. Aquí tienes una guía de lo que debes considerar:

   • Licencias de actividad y uso de suelo: Dependiendo del país o ciudad, necesitarás obtener una licencia específica para operar tu coworking. Asegúrate de que el local esté autorizado para ser usado como un espacio de trabajo y consulta a las autoridades locales sobre los requisitos de zonificación.
   • Seguridad y normativas laborales: Tu coworking debe cumplir con las normas de seguridad y accesibilidad para personas con movilidad reducida. Esto incluye la instalación de extintores, salidas de emergencia señalizadas, y sistemas de climatización adecuados.
   • Seguro para el negocio: Contrata un seguro comercial que cubra tanto el local como el equipamiento, y asegúrate de tener una cobertura de responsabilidad civil para protegerte ante cualquier eventualidad.
6. Ofrece servicios adicionales que marquen la diferencia

   Para que tu coworking destaque entre la competencia, debes ofrecer servicios adicionales que atraigan a tus usuarios. Aquí algunas ideas:

   • Climatización eficiente: Un sistema de climatización que mantenga una temperatura agradable durante todo el año es crucial para garantizar el confort de los usuarios.
   • Consignas o taquillas: Muchos profesionales necesitan guardar pertenencias o equipos. Instalar consignas o taquillas personales es una buena opción para quienes no quieren cargar con todo a diario.
   • Cafetería o cocina compartida: Un espacio de cocina o cafetería es fundamental para ofrecer una experiencia completa. Los usuarios valoran poder prepararse un café o tomar un snack sin tener que salir del edificio.
   • Salas de eventos o formaciones: Puedes ofrecer salas polivalentes para eventos, talleres o formaciones. Esto no solo atrae a más clientes, sino que puede generar ingresos adicionales alquilando estos espacios para actividades específicas.
7. Diseña tu estrategia de marketing

   Una vez que tengas todo listo, es momento de darte a conocer. Aquí algunas estrategias de marketing para atraer clientes a tu coworking:

   • Crea un sitio web atractivo: Tu página web debe ser clara y funcional, mostrando las diferentes áreas de trabajo, precios y beneficios de tu coworking. Además, incluye un sistema de reservas online.
   • Posicionamiento SEO: Utiliza técnicas de SEO para que tu coworking aparezca en los primeros resultados de búsqueda de Google. Comparte fotos del espacio.

Inversión y Financiación

Consideremos la actividad prevista: un centro de coworking de 300 m2, con un total de 40 puestos, situado en una zona relativamente céntrica de una ciudad española de tamaño medio. El local es alquilado, siendo necesario acometer una reforma para acondicionarlo al uso de espacio de coworking.

Se prevén las siguientes inversiones en inmovilizado material:

• Reforma y acondicionamiento del local: 7.000 €
• Mobiliario de despachos y salas: 14.000 €
• Herramientas y útiles: 1.500 €
• Equipos informáticos: 3.000 €

En el Activo Corriente, el epígrafe de Hacienda Pública deudora por IVA de inversiones iniciales suma 5.355 €. El importe total a financiar (Activo del balance inicial) asciende a 33.855 €.

La emprendedora aporta un capital social de 15.000 €. El resto (18.855 €) se financia mediante un préstamo bancario a largo plazo (cinco años), al 5,5% de interés nominal anual, que se devolverá mediante 36 cuotas mensuales constantes de 569 € (formadas por intereses y devolución del capital).

Otros gastos a considerar:

• Gastos de personal: suma de los salarios brutos y seguridad social a cargo de la empresa. En este supuesto, la emprendedora, además de gestionar la actividad, ejerce las funciones comerciales y de comunicación. Encuadrada en el régimen de autónomos de la Seguridad Social, cotiza sobre la base mínima la cantidad mensual de 265 €, que se cargan al negocio, aunque según ley, la responsabilidad de cotizar corresponde al autónomo y no a la sociedad. Su salario bruto anual se fija en 18.000 €. También se contrata, a tiempo parcial, a un gestor del espacio, con un salario bruto de 12.000 €, que además de apoyar a la empresaria en las tareas administrativas del centro, contribuye a dinamizarlo atendiendo las necesidades de los coworkers y organizando diferentes actividades colectivas.
• Amortizaciones: gasto ineludible que recoge la pérdida de valor del los elementos del inmovilizado. En nuestro ejemplo ascienden a un total de 3.330 euros al año.

En cuanto a los precios, el precio medio del puesto fijo ronda los 185 € al mes y del puesto flexible los 115 € al mes. En general los ingresos por alquiler de puestos de trabajo suponen un 60% de los ingresos.

Los ingresos no son constantes en este tipo de negocio y es necesario controlar mucho los costes fijos para que no se resienta la tesorería. El margen de un centro de negocio es directamente proporcional a los servicios ofrecidos y al tamaño del centro.

Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.

El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 25% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y el 19% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 643 m2.

El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €. Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.

Especialmente llamativo resulta el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.

Javier Moral cuenta ya con 9 años de experiencia en el sector y ha montado 4 espacios de coworking en Madrid, el último de los cuales, Fangaloka, hace tres años.

Firme defensor de la “filosofía coworking” de espacio de trabajo compartido e inspirador que lleve a la co-creación, le gusta definirse un community builder y un gestor de personas.

La gestión del coworking está integrada en el mismo centro y para fomentar las relaciones entre coworkers se organizan varias actividades.

A la pregunta de si hay negocio para nuevos emprendedores en este sector, Javier Moral considera un centro de coworking mediano o pequeño más bien como un “medio para llegar a un fin”, un complemento importante en un conjunto de actividades, entre otros los programas formativos y la consultoría.

En este sentido, también sugiere asociarse con comunidades externas.

Javier Moral destaca como claves para conseguir el éxito en este sector aspectos como definir lo más exactamente posible el perfil del cliente, estudiar a la competencia y trabajar mucho los elementos de diferenciación.

En cuanto al espacio, recomienda cualidades como la polivalencia, la flexibilidad (con acceso las 24 horas), comodidad y un diseño inteligente del circuito interno.

Ahondando un poco más en este último aspecto de importancia estratégica, el espacio debe ser muy accesible y ubicarse cerca de medios de transporte.

Idealmente debería poder permitir también cierta expansión: algunos espacios de coworking proporcionan oficinas a las empresas cuando se consolidan, consiguiendo así una mayor rentabilidad.

Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes.

Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso.

Por su parte, la Asociación sectorial ProWorkSpaces (Asociación de Centros de Negocios y Otros Espacios de Trabajo) ofrece a sus asociados un servicio de «Certificación y Categorización” a través de estrellas, asentando unos estándares que regulen y diferencien la actividad.

Tampoco hay seguros específicos para el sector, que incluyan de antemano circunstancias peculiares como los ciberriesgos u otros riesgos propios de los coworkers, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles (clausula de confidencialidad, diferentes tipos y duración de los contratos de alquiler, etc.).

El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores.

La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.

El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.